青岛市企业档案分类编号办法及整理办法-mail
档案分类与档号编制规定
档案分类与档号编制规定一、总则1.为了更好地规范公司的档案业务。
提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。
2.本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。
3.集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。
4.根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。
5.档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。
附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。
二、集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限11.档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。
其表示为：23452.档号的组成本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。
类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。
3.编号格式和示例1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。
适用于1-5类和7类可增设三级类目。
例如：X •X •XXXX —XX / XX 1 • 1 •2001 —1 / 8卷内流水号卷内流水号案卷流水号案卷流水号年份（用四位表示）年份（用四位表示）二级类目二级类目（董事会）一级类目一级类目（决策类）上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。
2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。
适用于会计档案类。
6例如：X •X •XXXX —XX 11 •1 •1996 —62案卷/实体流水号案卷流水号年份（用四位表示）年份（用四位表示）二级类目二级类目（凭证）一级类目一级类目（会计档案类）上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。
企业档案分类方案及编号办法范例1
企业综合档案分类企业综合档案编号说明一、企业档案分类使用说明1、组成：企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用拼音字母名称标识二级类目（分类）。
档案号的各段（一级类目号、分类号、案卷号）之间用“—”符号分隔。
2、档案号编制依据根据国家档案管理部门编制的《工业企业档案分类编号方案》和公司工作实际，进行公司档案号的编制。
3、企业综合档案档号的分类、组成说明1）文档（A、B、C、D）档案编号：一级类目号--年度号--案卷顺序号（○○○—○○○○—○○○）。
举例：1、经营管理类，企业中长期计划，2005年度，第一卷，即C—2005—永久—01（一级类目号为经营管理类C，年度号为2005，保管期限为永久，案卷顺序号为01）。
2、生产技术管理类，运行调度记录，2006年度，第二卷。
即D—2006—长期—02 （一级类目号为生产技术管理类D，长期保管，案卷顺序号为02）。
2）科档（E、F）：一级类目号—分类号—案卷顺序号（○○○○—○○○○—○○）。
一级类目号用设备仪器或建设项目名称表示。
举例：1、基本建设类，一期工程建设项目资料，第三卷。
即，二级类目号为一期工程项目E（一级类目号为基本建设类03—JS01—E．JS01，案卷顺序号为03）。
2、设备管理类，#1卸船机资料，第二卷。
即：F—XCJ01—02（一级类目号为设备管理类F，二级类目号卸船机为XCJ，#1卸船机为01，案卷顺序号为02）。
3、会计档案（G）：按一级类目号—年度号—分类号.案卷号（○○○—○○○○—○○○）。
举例：会计档案，账簿类，2006年度，第一卷。
即G—2006—ZB01（一级类目号为会计类G，年度号为2006，二级分类号账簿为ZB，案卷顺序号为01）。
1、特种载体档案（H）：按载体类别分别编号。
按一级类目代号—分类号—案卷号（○○○—○○○—○○○）。
举例：特种载体档案，光盘资料，盒装编号为001。
即：H—GP—001。
档案分类及编号规定
档案分类及编号规定第一章总则第一条为规范公司各类档案分类、编号、标识，便于检索利用，制订本规定。
第二条依据与适用范围1.依据参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》，结合***实际特制定本方案。
2.范围（1）本方案规定了***各类型档案的分类及编号方法。
（2）本方案适用于*****档案实体的分类、编号、排架。
第二章类目设置及标识第三条一级类目：档案共设六个一级类目（具体档案分类表见附件1）：即：WS——文书档案类；KJ——科学技术类；CW——财务档案类；RS——人事档案类；TZ——特殊载体档案类ZL——资料第四条二级类目：1.文书档案设置党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类二级类目，标识如下：党群工作类——DQ行政管理类——XZ经营管理类——JG教育管理类——JY2.科学技术类档案设置科学研究类、建设项目类、设备仪器类二级类目，标识如下：科学研究类——KY建设项目类——JS设备仪器类——SY3.财务档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计账簿、会计报表及其他四个二级类目，标识分别是：01、02、03、04。
