事务秘书苏玉蓉.doc
娄底职业技术学院
娄底职业技术学院三年制高职专业2016级人才培养方案专业名称文秘专业代码670301所属系部公共事务管理系2016年8月文秘专业2016级人才培养方案一、专业名称与代码专业名称：文秘专业代码：670301二、招生对象与学制招生对象：普通高中毕业生或中职对口升学毕业生。
学制：三年。
三、专业培养目标本专业主要面向机关、企事业单位，培养拥护四项基本原则，与我国社会主义现代化建设要求相适应的，在德、智、体、美等方面全面发展的，具有良好的职业道德、人文素养和创新精神的文秘人才；培养具备岗位任职要求必备的文秘专业的专门理论知识和创新创业精神，较高的综合素质和优良的职业素养，培养在现代化办公环境中能从事办公室日常事务处理、信息收集与处理、文书拟制与档案管理、会议组织与服务、公关礼仪及计算机文字处理等办公程序性工作，熟练掌握办公室事务管理、秘书写作、文书与档案管理、会议组织与管理、计算机操作能力和各种现代办公设备的使用维护能力等综合职业技能，能够在中小型企业及基层党政机关、事业单位办公室工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施提供服务的高素质技能型文秘人才。
四、就业面向本专业毕业生主要面向中小型企业及基层党政机关、事业单位办公室，主要从事秘书及相关管理工作。
文秘专业职业岗位（群）分析如表1所示。
五、人才培养规格（一）知识要求1.掌握系统的文秘专业知识、秘书写作知识。
3.掌握一定的文学知识和文学理论，具有较好的文学修养。
4.掌握一定的心理学知识、卫生健身知识、公关交际知识和行政与企业的管理知识。
5.掌握一定的英语知识、较为系统的计算机应用基础知识以及现代办公设备运用知识。
6.掌握一定的社会知识、生活知识和现代科学知识、法律与法规知识。
（二）能力要求1.具有办文、办会、办事的专业知识及较强的办公技能。
2.熟悉办公室工作的具体运作程序、规则、方法，能独立进行日常事务管理工作。
3.能运用计算机进行文字处理和信息管理，能够熟练利用网络获取信息、传递信息、查阅文件资料，进行公务往来和联系。
高校教学秘书与其相关群体的博弈分析
任课教师。目前 ， 我国高校 的任课教师在时间上都 有很大 的 自主性 ， 了上 课 时间 和教研室 活动 时问 ， 除
基本上在家办公 ， 这个特点决定了教师不可能经常 与学院、 教务处发生接触 ， 这就需要教学秘书要在领 导与教师之间当好信息传递员。在网络信息发达的
教学秘 书支持 与鼓 励 ， 一 些 政 策 方 面 和 教 学秘 书 在
［ ］郑玉蓉． ４ 高校秘 书工作要 处理好 的几个 关系 ［ ］ Ｊ ．常州工
学 院学报 ，１９ ，０ ） ９６ （１ ．
保持一致。教学秘 书与教学院长之问配合好 了， 学
院的教 学工作 才 能更加 有序 。
［］李钟心 ， ５ 陶礼． 高校秘书 队伍建设存 在的问题及对策 ［］ Ｊ．
在 主管 校长 的领 导下 ， 全 校教 学 工 作 实施 科 学 管 对 理 。在 目前实 行二 级 管 理 的 前 提 下 ， 务 处 的每 项 教
具体工作都要 由院系一级来落实 ， 而教学秘书就是 这些具体工作 的执行者。因此 ， 对教务处布置的工 作、 政策、 规定和通知等 ， 教学秘书要及时通知到学
四、ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ与教 学 院长 的博 弈
书应学会使用现代化办公工具 ， 要能熟练掌握和运 用计算机辅助系统 ， 学会使用网络工具传递信息， 并 且要熟练运用 ＷＯ Ｄ Ｅ Ｃ Ｌ 要 做到 向 自己要效 Ｒ 、Ｘ Ｅ ，
