有限公司资料档案分类及编号办法
档案分类归档编目排列方案
对于跨业务合作的档案，需要多个业务协商管理，管理成本较 高。
按照时间顺序分类
时间顺序分类方案
根据档案产生的时间顺序，将档案分为相 应的类别。例如，可以将档案分为当年档
案、去年档案、前年档案等。
优点
方便查找同一时间段产生的档案，有利于 了解企业各时期的工作内容和职责。
各业务部门应明确文件归档的责任人，确保归档文件的及时收集和整理。
确定归档时间
确定归档时限
各类文件应当在产生后及时进行归档 ，一般按照月度或年度进行整理归档 。
建立归档时间管理制度
建立归档时间管理制度，确保文件按 时、按根据单位实际情况，可以选择纸质归档、电子归档或纸质与 电子相结合的归档方式。
详细描述
首先，需要确定档案的重要程度标准，这可以包括档案的价值、保密级别、使用频率等因素。然后， 将档案按照重要程度标准进行排序，最重要的档案排在前面，相对次要的档案排在后面。这种排列方 式有助于快速找到最重要的档案，提高关键信息获取的效率。
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按照时间顺序排列
总结词
这种排列方式按照档案的创建时间或修改时间进行排序。
详细描述
将档案按照其创建时间或修改时间进行排序，最新的档案排在前面，最旧的档案排在后面。这种排列方式适用于 需要了解档案的更新历史或者需要按照时间顺序查阅档案的情况。
按照重要性程度排列
总结词
这种排列方式根据档案的重要程度进行排序。
确保归档文件的安全性
在归档过程中，应采取措施确保文件的安全性，如加密、备 份等。
03
编目方案
确定编目规则
01
根据档案的属性、特点和相关标准制定编目规则，如文件编号 、题名、责任者、形成时间等。
档案管理分类及编号方案
档案管理分类及编号方案
档案管理是文献资料的重要组成部分，其系统的管理不仅有利于正确收集、储存、保管和使用证据，对企业的运营也有重要作用。
因此，制定一套有效的档案管理分类及编号方案，对企业的正常运营有着重要的意义。
首先，在确定档案类别和编号时，必须综合考虑企业自身的管理体系、规模、客户范围和行业要求。
例如，企业涉及到研发、生产、销售，就需要添加技术开发、制造和营销的档案类别，以及比如财务、法务、人事等综合类的档案类别。
其次，编号体系要建立在简洁、完整、有序的思想框架下，比如可以利用年份、月份、字母等形式来编号。
另外，在制定档案分类和编号时，还应考虑档案的编码是否符合国家规定，以及档案检索的方便性、查询速度等因素。
在实际操作中，应该按照一定的流程和步骤来制定档案管理分类及编号方案。
首先，结合企业本身的实际情况，根据行业需求，确定档案的类别；其次，综合考虑档案的分类和编号体系，结合国家有关规定，确定档案类别和档案编号；最后，编写档案管理分类及编号方案，详细说明档案分类及编号的原则、标准和流程，以及档案分类及编号的执行流程。
此外，为了确保档案管理的规范化，企业还需要对档案管理的分类、调整、使用、保存等流程进行系统管理。
从而确保企业档案的有效管理，以减少无用的文件存储，提高档案检索的效率，以及有助于企业的正常运营。
总之，在制定档案管理分类及编号方案时，要依据企业本身的实际情况，结合行业要求和国家规定，确定档案类别和编号，结合管理体系和流程，详细说明档案管理的原则、标准和流程，以及档案分类及编号的执行流程。
而且，还要对档案管理的整个流程进行系统的管理，以减少档案无用保管，提高档案检索的效率，同时也有助于企业的正常运营。
公司档案分类编号整理方案
广东宏德投资集团有限公司档案分类编号整理方案为统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化、规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用。
根据《档案综合管理制度》并结合集团本部及各子公司档案工作的实际情况，拟定本方案。
一、分类原则（一）集团本部及各子公司档案分类原则根据《档案综合管理制度》以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点划分类目，以便科学管理和开发利用。
（二）分类后的档案，分别用英文字母顺序编排大类代字。
（三）本方案适用于集团本部及各子公司的全部档案进行实体分类、归档和排架管理。
二、集团公司及各子公司的全宗号：（备注：新增子公司的档案全宗号按序排列）二、类别设置集团本部及各子公司的档案共分为八大类，具体为：（一）文书档案：大类代字A（二）基建档案：大类代字B（三）设备仪器档案：大类代字C（四）会计档案：大类代字D（五）职工档案：大类代字E（六）特殊载体档案：大类代字F（七）专业档案：大类代字G（八）合同协议档案：大类代字H三、各大类档案的分类与编号、整理方法（一）文书档案：大类代字A。
它记录本公司所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是本公司在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
档号结构模式：全宗号+大类代字+部门简称+年度+保管期限代号+件号文书档案分类、整理方法：件号（2009年度永久保存的第3件文件）保管期限代号（1永久、2长期、3短期）年度（文件形成年度的公元纪年）部门简称（行政部）大类代字（文书档案）全宗号01-A行政. 2009.1-31、归档判断：决定文件是否归档，应对照《档案归档范围及保管期限表》（见附表），需归档文件转入下一流程；不需归档的剔除。
公司(企业)档案管理制度
公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。
