现代商务助理工作规范

商务助理工作细则

附件一

1、岗位职责

业务方面

A、协助商务代表、协销经理处理各项日常事务性工作；

B、业务直接对商务代表负责，掌握了解平台的进展动向，

及时向商务代表反映情况，提供信息，为平台招商工

作当好助手；

C、负责收集市场资料和建立客户资料；

D、行政上直接由营销治理部统一培训、治理、考核；

E、做好新客户的开发工作并负责往来客户的接待工作

（不得擅自涉及业务洽谈、与客户深度沟通）；

F、完成上级领导交待的其它任务。

行政方面：

A、工作上直接对市场总监、商务总监、总经理顾问负责，

协助其处理日常事务性工作；

B、负责重要会议及重要文件的记录整理、打印下发；

C、日常工作中需向商务代表、协销经理及业务助理传达

工作安排及事件（会议）等通知，重要文件须作文字

处理方可转发各负责人，行政助理必须留备原件存

档；

D、协助上级领导全面准确的统计出一定时期内重点经销

商、履约经销商相关的详细数据，清晰反映给上级领

导并对专门问题作出归纳及处理意见；

E、依照工作需要按时制定上级领导日常办公用品打算并

代其领取发放；

F、对上级领导下达的各项通知，应准确无误传达到位；

G、对上级领导与各部门之间的工作进行良好的衔接及汇

报；

H、每天两次到财务部问询当日到款情况并与业务助理衔

接各项经销商服务工作；

I、定期作好晚间值班及星期日值班的打算安排并监督落

实到位；

J、建立详细全面的行政档案。

2、任命

附件二

客户信息处理

1、信息的最终目的

1、直接对本中心经理负责，保证当天工作顺利进行；

3、保证服务态度、服务质量、认真执行工作程序，并积极提出

合理建议；

4、对收集、整理传递的信息的准确性、及时性负责；

5、对档案信息保密不善造成损失、损坏、遗失、泄密现象负责。

6、发觉问题应及时作出整改补救措施；

2、动态分类

经销商遴选标准

一、遴选程序

来电、函联系------提交申请表-------双方相互了解确定合作方式

-------面谈（参会、或来公司）-------资格审核------签订合作合同------回款、发货------双方制订市场开发打算------派市场协销人员开始操作市场

二、选择条件：

1、良好的资信能力；

2、有一定的营销网络和通路及相关经验；

3、良好的社会关系和背景；

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4、情愿同意公司的培训。

三、要求：

1、能在当地尽快打开市场，产品顺利、快速布遍终端；

2、积极与公司派驻人员搞好配合，同意公司的市场指导；

3、遵守公司的规定，履行双方的合同约定；

4、充分利用自身的天时、地利、人和的优势，将无形资产

有形化。

3、分类规范

一、电话接听规范

1、程序：

A、接电话

B、应答

C、作好记录

2、工作方法：

A、专用《电话记录表》和笔；

B、接听：

开头语：“您好！深圳三味堂公司”

问：“请问那个地点是深圳三味堂公司吗？”

答：“是的，您有什么需要我帮忙吗？”

问：“我刚看到报纸上你们的广告，想了解一下具体情况”

答：“哦！请问您在什么报纸看到的广告？”

“XX报”

答：“具体情况我在电话中1---2分钟给您讲不清晰，

如此吧，留下您的地址和电话，我们立即给您

一份详细资料。现在每天申请独家经销各地市

场的电话不断，每天都有100多个，您收到资

料后请速与我们联系，以免错失良机。”

“您贵姓，如何称呼您，地址、邮编、联系电

话（O）、（H）、手机、BP机？好了今天就到那

个地点，专门快乐认识您，再见！”

3、要点和注意事项：

（1）电话铃响不超过二声，必须接听。

（2）电话应承诺用一般话，声音轻柔，吐字清晰，速度适中，有礼貌。

（3）回答问题简洁，清晰，用积极确信的语气来应答。

（4）来电注意记下区号，注明是单位依旧家里电话，什么时候联系方便。

（5）资料一般不发送传真，如有专门情况酌情考虑，需传

确实立即传真，需邮寄的当天处理，最快时刻寄出。

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（6）分省、分部登记，一省一本。

（7）尽量幸免回答客户具体问题，哪产品简介、公司概况等，以免言多必失，要求留下详细地址即可，时刻一

般操纵在三分钟内。

二、客户来电来函咨询应答规范

1、程序：

（1）来电：接听、应答、记录；

（2）来函：收函、装订、登记、重点函交对应平台收阅、回函。

2、工作方法：

A、预备好笔和《电话记录表》；

B、电话应答：

电话铃响两声，提起话筒，

“您好！深圳三味堂公司！”

问：“我现在正在操作市场，有一些问题想咨询了解一下。”