4.人事档案类按照《人事档案管理规定》（新联投字【2012】38号）包含入职手续档案材料及入职后档案材料。
5.特殊载体档案类按照其载体设置声像档案、电子档案及实物档案三个二级类目，标识分别为：01、02、03。
6.资料包含报刊、书籍、宣传资料等。
第三章档号编制第五条档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。
第六条党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类为文书档案，档号设置：——————保管期限——。
第七条科学技术类档案，档号设置：1.科学研究类：KY————案卷号2.建设项目类：JS————案卷号如石家庄安联·青年城项目，其案卷档案号为：JS——0402QNC——N。
3.设备仪器类：SY————案卷号第八条会计档案，档号设置：KJ————年度——全宗号——案卷号第九条人事档案类，档号设置：RS——全宗——年度——案卷号第十条特殊载体档案，档号设置方案为：1.声像档案：TZ——01————年度——全宗——案卷号2.电子档案TZ——02————年度——全宗——件号3.实物档案TZ——03————年度——全宗——件号第四章附则第十一条本规定由档案馆负责解释。
档案分类编号办法
1 范围本办法适用于集团股份公司总部各部门、分公司。
2 职责2.1 各部门职责应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制。
2.2 各分公司档案管理部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。
2.3 档案管理人员做好文件材料收集、整理、立卷、归档工作，确保文件材料的完整、准确、规范、及时归档。
3 办法3.1分类原则以公司全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
3.2 档案分类3.2.1 档案一级类目的设置一般按以下类别设置：1、管理档案 2、工程档案 3、基本建设档案 4、会计档案 5、设备仪器档案 6、职工档案 7、实物档案 8、照片档案 9、音像档案 10、电子档案3.2.2 档案二级及二级以下类目的设置1)管理档案二级类目按年度（文件材料形成年度）设置；三级类目按保管期限设置。
2)工程档案二级类目按性质设置，三级类目按建筑项目设置。
其中，工程设计档案二级类目按性质设置，三级类目按建筑类别设置，四级类目按建筑项目设置。
3)基建档案二级类目按性质设置，三级类目按建筑项目设置。
4)会计档案二级类目按其种类设置（财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）按年度设置。
5)设备档案二级类目按设备型号设置。
6)职工档案不设二级类目，直至卷号。
7)实物档案二级类目按实物种类设置。
8)照片档案二级类目按年度设置。
9)音像档案二级类目按载体种类设置。
10)电子档案二级类目按年度设置。
3.3 档号编制档号由类目号、件号组成。
3.3.1 类目号的编制1)一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、GC：工程、JJ:基建、KJ:会计、SB:设备、ZG:职工、SW:实物、ZP：照片、YX:音像、DZ:电子2)二级及二级以下类目：管理类、照片二级类目为年度号，会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目为保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）为年度号。
企业档案分类编号规则
企业档案分类编号规则第二章档案分类编号规则第1条适用范围本规则规定了企业档案的分类整理、组织案卷和案卷排架管理的基本要求，适用于本公司的档案管理。
第2条分类编号原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
1．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
3．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
5．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
第3条档案类别1．档案的类别共设置8个一级类目（大类）：行政类、财务类、人力资源类、业务类、研发技术类、基本建设类、设备仪器类。
有些档案难以归入上述8个大类时，可根据实际需要增设一级类目。
详见《档案分类编码表》2．根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类）。
3．档案分类应力求切合实用。
如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“细类”。
如案件不多，也可仅使用“大类”或“属类”二级。
3．同一“属类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于属类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。
4．录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。
5．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
青岛市《归档文件整理规则》实施细则
青岛市《归档文件整理规则》实施细则
【法规类别】档案
【发文字号】青档字[2002]77号
【发布部门】青岛市档案局
【发布日期】2002.12.30
【实施日期】2002.12.30
【时效性】现行有效
【效力级别】地方规范性文件
青岛市《归档文件整理规则》实施细则
(青档字[2002]77号2002年12月30日)
1.1本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
