书面沟通的技巧课件
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沟通与交流ppt课件
将非语言沟通技巧纳入日常学习和工作计划中，不总结回顾与展望未来
Chapter
关键知识点总结回顾
沟通的定义及重要性 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反 馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅；对于个人、 组织、社会都至关重要。
沟通的技巧与原则 包括倾听、表达、反馈等技巧，以及尊重、理解、合作等 原则。
语音识别 句子重读和语调
话语结构 语境与背景知识
区分不同音素和单词，理解说话 者基本意图。
理解话语的开头、中间和结尾， 把握整体意思。
有效听力策略
预测策略
根据已知信息预测未知内容，提 高听力效率。
01
02
记忆策略
运用记忆技巧记住关键信息，如 首字母缩写、联想记忆等。
03 04
选择性注意策略
在听力过程中选择重要信息进行 关注，忽略无关信息。
沟通障碍及应对方法 分析了常见的沟通障碍，如语言障碍、心理障碍等，并提 出了相应的应对方法。
学员心得体会分享
学员A
通过本次学习，我深刻认识到了沟通的重要性，也掌握了一些实用的沟通技巧，对我今后的 工作和生活都有很大的帮助。
学员B
我觉得这次学习让我更加了解了自己在沟通中的不足，也学会了如何更好地与他人合作和交 流，非常感谢老师的悉心指导。
1 2
模拟跨文化交流场景 在课堂上或课外活动中模拟跨文化交流场景，如 商务谈判、国际会议等，让学生亲身体验跨文化 交流的过程。
案例分析与讨论 通过分析真实的跨文化交流案例，引导学生深入 思考并讨论跨文化交流中的问题和挑战。
3
反思与总结 在模拟演练和案例分析后，引导学生进行反思和 总结，提炼出有效的跨文化交流策略和技巧。
面部表情能够传递丰富的情感和态度信息，增强沟通效果。
Chapter
关键知识点总结回顾
沟通的定义及重要性 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反 馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅；对于个人、 组织、社会都至关重要。
沟通的技巧与原则 包括倾听、表达、反馈等技巧，以及尊重、理解、合作等 原则。
语音识别 句子重读和语调
话语结构 语境与背景知识
区分不同音素和单词，理解说话 者基本意图。
理解话语的开头、中间和结尾， 把握整体意思。
有效听力策略
预测策略
根据已知信息预测未知内容，提 高听力效率。
01
02
记忆策略
运用记忆技巧记住关键信息，如 首字母缩写、联想记忆等。
03 04
选择性注意策略
在听力过程中选择重要信息进行 关注，忽略无关信息。
沟通障碍及应对方法 分析了常见的沟通障碍，如语言障碍、心理障碍等，并提 出了相应的应对方法。
学员心得体会分享
学员A
通过本次学习，我深刻认识到了沟通的重要性，也掌握了一些实用的沟通技巧，对我今后的 工作和生活都有很大的帮助。
学员B
我觉得这次学习让我更加了解了自己在沟通中的不足，也学会了如何更好地与他人合作和交 流，非常感谢老师的悉心指导。
1 2
模拟跨文化交流场景 在课堂上或课外活动中模拟跨文化交流场景，如 商务谈判、国际会议等，让学生亲身体验跨文化 交流的过程。
案例分析与讨论 通过分析真实的跨文化交流案例，引导学生深入 思考并讨论跨文化交流中的问题和挑战。
3
反思与总结 在模拟演练和案例分析后，引导学生进行反思和 总结，提炼出有效的跨文化交流策略和技巧。
面部表情能够传递丰富的情感和态度信息，增强沟通效果。
书面沟通技巧课件
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墨守成规，四平八稳，优柔寡断，畏 首畏尾 ，不是 企业家 的气质 。。22: 18:3022 :18:302 2:183/ 22/2022 10:18:30 PM
•
心境，是一种情感状况，领有了好心 情，也 就拥有 了，继 而占有 了年青 跟健康 。就拥 有了对 将来生 活的憧 憬，充 斥等待 ，让咱 们拥有 一份善 意情吧 ，由于 生涯着 就是荣 幸和快 活。。2 2.3.222 2:18:30 22:18 Mar-222 2-Mar-2 2
肯定性信函的基本结构
告知好消息，综述要点 列出细节和背景资料 阐明读者受益处 结尾充满友善、积极、关怀和期待
XX公司市场部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在
百忙之中作深入的调查，实在不胜感激。关于 ××商品价格，待我公司调整修订以后再函告 您。
希望今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！
此致 致礼
×××敬上 ××年×月×日
致谢函
② 说明性信函
向读者说明情况，便于读者了解有关信息。既 不肯定，也不否定，许多商务信函均可归入此 类
组织的内部文件，评估信，个人证明， 推荐信，资质证明等
说明性信函的基本结构
陈述主要观点 提供背景资料 列举有关细节 结尾表明友善及乐意提供帮助
所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令 人放心的公司，我公司定能被指派。尽管我们在 贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人 说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人， 对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周 一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因 为……
表达不清，内容缺乏全面考虑，有 错别字，标点错误，废话连篇。
②书面材料的准备比较耗时
商务书面沟通培训课件(PPT 51张)
三、明信片和答复卡片
• 明信片和答复卡片以其快速、廉价的特 点成为许多商务人士喜爱的沟通工具。
