受控文件格式
受控文件编号规则
受控文件编号规则受控文件编号规则是组织内部管理文件的重要工具，用于标识和追踪文件，方便文件的查找和管理。
一个有效的编号规则应包含以下几个方面的内容：文件类型、文件来源、文件主题、文件版本、文件状态等。
首先，文件类型是指文件所属的类别或种类，如合同、报告、计划等。
文件类型可以根据组织的实际情况进行划分，每个文件类型可对应一个编号前缀或特定字符。
例如，合同可以使用字母"C"作为编号前缀，报告可以使用字母"R"作为编号前缀。
其次，文件来源是指文件的产生或获取来源，如内部文件、外部文件、客户文件等。
文件来源的标识可以使用字母或特定字符，如内部文件可以使用字母"I"作为编号前缀，外部文件可以使用字母"E"作为编号前缀。
然后，文件主题是指文件内容的概括或描述，用于标识文件的内容特点。
文件主题可以使用简短的文字作为编号的一部分，便于快速识别文件。
其次，文件版本是指同一文件的不同版本或修订的标识，用于区分各个版本之间的差异。
文件版本可以使用数字、字母或特定字符进行标识，如使用数字"V"加上相应数字表示文件的版本号，如V1、V2等。
最后，文件状态是指文件当前所处的阶段或状态，如草稿、审核、发布等。
文件状态可以使用字母或特定字符进行标识，如草稿可以使用字母"D"表示，审核可以使用字母"A"表示。
综合以上几个方面的内容，一个完整的文件编号可以使用如下格式进行标识：文件类型+文件来源+文件主题+文件版本+文件状态。
例如，一个内部报告的编号可以为"R-I-20210801-V1-A"，表示为内部文件的报告，主题为2021年8月份报告，版本为第一版，状态为审核中。
在应用文件编号规则时，还需要制定相应的管理程序和要求，明确工作责任、控制权限、编号规则的使用规范等。
同时，组织应建立文件编号的管理系统，确保编号的唯一性和完整性，避免重复或混淆。
受控文件管理制度(附表单)
1.目的为了更好控制受控文件的使用和保管，维护公司受控文件体系，特设立此制度。
2.使用范围：公司各部门所有受控文件。
3.规定3.1凡盖有红色“受控文件”印章的文件，均纳入公司受控文件的管理范畴。
3.2公司ISO中心根据文件涉及的部门，统一复印、发放受控文件。
其它部门私自复印、发放受控文件的，处以TOo元/次的罚款。
4.3需要更改的受控文件，由编制部门负责更改，更改后由公司ISO中心统一更换、回收所有旧版文件，并将旧版文件的正本作废，副本销毁。
其它部门私自更改、涂改受控文件的，对文件管理员处以-20元/处的罚款，部门负责人处以-10元/处罚款；私自销毁受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50元/份罚款。
5.4各部门在收到受控文件后，须把受控文件的情况登记在《受控文件汇总表》上，并在部门内对所有相关人员进行宣贯（含隶属部门管辖的下属部门/车间），宣贯记录须附在该文件上一并存档。
若部门有新进人员时，文件管理员应在两周内将所有的受控文件对新进人员进行宣贯。
受控文件未登记到位的，对文件管理员处以TO元/份的罚款；宣贯不到位的，对文件管理员处以-10元/份的罚款。
6.5受控文件应与其它文件隔离保存，根据文件的类型，条理化、系统化地妥善保管。
7.6各部门/车间文件管理员辞职时，应办理好受控文件交接手续，未办好文件交接手续的，不得办理离职手续。
8.7若受控文件被损坏或丢失，应申请补发，损坏的的文件须交回公司ISO中心处理；丢失的文件若事后被找回，亦须交回公司ISO中心处理。
受控文件缺页的，对文件管理员处以-20元/份的罚款，部门负责人处以TO元/份的罚款；丢失受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50/份元的罚款。
9.8公司ISO中心每季度对公司各部门/车间受控文件的保管、使用情况至少检查一次,包括文件的完整性、是否宣贯到位等，各部门/车间需做好配合工作。
本文件类型为：本文件于年月日生效执行本文件属于：口更改条款；口以旧换新；口新增本文件主要变动之处为:部门领导及相关人员传阅签名（含隶属部门管辖的下属部门/车间）：注：传阅、宣贯到位后方可归入受控文件中保存。
受控的文件是否一定要盖受控印章？修订稿
受控的文件是否一定要盖受控印章？公司标准化编码 [QQX96QT-XQQB89Q8-NQQJ6Q8-MQM9N]受控的文件是否一定要盖“受控”印章受控文件是否必须加盖“受控文件”印章，应视文件的受控管理方式和文件的实际用途而定。
文件管理部门对提供实验室内部人员使用的实施修改受控的文件，应加盖“受控文件”章，其中包括对文件管理员本人使用的文件。
“受控文件”印章中，可以包括受控级别、受控编号、受控起始时间、作废时间等项目。