率 。 四是掌握 ＷＢ Ｓ工 作 方 法 。教学 秘 书 每 天都 会
遇到各种各样 的事情 ， 如何 能让 自己的工作有条不 紊地进行 ， 这就运用 ｗＢ （ Ｓ 工作分解结构） 进行任务
现代职业秘书实务 第4章 秘书的人际关系案例
简要分析
2、秘书与领导处理关系应把握的原则
工作职能上的上下级主辅关系 秘书工作属于领导工作的延伸。在工作实践中， 领导者是上级，处于主体地位；秘书是下级， 处于辅助地位。主辅配合默契，关系和谐，工 作能有效开展。 工作过程上的主从关系 工作过程中，领导处于主动地位，发动、推动 工作；秘书处于被动地位，辅助领导，执行任 务和操办事务，为领导工作服务。
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
“不过，下午我还得把资料整理一下。您明天早上不 是要开厂务扩大会吗?会上要发的资料也得清理一 下。”我说。 “那就以后慰劳你吧。”一谈工作，他就认真了。 “我的讲话我自己准备。你是不是代替总工就技术方 面的问题发个言。” 我说：“总工不是坚持明天要赶回厂吗?还是让他讲 适合些。他讲的材料我去准备。” “那样也好。” 他说。 张厂长对我要亲切多了。但我却不愿和他套近乎。 有事多合作，事后各干各，服务归服务，感情不纠葛。 没事成天围着领导转，一则费时，二则坏事，三则无 聊。
案例1：冷热之道——秘书与领导的关系
“是的。”我肯定地说。 “那太好了!太好了!”他拍着我 的肩膀，看那激动的样子，简直想拥抱我哩。我退后两步， 平静地说：“厂长，全部资料我都拿着了。现在九点，是 不是准备出发了?” “对，对，准备出发。”他好象意 识到自己的失态，自我解嘲地嘿嘿笑了笑，拨电话要车。 一路上，他涛涛不绝地谈这合作项目的重要性，谈企业的 发展远景，一点也不象传说里的冷面硬汉。他讲的内容， 尽管我都知道，我还是静静地当他的听众，不时点头表示 赞同和理解。 谈判成功了。我又当翻译又和老外谈技术合作的细节， 他把关决断，配合得十分默契。由于我对对方的情况十分 了解，还适当地称赞了几句对方技术成就和经济实力，对 方代表十分高兴，伸着大姆指用简单的华语说：“张先生， 我羡慕您呀!您的秘书才华出众，年轻漂亮。”
秘书实务第四章1会前
n 2.编制会议议程的原则
n （1）缓急轻重原则
n （2）明确时间原则
n 假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨 某一议案，则秘书可以故意让某些人迟到（即令某 些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会 场），也可以故意让某些人早退（即令某些人再涉 及他们的议案被讨论过之后离开会场），以节省与 会者的时间。
地表达出来，一般不用标点符号。 n （4）落款 n 由会议组织机构确定的议程应当标明制订机构的名称，如
“秘书处”。由会议通过的议程不用标明落款。 n （5）制订日期
秘书实务第四章1会前
•示例：
宏达公司销售团队会议议程
n
公司销售团队会议将于6月16日星期一上午9:00在公
司总部的3号会议室举行。会议议程如下：
n 是会务工作中比较困难而又重要的工作，是会议成 功的重要因素之一。秘书人员应根据领导的指示和 要求，综合考虑，查对后提出与会人员名单，并请 领导审定。
n 确定与会者的要点有以下方面： n （1）参加对象的职务或级别。 n （2）参加对象的身份，即明确一个对象是按照正
式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身 份的哪一种来参加会议。 n （3）参加对象的代表性。 n （4）参加会议的总人数。