该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。
二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。
2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。
三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。
2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。
编号规则需简单明了，易于理解和操作。
四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。
2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。
五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。
2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。
3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。
2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。
七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。
2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。
八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。
档案分类编号规定
档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。
二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。
三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。
公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。
“H&H”为公司代号，即为“北京瀚海阳光物业经营管理有限公司”拼音首字母名称的缩写。
档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示（合同类）；2年卷用“C”表示（人事类），标在挡案袋的封面上。
四、公司各类档案编号模式：1、合同类：H&H /X(XX)—HX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称合同类属类号分为：F房屋租凭类；T其他类。
2、行政管理类：H&H /X(XX)—GX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报；D档案信息管理。
3、会计档案类：H&H /X(XX)—KX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。
4、资产类：H&H /X(XX)—ZX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。
5、声像类：H&H /X(XX)—SX—XXXX—XXX案卷顺序号年代号属类号部门名称项目名称声像类属类号分为：L录像类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。
6、荣誉证书类：H&H /R—X——XXX案卷顺序号属类号荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。
档案分类编号方案(最新)
档案分类编号方案第一条为科学地管理档案，促进档案信息资源的开发与利用，依据《中国档案分类法》、《工业企业档案分类规则》并结合公司文件材料形成的实际情况制定本方案。
第二条档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第三条档案分类（一）档案一级类目的设置一级类目的设置统一采用职能分类方法，共设置九个大类, 即:A类（党群工作类）：包括公司党组织有关党务工作的指示、决定、通知；党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度；党内机构设置、党内干部任免、党组织统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录；党员入党、转正、退党、党组织关系介绍信（存根）、党费管理、表彰先进等方面的文件材料；关于宣传、统战、纪检工作形成的文件材料；工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度；职工民主管理工作活动（合理化建议），职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料。
B类（行政管理类）：包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书等。
C类（经营管理类）：包括公司经营发展战略、清产核资核销、资产评估、经营纠纷、资产处置、债务重组、经营机制创新、改制拍卖、楼宇商铺预售、买卖、租赁合同等。
D类（人事劳资类）：包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；人事任免材料；人事统计报表等。
