档案分类编号与入库管理
档案管理制度的具体规定
档案管理制度的具体规定1. 目的和适用范围1.1 目的确保公司档案的完整性、准确性和及时性，以支持公司的运营、管理和决策。
1.2 适用范围本制度适用于公司所有部门和员工，涉及档案的创建、收集、归档、保管、利用和销毁。
2. 档案分类和编号2.1 档案分类根据档案的内容和性质，将其分为以下几类：- 行政档案- 财务档案- 技术档案- 人力资源档案- 其他专项档案2.2 档案编号采用统一的档案编号规则，包括档案类别、年份、序列号。
3. 档案的创建和收集3.1 创建要求- 各部门在创建档案时，应确保内容的真实性、完整性和准确性。
- 档案应包含必要的信息，如创建日期、创建部门、创建人、关联业务等。
3.2 收集范围- 各部门应指定专人负责收集相关档案资料。
- 收集的档案应包括纸质档案和电子档案。
4. 档案的归档和保管4.1 归档流程- 各部门在完成档案创建和收集后，应按照归档流程进行归档。
- 归档应由部门负责人审核，确保档案的完整性和准确性。
4.2 保管要求- 档案应存放在安全、干燥、通风的环境中。
- 纸质档案应采取防虫、防潮、防火、防盗等措施。
- 电子档案应存储在安全的数据库中，并采取备份、恢复等措施。
5. 档案的利用和销毁5.1 利用规定- 档案的利用应遵循保密、合法、准确的原则。
- 利用档案时，需填写档案利用申请表，经相关部门批准。
5.2 销毁流程- 档案销毁应遵循相关法律法规和公司规定。
- 销毁前应进行审核，确保档案无误、过时或不再需要。
6. 责任和监督6.1 责任分配- 各部门负责人对本部门的档案管理负责。
- 档案管理员负责具体执行档案管理事务。
6.2 监督机制- 设立档案管理委员会，负责监督和检查档案管理的执行情况。
- 定期对档案管理进行检查，发现问题及时整改。
7. 培训和指导- 对新入职员工进行档案管理培训，确保其了解和遵守档案管理制度。
- 提供档案管理的指导和建议，以提高档案管理的效率和质量。
档案分类整理制度
档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。
具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。
常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。
2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。
3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。
4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。
5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。
6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。
通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。
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档案出入库登记制度[1]
![档案出入库登记制度[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/678cfe4677c66137ee06eff9aef8941ea76e4b99.png)
档案出入库登记制度一、制度目的本制度的目的是规范和管理档案的出入库流程，确保档案的安全性、完整性和准确性，提高档案管理的效率和质量。
二、适用范围本制度适用于所有需要进行档案出入库操作的部门和人员。
三、制度内容3.1 档案出库登记1.领取人员提前向档案管理部门提出申请，并填写《档案出库申请表》。
2.档案管理部门对申请进行审核，核对申请人的身份和出库理由，并确认档案是否符合出库条件。
3.经审核通过后，档案管理部门填写《档案出库登记表》，并将其副本交给申请人，作为领取凭证。
4.档案管理部门将出库档案的相关信息进行登记，包括档案名称、编号、出库日期、领取人等。
5.领取人员按照登记表上的信息领取相应的档案，并签名确认。
3.2 档案入库登记1.归还档案的领取人员在完成归还手续后，将档案交给档案管理部门。
2.档案管理部门核对档案的完整性和准确性，比对归还的档案与登记信息是否一致。
3.档案管理部门填写《档案入库登记表》，记录入库档案的相关信息，包括档案名称、编号、入库日期、归还人等。
4.完成登记后，档案管理部门将入库的档案整理归档，并根据需要进行分类和编号。
3.3 档案借阅登记1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，并向档案管理部门提出借阅申请。
2.档案管理部门对借阅申请进行审核，核实借阅人的身份和借阅目的，并确认所借档案是否符合借阅条件。
3.经审核通过后，档案管理部门填写《档案借阅登记表》，记录借阅档案的相关信息，包括档案名称、编号、借阅日期、借阅人等。
4.档案管理部门将借阅的档案提供给借阅人员，借阅人员需在《档案借阅登记表》上签名确认。
5.借阅人员在规定的借阅期限内归还档案，并通知档案管理部门进行归还手续。
3.4 档案销毁登记1.需要销毁档案的部门提出销毁申请，并填写《档案销毁申请表》。
2.档案管理部门核对申请信息，检查待销毁档案的准确性和是否符合销毁条件。
