文件管理制度
文件管理制度大全
文件管理制度大全第一章总则第一条为规范单位文件管理工作，强化文件管理责任，提高文件管理效能，加强文件管理工作的规范化和专业化，根据国家相关法律法规和《文件管理条例》，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的文件管理工作，并对文件的创建、接收、登记、归档、查阅、利用、保管和销毁等环节进行规定。
第三条文件管理工作应当遵循依法合规、规范有序、数据安全、科学高效的原则。
第四条本制度由单位文件管理部门负责执行，所有部门、单位和人员必须遵守。
第五条文件管理工作要与信息化建设、行政事务办公自动化有机结合，采用先进的信息技术手段，加强文件管理信息化水平。
第六条在文件管理工作中，应当加强知识产权、商业秘密等信息的保护，严禁泄露、篡改、复制、出借等违规行为。
第七条文件管理部门应当对全体工作人员进行文件管理规章制度和业务知识的培训，提高文件管理意识和能力。
第八条本单位还应当制定并公布相关负责人和工作人员的文件管理工作责任与义务。
第二章文件的基本原则第九条文件的创建、保存、利用、保管和销毁必须依法办理，并坚持以下原则：1. 合法性原则：文件的创建和处理必须遵守国家法律法规，合法合规，不得违反法律法规。
2. 真实性原则：文件内容要真实、准确、完整，不得捏造、篡改、伪造或隐瞒事实。
3. 保密性原则：保护信息安全，确保国家机密、商业秘密和个人隐私的保密。
4. 紧急性原则：对于重要、短期内需要处理的文件，应当及时处理并上报。
5. 便捷性原则：文件的查阅、利用、借阅等便于存取和查找。
第十条文件管理人员应当严格遵守文件管理规程，保护文件的完整性和机密性。
第十一条文件管理人员在处理文件时，要坚持负责、廉洁、自律、公平、公正的原则。
第十二条文件管理人员对管理的文件，要保持忠诚、守信，不得泄露文件内容和相关信息。
第十三条文件管理人员对单位文件利用外部资源时，要负责并保证其安全使用。
第三章文件的管理流程第十四条文件的创建、登记、保存、借阅、调阅、利用和归档等全过程必须逐级审核、审批。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度是指为了规范文件的创建、归档、借阅、销毁等各个环节的管理而制定的一系列规定。
有效的文件管理制度能够帮助机构或企业更好地管理和利用文件，提高工作效率，确保信息的安全和完整性，保障机构或企业的正常运行。
一、文件的定义与分类1. 文件的定义文件是指机构或企业管理中产生的各种文字、图表、照片、纪录片、音像资料等保留价值较高、需要归档以便长期或短期保留的实物或电子记录。
2. 文件的分类文件可分为一般文件、重要文件和机密文件三类。
其中：（1）一般文件是指日常工作中所产生的各种表格、通知、备忘录等文件。
（2）重要文件是指对机构或企业的发展具有重要意义的文件，如规划、决策、合同、协议等。
（3）机密文件是指涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不应对外公开的文件。
二、文件管理流程1. 文件创建文件的创建要遵守统一的格式和模板，撰写前应明确文件的标题、主题、内容、时间等必要信息，并遵守国家规定的档案管理标准，保证文件内容真实、准确、完整。
2. 文件审核对于一些重要文件，在编写后需要经过审核，确保文件的内容与正确性，同时也避免了文件中可能存在的漏洞和错误，保障文件的真实性和完整性。
3. 文件归档文件归档是指根据文件的分类，按照事先规定的方式进行排序整理，并存储在规定的位置。
归档应该注重文件的编号、分类、保管期限等事项，便于后期查阅和管理。
4. 文件借阅文件借阅是指需要在一定期限内借阅和使用归档的文件，借阅前应填写借阅申请，保证借阅人的身份，借阅目的的合法性与明确性，防止机密文件外泄甚至遗失。
5. 文件销毁文件的存储时间一般设置为一定数量的年份后，将不再具有归档的价值，为了防止机构或企业的机密信息泄漏，其应根据国家规定的标准，按照特定的流程，严格保密，正确实施销毁程序。
三、文件管理制度规定1. 文件的创建和审核机构或企业的各级领导对于文件的内容拥有最终决定权，文件撰写人员应该根据文件的性质和等级所需，真实、准确地掌握和记录信息，确保文件合法性和真实性。
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
文件管理制度
文件管理制度
文件管理制度是指一个组织或机构在日常工作中对文件进行管理的规定和程序。
文件管理制度的目的是确保文件的安全、有效和便捷的管理，以便组织和机构能够快速地查找、访问、使用和保护文件。
1. 文件分类：将文件按照一定的规则和标准进行分类，可以按照文件的性质、用途、形式等分类。
2. 文件命名规范：制定文件命名规范，确保文件命名规范和一致，以便于快速查找和辨识。
3. 文件存放位置：确定文件的存放位置，可以采用电子文档管理系统或实体文件柜等方式进行存放。
4. 文件归档和销毁：制定文件归档和销毁的规定，包括文件的归档时间、归档方式和销毁周期等。
5. 文件查阅和访问权限：确定文件查阅和访问的权限和流程，包括谁有权查阅文件、如何申请查阅文件以及查阅文件的时间和地点等。
6. 文件备份和恢复：制定文件备份和恢复的规定，确保文件的安全备份和及时恢复，以防止文件丢失或损坏。
7. 文件传递和传输：规定文件的传递和传输方式，包括电子邮件、、快递等，以确保文件的及时传递和传输的安全性。
8. 文件保密和权限控制：确定文件保密的级别和权限控制的规定，以保护机构的机密文件和敏感信息。
9. 文件管理责任：明确文件管理的责任和义务，包括文件管理员的职责、文件审核和监督的机制等。
文件管理制度的规定和执行可以帮助组织和机构提高工作效率，加强信息的管理和保护，并确保文件的合规性及法律合规性。
文件的管理制度
文件的管理制度文件是组织管理中不可或缺的重要资源，为了确保文件的安全、规范以及高效利用，建立文件的管理制度显得尤为重要。
本文将从文件的分类和编号、存储和保管、查阅和借阅、销毁和归档等方面进行探讨，以期有效规范和管理文件。
一、文件的分类和编号为了便于管理和检索文件，首先需要对文件进行分类和编号。
文件可以按照不同的属性进行分类，如部门、日期、主题等。
