应用现代化手段进行档案管理的研究

应用现代化手段进行档案管理的研究摘要：将现代化的手段、技术、方法引入档案管理工作，是档案管理发展的必然趋势。

本文从学校档案管理工作的实际情况入手提出了如何采用先进的技术设备、工作方法，实现一条档案管理工作现代化的新型思路。

关键词：现代化；档案管理；研究
中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号：1007-9599 （2012）18-0000-02
自1946年第一台计算机发明以来，计算机的发展先后经历了电子管、晶体管乃至现在的超大规模继承电路几个时代，伴随着计算机技术的不断更新，计算机技术的不断普及，信息时代越来越影响到我们生活工作的方方面面。

各种各样的信息充斥着人类社会的每一个角落。

在学校的日常管理工作中，档案的文件资料也越来越多，越来越复杂。

现如今的档案资料、信息，文字、文件这样单纯的信息已经不能满足现代档案管理的需求，视频、音频、动画，多媒体等新型的表达方式在档案中的比重越来越大，包含一种或几种的如声音、视频、文字、文本、图象的全面信息档案存储方式已经成为现代档案管理不可或缺的重要组成部分。

尤其是计算机技术的快速发展，多媒体使用技术及各类计算机网络的迅速普及，不可避免的影响到了档案管理，以往的手写装订的档案管理方式，不再适合现代档案管理的要求。

档案工作在新时代背景下，应将现代化科学的管理思想、方法、技术和手段应用进来，并充分发挥其方便、快捷、
高效的特点，深入发掘档案的价值。

另外，在档案管理中，也可以将计算机网络应用进来。

通过计算机网络的联通互动功能，将档案管理彻底实现无纸化，现代化。

计算机在档案管理方面的优势初步显示出强大的能力，尤其是各种新的计算机外界设备如扫描仪，刻录机的影用，使档案管理逐步由单纯的文字材料过度为文件，文字，音视频的统一。

vcd、dvd光盘的超大存储容量，使得档案信息数字化成为现实。

检索、整理、立卷、打印、目录编制等档案管理的日常工作，通过计算机的应用从而实现现代化，在档案应用中逐渐成为不可替代的技术，各种应用方法日渐成熟。

目前，随着我国市场化进程的逐步加快，各行各业正朝着管理科学，管理制度规范、完善的方面良性发展，档案的利用也从单卷、局部向成套、系统的方面发展。

为此，面对新时期、新形势的需要，档案工作也必须迎合时代的发展潮流，引入以计算机技术为代表的现代化技术手段也成为必然趋势。

在日常生活工作过程中，我们在不断产生新的档案资料的同时，又要对过去的档案进行利用，这两个方面彼此相依，互为依存，缺一不可。

然而档案产生的过程往往伴随着分散、零乱、质杂、量大等现实问题，档案产生过程中，并不知道当前所产生的档案在未来是否有着重要的意义，这与档案利用所要求的系统，质段、专指、准确、快速之间存在着矛盾。

但这种矛盾并非不可调和，因为这种矛盾的产生是由于以往的档案管理方法的落后造成的，随着计算机技术的成熟与普及，坚持走档案工作现代化道路，将会使这个问题
迎刃而解。

要使计算机完全应用于档案管理过程中，有利于档案工作开展，应从如下几个方面入手：
1 对档案管理业务与技术规范进行标准化
应用计算机进行档案管理工作并以此提高档案管理水平，实现档案管理规范化的重要一点是要注意拥有统一的标准。

将档案专业名词术语、种类划分、档案收集、编目与检索、档案统计、档案鉴定等方面进行符合计算机应用要求的标准化和规范化，这样可以极大地减少档案管理工作中重复工作，减轻档案管理人员的工作强度，提高工作效率。

