公司档案分类编号表精编
企业档案的分类、编号及入库管理
• 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。
• 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识 。
• 第五段为载体类型代号，采用两位数字标识 。
• 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识 路漫漫其修远兮，, 不满4位前面补零。
吾将上下而求索
• 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001
• 13 定期打扫库房卫生，保持库内及周围环 境卫生，不得堆放与档案无关的物品。
（目前项目部资料管理的情况及注意事项）
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感谢
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2、档案库位号编制：档案库位号明确 到每件档案的库房存放位置，是档案 检索工具的一种。库位号编号采用“X 组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式 ，如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件” 表示该档案的库房存放位置在3号组密 集架的A面第3列第4排第五盒中的第 23件。
企业档案的分类、编号 及入库管理
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2020年4月9日星期四
目录
• 档案分类的原理与方法 • 档案编号 • 档案库房排架与管理
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档案分类的原理与方法
一、基本概念 1、档案分类：
是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求 ，采用科学、适用的方法，对归档文件 进行分门别类，从而使库藏的全部档案 文件成为一个条理化的具有一定从属关 系和平行关系的库藏系统。
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3、保管期限、特殊载体代码对照表
编码 保管期限
公司档案分类编号
公司档案分类编号公司档案分类编号景天公司档案分类方案为提高水利系统档案管理水平，加强水利档案管理标准化、规范化建设，更好地为水利工作和公司积累档案史料，结合水利工作实际，对水利工作中形成的各种门类和载体档案进行集中统一管理。
按照档案内容和载体的不同，制定如下分类方案:序号分类名称代号1 WS 文书档案2 J 科技档案3 C 财会档案4 R 人事档案5 D 电子档案6 X 音像档案7 SW 实物档案8 ZL 资料1、文书档案(WS)文书档案分类:年度—保管期限—件号Y表示永久，C表示30年，D表示短期10年例如:2012—WS—Y—01、02、03……WS—Y—01、02、03……2012—WS—C—01、02、03……WS—C—01、02、03……2、科技档案(J)因为水利水电工程设计周期长，遵照国家规定，设计工程必须严格按一定的设计程序进行。
上一个设计阶段形成的档案材料是下一个设计阶段设计工作的指导依据，和可靠的技术数据。
一个阶段设计工程完成以后，以阶段为界线组织归档，因此设计了四个阶段: 序号分类名称代号1 XJ 项目建议2 GH 规划3 KY 可研4 CS 初步设计5 ZB 技术设计或招标投标阶段6 SS 实施方案7 SG 施工图设计水利水电工程设计涉及领域十分广泛，技术性、专业性、交叉性强，是一个多专业、多学科的系统工程。
在专业设置上，要满足各专业的需要，因此，根据公司承接业务划分了专业代号。
序号分类名称代号1 A 水库工程类2 B 河道、防洪工程类3 C 灌溉排涝类4 D 供水工程类5 E 水电站工程类6 F 洪水影响评价工程类7 G 水土何持方案编制工程类8 H 水资源论证工程类9 K 水利重点县工程类例如:(1-n)卷内文件号案卷顺序号专业代字设计阶段代字单位代字J.XJ.A—1(1—3)表示科技档案项目建设阶段水库工程类(此卷共三册) 其中第1册档号是:J.XJ.A—1—1第2册档号是:J.XJ.A—1—2第3册档号是:J.XJ.A—1—3三、财会档案(C)1、会计凭证(C1)例如:C1—2012—01、02、03……2、会计账簿(C2)例如:C2—2012—01、02、03……3、会计报表(C3)例如:C3—2012—01、02、03…… 4、其它会计资料(C4)例如:C4—2012,01、02、03…… 说明:会计档案第一层代表分类号，第二层代表年度，第三层代表案卷编号。