答：“请问您是哪个区域的朋友？”

“我是XX省XX地区的经销商XXX。”

答：“您好！有什么需要我帮忙的吗？”

（具体问题予以回答）

“您提的问题专门有现实意义，不知我的回答您清晰了没有？”

“希望您经常同我们保持联系，愿我们合作愉快，再见！”

回答不了的问题应及时转交平台经理予以及时答复。

答：“那个问题提得专门好，由于或不是具体负责您那个区域业务的经理，不能给您准确答复，我请专门负责

XX省业务经理来好解答，好吗？请稍等。”

C、详细登记重要谈话内容及通话中的问题，同时留下姓名、

电话，地址等，事后过再去电或去函保持联络。

三、信函处理规范

当我们在媒体上刊登了招商信息以后，大部分人咨询会以电话方式进行联系，而另有小部分人会采取信函的方式进行联系，此类信函都比较简短。（多为索取资料之类）其处理的方式有以

下几种：

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1、信函中留了联系电话的：

（1）首先登录信件；

（2）寄相关资料；

（3）可按所留电话初步交谈，告之资料已寄出，希望收到后及时与我们联系，留下联系方式、联系人。

2、信函中没有留联系电话的：

（1）信中内容比较详细、问题比较多的，可在寄资料的同时附一封亲笔信。内容：

您好！来信已收到，首先感谢您对我公司的信任与支持！目前，我们将在XX省XX市举办一次“三叠十八浪市场攻击方案讲解会，此举既能确保您全面深入地了解我们公司产品和营销思路，又可弥补我们素未谋面的遗憾，实可谓一举两得。希望您收到资料后速与我们联系。

顺祝

商祺！

（深圳市三味堂医疗器械有限公司）

X X X

X年X月X日

（2）信中只简单索取资料者，只需发信封加入详细资料即

可。

3、要点及注意事项：

（1）、来函处理要及时，回答问题要简洁明了；

（2）、强调竞争性，告诉他做的成功人士，让他感到竞争的真实及诱惑性；

（3）、多谈经销商自身利益点。

（4）帮对方计算一下，他能赚多少钞票，鼓舞他回款，（早一粒，晚一粒，一月能挣三万七）；

（5）对经销商提出需要解决的问题，应及时通知市场协销人员，予以直接有力度的指导；

（6）谈话重要内容要详细登记，为再一次沟通打下基础。

四、信息分类处理规范

为统一规范信息类不，特对信息分录表上的信息作如下详细分类处理规定：

1、蓝色荧光笔划过下端的信息------作废信息；

作废信息是指对目前的产品不感兴趣，或者考虑以后其他产

品再联系的人。

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2、红色荧光笔划过的信息------重点信息；

重点信息表示二次来电来函或来电来函沟通过程中对公司及产品极感兴趣的信息。

3、黄色荧光笔划过的信息-------履约信息；

履约信息表示差不多打款进货的本公司经销商信息。

4、无记号信息------一般有效信息；

5、在信息首端作“△”（并在“△”内注明Ｘ会）-----表示参

加过X会信息；

6、在信息尾端作“〇”记号------表示已签约信息；

所有业务助理须依照以上规范进行信息分类处理。

五、关于区域划分、信息保管治理规定

在公司前一时期招商过程中，由于信息收集、处理、分类、保管等环节无严格规范，致使各区域招商工作出现一些混乱，招商工作失控，特对营销治理部区域部区域划分、信息保管作如下规定：

（一）、营销治理部招商及市场治理体系由八个平台组成，各平台总经理、协销经理、业务经理及对应省份如下：

区域划分表

2、信息是招商工作的核心，只有将信息收集、处理、分类、保管等各环节工作做到位，才有客户来公司参会、签约、履约的可能，各平台总经理，协销经理，及业务助理应保管好各省区域内客户的信息，如确因工作需要去查阅其他平台区域的信息，必须征得对方平台及数控中心经理同意，如发觉有意拦截、留用他人区域信息的行为，以违反行政纪律论处：

第一次，警告处分，罚款500元；

第二次，降职，从文员职位开始工作，同意招商工作全程教育；

第三次，予以开除。

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六、抄写信封的规范

发函是招商工作中必不可缺的一项日常性工作，抄写信封的格式规范及书写整齐也代表了企业形象，特对信封的抄写工作作如下规范：

1、邮政编码必须工整写在信封左上方指定方格内（不得连笔）；

2、必须在地址一栏注明省份，简称亦可；

3、要求字迹工整，文字正确；

4、书写错误不得用笔乱划，统一用涂改液遮盖后重新写上

正确文字。

5、抄写信封工作，原则上由业务助理进行，信函量大时，

由平台安排其他人员协助，若人手再不够，可向部门申

请安排人员协助完成工作。

6、抄写信封统一格式：