E类（财务审计类）：包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件等。
F类（人事档案类）：公司员工的人事档案，实行一人一档。
企业档案分类方案及编号办法范例1
企业综合档案分类企业综合档案编号说明一、企业档案分类使用说明1、组成：企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用拼音字母名称标识二级类目（分类）。
档案号的各段（一级类目号、分类号、案卷号）之间用“—”符号分隔。
2、档案号编制依据根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号方案》和公司工作实际，进行公司档案号的编制。
3、企业综合档案档号的分类、组成说明1）文档（A、B、C、D）档案编号：一级类目号--年度号--案卷顺序号（○○○—○○○○—○○○）。
举例：1、经营管理类，企业中长期计划，2005年度，第一卷，即C—2005—永久—01（一级类目号为经营管理类C，年度号为2005，保管期限为永久，案卷顺序号为01）。
2、生产技术管理类，运行调度记录，2006年度，第二卷。
即D—2006—长期—02 （一级类目号为生产技术管理类D，长期保管，案卷顺序号为02）。
2）科档（E、F）：一级类目号—分类号—案卷顺序号（○○○○—○○○○—○○）。
一级类目号用设备仪器或建设项目名称表示。
举例：1、基本建设类，一期工程建设项目资料，第三卷。
即，二级类目号为一期工程项目E（一级类目号为基本建设类03—JS01—E．JS01，案卷顺序号为03）。
2、设备管理类，#1卸船机资料，第二卷。
即：F—XCJ01—02（一级类目号为设备管理类F，二级类目号卸船机为XCJ，#1卸船机为01，案卷顺序号为02）。
3、会计档案（G）：按一级类目号—年度号—分类号.案卷号（○○○—○○○○—○○○）。
举例：会计档案，账簿类，2006年度，第一卷。
即G—2006—ZB01（一级类目号为会计类G，年度号为2006，二级分类号账簿为ZB，案卷顺序号为01）。
1、特种载体档案（H）：按载体类别分别编号。
按一级类目代号—分类号—案卷号（○○○—○○○—○○○）。
举例：特种载体档案，光盘资料，盒装编号为001。
即：H—GP—001。
公司档案编码管理制度
公司档案编码管理制度一、总则为规范公司档案编码管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门和岗位的档案管理工作。
三、档案编码原则1. 档案编码应当简单、规范、便于辨认和记忆。
2. 档案编码应当按照一定的分类和顺序规则进行，以利于档案的整理和检索。
3. 档案编码应当包括档案所属部门、档案类型、档案年份等信息，以便清晰表明档案的归属和属性。
四、档案编码规则1. 档案编码由数字和字母组成，数字表示档案所属部门和档案年份，字母表示档案类型。
2. 档案所属部门采用公司的部门编码，如人事部为01，财务部为02，市场部为03等。
3. 档案年份采用四位数字表示，如2022年为2022。
4. 档案类型采用字母表示，如合同类档案为C，财务类档案为F，人事类档案为P等。
5. 档案编码示例：人事部2022年合同类档案编码为012022C。
五、档案编码管理1. 档案编码由公司档案管理员负责制定和管理，确保档案编码的准确性和规范性。
2. 档案编码应当在档案建立时进行，由档案管理员记录和归档。
3. 档案编码可根据需要进行修改和调整，但应当及时通知相关人员。
4. 档案编码应当在档案管理系统中进行记录和查询，以便随时查阅和审阅。
5. 档案编码应当定期进行审查和整理，确保档案编码的统一和连续性。
六、违规处理对档案编码违规的个人和部门，公司将进行相应的纪律处分，情节严重者将给予停职或开除处理。
七、附则本制度自发布之日起正式实施，如有需要修改或完善，应当经过档案管理部门的审核和批准。
公司档案编码管理制度将有助于规范公司档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，便于档案的检索和利用。
希望全体员工能够严格遵守制度规定，共同维护公司档案管理工作的正常秩序。
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**有限公司档案分类及编号办法
1 总则
1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理和开发利用。
2 档案类别的设置
2.1 档案的类别共设置九个大类, 即: 党群行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案类。
2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。
3 分类编号方法
3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架和编号要反映九个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架, 按大类一年度一保管期限进行排列编号。
档案编号( 档号 )标识举例示意:
A 2007 永久 01
┃┃┃┃
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━案卷（件）顺序号
┃┃┗━━━━━━━━保管期限
┃┗━━━━━━━━━年度代号
┗━━━━━━━━━━━━党群行政管理类
3.2.2 产品类（D）、科研类（E）、基本建设类（F）、设备仪器类（G）的案卷排架
a) 根据成套性原则,原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。