3.经核对无误后，档案管理部门填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的相关信息，包括档案名称、编号、销毁日期等。
档案分类编号与入库管理
• 5 档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏档 案和资料的保管情况每半年进行一次检查 核对，做到帐物相符，对已破损和字迹褪 色的档案，要及时修复和复制，发现重大 问题及时向主管领导汇报，并采取措施予 以处理。
•
•
• 12 每天下班前，应关闭库房门窗，切断水 、电源，进行一次全面安全防火检查，确 保档案安全。 节假日前应对库房档案现状 、安全卫生等情况进行清查并填写清查单 ，节假日后根据具体情况一一核对，发现 问题及时上报。
• 13 定期打扫库房卫生，保持库内及周围环 境卫生，不得堆放与档案无关的物品。
（目前项目部资料管理的情况及注意事项）
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保 管期限代号+载体类型代码+案卷号
•
•
• 各号段之间以“-”隔开。 • 第一段为机构代码，参照集团各单位机构
代码表。 • 第二段为年度，使用四位归档年度标识。 • 第三段为档案分类号，使用代码分类标识
。 • 第四段为保管期限代号，使用两位数字标
识，参照附件3。 • 第五段为载体类型代号，采用两位数字标
•
4、一级类目的划分
包神铁路有限责任公司的档案，按照 公司活动性质划分为8个大类，即：党 群工作类、行政管理类、经营管理类 、生产技术管理类、工程建设类、设 备仪器类、财务档案类、人事档案类 。
•
5、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分 。适当进行三级类目的划分。各类技 术、业务、科技对象等档案的具体分 类，在下属单位根据实际情况细化
档案编号管理制度
档案编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案资料的安全性和完整性，提升档案管理水平，保障档案资料的科学性和真实性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有单位的档案管理工作，包括档案的编号、归档、存储、借阅、调取等。
三、档案编号的原则1. 根据文件的种类和内容进行分类编号，确保编号的科学性和系统性。
2. 档案编号采用数字字母组合的方式，以保证编号的唯一性。
3. 档案编号应当具有易于辨识、易于管理的特点，避免混淆和错误。
4. 档案编号采用阿拉伯数字，可以根据具体情况添加字母代号。
四、档案编号的管理1. 档案编号由档案管理部门统一制定和管理，对于新建的文件，应当及时进行编号。
2. 档案编号应当依据档案管理规定的分类标准和管理要求进行，确保档案编号的科学性和规范性。
3. 档案编号的变更应当经过档案管理部门的审批和记录，确保变更的合理性和有效性。
4. 档案编号的使用范围应当根据具体的档案管理要求确定，不得擅自使用或篡改档案编号。
五、档案编号的归档和存储1. 档案归档时，应当按照档案编号的顺序进行归档，确保档案的完整性和连续性。
2. 档案存储应当采用专用的档案库房或档案柜，严格按照档案编号进行存放，以便于管理和检索。
3. 不同种类的档案应当根据档案编号进行分类存放，避免混淆和错误。
六、档案编号的借阅和调取1. 对于需要借阅或调取的档案，应当提供有效的档案编号进行申请，确保所需档案的准确性和及时性。
2. 档案借阅应当经过档案管理部门的审批和记录，严格按照档案编号进行借阅，避免混乱和丢失。
七、档案编号的更新与维护1. 对于因档案变更或调整而导致档案编号发生变化的情况，应当及时更新和维护档案编号，确保档案的科学性和规范性。
2. 档案编号的更新和维护应当记录在档案管理系统中，以便于查阅和管理。
八、档案编号的监督和检查1. 档案管理部门应当对档案编号的使用情况进行定期的监督和检查，确保编号的正确性和规范性。
档案分类编号与入库管理-PPT课件
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”
包神铁路公司档案培训专用
企业档案的分类、编号及入库管理
目录
• 档案分类的原理与方法 • 档案编号 • 档案库房排架与管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念 1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码 +阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码 同上。全宗以下一级类目使用00-99标识， 一级类目之后附上工程项目的字母代码， 如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，项目代码后接二 级类目，二级类目使用000-999标识、三 级类目使用0000-99999标识（考虑到部 分档案三级类层次较多，故增加一位数）。 没有标注出来的数码标识为空号，留作今 后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.” 隔开。
• 如：01-2019-02.1.3-30-03-0001 • 表示包神铁路公司行政管理类档案一 级类下的行政事务类档案二级类下的 会议文件三级类下的2019年保管期限 为30年的归档文件（电子\纸质类型） 中的第一件档案。