• 明信片和答复卡片一般用于传递简短的 商务信息如致谢、恭贺、寻求对方答复 等。
小案例
明 信 片 范 例
（寄件公司名称及地址） 亲爱的顾客： 感谢您近来的订货，我们公司现正在办理有关事宜。您将在10天内 得到答复。 在这一段时间内如果您对所订购货物有疑问的话，请与我们联系。并 请把印刷在明信片背面左下角的参考号通知我们。以便于我们保证您的货 物不致延期。 电话购物有限公司
• 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通 形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有 其更多的优势。
• • • •
书面沟通具有准确性、权威性。 书面沟通具有较强的规范性。 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 书面沟通形式有利于减少信息错误。
• 书面材料可以配合口头表达使用。
• 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通 中的摩擦。
第三节 商务写作概述
一、商务写作的一般过程
准备阶段
初稿阶段 修改成稿阶段
二、商务写作的注意要点
• • • • 积极 清晰 简洁 礼貌
三、商务写作的技巧
• 改变写作观念 • 改变自己的行动 • 改变自己的固有观念
第四节 商务信函的写作
• 商务信函在现代商务活动中使用频率高, 效果明显,方便易行。 • 其目的在于传达意见,从事商务交往上的 接洽、安排和发展, 以便求得对方的理 解和合作。 • 一旦发生经济纠纷时,又常常作为书面证 据,具有重要的法律意义。
附页 附录 注释 参考资料
正式报告的三大内容
四、其他几种商务报告的书写
1.临时报告——主要用于通告事件的发生。 书写格式包括： • 主题 • 介绍 • 信息 • 观点 • 结尾
第六章 书面沟通《管理沟通》PPT课件
备忘录样例（表头）
备忘录
发给：人力资源部 发自：财务部 抄送：总经理办公室 日期：2001年9月18 日 标题：购置新计算机 内容：上周董事会决定------------------------------
（不用结束语）
例 备忘录
致：人力资源部
自：总裁
主题：饮水机
时间：25／5／××
现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝
（1）符合信函的目的和读者的需求。 （2）给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉。 （3）检查信函的完整性。
2.中间段 3.结尾段
二、商务信函的格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、称 谓、正文、署名、日期等5个部分组成。
4、商务信函样例
1、发给： 上海光华保险公司 副总经理 王耀华先生
A4纸
公司标准信笺
第一节 书面沟通概述
一、书面沟通的作用
书面沟通的作用主要体现在：一是沟通信息容易记 录，并能得到永久的保存；二是由于其保存性强，且不易 受“污染”，能保证在信息的扩散过程中，使不在沟通现 场的受众（读者）能够得到真实的信息；三是对读者来说， 笔头沟通的信息传递方式速度快（因为阅读比倾听更 快）——当然对整个沟通系统来说效率不一定高（因为这 还涉及信息发送者的沟通效率问题）；四是笔头沟通可以 特别关注细节，而且就读者来说，也可以更多地获取细节 方面的信息；五是比口头表达采用更为精确的用词。也正 因为笔头沟通有这些优点，它将在以后的沟通中仍处于重 要的地位。
五、商务信函
出色的商务信函应该具备6个基本特点： 1.清晰。读者可以毫不费力地领会撰写者的意图。 2.完整。解答读者所有的问题，提供采取行动所需要的相关信 息。 3. 准确。信息准确无误，标点符号、语言运用、表述风格及语 气
《沟通的艺术》课件
沟通的基本要素
发送者和接收者
在沟通过程中，发送者负责传 递信息，接收者负责理解和接 受信息。了解自己和他人在沟 通中的角色和责任，是有效沟 通的第一步。
信息传递内容
信息是沟通的核心，它可以是 口头信息，也可以是书面信息， 还可以是肢体语言和情感。了 解如何传递信息和理解信 沟通的重要性和优势
沟通是人际交往和职业发展的必备技能，它可以帮助人们更好地与自己和他人建立关系， 促进合作和创新。
2 继续学习和拓展的方向
沟通是一个不断学习和拓展的过程，需要不断地学习和尝试新的技巧和方法，同时保持 对自己和他人的理解和尊重。
《沟通的艺术》PPT课件
在现代社会中，良好的沟通技巧至关重要。本课程将帮助您提高发言与倾听 能力，从而更加自信地与他人交流。
什么是沟通
定义与重要性
沟通是一种信息交换的过程，它可以帮助人们建立关系，促进合作，解决问题。良好的沟通 技巧对人际和职业关系都至关重要。
类型和形式
沟通可以分类为口头和书面沟通，可以通过文字，声音和图片等多种形式进行。了解各种沟 通类型和形式是成为有效沟通者的关键。
媒介和环境
沟通媒介包括语言、文字、图 像、音频、视频等。媒介和环 境也会对沟通产生影响，了解 它们的优缺点是成为优秀沟通 者的必备基础。
沟通的技巧
肢体语言
口语表达能力
表情、姿势和手势等肢体语言能够传达情感和意图。 了解肢体语言的含义和使用方法是成为有效沟通者 的重要技巧。
口头表达是沟通的核心，需要准备和练习。通过清 晰的表达自己的观点和意图，可以让听众更好地理 解和接受信息。
聆听技巧
聆听是有效沟通的重要组成部分，它可以促进理解
有效沟通的原则和技巧
1
第四章 书面沟通技巧
标准，书面沟通可以划分为不同 类型。 1.按照沟通目的划分，沟通沟通大致分为以下 4类： （1）通知型书面沟通 （2）说服性沟通 （3）指导型沟通 （4）记录型书面沟通
2.按照沟通的通用途划分 根据书面材料的用途，书面沟通可以分为以下 5种类型 （1）通用公文 （2）事务文书 （3）专用文书 （4）生活文书 （5）涉外文书
启示：办公人员在传达文件的时候，一