集团档案分类编号办法(WORD3页)
集团档案分类编号办法一、文书档案分类编号文书档案档号＝年度号＋文书档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-ZK00-n| | | |———案卷号| | |—————文书类档案二级类目代号| |——————文书类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。
年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。
二、科技档案分类编号行政类档案档号＝年度号＋行政档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-XZ00-n| | | |———案卷号| | |—————行政类档案二级类目代号| |——————行政类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。
年度用文件材料形成或档案内容针对的自然年度。
1.基建档案分类编号基建类档案档号＝年度号＋基建档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-JJ00-n| | | |———案卷号| | |—————基建类档案二级类目代号| |——————基建类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。
综合管理用自然年度。
基建项目用竣工年度。
2.设备档案分类编号设备类档案档号＝年度号＋设备档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-SB00-n| | | |———案卷号| | |—————仪器设备类档案二级类目代号| |——————仪器设备类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。
年度用仪器设备购置的年度。
3.产品档案分类编号产品类档案档号＝年度号＋产品档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-CP00-n| | | |———案卷号| | |—————产品类档案二级类目代号| |——————产品类档案一级类目代号|————————年度号案卷号按最下位类目流水号。
年度采用产品和科技开发项目用鉴定或投产的自然年度。
4.经营（销售）档案分类编号经营类档案档号＝年度号＋经营档案分类号＋案卷号模式如下：20xx-JX00.00-n| | | | |———案卷号| | | |————经营类档案三级类目代号| | |——————经营类档案二级类目代号| |———————经营类档案一级类目代号|—————————年度号案卷号按最下位类目流水号。
档案编码表
06 07 01 02 03 04 05 06 07 08 09 09 10 11
HDYX02081206 HDYX03080107 HDYS01080101 HDYS02080202 HDYS03080303 HDYS03080403 HDXM01080505 HDXM02080606 HDXM03080707 HDXN04080808 HDXM05080909 HDCC01080909 HDCC02081010 HDCC03081111
02 03 运输部 YS 合同/协议/到货交接表 01 回单 02 订单 /发货清单 03 其他（派车单/退货指令单等） 04 项目部 XM 回单 01 订单/退回单 02 托运单 03 出入仓订(清)单/发货清单 04 其他（保险单等） 05 仓储部 CC 单证(仓储客服) 01 单证（仓库） 02 其他（货物交接单等） 03 示例说明：HDXN01080503 表示该档案为华东区项目部08年5月回单第三册档案 HDCC02080405 表示该档案为华东区仓储部08年4月仓库单证第一册档案 HDHR02080808 表示该档案为华东区行政人事部门08年8月人事档案第八册档案
1、总部101 2、营销管理中心201、财务管理中心202、信息管理中心203、 行政人事管理中心204、项目管理中心205、营运管理中心206 3、营销部207-301-01、客服部207-301-02、仓储部207-301-03、 行政人事部207-301-04、财务部207-301-05、IT部207-301-06、