• 件号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，件号从0001 开始生成。 • 件号排序规则：按年度、分类名称、保管 期限、成文日期排序。 • 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒， 档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
档案室资料管理规定(3篇)
档案室资料管理规定一、科学管理，资料完整、准确，及时为设备管理、维修工作提供资料。
二、档案资料分门别类编号入档案橱保管，有专人负责、专人管理。
三、各种资料摆放整齐，有相关的记录。
四、原则上图纸资料不外借，在资料室查阅后放归原处，如必须外借，一律签字，注明借阅人、借阅时间、归还时间、并到时一定归还。
五、查阅资料时，要爱护资料，不允许有撕页破损及涂脏现象。
六、有收发、借用、归还记录。
七、未经领导批准，图纸、资料一律不借外来单位。
八、打印图纸有记录，交付施工图纸有记录。
九、如有借阅丢失现象，原则上补还资料，否则罚款____元。
十、新到设备随机资料交档案室统一保管，未交者按资料丢失予以处罚。
十一、档案室所有资料、记录除资料保管员以外任何人没有外借的权利。
档案室资料管理规定（2）是指针对档案室的工作流程、操作规范、安全保密措施等进行规定的文件。
以下是一些常见的档案室资料管理规定：1. 档案分类与编目规定：明确档案的分类标准和编目方法，确保档案资料能够被准确归类和检索。
2. 档案存储与保管规定：规定档案的存放位置、存储环境和温湿度要求，确保档案的安全性和完整性。
3. 档案借阅与归还规定：规定档案借阅的流程和要求，包括填写借阅申请、审核程序、借阅期限、归还要求等。
4. 档案销毁规定：明确档案销毁的程序和要求，包括销毁时限、销毁方式、销毁记录等。
5. 档案备份与恢复规定：规定档案备份的周期和方法，确保档案资料可以在系统故障或意外情况下进行恢复。
6. 档案安全与保密规定：确保档案资料的安全性和保密性，包括权限控制、防火防灾措施、保密协议等。
7. 档案检索与查询规定：规定档案查询的方式和权限，确保用户能够方便和准确地查询所需档案资料。
以上仅为一些常见的档案室资料管理规定，具体规定可以根据不同机构的需求和实际情况来制定。
档案室资料管理规定（3）是指对于档案室中的资料进行管理的一系列规定和措施。
下面是一些常见的档案室资料管理规定：1. 资料鉴定与归档：对于新收到的文件和资料，需要进行鉴定和归档。
档案怎么编号管理制度
档案怎么编号管理制度一、总则为规范档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的安全性和完整性，制定本档案编号管理制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有档案的编号管理工作，包括电子档案和实体档案。
三、编号规则1、档案编号由统一的编号单位负责编制和管理，编号由数字、字母或符号组成，严格区分大小写；2、档案编号应具有唯一性，不得重复使用，以防混淆和遗失；3、档案编号应具有时效性，根据档案的存储周期，确定编号的有效期；4、档案编号应具有跟踪性，方便对档案的流转和使用进行监管和追踪。
四、编号管理流程1、档案的建立（1）申请建立档案：单位内需要建立档案的部门或个人，应向编号单位提交档案申请表；（2）审批：编号单位根据申请表内容对档案进行审批，并确定档案编号；（3）登记：登记档案编号及相关信息，并通知申请单位。
2、档案的归档（1）入库：完成档案存档工作后，编号单位将存档档案移交至存档室，进行入库操作；（2）备案：备案将档案编号及相关信息录入存档系统，并生成档案存档清单；（3）归类：按照档案分类标准，对档案进行分类、整理和归类；（4）封存：对已归档的档案进行封存处理，保证档案的安全性和完整性。
3、档案的借阅和归还（1）借阅申请：单位内有权限的人员可向存档室提出借阅申请，填写档案借阅申请表；（2）查找档案：存档室根据档案编号或关键词查询档案，确定是否借阅；（3）借阅管理：存档室记录借阅人员、借阅事由、借阅时间等信息，并监管借阅情况；（4）归还档案：借阅人员在规定时间内将档案归还存档室，并填写归还登记表。
五、档案管理责任1、编号单位：负责统一编制和管理档案编号，保证档案编号的唯一性和正确性；2、存档室：负责档案的存储、归类、整理和管理，保障档案的安全性和完整性；3、借阅人员：借阅档案必须遵守相关规定，不得私自调取、复制和传播档案信息；4、档案管理员：负责监督和检查档案管理工作，发现问题及时整改和上报。
六、档案编号管理制度的宣传和培训1、定期组织档案编号管理制度培训和宣讲，提高相关人员的档案管理意识和技能；2、通过内部通知、培训讲座、宣传栏等形式，向全体员工宣传档案编号管理制度，促进制度的落实和执行。
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• 6 库房内安置温湿度计，每周定时测记。 库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿 度应控制在45-60％之间。管理人员要有库 房温湿度记录，掌握温湿度变化情况，并 进行分析，制定管理计划。 • 7 库房内禁止吸烟、生火、喝茶倒水，严 禁将易燃、易爆物品和有害物品带入，禁 止在光源、电器下堆放档案资料。 • 8 定期检查库房内电源线路、暖气设备及 安全设施及时排除各种不利于档案安全管 理的隐患。