定要严格按照ISO9001:2008的文件管理标准 的要求，一定要有传达的书面函件，该签字 的要求签字，该署名的要求署名。否则，出 现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责 任，同时还反映了管理水平的落后和管理方 式的不足。
实例二 二OO六年三月某日，本公司外派维修的 售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务 部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一 个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的 规格型号然后发货，以保证准确性。
3.按照沟通渠道划分 根据渠道的不同，沟通可以分为纸张沟通与电 子沟通，纸张沟通包括报告、信件和备忘录等 一般纸张沟通，同时也包括传真沟通。 电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟 通。
4.2 书面材料的写作过程
4.2.1 写作的过程 书面沟通很重要的一个方面就是如何进行写作。 一般来讲，顺利完成写作大致包括三个步骤： 1.写作准备 （1）确定写作目标 （2）分析读者，认真分析读者，才能使你提 供材料符合他们的需要。 （3）收集信息。 （4）列出大纲
总经理把曹小姐和技术部都召集到总经 办会议室，问这个事情。技术部负责人回答 说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时 间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了， 为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？ 技术部负责人说，确实没有听到。 到底是曹小姐没传达，还是技术部没听 到？没有书面的东西，说不清楚。
2.按照沟通的通用途划分 根据书面材料的用途，书面沟通可以分为以下 5种类型 （1）通用公文 （2）事务文书 （3）专用文书 （4）生活文书 （5）涉外文书
启示：办公人员在传达文件的时候，一
定要严格按照ISO9001:2008的文件管理标准 的要求，一定要有传达的书面函件，该签字 的要求签字，该署名的要求署名。否则，出 现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责 任，同时还反映了管理水平的落后和管理方 式的不足。
实例二 二OO六年三月某日，本公司外派维修的 售后服务工程师陈某电话要求工厂售后服务 部门为其在安徽芜湖的维修现场发送配件一 个，按规定要求，陈某应当书面传真具体的 规格型号然后发货，以保证准确性。
3.按照沟通渠道划分 根据渠道的不同，沟通可以分为纸张沟通与电 子沟通，纸张沟通包括报告、信件和备忘录等 一般纸张沟通，同时也包括传真沟通。 电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟 通。
4.2 书面材料的写作过程
4.2.1 写作的过程 书面沟通很重要的一个方面就是如何进行写作。 一般来讲，顺利完成写作大致包括三个步骤： 1.写作准备 （1）确定写作目标 （2）分析读者，认真分析读者，才能使你提 供材料符合他们的需要。 （3）收集信息。 （4）列出大纲
总经理把曹小姐和技术部都召集到总经 办会议室，问这个事情。技术部负责人回答 说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时 间的要求。而曹小姐说，自己确实传达了， 为什么公司十二个部门就技术部没听清楚？ 技术部负责人说，确实没有听到。 到底是曹小姐没传达，还是技术部没听 到？没有书面的东西，说不清楚。
第三章书面沟通能力课件
第四节 求职信和个人简历 的写作
PPT学习交流
29
一、求职信的写作
（一）求职信的礼仪要求 1、称呼要准确、得体 2、问候要真诚 3、内容要清楚 4、包装要适度
PPT学习交流
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（二）求职信的基本结构 1、开头
开门见山，直截了当地说明求职意图，以引 起对方注意。 2、主体 （1）自己求职的理由 （2）个人的目标 （3）介绍自己应聘该岗位所具备的条件 3、结尾 再次强调求职的愿望
• 个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望 能尽快收到面试通知，我的联系电话：139********
• 感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！ 此致敬礼！ 您真诚的朋友： XXXX年X月X月
PPT学习交流
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应届生求职信示例
• 尊敬的XX公司领导：
• 您好！衷心的感谢您在百忙之中翻阅我的这份材料，并祝愿贵单位事业欣欣向荣，蒸 蒸日上！
PPT学习交流
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（二）修改的技巧 1、修改前把写作材料搁置一些时候 2、不要太专注于所写的材料 3、修改内容，改进结构
PPT学习交流
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第三节 企业常用文书的写作
PPT学习交流
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一、工作规划
（一）特点 1、时间一般在三五年以上 2、范围大都是全局性工作或涉及面较广的重
要工作 3、在内容和写法上比较概括 4、规划带有方向性、战略性、指导性
•
此致
PPT学习交流
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敬礼
二、个人简历的制作
完美的简历就是能达到面试这一目标的简历，仅此而已。当 简历能使你的大名被收入面试候选人的名单时，就已大功告成 。 －－－摘自网络
PPT学习交流