每个文件都应当按照一定的编号规则进行编号，以确保每个文件都有唯一的标识符。
编号可以采用数字、字母或符号的组合，同时应当规定编号的长度和格式，便于文件的归档和查找。
二、文件的存储和保管文件的存储和保管是文件管理中的核心环节。
在存储方面，应当根据文件的重要性和使用频率进行合理的分配和布置，常用文件应当放置在易取得的地方，而不常用或保密的文件则应当存放在相对安全的地方，防止损毁或泄露。
同时，为了防止文件的灭失，可以进行电子化存储，建立相应的电子数据库和备份系统，以确保文件的安全性和可持续性。
三、文件的查阅和借阅文件的查阅和借阅是组织内部信息共享和协作的重要方式。
为了方便查阅和借阅文件，可以建立统一的文件借阅登记系统，记录文件的借阅信息，包括借阅时间、借阅人员等，以便于追踪和管理文件的流转情况。
同时，还可以制定一些相关的规定和流程，如借阅期限、借阅人员的资格要求等，以确保文件的合理利用和保密性。
四、文件的销毁和归档根据文件的保管期限和价值，应当及时进行文件的销毁和归档。
对于已经失去使用价值的文件，应当按照相关规定进行销毁，可以采用物理销毁和电子销毁相结合的方式，确保文件的安全和环保。
而对于长期保留和具有价值的文件，则应当进行归档，建立相应的档案库和档案管理制度，保证文件的完整性和可查性。
综上所述，建立文件的管理制度对于组织的有效运转有着至关重要的作用。
通过合理分类和编号、科学存储和保管、规范查阅和借阅、及时销毁和归档等措施，可以确保文件的安全、规范和高效利用，提高组织的工作效率和信息管理质量。
文件管理制度(范本5篇)
文件管理制度(范本5篇)文件管理制度(范本5篇) 文件管理制度（一）：第一章：总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。
现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度第一条：管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
管理制度文件
管理制度文件管理制度是指企业或组织内部为规范管理行为、保障企业或组织的正常运营而制定的文件或规定。
其目的在于保证企业或组织内部的各项活动规范有序，提高工作效率和管理水平。
管理制度文件通常包括以下内容：一、管理制度文件的概述管理制度文件的概述通常包括制度的目的、适用范围、制度的依据和责任分工等。
这些内容的整合将为文件制定提供基础。
二、管理体制管理体制是指组织机构和管理人员的分工、职责和权利规定。
通过规定管理体制，可以确保企业或组织内部的工作职能有序，避免工作冲突，增强决策的一致性。
三、职责与规范职责与规范部分通常包括管理制度的实施方法和标准、员工工作职责的明确化。
此部分是设计企业或组织的管理流程、确定工作责任和培养人员的素质的关键内容，也是企业或组织内部制定行为规范和责任确立的标准。
四、流程和组织流程和组织部分是指管理规定和流程。
它包括工作流程、管理审批制度和项目管理规定。
这一部分在企业或组织内部建立流程化管理模式，以便规范和简化流程。
五、管理咨询模式管理咨询模式是指企业或组织内部针对不同类型管理问题制定的解决方案。
为了提高管理水平，建立科学的管理体系，企业或组织内部必须建立一套可行可信的管理咨询模式。
六、记账规定记账规定是指企业或组织内部重要信息的管理。
包括财务报表的编制、备份、保管、披露和公布等方面的规定。
七、对违规行为的处理对违规行为的处理是企业或组织内部重要的管理内容，其目的是为了保持企业或组织的正常运营和管理，并减少滋生不良行为的可能性。
以上为管理制度文件通常包含的内容，不同企业或组织的实际情况可能存在差异，后期的制定和修改也同样需要根据实际情况作出相应的调整。
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文件管理制度篇一：公司文件管理制度公司文件管理制度1．总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
2．文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
3．收文的管理3．1 公文的签收3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。
在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。
对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3．2 公文的编号保管3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。
3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。
3．3 公文的阅批与分转3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
3．4 文件的传阅与催办3．4．1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3．4．2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3．4．3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3．4．4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。
3．4．5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
3．4．6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。
信封文件文号编号批示签名4．发文的管理4．1 发文的规定4．1．1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
4．1．2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。