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号 +保管期限代号+载体类型代码+件号
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 件号 载体类型代码 保管期限代码 分类号代码 年度 机构代码
• 各号段之间以“-”隔开。 • 第一段为全宗代码和项目代码，参照全宗和 项目代码规定。 • 第二段为年度，使用四位归档年度标识，如 “2012”。 • 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。 • 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。 • 第五段为载体类型代号，采用两位数字标识。 • 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识， 不满4位前面补零。
一类 五类 二类 三类 类列 四类
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”
• 9 档案库房应尽量避免自然光源，有 外窗的采用窗帘或窗板等遮阳措施。 • 10 档案库房应设有防盗、防火、防潮、 防尘、防虫、防鼠、防高温等有效的 防护措施，保证档案安全。 • 11 档案室全体工作人员必须会用现有 灭火器，灭火器材的放置位置要固定， 不得随意改动，并经常检查完好情况。
• 12 每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、 电源，进行一次全面安全防火检查，确保 档案安全。 节假日前应对库房档案现状、 安全卫生等情况进行清查并填写清查单， 节假日后根据具体情况一一核对，发现问 题及时上报。 • 13 定期打扫库房卫生，保持库内及周围环 境卫生，不得堆放与档案无关的物品。 （目前项目部资料管理的情况及注意事项）
档案库房排架与管理
• 一、档案的排架 （一）一般档案排架方法 收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律 统一进行排架.具体方法有以下几种: • 1.大流水排架.即按照入库的时间先后顺序依次 排架,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避 免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照 时间线索进行查找,不便于精确查找。
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码 +阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码 同上。全宗以下一级类目使用00-99标识， 一级类目之后附上工程项目的字母代码， 如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，项目代码后接二级 类目，二级类目使用000-999标识、三级 类目使用0000-99999标识（考虑到部分档 案三级类层次较多，故增加一位数）。没 有标注出来的数码标识为空号，留作今后 类目扩展使用。各级类目标识之间用“.” 隔开。
• 如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 • 表示包神铁路公司塔韩线工程项目， 工程建设一级类下的技术竣工二级类 下的桥涵专业三级类下的2012年保管 期限为永久的立卷归档文件（纸质类 型）中的第一卷档案。
• 案卷号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，案卷号号从 001开始生成。 • 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保 管期限、立卷归档日期排序。 • 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明 确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序 规则：按成文日期进行排序。
包神铁路公司档案培训专用
企业档案的分类、编号及入库管理
中国人民大学 宫晓东 E-mail : zuishig@
目录
• 档案分类的原理与方法 • 档案编号 • 档案库房排架与管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念 1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成 规律及相互联系，遵循统一的原则和要 求，采用科学、适用的方法，对归档文 件进行分门别类，从而使库藏的全部档 案文件成为一个条理化的具有一定从属 关系和平行关系的库藏系统。
3、保管期限、特殊载体代码对照表
编码 00 30 10 03 05
保管期限 永久 30年 10年 3年 5年
编码 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
载体类型 纸质 电子 电子/纸质 录音 录像 光盘 磁带 硬盘 胶片 实物 其他
15
25
15年
25年
11
二、档号编制方法 • 档号以“件”为单元进行标识的，档 号编制的规则为六段号码制，即：
• 档号以“卷”为单元进行标识的，档号编 制的规则为六段号码制，即：