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第讲写作与书面沟通PPT课件
可编辑 3
7.1 书面沟通概述
3.书面沟通的优点
有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来， 边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。甚 至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些隐藏 的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。
可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关单 位和个人。2 7.1 书面沟通概述
一.书面沟通及其作用 （一）书面语言：最可靠的沟通方式 1. “口说无凭，落笔为准”
商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为 内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请…… 外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函……
以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。
可编辑 8
7.1 书面沟通概述
三. 实现写作与阅读双方的心理共识 （一）正确运用写作语气 1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度
语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的影 响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲慢 无礼。
正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其组 织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。
的信息传达 可能比传统书面沟通的机密性差 比书面沟通传递速度快
可编辑 6
7.1 书面沟通概述
二.书面沟通的基本原则 （一）管理角度写作的基本原则 1.正确性：写作的首要原则
写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。 尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要传
可编辑 10
7.1 书面沟通概述
7.1 书面沟通概述
3.书面沟通的优点
有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来， 边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。甚 至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些隐藏 的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。
可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关单 位和个人。2 7.1 书面沟通概述
一.书面沟通及其作用 （一）书面语言：最可靠的沟通方式 1. “口说无凭，落笔为准”
商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为 内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请…… 外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函……
以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。
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7.1 书面沟通概述
三. 实现写作与阅读双方的心理共识 （一）正确运用写作语气 1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度
语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的影 响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲慢 无礼。
正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其组 织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。
的信息传达 可能比传统书面沟通的机密性差 比书面沟通传递速度快
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7.1 书面沟通概述
二.书面沟通的基本原则 （一）管理角度写作的基本原则 1.正确性：写作的首要原则
写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。 尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要传
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7.1 书面沟通概述
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3
商务报告书概述
报告的三种类型
• 仅提供信息的报告（信息性报告：只想读者提供一些数据）
• 信息加分析的报告（分析性报告：对数据加以分析但不给出 建议和解决方案）
• 信息加分析加建议的报告（建议性报告：给出建议和解决方 案的报告）