对实施检索受控管理的各类记录、档案，如原始记录、报告/证书副本、设备档案、人员技术档案、计量标准档案等，则应按照档案管理办法进行编目归档，不需要在每份文件上加盖“受控文件”章。
记录格式虽实施修改受控，一般不需加盖“受控文件”章。
有的实验室在备案的记录格式上加盖“样张”，作为可对照的样板。
当修改标准/规范或其他原因需要更新记录格式时，则应废除旧格式，并在发放新的记录格式的同时回收作废的记录格式，这需要履行一个更改申请、更改批准、有效表格发放、作废表格回收的程序，而不能图省事随意更改记录格式，实验室应做好发放文件的备案登记，以便于今后查找核对。
有关人员在收取记录时，要识别记录格式是否为有效版本。
记录格式的识别一般靠格式版本号或启用日期。
对不作为检测/校准依据，而仅作为文献资料提供技术人员查阅的规程汇编或标准汇编，不作受控管理，为防止误用，有的实验室给这类文件加盖了“参考资料”章。
如果作为检测/校准依据，则应对其中作废的规程/标准作出明显的作废标记。
总的来说：1、对受控文件－－使用“受控”印章；2、对非受控文件－－不使用印章，依据是“没有印章即不受控”，能区分开即可；3、对作废文件－－不使用印章，在操作上，采取作废而且又没有参考保留价值的，一律销毁。
4、对作废但又有参考保留价值的文件－－使用“作废留存”印章。
或者，索性使用档案管理的原有印章。
都是允许的。
其它印章就不要了.附件是我的一个程序文件,印章就盖在受控状态上.。
受控章格式
受控章格式1. 文件编号文件编号是用于标识文件的唯一代码。
它通常由一系列字母和数字组成，以表明文件的种类、版本和序列号。
2. 文件标题文件标题是文件的简短描述，用于说明文件的主要内容。
标题应该简洁明了，能够准确地反映文件的内容。
3. 文件日期文件日期是指文件的创建或修改日期。
它通常以日期格式（如YYYY-MM-DD）表示，用于记录文件的最新修改时间。
4. 受控状态受控状态是指文件是否处于受控状态。
如果文件处于受控状态，则表示该文件是正式的、经过审批的文件，具有法律效力。
如果文件处于非受控状态，则表示该文件可能未经审批或未经过正式确认。
5. 文件版本文件版本是指文件的修订次数和版本号。
它通常用于标识文件的修改历史和当前版本，以便于跟踪和管理文件的变更。
6. 受控章编号受控章编号是指文件上受控章的唯一标识码。
它通常由一系列字母和数字组成，用于标识文件上的受控章，以确保文件的真实性和合法性。
7. 审批人员审批人员是指对文件进行审批的人员姓名或职位。
它用于表明文件的审批责任人和审批过程，以确保文件的合法性和权威性。
8. 发放编号发放编号是指文件的发放次数和编号。
它通常用于记录文件的发放历史和当前发放状态，以便于跟踪和管理文件的分发。
9. 发放日期发放日期是指文件的发放时间。
它通常以日期格式（如YYYY-MM-DD）表示，用于记录文件的发放历史和当前发放状态。
10. 受控章内容受控章内容是指文件上受控章所包含的信息。
它通常包括章号、章名称、章内容等，用于标识文件的真实性和合法性，以确保文件的完整性和安全性。
质量体系程序文件的编写要求
（5）职责：写明该文件的归口部门、相关部门和具体责任人。即明确实施本程序的职责分工，程序实施的每个阶段由谁负责，他的职权和与其他人员的相互关系。
（6）工作流程和要求：这是程序文件的主体，应阐述管理的内容和方法，具体质量活动的内容，并从输入、转换、输出一步一步地列出开展此项活动的细节，说明如何记录和控制，注明需要注意的例外或特殊情况，必要时辅以流程图表。为确保程序文件的可操作性，编写时应从5WlH去考虑，即：Why为什么？,What做什么？,Who谁来做？,When何时做？,Where何地做？,How如何做？。
质量体系程序文件的编写要求
程序文件的格式和内容由编写的组织自行确定。但是，一个组织的所有程序文件应规定统一的内容和格式要求，以便使用者熟悉、适应按固定方法编写的程序文件。
对于原有程序文件的不规范，以及在贯标中要初次设计程序文件格式的组织，在编制程序文件前，管理部门要认真设计并规定程序文件的内容与格式的要求，便于程序文件的起草者按规定要求进行编写，确保写出的程序文件达到在一个组织内部格式上的标准化，内容上的规范化，并方便检索和阅读，具有可操作性。
在编写时要注意可操作性，特别在编制细化的质量活动程序时，更要注意一步一步地列出开展此项活动工作流程和细节，列出输人、转换、输出的内容，包括文件、物品、人员等，明确它们与其他活动的接口和协调措施；规定开展质量活动时在物资、人员、设备和环境等方面应具备的条件；明确每个环节内转换过程中的各项因素，即由谁做（说明什么部门和岗位），做什么，做到什么程度，达到什么要求，如何控制，形成什么记录和报告等。同时，还应涉及可能出现的任何例外事项，规定可能发生质量问题的预防措施以及一旦发生质量问题应采取的纠正措施。
受控管理制度模板