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保 管期限代号+载体类型代码+案卷号
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX 案卷号 载体类型代码 保管期限代码 分类号代码 年度 机构代码
• 各号段之间以“-”隔开。 • 第一段为机构代码，参照集团各单位机构 代码表。 • 第二段为年度，使用四位归档年度标识。 • 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。 • 第四段为保管期限代号，使用两位数字标 识，参照附件3。 • 第五段为载体类型代号，采用两位数字标 识，参照附件2。 • 第六段为案卷号，一般采用3位流水顺序号 标识，不满3位前面补零。
2、类目体系： 类目是档案分类的构成要素，分为类 列和类系两个要素。类列是指在不同 分类层次上具有平行关系的类与类之 间所构成的体系，其逻辑规则是不能 互相交叉；类系是指某一大类从总到 分所构成的具有包含和被包含关系的 类的系统，其逻辑规则是上位类包含 下位类，下位类被上位类所包含。
企业档案分类方案(示意图)
4、一级类目的划分 包神铁路有限责任公司的档案，按照 公司活动性质划分为8个大类，即：党 群工作类、行政管理类、经营管理类、 生产技术管理类、工程建设类、设备 仪器类、财务档案类、人事档案类。
5、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化 （详见分类方案）
2、档案库位号编制：档案库位号明 确到每件档案的库房存放位置，是档 案检索工具的一种。库位号编号采用 “X组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件” 形式，如“3组-A面-3列-4排-5盒-23 件”表示该档案的库房存放位置在3号 组密集架的A面第3列第4排第五盒中的 第23件。
3、非纸质载体档案的排架及标识：非 纸质载体档案应根据档案的载体类型 分专柜按照时间顺序排列。将声像档 案存放在专门的防磁柜或光盘柜中， 实物档案展放在会议室中，档案室仅 留存其目录。
档案编号
一、分类标识（分类号）方法 1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数 字进行标识，全宗代码目前只设定01为包 神公司，02为新准公司。一级类目使用 00-99标识，二级类目使用000-999标识、 三级类目使用0000-9999标识，依此类推。 没有标注出来的数码标识为空号，留作今 后类目扩展使用。各级类目标识之间用 “.”隔开。
3、全宗的划分（机构代码）
• 管理类档案的分类方案采用全宗号+ 阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前 只设定01为包神公司，02为新准公司。 • 工程建设类档案的分类方案采用全宗 代码+阿拉伯数字和字母进行标识。 全宗代码同上。全宗以下一级类目之 后附上工程项目的字母代码，如包神 线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为TH， 新准线为XZ表示，
二、库房管理
1 档案库房是档案资料保护和贮存的重要基 地，非档案工作人员不得入内，如工作需 要必须进入时，需经主管领导批准。 2 档案库房门窗要牢固，及时关闭上锁；钥 匙要专橱保管，不准随身携带；管理人员 做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙， 确保库房安全。
• 3 档案进出库房，要进行严格的登记，登 记内容包括档案接收入库、档案调出、调 阅、归还等情况。 • 4 对新接收入库的档案要严格检查，对有 虫蛀、发霉及其它问题的档案应作处理后 方可入库。 • 5 档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏 档案和资料的保管情况每半年进行一次检 查核对，做到帐物相符，对已破损和字迹 褪色的档案，要及时修复和复制，发现重 大问题及时向主管领导汇报，并采取措施 予以处理。
（二）本公司档案排架方法 1、纸质档案的排架及标识：纸质档案实行 分类流水排架法。分类流水排架法是指在 库房内按照企业档案的一级类目划分档案 柜架，在每个一级类目的档案柜架中，按 照文件归档的时间顺序排列档案。档案库 房排架编号采用“X-YYYY”形式，“X”表示 一级类目档案编号，“YYYY”表示档案所属 的年度，如“1-2010”表示管理类档案一级 类目下的2010年度的档案。
• 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 • 表示包神铁路公司行政管理类档案一 级类下的行政事务类档案二级类下的 会议文件三级类下的2008年保管期限 为30年的归档文件（电子\纸质类型） 中的第一件档案。
• 件号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，件号从0001 开始生成。 • 件号排序规则：按年度、分类名称、保管 期限、成文日期排序。 • 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒， 档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
• 二、分类方法 • 1、档案分类工作的程序
设计 分类 方案
划分 全编号