2 档案实体管理
档案实体管理是档案信息开发和反馈信息处理的前提，是对档案原件实行集中、分类、编序、质量审核和安全管理。

2.1 档案收集
收集档案是档案工作的核心，也是丰富馆藏的重要环节，是集中管理档案的前提条件。

在人们日常生活、学习和工作过程中，将会产生大量的档案，如何将这些不断产生的档案及时的收集起来，是档案收集工作的重要任务。

档案的载体记录方式随着科学技术的发展，越来越趋向于多角度、多样化，我们对社会活动的记录不仅仅局限于传统的纸张，视频、音频、网络等等代表现代化技术水平的缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式应运而生，这些新型的记录方式，虽然丰富了档案的内容与内涵，但另一方面又增
加了档案收集工作的难度。

所以，在档案收集过程中，仅仅使用笔和纸已经不能满足现代档案收集工作，计算机、扫描仪、录音笔等等先进的仪器、设备，在档案的收集工作中同样不可或缺，从而保证档案的完整性。

2.2 档案整理
档案产生具有时间和空间上的不确定性，所以收集的档案是零散的，相对杂乱的。

档案整理的目的就是将这些零散文件（包括视频、音频、图片等多媒体文件）分门别类，建立有序档案。

通过一些常用的计算机办公软件如excel、wps、word等参与整理编目工作。

用常用的图片处理软件如photoshop等对图片档案进行分类整理。

用会声会影等视频编辑软件对影音资料进行整理等等。

经过整理的档案资源在组卷时可以很迅速的被计算机进行分类组合，清晰的表达出相关文件之间的来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。

这是计算机的突出特点，更是我们简化档案的整理工作的重要保证。

2.3 档案鉴定
经过整理的档案保证了档案的有序、系统和规范，但在实际应用过程中，并不是所有的档案都是重要的，很多时候我们收集和整理的档案大部分都是不太重要的，普通的记录档案。

这个时候，我们就需要对经过整理的档案进行鉴定。

其目的就是鉴别档案的重要程度及价值大小，档案保存和销毁将由此项工作来决定。

虽然计算机技术的应用，保证了我们可以拥有大量的档案而不用为档案的存
储烦恼，但通过档案鉴定可以将相对庞大的档案转化成较为优质档案，降低了工作强度，提高了工作效率。

2.4 档案保管
档案管理工作的核心是档案的保管以及档案的安全。

在档案管理过程中，我们一方面要通过计算机技术以及相应的外围设备延长档案寿命，另一方面通过多种存储方式、加密手段保护档案的完整与安全，做到档案存储井然有序。

在档案的收集—整理—鉴定—保管四个环节中，计算机技术的应用贯穿始终。

在不同的环节应用不同的计算机设备，计算机软件，根据不同的需要，应用不同的计算机手段。

针对不同的工作单位，开发或采用高质量的计算机硬件系统和软件系统，从而保证档案资源合理集中，为高效管理档案信息创造条件。

3 档案信息利用
档案信息最终目的是为了在实际工作过程中进行应用，在应用之前，我们需要对相关的信息进行加工和输出。

3.1 加工
通过计算机，我们可以很方便的对档案文件的内容进行自动的查找和校对。

但这种操作的基础是我们对所有的档案信息进行了我们所需要的各种目录和索引编制。

3.2 输出
在档案输出过程中，我们需要在很短的时间内在计算机找出相关输出文件，检索档案目标可缩到文件一级，这使检索更加准确、
灵活。

科学发展的规律是每隔四五十年就会有新的技术出现，来拉动其他学科的发展，其他学科反过来也会促进计算机科学的发展。

网络的出现极大地改变了我们的生活，也使得计算机技术走进了千家万户。

所有这些变化，也更加促进了计算机在档案管理中的应用，作为我们使用者来说，要努力的跟上时代的发展，积极的在工作、学习和日常生活中应用更新，更方便的技术，这将极大的提高工作效率。

改革开放这些年，中国发生了翻天覆地的变化，但我们不仅仅需要硬件设施的日新月异，我们的管理水平等软件设施也要跟上时代发展的潮流。

在日常工作学习过程中，不断改进我们的工作方法，工作手段，立足眼前，着眼明天，更好的跟上社会的求，为中华民族的伟大复兴而努力奋斗。