1.2本标准适用于市直机关、团体和其他社会组织。
各区市可参照执行。
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
归档文件以"件"为单位进行整理。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图
册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。
4.1装订
归档文件应按件装订。
归档文件装订前应进行排序。
一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
汉文本在前，少数民族文字文本在后。
不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。
4.1.1永久保存的归档文件可采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针在文件左侧中部装订，装订长度为10-15CM。
4.1.2其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。
[企业档案分类编号办法] 企业档案分类编号规则
![[企业档案分类编号办法] 企业档案分类编号规则](https://img.taocdn.com/s3/m/6f34381b0c22590103029d08.png)
[企业档案分类编号办法] 企业档案分类编号规则为规范企业档案管理，提高现代化管理水平，促进企业档案工作整体建设，更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步，根据国家和**省企业档案分类有关规定，特制定本办法。
第一条本办法规定了集团公司企业档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。
第二条本办法适用于集团公司及所属单位档案的分类整理、组织案卷和排架管理。
第三条企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有关联系，便于科学管理与开发利用。
第四条企业档案分类设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基本建设类、设备仪器类、科学技术研究类、会计档案类、干部职工档案类。
(转载请注明来自:/) 第五条企业档案分类二级类目按照集团公司各部门管理职能和档案特点设置，是集团公司企业档案分类的基本二级类目，各基层单位可根据需要增设或减少二级类目。
第六条各基层单位企业档案分类二级及二级以下类目设置，可参照《**港务集团有限公司企业档案分类编号方案》的基本范围，结合本单位实际确定。
企业档案分类层次不宜过多。
第七条企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下： 1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级类目一般按问题设置； 2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置； 3、科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置； 4、基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置； 5、会计档案类的二级类目按文件形式（名称）设置； 6、干部职工档案类的二级类目按干部、工人分别设置；干部档案类目设置按干部档案管理有关规定执行。
第八条声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。
公司档案文件编码规则
公司档案文件编码规则一、档案文件分类1.行政类：包括公司管理体系文件、内部规章制度、行政决策文件等。
2.人事类：包括员工档案、薪酬福利文件、招聘培训文件等。
3.财务类：包括会计凭证、报表、税务文件等。
4.销售类：包括销售合同、客户档案、市场调研文件等。
5.技术类：包括产品研发文件、技术规范、专利文件等。
1.顶层文件夹：将不同分类的文件放置在不同的顶层文件夹下，以便管理和检索。
例如：行政类文件放置在"01_行政类"文件夹下，人事类文件放置在"02_人事类"文件夹下。
2.二级文件夹：在每个顶层文件夹内，可以进一步细分为二级文件夹，以更加准确地分类文件。
例如：在"01_行政类"文件夹下，可以设立"01_公司管理体系文件"文件夹和"02_内部规章制度"文件夹。
3.编码格式：可以根据实际情况制定文件编码格式，一种常用的格式是采用数字和下划线的组合。
例如：公司管理体系文件的编码可以是"0101"，内部规章制度的编码可以是"0102"。
4.文件命名：每个文件都需要有一个唯一的文件名来区分。
建议采用简洁明了的文件名，尽量避免使用过长或重复的文件名。
例如：公司管理体系文件的文件名可以是"公司管理体系.docx"。
5.文件版本控制：对于经常需要修改和更新的文件，建议使用版本控制的方式进行管理。
可以在文件名中加入版本号或日期信息。
例如：公司管理体系文件第一版可以命名为"公司管理体系_v1.docx"，第二版可以命名为"公司管理体系_v2.docx"。
6.文件索引：可以使用文档索引表格来记录文件的编码和文件名，以方便快速检索和管理。
例如：编码，文件------，-------------------------0101 ，公司管理体系.doc0102 ，内部规章制度.doc0201 ，员工档案_张三.doc0202 ，员工档案_李四.doc0301 ，会计凭证_2024-01.pd0401 ，销售合同_2024-01.doc0501 ，产品研发计划.doc以上是一个简单的公司档案文件编码规则示范，根据实际情况和需要，可以进行适当的修改和调整。