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4
商务报告的特点
双 向 的 沟 通 性
成 文 的 事 后 性
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调查问卷的基本结构
调查问卷一般包括三个部分，卷首语、正文和结 束语。
正文是问卷的核心部分，是每一份问卷都必不可少 的内容，而其他部分则根据设计者需要可取可舍。
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问卷设计的步骤
（一）确定调研目的，资料来源 （二）确定数据收集方法 （三）确定问题回答形式 （四）决定问题的措辞 （五）确定问卷的流程和编排 （六）评价问卷和编排 （七）获得各方面的认可 （八）预先测试和修订 （九）准备最后的问卷并实施
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撰写商务信函的原则
体谅 Consideration
完整 Completeness
正确 Correctness
礼貌 Courtesy
7C原则
具体 Concreteness
简洁 Conciseness
清楚 Clearness
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商务信函的写作要点
主题突出，观点明确 面向对方，态度诚恳 实事求是，谦恭有礼 结构严谨、首尾圆合 语气平和，用词准确 清楚简洁，注意修辞
商务沟通技巧 学习情境二 书面沟通
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1
主要技能点
技能点一 商务报告的写作 技能点二 商务信函 技能点三 调查问卷的设计 技能点四 其他商务文书的写作
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2
技能点一 商务报告的写作
一、商务报告书概述 二、商务报告的特点 三、商务报告的格式 四、商务报告的结构 五、商务报告的写作过程
（一）如何开始 （二）内容和语气 （三）电子邮件的回复 （四）其他注意事项
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创建备忘录
备忘录是一种记录以备忘的非正式文件。它主
要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意 见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不 足。
备忘录的写作要点： 1．主题思想作为备忘录的开始 2．正文中解释清楚 3．备忘录的结尾 4．提高备忘录的可读性
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Thank You !
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商务信函的结构
（一）中文商务信函 常规结构 1．标题（事由） 2．称谓 3．正文 4．落款 5．附件
（二）英文商务信函常规结构 1．信头 2．日期 3．信内名称和地址 4．称呼 5．正文 6．结尾敬语 7．签名 8．附件
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商务信函的格式
（一）缩行式
缩行式商务信函是一种比较传统的信函格式， 整封信看起来匀称美观。
行 文 的 单 向 性
语 言 的 陈 述 性
内 容 汇 报 性
商 务 报 告 的 特 点
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5
商务报告的格式
• 信函格式 • 备忘录格式 • 报告格式 • 预先备好的表格
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6
商务报告的结构
商务报告
前言部分 扉页 目录 摘要
主体部分 简介
研究结果 建议或结论
补充部分 参考文献
（二）齐行式
齐行式是一种较具现代气息的信函格式，目 前被普遍采用。
（三）混合式
混合式是基于缩行PP式T学习和交流齐行式述 二、调查问卷的基本结构 三、问卷设计的步骤 四、问卷设计的要点
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15
问卷设计概述
调查问卷，又称为调查表、访谈表，是一份以问答方 式向被调查者搜集资料和信息，了解被调查者的态度、 意见和反应的调查工具。它是现代社会用于收集资料的 一种最为普遍的工具。
附录
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7
商务报告的写作过程
（一）明确问题，限定报告范围 （二）收集和分析资料 （三）组织材料 （四）撰写报告
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8
技能点二 商务信函
一、商务信函的概述 二、撰写商务信函的原则 三、商务信函的写作要点 四、商务信函的结构 五、商务信函的格式
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9
商务信函的概述
商务信函是用来商洽交易事项，联系业务，询问和答 复有关具体问题的一种信函。
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18
问卷设计的要点
（一）找出与调查主题相关的要素 （二）问题与问题之间要具有逻辑性 （三）问题设置要规范 （四）问题设置不要加入诱导性 （五）问题的提出不能太敏感 （六）便于整理分析
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技能点四 其他商务文书的写作
一、电子邮件的写作 二、创建备忘录
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电子邮件的写作