秘书办文工作

相关知识: 收文办理程序 签收拆封 登记 分办传阅 拟 办 批办 承办 催办 注办归档 注意：传阅、拟办、催办为非必选项。
文件处理单
来文标题
拟办意见
领导批示
办理结果
备
注
文件处理单
共收 份 收文号： 办、阅人签名：
已分发给： 收文时间：
拟办意见： 批办意见： 办理结果：
案例分析4
温州市旅游局接到浙江省旅游局转发的 《中华人民共和国国家旅游局令》(第18号) 文件中发布的《出境旅游领队人员管理办 法》。小张核查、登记完文件后，交给吴 主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见， 交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘 书起草一份学习该《办法》的文件，下发 给市属各旅游公司，组织员工学习。 吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文 程序各环节的操作?
1 .文书的概念
文书是国家机关，企、事业单位在管理 活动过程中形成的具有法定效力和规范体式 的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方 针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、 指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重 要工具。 2.文书的种类 通用文书、专用文书、常用事务文书。

一. 文书的撰拟
3、 基本要求 主题正确、鲜明；语言准确、精炼； 体式规范。 4、行文关系 上行文: 报告、请示、函。 下行文：命令、决定决议、通知、通报、批 复、会议纪要。 平行文：议案、通知、函、会议纪要。
意味着文件由办理 阶段进入管理阶段。 实质是对文件初步的分类 与整理，归档前有符合科 学分类的、相对固定的位 置。
上海市××区教育局归卷类目
类别设置：按组织机构和按问 题设类两种，可设置属类。 设置要求：与档案室档案分类 保持一致。
一、办公室 1－1. 本局2003年度局办公会议记录 永久 1－2. 本局召开学校校长会议记录 永久 1－3. ……
条目
条目是归卷类目的主体。 设置要求：1、不遗漏归档范围内 的文件，还应略宽于归档范围；2、 区别价值；3、结合职能、文件数 量设置相应的条目。
二、中教科 2－1. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久 2－2. 本局关于中学招生工作的计划总结 永久 2－3. ……
注意的问题：1、类按照本单位档 案类别排列；2、类内条目按文件 内容重要程度分主次；3、保持历 史联系，内容相近的条目排列在一 起；3、排列完毕，编号时一般采 用分类小流水号，方便根据实际情 况随时增加或拆分条目。
名称 特征
名称即文种
适用：会议记录、计划、报告、总结、 情况简报等综合性文件；命令、指示、 决定、决议等领导指导性文件；合同、 协议书、统计表等专业性很强的文件。
（一）“六个特征”立卷法
即将针对同一年度或同一 时期（相同时间段）的文 件组合成一个案卷。
优点：保持文件在时间上的联系；反映 特定时间范围内的工作情况与特点。
时间 特征
注意：跨年度的文件形成年度与文件内 容所针对的年度不同的文件。
指文件针对时间
（一）“六个特征”立卷法
即将本单位与某一单位之间就一定 问题进行工作联系而形成的问复性 函件组合成一个案卷。
构成条件：作者：本单位与某一单位； 内容：同一问题；文件：问复性函件。
通讯者 特征
优点：有利于了解两个单位就解决某一 具体问题的要求与态度 注意：1、不能将本机关与某一机关互 发的其它文件按此特征组卷；2、不能 将本机关与上下级机关的请示与批复按 此方法组卷。
二 文书处理
（3）向下级机关或系统内的行文需抄报上 级机关并抄送同级相应平级机关。要正确 确定抄送机关。 （4）需各级机关、单位协调一致的事项， 未经协调一致不能单独发文，联合发文须 经会签。 （5）必须正确使用文书种类，确保行文质 量。 （6）经公开发布的党和国家公文，如公告、 通告等应视为正式公文，遵照执行，可不 再行文。
针对文件具体情况，保持文件间
1、保持文件之间 固有的不可分散性；
的有机联系，灵活选用立卷特征
2、区分不同价值
的文件。
指对卷内文件进行系列化排列，固定每份 文件的位置，使其排列有序，方便检索。
按重要程度排列：重要排前，次要排后； 上级单位来文排前，下级单位来文排后； 综合性排前，专题性排后；方针、政策 性排前，业务、事务性排后。
技能训练
4．某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文 书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特 别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压 六天。 5．某单位办公室拟办秘书崔x x，经常在拟办单上 写道：“请某同志处理。” 6．某领导经常在文件上批示：“知道了”，或画 圈。 7．某单位领导，为了办公方便，要求机关印章归 他自己保管。
全宗号 目录号 案卷号 件号
卷内文件目录揭示了卷内文件的 来源、内容、形成时间和成分等， 便于对归档文件的查阅和统计。
卷内文 件排列
密不可分的文件材料应依序排列：批复 在前，请示在后；正件在前，附件在后； 印件在前，定稿在后；转发件在前，被 转发件在后。
案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的 案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案 卷编目和编制各种检索工具的主要依据。
题名基本结构：责任者（通讯者）－ （时间）（地区）问题－名称。 题名拟写要求：责任者必须用全称或通 用简称；问题要概括准确、文字简练； 名称按文种的重要程度顺序标注二三个， 兼顾不同性质的文种。 专门术语用法：案卷，限于某个案卷、 事件或对某人的某方面问题的调查处理 形成的所有文件材料；来往文书，限于 机关之间一般工作问题的来文与复文； 时间，题名中的时间是文件内容针对时 间。
案例分析1
场景：XX厂办公室 情景：XXX管理局通信员李给XXXXX厂 递送一份《XX省财政厅、 XX省审计 局关于开展XXX财务专项资金检查的通 知》(X财字(2003)34号)。
厂办公室文书小王收到文件后，怎样
迅速处理该文件?