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青岛市企业档案分类编号办法第一条为科学地管理档案，便于档案信息资源的综合开发利用与交流，制定本办法。
第二条本办法规定了企业各项工作中形成的全部档案的分类原则、类目设置、编号办法以及档案实体的排列方法。
第三条档案的分类原则是以企业全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第四条档案的类目设置（一）一级类目的设置设置十个一级类目：即管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、声像类、实物类、职工类。
企业亦可根据具体需要增减一级类目。
（二）档案二级及二级以下类目的设置1、管理类、照片类档案按年度设置二级类目，按保管期限设置三级类目。
2、产品类档案一般按产品种类或产品型号设置二级类目；需设置三级类目的，一般按产品型号或产品结构设置。
3、科研类档案二级类目一般按课题性质设置，三级类目一般按课题设置；研究项目少，不需设置三级类目，其二级类目可直接按课题设置。
4、基建类档案二级类目一般按性质或用途（如生产设施、非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置；不需设置三级类目的，其二级类目可直接按建筑项目设置。
5、设备仪器类档案二级类目一般按使用性质（如专用、通用）或用途、种类设置，三级类目按设备仪器型号设置；6、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。
7、音像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。
8、实物类档案按其种类或年度设置二级类目。
按种类设置二级类目的，可按年度设置三级类目。
第五条档号的编制档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。
（一）全宗号全宗号由青岛市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。
（二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、CP：产品、KY：科研、JJ：基建、SB：设备仪器、KJ：会计、ZP（SP）：照片类、SX：声像类、SW：实物类、ZG：职工。
2、管理、会计、照片、声像、实物等类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写；产品、科研、基建、设备仪器类档案，其项目有代号的，一般应优先采用代号（型号）进行编写，无代号的，采用阿拉伯数字编写。
3、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。
4、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。
（三）件（案卷）号1、管理、照片、声像、实物类档案分别按各年度在各保管期限内编写起止件（案卷）号。
2、产品、科研、基建、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次编写件（案卷）号。
3、会计类档案中的财务报告按年度顺序采用“大流水”形式编写件（案卷）号；其他二级类目分别按年度编写起止件（案卷）号。
（四）间隔号1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“·”隔离。
2、分类号与件（案卷）号中间用间隔号“-”隔离。
第六条档号示意（一）GL2006·1—001件或卷号保管期限代号年度代号管理类代号（二）JJ1—001件或卷号生产设施代号基建类代号（三）KJ3·2006—001件或卷号年度号凭证类代号会计类代号（四）SP2006100001件号保管期限代号年度代号照片类代号（五）SW1·2006—001件号年度代号荣誉证书类代号实物类代号第七条档案实体排列（一）一级类目按管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、声像类、实物类等大类顺序排列。
（二）各大类内按下列顺序排列1、管理类档案，在大类内按年度、保管期限、时间或问题顺序排架，即在大类内首先按年度分别排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的档案按时间或问题顺序排列。
2、产品类、科研类、基建类、设备仪器类档案，分别按大类、属类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）顺序排列。
3、会计类档案按财务报告、会计帐簿、会计凭证等二级类目分别排列；在二级类目中分别按年度顺序排列。
4、照片类档案按年度、保管期限、问题顺序排列。
5、声像、实物类档案分别按载体种类、年度顺序排列。
第八条职工档案的类目设置、档号编制与实体排列等执行国家有关规定。
第九条科技事业单位档案的分类编号参照本办法执行。
第十条本办法由青岛市档案局负责解释。
第十一条本办法自发布之日起执行。
归档文件整理规程(文件级)1 范围本规程规定了以件为单位对归档文件进行整理的基本要求、程序和方法。
本规程适用于将计算机用于档案管理的企业、科技事业单位纸质归档文件的整理。
2 引用标准DA/T22-2000 归档文件整理规则GB/11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求DB37/T181-93 工业企业档案案卷格式3 定义3.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的文件。
3.2 件归档文件的整理与保管单位，可以是一份文件，也可以是一组具有内在联系的文件的集合体。
3.3归档文件整理将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、装盒、编目，使之有序化的过程。