公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。
4．1．3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。
其余文件均由分管公司领导批准签发。
4．2 发文的范围4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4．2．2 公司下发文件主要用于：①公布公司规章制度；②转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；③公布公司体制机构变动或干部任免事项；④公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；⑤发布有关奖惩决定和通报；⑥其他有关公司的重大事项。
4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；②同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4．2．4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
4．2．5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
4．2．6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。
5．文件的立卷与归档5．1 文件的归档范围5．1．1 凡下列文件统一分别由两办负责归档：①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；③经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；⑤有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；⑨公司日志和大事记；⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
5．1．2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
5．2 立卷要求5．2．1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
5．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
5．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
5．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。
6．文件的销毁6．1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
6．2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
篇二：公司文件资料管理制度瑞普(天津)生物药业有限公司Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.公司文件管理制度1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。
3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。
文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。
4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。
5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。
“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。
5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。
5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。
5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。
5.10批复：答复请示事项用“批复”。
6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式； 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。
标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。
6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。
6.5.1公司级发文瑞普总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。
6.5.2人事任免类发文瑞普人字【XXXX】XXX号 6.5.3总裁办发文瑞普办字【XXXX】XXX号 6.5.4财务部发文瑞普财字【XXXX】XXX号 6.5.5研发部发文瑞普研字【XXXX】XXX号 6.5.6质管部发文瑞普质字【XXXX】XXX号 6.5.7营销中心发文瑞普销字【XXXX】XXX号6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。
文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。
“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。
对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。