案例分析2 XX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召 开的2000年度职称评审工作会议，带回五份文 件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。 第二年进行2000年度文件立卷归档时， 林强告 诉档案室2000年没有收到上级机关发来的文件， 只将本部门的发文整理后，立卷归 档。2001 年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍 沿用2000的文件。秘书林强已于前一个月调到X 省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的 文件。 请指出错误所在。
5.文书的撰拟
领导讲话稿的撰拟
公关文书的撰拟
二. 文书处理
1、 文书处理的涵义 文书处理是指机关单位在日常工作 中围绕着文书的拟制、办理、管理所 进行的系列工作。 2、文书处理的原则 及时；准确；安全；统一 规范。
二
文书处理
3.行文关系 文书的行文关系是指文书的发文机关及受文机关之 间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权 限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越 级行文。 4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则： （1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范 围行文。 （2）一般情况下不得越级行文。
通过对归档文件的分类和组 合，将单份文件组合成符合 档案质量要求的 案卷是组 卷（立卷）的实质。
一、定
义
意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、 有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单 位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文 件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础。
平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一 定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入 有关卷夹妥善保管的工作。
1987年国家档案局发布的《机关 档案保管期限的规定》明确的文 书档案的保管期限：
长期为16年至50年 短期为15年以下
（一）“六个特征”立卷法
即将内容为反映同一事件、问题要适度。例：业务督导，可分为 问题、人物、工作活动、案文书档案、科技档案，文书档案又可 以分机关文书档案、企事业文书档案、 件等文件组合成一个案卷。 重要活动档案，科技档案又分为重大 优点：保持了文件之间的有机联系；便 工程项目档案、重大科研项目档案等。 于历史检索。
三 文件整理与归档
概念
办结文件的处置是指对办理完毕的文件 办理完毕的文件 按机关工作的需要、文件与档案工作的有关 归类、 规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、 管理和处理 管理和处理。
有利于日常工作中对办结文件 的调阅与利用；
归 卷
清 退
销 毁
暂 存
有利于保护机密；
有利于排除无用信息的干扰。
案例分析5
XX省文物局为配合国家文物局的文物普查 工作，需向全省各地市发一份《XX省文物局 关于认真做好文物普查工作的通知》。局领 导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初 稿后，本想找领导过目。但领导外出开会， 需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容 简单，不会出什么差错。就自作主张，将草 稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错， 不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公 室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没 有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给 该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再 作处理。 请指出错误所在。
三、幼小教科 3－1. 本局关于小学视导工作情况报告 永久 3－2. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久 3－3. ……
四、总务科 4－1. 2003年度教育经费预算决算表 永久 4－2. 2003年各类学校核定年度预算表 长期 4－3. ……
一、归档文件的保管 期限
归档文件的保管期限，是指档案保 管的最长时（年）限。
秘书“办文”工作
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教学目的
本章主要学习秘书撰拟文稿的 范围、过程及要求；掌握文书处 理程序和文书整理归档的基本知 识；能够运用所学的“办文”知 识完成日常工作。
教学重点与难点
1、教学重点
文稿撰拟的过程
2、教学难点
收文与发文处理程序的规范化操