对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。
b)产品、基建、设备仪器、科学技术研究类档案的编号由大类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
（类号之间的标点什么时候用“·”或是用"-"请参照科技档案整理规范）
举例示意:
G. C2000- 001
┃┃┃
┃┃┗━━━━━━━案卷顺序号
┃┗━━━━━━━━━━━产品型号( 项目代号 )
┗━━━━━━━━━━━━━━设备仪器类
3.2.3会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。
3.2.4特殊载体档案，按载体类别分别编号。
即：按照片、录像片、光盘、实物分别编号，用特殊载体（IZ）•类别[照片（Z）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。
示例：IZ•R•001； IZ•Z•001……。
4 案卷排架的基本要求
4．１企业档案按大类分别排架，要反映出《工业企业档案分类试行规则》设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。
4．２案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。
4．３各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。
5 附则
本办法由总裁办负责实施并解释。
附表：档案分类方案
**有限公司档案分类方案
一级
类目
名称
基本范围
党群行政管理类（A）
党务综合
党委综合性工作，党委有关会议，党员代表大会，党委办
公室及其他党务性工作等。
组织工作
党的组织建设，整党建党，党员及党员中层干部管理，党
费管理，统战工作等。
宣传工作
理论教育，各种工作活动宣传，思想政治工作，精神文明
建设等。
工会工作
职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳动福利，女
工工作，文体活动，组织建设，会费管理，先进职工管理，
技术比赛。
共青团工作
组织建设，思想政治工作，团员大会，团员管理，团费管
理，青少年工作等。
协会工作
协会业务综合性管理工作，各专业学会，协会工作，各群
众团体活动工作等。
政务工作
综合性工作，政策法规，公司会议，经理办公室工作，文
秘机要保密工作，干部会议，信息工作，机构设置。
人事管理
人事业务综合管理，干部、职工管理，干部考核任免、聘
用，职称评定、聘任，奖惩、出国政审，劳务出口，离退
休管理工作等。
劳动管理
劳资综合管理，定编定员、劳动调配，劳动工作计划与统
计，工资管理，劳动保护等。
教育工作
教育业务综合管理，普通教育，中专和职业教育，职工在
职业务技术教育和培训等。
行政事务职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，第三产业管理工作，医疗卫生，计划生育工作等。
一级
类目
名称
基本范围
经营管理类（B）
综合管理
企业改革，企业发展规划，经营战略决策，经营方针、目
标管理，企业改制、投资管理，承包合同，市场预测，经
营法规，企业管理制度，工作标准等。
计划统计
综合计划管理，企业中、长期经营计划，年（季）度计划，
各项专业计划，各种计划、统计报表，综合性统计分析，
进出口计划管理工作等。
财务管理
财会业务综合管理，资金固定资产产权管理，成本管理，
价格管理，财务计划、会计管理，税务、外汇、关贸、信
贷和优惠政策管理等，资产评估
物资管理
物资综合业务管理，物资供应，仓库管理，废旧物资处理、
进口物资合同等。
产品销售
市场分析，用户调查，商务洽谈，产品销售合同（包括出
口合同）、协议，用户工程设计、安装、开通，售后服务、
广告宣传等。
生产技术管理类（C）
生产调度生产组织，调度指挥工作，外协加工等。
能源管理能源消耗定额管理，节能降耗工作等。
安全管理安全生产管理，工伤事故处理，职工安全教育等。
环境保护环境保护检测与控制，污染治理等。
质量管理
全面质量管理，贯彻ISO2000标准体系管理、产品质量检
测与控制工作等。
计量管理
计量综合管理，各种计量检测工作，计量晋级与复查工作
等。
标准化
工作
企业技术标准化管理工作，各种技术标准档案等。
档案和信息管
理企业档案管理工作，各类基本数据管理，计算机信息系统管理性工作，技术情报、图书、资料管理，各种专业会议、出国考察带回的文件资料。
一级类目名称
二级
类目
名称
基本范围
产
品（D）按产品种类设置
基本范围内每项产品（型号）应包括从产品立项开发、
设计、试制、鉴定；工艺工装、加工制造生产、检验、
包装、商标、广告、产品技术成果创优、奖励等全过
程的文件材料。
科学
技术研究（E）按科研课题（或科
研课题代号）
每个科研课题应包括课题立项、研究准备、研究试验、
总结鉴定、成果报奖、推广应用全过程的文件材料。
基本
建设（F）按工程项目设置
每个单项工程项目应包括工程前期依据性文件、工程
勘探测绘、设计施工、竣工验收、工程创优全过程的
文件材料。
设备
仪器（G）按产设备仪器型号
或种类设置
每台设备、仪器仪表应包括购置报批、购置合同、到
货开箱验收、安装调试运行、维修及管理全过程的文
件材料。
会计档案（H）各种会计凭证、账簿、报表。
会计移交清册、会计档案销毁清册等。
特种载体档案（I）照片档案
反映公司工作面貌、具有保存价值的照片录像档案
反映公司工作面貌、具有保存价值的录像带光盘档案反映公司工作面貌、具有保存价值的光盘
实物档案反映公司工作面貌、具有保存价值的实物。