摄影协会的吴敏为会议代表摄影，收费标准为1元/寸。
n
6.用车安排：55座金龙客车三辆。
n
7.参观计划：工作
n
1.报到接待：宾馆在总服务台设4人台作为报到服务
用桌，并在报到时协助安排住宿。17日晚如有退房，负责
安排合房工作，避免出现空余床位。
秘书实务第四章1会前
n 2.订票工作：负责给与会人员预定返程火车票。
秘书实务第四章1会前
新编秘书理论与实务 教学课件 作者 楼淑君主编 项目四 办公室日常事务管理
任务一 印信事务管理
(2)印章的式样。 印章的式样由印章的形状、尺寸、印文、印文排列、印章图案及印章 质料构成。按照中共中央办公厅和国务院有关文件的规定，国家党政 机关和国营企事业单位的印章一律为圆形。不同级别、性质的单位， 其印章的大小和式样也有所不同，刻制印章时必须严格按照有关规定 办理，并有严格的审批手续。
任务一 印信事务管理
(3)印章的刻制。 印章刻制要严格按照国家规定办理。刻制印章时必须要有上级单位批 准成立该单位的正式公文，任何单位不得擅自刻制印章，违者将受到 政纪国法的查处。此外，印章的式样也要按照国务院颁发的有关印章 规定文件办理，不得自行决定；印章必须在有公安部门颁发的特种行 业营业执照的刻字单位刻制，任何单位不经批准不能自行或任意到其 他地方刻制，承制单位和刻制人一律不准留样和仿制，本单位不许自 行刻制自己单位的印章。业务印章的刻制必须持有本单位的正式公函， 刻制单位才能予以办理。
任务一 印信事务管理
二、印信的管理和使用
1.印章的管理和使用
任务一 印信事务管理
任务一 印信事务管理
任务一 印信事务管理
2.介绍信的使用和管理 (1) 介绍信作为一种简化了的“公文”，起到重要的凭据作用。因此 在管理上要严肃认真，要有专人保管，不能随意放在桌面上，而是 要存放在安全的地方，随用随取，以免造成不良后果。 (2) 介绍信要有专人负责，通常也就是介绍信的管理人员。开具介绍 信必须按有关规定办理，要有一定的审批手续。如由办公室主任批 准后才能开具。介绍信存根要存档，一般保存期限为5年。
任务二 电话事务管理
任务情境
假如你是新开泰物业有限公司的秘书，一周前公司来了实习试用 的电话员兼接待员小丽。今天早上你发现桌子上有一封她留给你的短 信，内容是： 你好！我因接待来访者和通过电话与外界联系时不得体曾 受到多次责备。我的确很想得到这份工作，希望你给我一些建议和 指 导，我该如何做好来访者的接待和电话的接待。不然，我就有被辞 退 的可能。有时碰到来访者是不速之客，而上司又不想见他们，他们 只 好悻悻而去。而且更为糟糕的是，上司不想见，可是客人一定要见，上 司不高兴，客人不满意。又如接电话，由于听不清对方的声音，对 方 很生气。我怎样做才能应付这些困难的场面。若你能给我一些指导 或 给我一些建议，我将会思考并从中学着去做，那么我就会有不被开 除 的希望和可能。
管理秘书实务课件 (11)
实训提高
1. 场景模拟：
你准备接待一位重要的客户，需要做哪些准备呢，现 场请两组同学进行演练。
接待评价：
接待流程
坚定、诚恳、委婉。 （2）体态语言挡驾 ：
拉开距离表态度。 表情坚定不动摇。 动作严谨讲礼节。
知识点二：宴请活动的安排
一、宴请准备： 1.确定规格、发出邀请，根据邀请回执进行 就餐人数的确认和酒店的预定。 2.了解来宾的饮食习惯及禁忌，在酒店预定 和菜品选择中要牢记。
二、最重要的就餐礼仪：
1、中餐： （1）座次安排：
确定接待规格
拟定日程安排 提供经费列支
（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时 间、标准、人数；（5）会见、会谈时间、地点、 参与人员。
