浅谈会议纪要主体的多样化写法

浅谈会议纪要主体的多样化写法
【摘要】：会议纪要是党的机关和行政机关共同使用的法定公文，其主体部分的写作是会议纪要的核心。

在具体写法上，不同类型的会议纪要，主体部分写法会略有不同。

了解会议纪要主体的多样化写法，有助于会议纪要这一文种的规范使用。

【关键词】：公文；会议纪要主体；多样化；结构
会议纪要，是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料总结会议要点，传达和通报会议精神，推动工作开展，从而反映会议基本情况和精神的纪实性公文。

有的需要下发执行的会议纪要，可以”通知”形式发出。

在其发挥的作用上，既可以作为上行文向上级机关报告会议情况，供领导掌握情况或批转有关单位贯彻执行；又可以把会议研讨或商定的各种意见，归纳成文后下发，或呈报上级批转后下发。

因此，会议纪要是国家机关、社会团体、企事业单位在日常工作中用来汇报工作、反映情况、传达信息、交流经验的一种简明扼要的、带有新闻性质和指导意义的会议文书。

会议纪要具有综合性、指导性、备考性的基本特点，是会议主要精神和决定事项的集中反映，因此，会议纪要要求在会议的各种材料上进行综合分析和概括，这就对会议纪要的语言，尤其是正文的写作提出了更高的要求。

会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。

就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。

其中正文大多由导言和主体构成。

导言部分主要用于概述会议基本情况，比如会议名称、会期、会址、参加人员、主持人和会议议程等。

既可以用平列式方式将会议的时间、地点、人员和会议议程等基本情况分条罗列出来，也可以以鱼贯式将会议的基本情况做一段概述，使人对会议有个轮廓上的了解。

而主体是会议纪要的核心部分，主要介绍会议议定事项。

会议纪要主体的具体写法不是千篇一律，撰写时只要依据会议的内容和类型，坚持观点鲜明、记录精当、条理清晰、语言简洁的原则，写法上可以不拘一格，突出自己的特点。

一、平列条文法：会议纪要的纵式结构
平列条文式写法就是如实地记载会议的基本情况，包括会议的宗旨、议程、会议活动情况等有关材料。

会议纪要做为历史凭证和查考的的历史价值在于它的纪实性，它要求会议纪要如实地记载会议的基本情况，对会议存在的分歧意见和问题等，也要真实、概括地予以反映，不能擅自增加或删减会议的内容，不能随意变更与会者议定的事项，也不需要对会议或会议的某项内容进行分析、评论。

因此，平列条文式写法是会议纪要的最基本的写法。

这种按照会议展开的时间先后顺序来安排的结构就是会议纪要的纵式结构。

这种形式主要适合于小型会议，能比较如实地反映与会人员的意见，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小，能使人清楚地了解会议的来龙去脉。

平列条文式写法强调会议记录内容的纪实性。

纪实性是撰写会议纪要的核心要素和本质要求，具体体现在：
一要力求全面概括。

会议记录是将会议的组织情况和会议内容，包括会上的报告、发言、讨论、决议等记录下来所形成的书面材料。

因此，会议记录质量的好坏是写好会议纪要的先决条件，做好会议记录一定要”求全”，即记录必须要体现会议的实际议程，发言的主要内容和形成的表决意见，不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。

全面概括要做到”又快又准”，”快”即记录时要耳灵手快，迅速感知发言内容并尽快转换成文字形式，”准”即确保会议记录内容不变质、不走样，为撰写会议纪要提供准确依据。

二要如实反映情况。

写会议纪要，必须力戒发生以下现象：持有偏见，先人为主；愿听顺耳的，不愿听逆耳的等。

如果记录不准确，不但不能推动工作，反而会造成不良影响，甚至导致领导决策上的失误。

会议纪要中的内容主要源于会议记录，记录是对会议内容最直接、最初始的反映，内容比较口语化，语言较为随意，强调原汁原味、真实客观；纪要则是在记录的基础上的进一步升华，加入了撰写者分析、判断等个人因素，把口语化的语言加工成了公文语言，强调精要凝炼、准确规范。

这个转化过程实质上就是该如何真实反映情况的过程。

在这个过程中，往往会发生由于撰写人因意思不明、理解不清而扭曲真实意思的情况，从而导致会议纪要内容失真。

所以，撰写会议纪要要努力作到:第一，忠实于讲话人、发言人的原意，尽量用原话，保持讲话人、发言人的语言风格；第二，力求把各项议题、议点摸清。

二、综合概述法：会议纪要的横式结构
有些会议涉及面广，采用平列条文式的纵式结构不容易交待清楚，可按照会议具体内容中各部分的内在关系，归纳成几个方面或几个问题，分别加以阐述，多方面（角度）集中反映会议纪要的主题，这就是综合概述式的横式结构，即综合概述法。

综合概述法是把会议讨论研究的主要问题、与会人员的基本认识和议定的有关事项等分成几个大的问题，然后再另标上小标题，每个部分涉及一个方面的内容，分项来写。

在对每个与会发言者的讲话进行认真提炼的基础上，用综合概述的方法，使之成为一个有机整体，使会议纪要的语句条理通达、句无赘字、言简意赅，反映出整个会议的全局情况或整个会议过程的全貌。

这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，体现出会议纪要的横式结构。

综合概述法多用于召开大中型会议或议题较多的会议或需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

这种结构形式条理清楚，观点鲜明。

但也容易出现问题，比如对记录内容不予概括，记流水帐；只记成绩不找问题；前后矛盾，不予协调等等。

要解决这些问题，必须注意以下几个方面：
首先，要实事求是。

这是写好会议纪要的基础。

会议纪要必须从客观实际出发，把”实事求是”放到会议纪要的写作中来理解，”实事”就是指会议原始内容
的客观反映；”是”是指会议精神的集中体现；”求”就是去概括提炼。

会议纪要的内容主要源于会议记录，记录是对会议内容最直接、最初始的反映，内容比较口语化，语言较为随意，强调原汁原味、真实客观；纪要则是在记录的基础上的进一步升华，加入了撰写者分析、判断等个人因素，把口语化的语言加工成了公文语言，强调精要凝炼、准确规范。

这个转化过程实质上就是”求”的过程，是感性认识到理性认识的升华。

其次，要全面评价，突出重点。

这是写好会议纪要的基本前提。

写会议纪要时，必须全面看问题，但内容要有所侧重，不能主次不分，详略不当。

要在把握会议主题的前提下，抓住主要问题、主要情况，力求从多种问题中得出归纳性的结论。

即围绕会议议题，剪裁整理每个与会发言者的讲话要点，按照由繁到简，由表及里的写作方法，逐步去粗取精、层层
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深入，实现会议内容由无序变有序，由繁杂冗长变条理清晰，进而干练地体现会议议定的事项，集中反映会议要求贯彻的精神。

第三，要条理清楚，层次分明。

这是写好会议纪要的基本要求。

会议纪要是依会议的召开而产生，会议纪要是会议内容高度、集中的缩影；是指导与会单位下阶段开展工作的指导性文件。

这就要求撰写者要善于在语言表达上求深入。

因此，一定要注意眉目清楚，层次分明，条目不宜繁杂，让人一目了然。

首先，在语句表述上要简炼、去浮辞、免冗长、不矫饰、不苟简，力求简洁明了、通俗易懂、精当不繁；其次，选词炼字要准确，使语句表述达到”直言其事、表意明确、言之有物、言必有中、言无不尽、言无不明”，以更准确、有效地传达会议精神；最后，句式安排也要有致，善用短句、陈述句和祈使句，更好地发挥会议纪要作为管理工具的作用。