合同协议书档案管理规定
合同档案管理及档案利用制度内容
合同档案管理及档案利用制度内容甲方：________乙方：________鉴于甲方拥有相关档案资料的管理权，乙方需要使用并管理这些档案资料，甲乙双方本着平等自愿的原则，就合同档案的管理及利用达成如下协议：一、档案管理1.甲方应建立健全合同档案管理制度，确保档案资料的安全、完整和可追溯。
2.甲方负责档案资料的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的真实性、准确性和合法性。
3.甲方应定期对档案资料进行清查、核对，发现遗失、损毁或篡改的情况，应及时采取措施予以补救。
4.甲方应提供必要的档案管理设施和条件，确保档案资料的安全保管。
二、档案利用1.乙方有权依法使用甲方提供的档案资料，但应遵守甲方的档案管理制度和保密规定。
2.乙方在使用档案资料时，应确保档案资料的安全，不得遗失、损毁或篡改档案资料。
3.乙方在使用档案资料过程中，如需复制、摘录或引用档案资料，应征得甲方的书面同意，并注明出处。
4.乙方在使用档案资料时，应尊重档案资料的真实性和完整性，不得歪曲、篡改档案资料的内容。
三、保密条款1.甲乙双方应对在合同执行过程中知悉的对方商业秘密和档案资料保密，未经对方书面同意，不得向第三方披露。
2.甲乙双方应采取必要措施，确保档案资料的安全，防止档案资料泄露给未经授权的第三方。
a)已为公众所知悉的信息；b)在披露前已由接收方合法持有的信息；c)由第三方合法提供的信息；d)根据法律、法规、规章等规定应当披露的信息。
四、违约责任1.如一方违反本合同的约定，导致档案资料遗失、损毁或泄露，应承担相应的法律责任。
2.如一方违反保密条款，导致对方商业秘密泄露，应承担相应的赔偿责任。
五、争议解决1.本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。
2.双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。
六、其他约定1.本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
合同档案管理办法(合同归档标准)
合同档案管理办法（合同归档标准）一、背景合同是企业与其他组织或个人之间进行业务合作的重要依据，合同档案的管理对于企业的运营和风险控制具有重要意义。
为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确和安全，制定本合同档案管理办法，明确合同档案的归档标准和管理要求。
二、合同归档标准1. 归档范围与供应商签订的采购合同与客户签订的销售合同与合作伙伴签订的合作协议与员工签订的劳动合同与租赁方签订的租赁合同2. 归档要求合同正本和副本都需要进行归档，确保原始合同和备份文件的安全性。
归档文件需要按照合同的类型和日期进行分类，便于查找和管理。
所有合同归档都需要有合同编号，合同编号一经确定不得更改，并需要在合同正本和副本上进行标注。
归档文件要求进行编号和盖章，确保真实性和认证合法性。
合同档案需要定期进行备份和归档，确保数据的安全性和可追溯性。
三、合同档案管理要求1. 档案管理责任设立专门的合同档案管理部门，明确责任人，并确保其工作人员具备相关的档案管理能力和素质。
合同档案管理部门应制定相应的档案管理制度和工作流程，并进行培训和督导。
确保合同档案管理工作符合相关法律法规和企业内部控制要求。
2. 档案存储和保管合同档案应妥善存放在专门的档案库房或档案柜中，确保安全、防火和防盗。
档案管理部门要建立档案存取制度，确保只有授权人员才能查阅和操作档案。
合同档案应定期进行翻查和整理，确保档案的可读性和完整性。
3. 档案检索和利用设立档案检索系统，将合同档案信息电子化，并建立便捷的查阅和检索机制。
授权人员可以根据合同编号、合同类型等关键词进行档案的检索和查找。
合同档案可以被授权人员用于业务审计、法律诉讼等需要的场景。
四、合同档案管理流程1. 合同档案的归档流程接收合同正本和副本，核对合同的准确性和完整性，并进行编号和标注。
根据合同类型和日期进行归类，将合同归档至相应的档案柜或档案库。
归档记录包括归档人员、归档日期、归档存放位置等信息，以便日后查阅和管理。
企业员工档案托管协议书5篇
企业员工档案托管协议书5篇篇1甲方（档案托管单位）：___________地址：___________________________联系方式：_______________________法定代表人：___________________乙方（员工）：_________________住址：___________________________联系方式：_______________________身份证号码：___________________鉴于甲乙双方为了保障员工个人档案的安全、保密和规范管理，经友好协商，达成以下协议：一、协议目的本协议旨在明确甲乙双方关于员工档案托管的权利与义务，确保乙方个人档案的完整性、安全性和规范性，促进双方的合作与信任。
二、档案托管内容乙方自愿将个人档案交由甲方托管，档案内容包括但不限于个人简历、身份证明、学历证明、职称证书、工作经历、劳动合同、社会保险等相关材料。
三、甲方的责任和义务1. 甲方负责建立和管理员工档案，确保档案的真实性、完整性和安全性。
2. 甲方应设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，制定档案管理规定和操作规范。
3. 甲方应建立健全档案保管制度，确保档案不被毁损、丢失。
如发生档案损失或丢失，甲方应及时采取措施进行补救。
4. 甲方应根据乙方的要求，提供档案查询、复印等服务。
5. 甲方应遵守国家有关档案托管的法律法规，保护乙方个人隐私。
未经乙方授权，甲方不得泄露乙方个人信息。
四、乙方的责任和义务1. 乙方应提供真实、完整的档案资料，如实告知甲方相关情况。
2. 乙方应按时向甲方提供新产生的档案资料，确保档案的及时性和完整性。
3. 乙方有权查询自己的档案，但应遵守甲方的档案管理规定。
4. 乙方应妥善保管个人档案，防止档案遗失或损坏。
如发生遗失或损坏，应及时通知甲方并采取补救措施。
5. 乙方离职后，应及时办理档案移交手续，确保档案的连续性。
五、协议期限与终止1. 本协议自双方签字（盖章）之日起生效，有效期为______年。
合同档案管理规定
合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。
1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。
2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。
第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。
3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。
第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。
4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。
第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。
5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。
第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。
6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。
第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。
7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。
第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。
8.2本规定自发布之日起实施。
本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。
档案托管合同书范本5篇