日期、时间、活动内容、地点、陪同人员
（1）工作经费：租借会议室、打印资料等费用； （2）住宿费；（3）餐饮费； （4）劳务费：讲课、演讲、加班等费用； （5）交通费；（6）参观、游览、娱乐费用；（7） 纪念品费；（8）宣传、公关费用； （9）其他费用。
3、如何做好挡驾工作：
（1）尽可能详细了解来访者的情况：
来访者 外部来访者
秘书的接待
来自上级单位和有重要事项联系的一般不能挡 驾，应直接引见给领导人。
内部来访者
原则上不予引见，除非事关重大，或时间紧迫。 一般性的问题，可告知来访者，或找职能部门 解决,或利用平常的日子，在与领导接触的过程 中向领导反映。
迎客 3“s”原则：起立、微笑、注视 出迎三步原则，在客人进门后，秘书应起身、微笑、看着客人迎
秘书实务第一章 商务秘书_OK
1、商务秘书与其他 秘书的异同点
2、商务秘书的工作 有哪些特殊性？
课堂练习
3、商务秘书应 具有哪些能力
4、怎样才能过好 面试这一关
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秘书自学的方式有两种：其一 读书；其二实践。理论与实践 相结合，不断的通过自身学习 提升自己的各种能力
组织性学习和培训
所谓组织性学习，是指在组织 中学习新的知识、理论和价值 观，并加以应用。秘书应不断 掌握相互合作和迅速适应外界 变化的技能
道获 取 知 识 渠
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5、操作能力
1、表达沟通能力
4、交际公关能力
第一章 商务秘书概述
1ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
学习本课程的参考书目
书名 《现代秘书实务》
著者/译者 范立荣著
《涉外秘书实务》 《涉外秘书全书》 《经理助理与秘书手册》
《秘书国家职业资格培训教 程》
《公司秘书手册》 《办公室事务管理》
张丽琍主编
【美】玛丽·A·德弗 里斯著
【美】斯特罗曼.K. 威尔逊著
张丽琍主编
廖金泽著
沈蕾主编
4、行政级秘书
主要工作内容：包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作
流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的
各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权等
8
二、商务秘书工作
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（二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述
1、美国《职称词典》
A、全面处理机关、公司的行政工作，以减 轻政府官员和公司负责人的较次要的行 政事务及办公室工作
（三）、秘书的 能力素质
3、辅助管理的能力
2、办事能力
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新编商务秘书实务(第3版)][向阳][电子课件]项目二5
![新编商务秘书实务(第3版)][向阳][电子课件]项目二5](https://img.taocdn.com/s3/m/7bce2e4469dc5022abea002d.png)
传真机的接收步骤
常用办公设备与 办公用品管理
方式
步骤
自动接收