运输部207-301-07、 4、苏州中心207-302、南京DC207-303、宁波办207-304、 普陀办207-305、青岛DC207-306 杭州办 207-307
公司档案实体分类编号表
公司档案实体分类编号表————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期:附：档案分类编号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围党群工作类(A) 党务综合A11党委综合性工作，党委有关会议，党员代表大会,党委办公室及其他党务性工作等。
组织工作A１２党的组织建设,整党建党，党员及党员中层干部管理，党费管理等。
宣传工作A1３理论教育,各种工作活动宣传,思想政治工作,精神文明建设等。
纪检工作A14 党风治理,党纪检查,案件审理工作等。
工会工作A15职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳动福利,女工工作,文体活动,组织建设,会费管理,先进职工管理，技术比赛。
共青团工作A16组织建设,思想政治工作,团员大会,团员管理，团费管理等。
协会工作A1７协会业务综合性管理工作,各专业学会,协会工作,各群众团体活动工作等。
行政管理类(B) 政务工作B１１综合性工作,政策法规，办公室会议，文秘机要保密工作，干部会议，信息工作,机构设置。
人事管理Ｂ12人事业务综合管理,干部、职工管理,干部考核任免、聘用，职称评定、聘任,奖惩、出国政审，劳务出口,离退休管理工作等。
劳动管理Ｂ13劳资综合管理，定编定员、劳动调配，劳动工作计划与统计，工资管理，劳动保护等。
教育工作Ｂ14 教育业务综合管理，职工在职业务技术教育和培训等。
审计监察B15审计业务综合管理,专项审计工作活动,法律事务,政纪监察，违纪案件审理工作等。
档案分类编号表一级类目名称二级类目名称分类号基本范围行政管理类(B) 安全保卫Ｂ１6 公司安保工作等。
行政事务B1７职工生活福利,房产管理，食堂，医疗卫生，卫生监督与管理职工防病治病,计划生育工作等。
外事工作B18外事业务综合管理，企业涉外活动(出访,考察，外宾接待,商务意向谈判，）等。
经营管理类(Ｃ）综合管理C11企业改革,企业发展规划，经营战略决策,经营方针、目标管理，企业改制、投资管理，承包合同，市场预测，经营法规，企业管理制度,工作标准等。
档案分类编号规定
档案分类编号规定一、总则为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。
二、档案分类本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。
三、档案编号方法本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。
公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。
“J&A”为公司代号，即为“深圳市姜峰室内设计有限公司”英文名称的缩写。
档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示；短期卷用“C”表示，标在挡案袋的封面上。
四、公司各类档案编号模式：1、合同类：J&A /H—X—XXXX—XXX合同类属类号分为：S 设计类；T 其他类。
2、行政管理类：J&A /G —X —XXXX —XXX行政管理类属类号分为：Z 政务综合；R 人事管理以及培训计划；H 会议纪要、总结汇报； D 档案信息管理。
3、会计档案类：J&A /K —X —XXXX —XXX会计档案类属类号分为：P 凭证类；Z 帐簿类；B 报表类；H 综合类。
4、资 产 类：J&A /Z —X —XXX资产类属类号分为：D 电器类；J 家具类；S 设备类。
5、声 像 类：J&A /S —X —XXXX —XXX声像类属类号分为：L 录象带类；Z 照片类；P 反转片类；G 光盘类。
6、荣誉证书类：J&A /R —X ——XXX属类号荣誉证书类属类号分为：Z 证书类；B 奖杯类。
7、项目管理类：J&A /M —XXX ——XXXX —XXX案卷顺序号项目名称8、图书管理类：J&A /T—XX——XXX编码属类号图书管理类属类号：建筑工具书JG；其他工具书QG；建筑书JH；美术书MS；购买杂志GZ；订杂志DZ。
企业档案分类表
离退休职工档案
档案分类编码表（二）
一级类目内容 二级类目名称(编号) 产品销售 物资采购 业务类 （D） 生产调度 能源管理 环境保护 网络信息 安全管理 质量管理 开发管理类（E） 计量工作 标准化工作 科技管理 产品类（F）
（11） （12） （13） （14） （15） （16） （17） （11） （12） （13） （14）