3.4档号档案实体编号的总称。
包括分类号、件号。
4 归档要求4.1 归档文件内容应完整。
4.2 归档文件内容应准确，各项审查、签批和变更等手续应完备。
4.3归档文件的书写和制作材料应能耐久保存，需永久、长期保存的文件不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。
5 鉴别5.1 鉴别文件的完整、准确状况。
对缺漏的文件进行收集补充，对内容不准确的文件进行更正，对文件形成过程中未按规定履行责任签署的文件补办签批手续。
5.2 鉴别文件的保存价值，剔除无保存价值的文件，划定应归档文件的保管期限。
6 分类6.1 分类别将文件按档案分类方案中设定的一级类目进行分类。
6.2 管理类归档文件的分类一般采用年度——保管期限分类法，规模大、档案形成数量多的单位，也可采用年度——保管期限——机构（问题）分类法。
6.2.1 分年度将归档文件按形成年度分开，其中不宜分开保存的跨年度形成的一组文件归入办结年。
6.2.2 分职能（机构）将文件按其所反映的职能性质或形成部门分开。
形成文件少或文件单一的可省略该程序。
6.2.3 分问题将文件按其所反映的问题分开。
6.2.4 分保管期限根据文件的利用价值或保管期限表的规定，确定保管期限。
保管期限分永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。
会计档案的期限执行《会计档案管理办法》。
6.3 产品、科研、设备、基建等归档文件（以下简称科技类归档文件）的分类。
6.3.1 将同一类别的归档文件按本单位档案分类方案中的基本分类单位，如一种产品、一个课题、一个项目或一台设备进行分类。
6.3.2 将基本分类单位内的归档文件按文字文件和图样文件分开，文字和图样密不可分的文件除外。
7 组件7.1 文字文件一般以每份文件为一件，也可按问题、阶段、名称、地域等特征分别组件。
一般情况下文件正文与定稿为一件，正文在前；正件与附件为一件，正件在前；原件与复制件为一件，复制件在前；转发件与原件为一件，转发件在前。
7.2 图样文件一般以一套为一件，一套图样文件数量多时，也可以按结构、阶段、专业、工序、性质、名称等特征分别组件。
8 装订采用装订针（永久保存的档案应使用不锈钢装订针）、线绳、塑料拉杆等方式，将归档文件按件进行装订。
对归档文件普遍页数少、宜采用三角袋套装方式的档案，可以不装订。
9 排列9.1 管理类归档文件的排列将同一年度、同一保管期限内的归档文件，按职能或事由结合时间或重要程度排列，会议文件、案件文件、统计报表等成套文件可集中排列。
9.2 科技类归档文件的排列9.2.1 将同一类归档文件中最低一级类目内的文字文件，按职能或事由结合时间或重要程度排列。
9.2.2 将同一类归档文件中最低一级类目内的图样文件按结构、工序、专业、图号、时间等顺序排列。
10 编号10.1 以件为单位，在有书写内容的每页文件正面的右下角、背面的左下角从“1”起依次标注页号。
两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按一页编号。
10.2 以件为单位，在文件首页右上方空白位置加盖档号章，档号章式样见图1。
10.3 依归档文件分类和排列顺序逐件填写档号。
11 装盒将归档文件按档号顺序装入档案盒，不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
12 填写档案盒脊背（档案盒封面脊背式样见图2）12.1 类目号填写盒内文件的分类号。
其中一级类目采用其名称前两字的汉语拼音大写声母标注。
如管理类档案—GL、产品类档案—CP、科研类档案—KY、设备类档案—SB、基建类档案—JJ、会计类档案—KJ。
二级及二级以下类目采用阿拉伯数字或项目代号标注。
12.2 年度号填写盒内文件形成的年度，一般用于管理类归档文件。
以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。
12.3 保管期限号填写盒内文件保管期限的代码，采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“定期30年”、“定期10年”三个不同的保管期限。
其中，科技类归档文件应依据档案保管期限表的设定填写，或从盒内文件划定的不同的保管期限中，将最长的保管期限作为该盒文件的保管期限。
12.4 部门（内容）填写盒内文件的处理部门或主要内容。
如：“人事处”、“设备处”或“集团办公楼电梯竣工图”。
12.5 起止件号填写盒内文件的起止顺序号。
13 盖立档单位章在档案盒正面上方中央加盖立档单位横排印章，印章离档案盒上端10厘米。
14 填写备考表（备考表式样见图3）14.1 说明填写盒内文件的件数及其归档、管理与提供利用过程中需要说明的问题。
14.2 整理人盒内文件整理人员签名。
14.3 检查人有关部门、项目负责人或档案管理人员签名。
14.4 日期填写盒内文件整理完成的时间和检查时间。
14.5 备考表置于盒内文件之后。
15 编目按档案的类别归属逐件填写档案分类目录（档案分类目录式样见图4）。
15.1 序号填写档案在本大类内的排列顺序号。
15.2 档号按档案档号章的档号内容标注。
15.3 责任者填写制发文件的组织或个人。
15.4 文（图）号填写文件的文号、图号。
15.5 题名填写文件的标题。
对没有标题或标题不确切的文件，应根据文件的内容补充或重新拟写标题，并在补充或重新拟写标题外加“[]”号。
15.6 页数填写每份文件的总页数。
15.7 日期即文件形成时间。
用八位阿拉伯数字填写。
如：2006年2月16日写作20060216。
15.8 保管期限依据有关规定填写文件归档时划定的保管期限。
15.9 位置填写存放档案位置的代字代号。
附件：单位统一为mm图2-1 档案盒封面示意图N=20、30、40单位统一为mm图2-2 档案盒脊背示意图单位统一为mm图3 备考表示意图图意示录目类分案档4图mm为一统位单。