（1）电话振铃若干声后，机器自动启动并转入接收状态，液晶显示 “RECEIVE”接收状态或接收； （2）指示灯亮，表示接收开始； （3）接收结束时，机器自动输出传真副本，液晶显示“RECEIVE” 消失或接收指示灯熄灭；
（4）机器自动回到“准备好”（READY）状态
感光鼓
将感光鼓从机器上取下来，首先取下周围部件，再拿着感光鼓两端取下，不要用手直 接接触其表面；用柔软的湿布朝一个方向擦掉表面上的墨粉，可以用酒精或专用剂擦 拭，晾干后再使用
充电、消电和转印电极
用脱脂棉擦拭电极金属屏蔽及电极丝；等完全干燥后，再将电极插入机器内，注意不 要歪斜划伤感光鼓的表面
清洁器和定影器 从机内取出后才能清洁，将清洁器上回收的墨粉倒入显影墨粉盒内，用刷子清洁
手动接收
（1）使机器处于“准备好”（READY）状态；（2）当电话振铃后 ，拿起话机手柄回答呼叫； （3）按照发方要求，按“启动”键（ START），开始接收；（4）挂上话机
一、常用办公设备的管理
4．投影机的使用和维护
常用办公设备与 办公用品管理
（1）投影机的操作步骤
① 打开电源开关、计算机主机开关和视频显示台后的电源开关。 ② 按住摄像臂左边（显示台左上角）的主锁定按钮不放，向上拉起摄像臂，将摄像头对准显示台 。 ③ 将遥控器对准摄影仪，按遥控器上的“on/stand by”键，等待片刻，大屏幕上将显示计算机屏幕 上的内容。 ④ 若要显示视频显示台上的内容，则按遥控器上的“input”键，大屏幕上的显示内容将切换为视频 显示台所显示的内容。 ⑤ 如用实物投影，按下“灯选择”按钮，打开摄像臂上的灯。再按“灯选择”按钮，则显示台下的底 光灯亮起，此时可使用胶片。 ⑥ 如需调整字体大小，则按下视频显示台上的“放大”“缩小”键，并按自动聚焦键。 ⑦ 使用完毕后，先关显示台电源，关闭计算机，关闭投影仪（按“on/stand by”键，根据屏幕提示
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职务说明书调查表填表人苏玉蓉审核人
工作协作关系：
内部协调关系所内同事
外部协调关系院内各设计所及职能部门
任职资格：
教育水平高中以上
专业
培训经历财务、文字处理
经验 3年以上
知识熟悉本所工作
技能技巧打字、语言表达、有较好的协作精神、服务意识其它：
使用工具设备办公自动化
工作环境独立办公室
工作时间特征正常
所需记录文档
备注：
美文欣赏
1、走过春的田野，趟过夏的激流，来到秋天就是安静祥和的世界。
秋天，虽没有玫瑰的芳香，却有秋菊的淡雅，没有繁花似锦，却有硕果累累。
秋天，没有夏日的激情，却有浪漫的温情，没有春的奔放，却有收获的喜悦。
清风落叶舞秋韵，枝头硕果醉秋容。
秋天是甘美的酒，秋天是壮丽的诗，秋天是动人的歌。
2、人的一生就是一个储蓄的过程，在奋斗的时候储存了希望；在耕耘的时候储存了一粒种子；在旅行的时候储存了风景；在微笑的时候储存了快乐。
聪明的人善于储蓄，在漫长而短暂的人生旅途中，学会储蓄每一个闪光的瞬间，然后用它们酿成一杯美好的回忆，在四季的变幻与交替之间，散发浓香，珍藏一生！
3、春天来了，我要把心灵放回萦绕柔肠的远方。
让心灵长出北归大雁的翅膀，乘着吹动彩云的熏风，捧着湿润江南的霡霂，唱着荡漾晨舟的渔歌，沾着充盈夜窗的芬芳，回到久别的家乡。
我翻开解冻的泥土，挖出埋藏在这里的梦，让她沐浴灿烂的阳光，期待她慢慢长出枝蔓，结下向往已久的真爱的果实。
4、好好享受生活吧，每个人都是幸福的。
人生山一程，水一程，轻握一份懂得，将牵挂折叠，将幸福尽收，带着明媚，温暖前行，只要心是温润的，再遥远的路也会走的安然，回眸处，愿阳光时时明媚，愿生活处处晴好。
5、漂然月色，时光随风远逝，悄然又到雨季，花，依旧美；心，依旧静。