（11） （12） （13） （14） （15） （16） （17） （18） （19） （21） （11） （12） （13） （14） （15） （16） （17） （11） （12） （13） （14） （15） （16） （17） （18）
基本范围 职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，文化艺术和体育活动等 法律事务，政纪监察，违纪案件审理等 企业综合性行政事务工作，会议，决议，办公室工作，文秘工作，机要保密工作等 职工生活，食堂，车辆，商店，副业，职工住房，废旧物资回收与修旧利废，公司第三产业等 应急管理，巡逻记录，监控记录，来访记录，物资出行 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等 企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等 企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等 企业档案工作，各类数据管理，电子档案等 企业涉外活动，政府部门文件、企事业单位文件等 资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等 各种统计报表，企业综合性统计分析工作等 各专项审计工作活动等 各种会计凭证 各种财务账簿 各种财务报表 干部管理，员工招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等 普及教育，中等职业教育，高等教育，职工在职培训，培训资料等 社会保险、生活福利等 劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护、劳资关系等
档案总类目编码表
1、档案总类目编码表（自定，可进行修改）具体的分类目将根据公司具体的实际商业需要来确定（没有的可以暂时空缺）A．行政文书B．人力资源管C．财务经营管理D．管理制度 E．合同管理F．采购管理G．计划管理 H．设备管理I．房屋管理J．环境管理K．绿化管理L．治安管理M．消防管理 N．车场管理O．服务管理P．社区文化Q．物业接管资料R．住户资料S．业主委员会资料T．档案管理U．智能化管理V．图书管理W．X．Y．Z．2、档案分类目编码表档案代码文件名称A行政文书A01 政府部门文件A02 企事业单位文件A02—01 供电部门文件A02—02 供水部门文件A02－03 开发商文件A02－04 外来其它文件A03 公司内部文件A03－01 公司会议纪要A03－02 公司资源部下发文件A03－03 公司品质督导部下发文件A03－04 公司秘书下发文件A03－05 公司财务部下发文件A03－06 公司经营部下发文件A04 管理处内部文件A04－01 管理处会议纪要A04－02 管理处发文（内）A04－03 管理处发函（外）A04－04 管理处通知A04－05 批复文件A04－06 管理处月报A04－07 管理处其它文件B 人力资源管理B01 员工档案B02 员工培训B03 员工考勤、考核C 财务经营管理C01 财务分析C01－01 财务报表C02－02 财务分析报告C02 经营收入C02－01 物业管理费C02－02 停车场经营C02－03 有偿服务C02－04 营业外收入C03 经营支出C03－01 员工工资C03－02 管理支出费用C04 专项资金管理C04－01 维修基金C04－02 水电运转金C04－03 资产管理D 管理制度D01 质量管理体系文件D01－01 质量手册D01－02 程序文件D01－03 作业指导书D01－04 记录表格D02 财务管理制度D03 公众管理制度D04 其他专项制度E 合同管理E01 物业管理合同E02 外判管理合同F 采购管理F01 采购计划F02 仓库进帐记录F03 仓库领出记录F04 仓库库存盘点G 计划管理G01 公司计划、总结G02 管理处计划、总结G03 各部门计划总结H 设备管理H01 综合要求H01-01 设备总帐H01-02 机电设备台帐H02 设备运行H02-01 设备运行分析H02-02 设备运行记录H02-03 交接班记录H04 设备保养H0-01 设备年度保养计划及完成情况H0-02 设备月度保养计划及记录H05 任务单I 房屋养护I01 房屋年度养护计划及完成情况I02 装修管理J 环境卫生J01 卫生检查K 绿化养护K01 绿化检查L 安全管理L01 应急管理L02 防范管理L02-01 保安部工作记事簿L02-02 保安巡逻记录L02-03 消防中心值班工作记录L02-04 闭路电视监控运行记录L02-05 