档案托管合同书范本5篇篇1甲方（委托单位）：_________________________乙方（受托单位）：_________________________鉴于甲方需要将档案托管给乙方进行管理，经双方友好协商，达成如下协议：一、合同目的本合同旨在明确甲、乙双方在档案托管过程中的权利和义务，确保档案的安全、完整及有效利用。
二、托管内容1. 甲方委托乙方托管的档案包括：_________________________等。
2. 乙方负责为甲方提供档案存储、管理、保护和利用等服务。
三、托管期限1. 本合同托管期限为____年，自____年__月__日起至____年__月__日止。
2. 托管期限届满后，如需续签，双方应在本合同到期前3个月进行协商并签订新的合同。
四、甲方的权利和义务1. 甲方有权要求乙方提供档案托管服务，并对托管服务的质量进行监督。
2. 甲方应按约定向乙方支付档案托管费用。
3. 甲方应保证托管的档案真实、完整，并承担因档案内容不实或缺失所产生的法律责任。
4. 甲方应遵守国家法律法规，不得利用托管的档案从事违法活动。
五、乙方的权利和义务1. 乙方有权按照本合同约定收取档案托管费用。
2. 乙方应提供安全、可靠的档案存储环境，确保档案的安全、完整。
3. 乙方应根据甲方的要求，提供档案查询、借阅、复制等服务。
4. 乙方应妥善保管档案，防止档案的损坏、丢失。
5. 乙方应定期向甲方报告档案托管情况，并配合甲方进行档案检查和审核。
六、档案托管费用及支付方式1. 甲方应向乙方支付档案托管费用，具体金额及支付方式双方另行约定。
2. 甲方未按约定支付档案托管费用的，乙方有权终止服务并追究甲方的违约责任。
七、保密条款1. 双方应对在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密及其他不宜公开的信息予以保密。
2. 未经对方许可，任何一方不得向第三方泄露上述保密信息。
八、违约责任1. 如一方违反本合同的任何条款，守约方有权要求违约方履行其义务或要求违约方采取补救措施。
2024年合同档案管理办法
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。
（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。
（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。
合同档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理工作。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则；（二）集中统一原则；（三）完整准确原则；（四）安全保密原则；（五）便于利用原则。
第二章管理机构与职责第四条本单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条合同档案管理部门的主要职责：（一）负责制定合同档案管理的规章制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档；（三）负责合同档案的保管、保护和修复；（四）负责合同档案的查阅、借阅和复制；（五）负责合同档案的销毁和报废；（六）负责合同档案的统计、分析和报告；（七）负责合同档案管理的培训和指导。
第三章收集与整理第六条合同档案的收集范围：（一）本单位签订的各类合同；（二）合同附件、补充协议、变更协议等；（三）合同履行过程中的有关文件、资料；（四）合同履行完毕后的有关文件、资料。
第七条合同档案的整理要求：（一）按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；（二）按照合同档案的实际情况，编制合同档案目录；（三）对合同档案进行编号、编目、登记；（四）对合同档案进行整理、装订，确保档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的归档要求：（一）合同档案应当在合同履行完毕后一个月内归档；（二）归档的合同档案应当符合本制度第六条、第七条的规定；（三）归档的合同档案应当由合同档案管理人员进行审核、验收。
第四章保管与保护第九条合同档案的保管要求：（一）按照合同档案的类别、等级、期限等进行分类、分柜、分架存放；（二）合同档案的存放应当符合国家档案保护标准，确保档案的物理安全；（三）合同档案的存放场所应当通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防火；（四）合同档案的存放场所应当配备必要的安全设施和设备。
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合同协议书档案管理规
定
文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-
合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。
一、合同档案管理原则
1.合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法，以确保档案的
完整、完全和有效利用。
2.财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有协
议、合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
二、合同文档的管理办法
1.合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。
2.销售及工程合同编号规则：公司名称首字母+销售合同首字首字母
（X）+合同签署年月+“- ”+销售合同合同编号。
示例：RX201703-001
3.采购合同编号规则：公司名称首字母+采购合同首字首字母（C）+合
同签署年月+“- ”+采购合同合同编号。
示例：RC201703-001
4.财务部要以原始记录为依据，编制合同情况执行表，同时建立电子
档的合同情况执行表，加强对合同档案的统计工作，以有效开展合同文档的查询、利用工作。
5.公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约，作出承诺，签
订合同或具有履约性质的书面文件。
6.销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报
告责任制。
7.已签署的合同应明确支付方式及付款时间，根据财务部的收款情况，
销售部、工程技术部与客户联系进行收款。
8.财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、
损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。
9.各部门员工可在行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须
进行登记，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
10.合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同
文档的安全。
11.借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处
罚。
12.合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视
情节予以处罚。
三、合同文档的移交
1.各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存
档。
2.移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分
明，符合其形成规律。
倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。
3.合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。
以双方签字
认可后方可完成交接手续。
4.合同档案移交清单
5.合同管理台帐表（见附件）。
6.本制度自2017年03月08日起开始执行。
北京瑞诺威能源科技有限公司
附件1
XXX公司合同管理台帐。