受控管理制度模板一、目的为了确保公司内部文件、资料和信息的安全性、一致性和可追溯性，特制定本受控管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有受控文件，包括但不限于操作手册、程序文件、记录表格、技术图纸、合同文档等。
三、定义受控文件：指经过授权发布，并在发布后未经允许不得更改的文件。
四、责任部门1. 行政部门：负责受控文件的登记、分发、存档和销毁。
2. 质量管理部门：负责受控文件的审核、批准和更新。
3. 使用部门：负责受控文件的使用和保管。
五、文件分类1. A类文件：公司级管理文件，如公司政策、程序文件等。
2. B类文件：部门级操作文件，如操作手册、工作指导书等。
3. C类文件：记录表格、技术图纸等。
六、文件编号所有受控文件应有唯一编号，编号规则由质量管理部门制定。
七、文件审批流程1. 起草：由文件使用部门或个人起草文件。
2. 审核：由相关部门进行审核，确保文件内容的准确性和完整性。
3. 批准：由授权人员批准文件，成为受控文件。
八、文件分发1. 行政部门根据批准的分发清单进行文件分发。
2. 所有受控文件的接收者必须签字确认。
九、文件使用1. 使用部门应妥善保管受控文件，防止丢失或损坏。
2. 文件使用过程中，如发现错误或需改进，应及时反馈至质量管理部门。
十、文件更新1. 文件更新由原起草部门提出，并按审批流程进行。
2. 更新后的文件应重新编号，并替换旧版文件。
十一、文件存档1. 所有受控文件的电子版和纸质版应存档。
2. 存档期限根据文件性质和法律法规要求确定。
十二、文件销毁1. 过期或作废的文件应按照规定程序进行销毁。
2. 销毁记录应由行政部门保存。
十三、违规处理违反本管理制度的行为，将根据公司相关规定进行处理。
十四、附则1. 本制度自发布之日起生效。
2. 本制度的解释权归公司质量管理部门所有。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其适用性和有效性。
受控文件管理制度_受控文件管理制度规范
受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度篇1一、文件范围：1、设计文件(包括图纸表格)、2、工艺文件(包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。
二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准)，按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。
三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。
四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。
本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。
受控文件管理制度篇2一、目的：为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理，使所有受控文件得到有效的利用，让文件的内容得到有效的控制，特制定本制度。
文件控制程序----文件格式范本
.
程序文件
文件名称
文件控制程序
文件编001条款
版本
B
2013-11-01发布2013-11-01实施
修订记录
修订单号
修订日期
版本/版次
修订页数
修订内容
修订人
1.目的：本程序依据ISO9001:2008/TS16949:2009标准要求，对有关文件及资料的管理做出规定，确保文件系统处于受控状态，使公司的质量、环境体系处于现行有效文件控制下正常运作。
3.1管理工作文件：
□/□-□-□-□□□
流水号（001~*）
管理文件代码（001~*）
部门代号（03）
文件体系代号（UTX）
4.四阶文件：表单
□/□-□-□-□□□
流水号（001~*）
流水号（001~*）
表单代码(01)
文件体系代号（UTX）
5.外来文件：
□□-□□□
流水号（001~*）
外来文件类别
文件分发、收回记录表
资料员
5.7回收文件处理
修订的新版文件经发行后，收回之更改前文件的原稿为知识经验保留,保留之旧版原稿应盖“保留”章加以识别.其余收回之文件则销毁或盖作废章，如收回的作废文件和保留的作废文件需销毁，资料员应填写“文件制定/修改/补领/销毁申请单”，经职责部门审批后定期对作废文件统一销毁，非机密性文件作废后可做二次回收纸使用。
8.5外来文件登记表UTX-04-01-05
附件一：质量、环境体系文件编码原则，
1．一阶文件：质量、环境手册：
□□-□□-□□
流水号（01~*）
质量、环境手册代码（01）
文件体系代号（UTX）
2．二阶文件：程序文件：