月的柔情，夜懂；心的清澈，雨懂；你的深情，我懂。
人生没有绝美，曾经习惯漂浮的你我，曾几何时，向往一种平实的安定，风雨共度，淡然在心，凡尘远路，彼此守护着心的旅程。
沧桑不是自然，而是经历；幸福不是状态，而是感受。
6、疏疏篱落，酒意消，惆怅多。
阑珊灯火，映照旧阁。
红粉朱唇，腔板欲与谁歌？画脸粉色，凝眸着世间因果；未央歌舞，轮回着缘起缘落。
舞袖舒广青衣薄，何似院落寂寞。
风起，谁人轻叩我柴扉小门，执我之手，听我戏说？
7、经年，未染流殇漠漠清殇。
流年为祭。
琴瑟曲中倦红妆，霓裳舞中残娇靥。
冗长红尘中，一曲浅吟轻诵描绘半世薄凉寂寞，清殇如水。
寂寞琉璃，荒城繁心。
流逝的痕迹深深印骨。
如烟流年中，一抹曼妙娇羞舞尽半世清冷傲然，花祭唯美。
邂逅的情劫，淡淡刻心。
那些碎时光，用来祭奠流年，可好？
8、缘分不是擦肩而过，而是彼此拥抱。
你踮起脚尖，彼此的心就会贴得更近。
生活总不完美，总有辛酸的泪，总有失足的悔，总有幽深的怨，总有抱憾的恨。
生活亦很完美，总让我们泪中带笑，悔中顿悟，怨中藏喜，恨中生爱。
9、海浪在沙滩上一层一层地漫涌上来，又一层一层地徐徐退去。
我与你一起在海水中尽情的戏嬉，海浪翻滚，碧海蓝天，一同感受海的胸怀，一同去领略海的温情。
这无边的海，就如同我们俩无尽的爱，重重的将我们包裹。
10、寂寞的严冬里，到处是单调的枯黄色。
四处一片萧瑟，连往日明净的小河也失去了光彩，黯然无神地躲在冰面下恹恹欲睡。
有母女俩，在散发着丝丝暖意
的阳光下，母亲在为女儿梳头。
她温和的把头发理顺。
又轻柔的一缕缕编织着麻花辫。
她脸上写满笑意，似乎满心的慈爱永远装不下，溢到嘴边。
流到眼角，纺织进长长的。
麻花辫。
阳光亲吻着长发，像散上了金粉，闪着飘忽的光辉。
女儿乖巧地依偎在母亲怀里，不停地说着什么，不时把母亲逗出会心的微笑，甜美的亲情融化了冬的寒冷，使萧索的冬景旋转出春天的美丽。
11、太阳终于伸出纤纤玉指，将青山的柔纱轻轻褪去。
青山那坚实的肌胸，挺拔的脊梁坦露在人们的面前，沉静而坚毅。
不时有云雾从它的怀中涌起，散开，成为最美丽的语言。
那阳光下显得凝重的松柏，那苍茫中显现出的点点殷红，那散落在群山峰顶神秘的吻痕，却又增添了青山另外的神秘。
12、原野里那郁郁葱葱的植物，叫我们丝毫感受不到秋天的萧索，勃勃生机与活力仍在田间高山涌动。
谷子的叶是墨绿的，长而大的谷穗沉甸甸地压弯了昨日挺拔的脊梁；高粱仍旧那么苗条，满头漂亮的红缨挥洒出秋的风韵；那纵横原野的林带，编织着深绿浅黄的锦绣，抒写出比之春夏更加丰富的生命色彩。
13、终于，心痛，心碎，心成灰。
终于选择，在月光下，被遗忘。
百转千回，早已物是人非；欲说还休，终于咫尺天涯；此去经年，你我终成陌路。
爱你，终是一朵花开至荼糜的悲伤，一只娥飞奔扑火的悲哀。
14、世界这么大，能遇见，不容易。
心若向阳，何惧忧伤。
人只要生活在这个世界上，就有很多烦恼，痛苦或是快乐，取决于你的内心。
人不是战胜痛苦的强者，便是屈服于痛苦的弱者。
再重的担子，笑着也是挑，哭着也是挑。
再不顺的生活，微笑着撑过去了，就是胜利。
15、孤独与喧嚣无关，摩肩接踵的人群，演绎着身外的花开花谢，没谁陪你挥别走远的流年。
孤独与忙碌迥异，滚滚红尘湮没了心境，可少了终点的奔波，人生终究一样的苍白。
当一个人成长以后，在他已经了解了世界不是由鲜花和掌声构成之后，还能坚持自己的梦想，多么可贵。
16、生活除却一份过往和爱情外，还是需要几多的遐思。
人生并不是单单的由过往和爱情符号所组成的，过往是人生对所有走过岁月的见证；因为简单，才深悟生命之轻，轻若飞花，轻似落霞，轻如雨丝；因为简单，才洞悉心灵之静，静若夜空，静似幽谷，静如小溪。