来访登记L02-06 货物出行证明M 消防管理M01 消防检查记录M01-01 消防设施月检记录M02 消防操作记录M02-01 消防监控中心设备运行记录N 车场管理N01 车场资料N02 车辆出入情况记录N03 车场交接班记录O 服务资料O01 服务评议O01－01 满意调查O01－02 专项意见征询O01－03 住户走访O01－04 住户投诉O01－05 住户表扬O02 服务工作记录O02－01 值班记事O03 服务资料O03－01 服务简介O03－02 各项收费标准P 社区文化P01 社区文化实施方案P02 社区文化活动资料P03 内部宣传资料P04 员工板报Q 物业移交资料Q01 规划报建资料Q02 设备设施移交资料Q03 房屋建筑移交资料R 住户资料R01 业主档案目录R02 通讯录T 档案管理T01 档案目录T02 档案移交记录T03 档案销毁记录T04 档案借阅记录T05 电子文档记录U 智能系统管理U01 思源系统U02－01 思源物业管理系统资料U01－02 思源5.0记录资料U02－03 思源6.0记录资料U01－04 思源7.0记录资料U03 监控系统U03－01 监控系统资料V 图书管理V01 图书资料目录V02 图书资料借阅记录。
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职称类
B42-XXXX-X
职称评定各项材料（申请表、论文等）
经
营
管
理
类
（C）
计划统计
计划类
C11-XXXX-X
各类计划
统计类
C12-XXXX-X
经营统计报表
质量监管
监管类
C21-XXXX-X
质量监管报告、记录等
检查类
C22-XXXX-X
工地试验室巡查记录、报告
公司档案分类编号表精编
附： 档 案 分 类 编 号 表
一级
类目
名称
二 级
类 目
名 称
三级
类 目
名 称
分
类
号
基 本 范 围
行
政
管
理
类
（A）
资质证书
资质类
A11-XXXX-X
各类资质证书、资质管理（申报、增项、监督、复评）产生的材料（申请书、附件材料、整改资料）
工商类
A12-XXXX-X
工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、工商变更通知书
政务工作
制度类
A21-XXXX-X
上级或公司发布的各项办法、方案
会议类
A22-XXXX-X
各项会议材料（会议纪要、会议签到表、影像资料）
证书类
A23-XXXX-X
公司各项荣誉证书
合同档案
合同类
A31-XXXX-X
公司运行过程中产生的各类合同及相关附件
文件收发
收发文类
A41-XXXX-X
所有的收文发文材料
工
地
试
验
室
类
（F）
工地试验室档案
检测类
F11-XXXX-X
工程结束后产生的各类试验资料（设备档案、检测台账等）
备案类
F21-XXXX-X
试验室成立过程中产生的各类资料（备案通知书、授权书）
会
计
档
案
类
（G）
财务档案
凭证类
G11-XXXX-X
各种会计凭证
报刊类
A42-XXXX-X
各类杂志、报纸
日常事务
福利类
A51-XXXX-X
职工生活福利
卫生类
A52-XXXX-X
食堂、卫生监督
人
事
管
理
类
（B）
人员档案
证书类
B11-XXXX-X
人员证书（毕业证、检测人员证书、职称证、内审员证等）
档案类
B12-XXXX-X
人员技术档案
劳动档案
合同类
B21-XXXX-X
台账类
D21-XXXX-X
所有试验检测相关台账（温湿度记录等）
比对类
D31-XXXX-X
参加的各类比对试验、能力验证报告
评审类
D41-XXXX-X
监督、扩项、复评审产生的各类报告
设
备
仪
器
类
（E）
设备仪器档案
档案类
E11-XXXX-X
仪器设备档案（发票、验收交接单、检定/校准报告、动态使用记录、维修保养记录等）
人员劳动合同
社保类
B22-XXXX-X
社保材料
公积金
B23-XXXX-XБайду номын сангаас
公积金材料
离退类
B24-XXXX-X
辞职报告、解聘协议
薪资考核
考勤类
B31-XXXX-X
各部门、工地试验室考勤
考核类
B32-XXXX-X
绩效考核材料（绩效考核表、反馈表）
工资类
B33-XXXX-X
每月工资表
人才管理
培训类
B41-XXXX-X
资产采购
报告类
C31-XXXX-X
采购报告、询价材料
供方类
C32-XXXX-X
供应商档案（资质、评价）
量值溯源
计划类
C41-XXXX-X
仪器设备检定/校准计划，仪器设备量值溯源计划
证书类
C42-XXXX-X
仪器设备检定/校准证书，量值溯源图
试
验
资
料
类
（D）
检测报告
委托类
D11-XXXX-X
所有委托试验报告、原始记录、委托单、任务单