公司合同档案管理制度
合同档案管理及档案利用管理制度有哪些
合同档案管理及档案利用管理制度有哪些第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，维护企业合法权益，提高管理水平，根据《档案法》及有关法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条合同档案是企业重要的经济档案，包括合同文本、附属材料和有关文件。
合同档案管理应遵循真实性、完整性、及时性和安全性的原则。
第三条企业应设立专门的合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围包括：1. 合同文本及附属材料；2. 合同签订、履行过程中的相关文件；3. 合同履行完毕后的相关资料；4. 合同纠纷处理过程中的相关文件。
第五条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 按照合同的类别、签订时间、履行情况等分类；2. 确保档案材料的真实性、完整性；3. 便于检索和利用；4. 符合档案保管的要求。
第六条合同档案的整理应由专人负责，确保档案材料的准确性和完整性。
第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档应按照规定的程序进行，确保档案的及时归档。
第八条合同档案应按照规定的格式进行编号，便于检索和管理。
第九条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 确保档案的安全性，防止丢失、损坏、泄露；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施；3. 定期对档案进行检查、清理、消毒；4. 建立合同档案的查阅制度，限制查阅范围和次数。
第四章合同档案的利用与保管第十条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 查阅合同档案应填写查阅申请表，经部门负责人批准；2. 查阅合同档案时，应遵守档案室的规章制度，不得污损、涂改档案；3. 查阅合同档案应限于内部使用，不得泄露给外部单位或个人；4. 合同档案的借阅应严格控制，仅限于内部使用，不得外借。
第十一条合同档案的保管期限应根据国家规定和企业实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。
第十二条合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的安全、及时、彻底销毁。
公司合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、解除、终止等过程中的各类合同档案。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司规章制度进行合同档案管理。
（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保合同档案的完整性和连续性。
（三）安全保密原则：加强合同档案的保密工作，防止泄露公司商业秘密。
（四）高效利用原则：提高合同档案的检索和利用效率，为公司经营管理提供有力支持。
第二章组织机构与职责第四条公司设立合同档案管理领导小组，负责公司合同档案管理的总体规划和组织实施。
第五条合同档案管理领导小组的主要职责：（一）制定公司合同档案管理制度；（二）审批合同档案的归档、借阅、销毁等工作；（三）监督合同档案管理的执行情况；（四）组织开展合同档案管理的培训和考核。
第六条合同管理部门负责公司合同档案的具体管理工作，其主要职责：（一）建立健全合同档案管理制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作；（三）对合同档案进行鉴定、整理和数字化处理；（四）定期对合同档案进行清查、统计和分析；（五）配合审计、司法等部门的调查取证工作。
第三章合同档案的收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：（一）合同文本；（二）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件；（三）合同履行过程中的相关凭证、记录；（四）合同履行过程中产生的其他有关资料。
第八条合同档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据合同类型、合同期限、合同履行情况等进行分类；（二）编号归档：对合同档案进行统一编号，并按照编号顺序归档；（三）目录编制：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、合同签订日期、合同履行期限、合同金额、归档日期等信息；（四）归档要求：合同档案的归档应完整、准确、清晰。
合同归档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。
第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。
第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。
第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。
第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。
第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。
第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。
1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。
第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同档案管理及档案利用管理制度
合同档案管理及档案利用管理制度第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，规范合同档案的收集、整理、归档和利用工作，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合公司的实际情况，制定本制度。
第二条合同档案是公司合同管理的重要成果，是公司经济活动的重要记录，是维护公司合法权益的重要依据。
合同档案管理应当遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
第三条本制度适用于公司所有合同档案的管理和利用工作。
第四条公司应当设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档和利用工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集工作应当从合同签订开始，持续到合同履行结束。
第六条合同档案收集的内容包括：合同文本及附件、合同履行过程中的重要文件、合同纠纷处理文件、合同归档申请表、合同归档清单等。
第七条合同档案的整理工作应当根据档案的内容、形式和特点，进行分类、排序、编号、装订、装盒等工作。
第八条合同档案管理部门应当建立合同档案目录，方便对合同档案的查询和利用。
第三章合同档案的归档与保管第九条合同档案的归档工作应当在合同履行结束后的一定期限内完成。
第十条合同档案应当归档到合同档案管理部门，由合同档案管理部门进行统一保管。
管制度，确保合同档案的安全、保密和完整。
第四章合同档案的利用第十二条合同档案的利用工作应当遵循保密、合法、及时、准确的原则。
第十三条合同档案管理部门应当建立合同档案查询制度，提供查询、借阅、复制等服务。
第十四条利用合同档案应当进行登记，记录利用档案的人员、时间、用途和结果等信息。
第十五条合同档案管理部门应当对利用合同档案的结果进行跟踪和反馈，及时发现和纠正利用合同档案中的问题。
第五章合同档案的销毁第十六条合同档案的销毁工作应当根据合同档案的保存期限和保密要求进行。
毁制度，对销毁合同档案的人员、时间、地点、方式等进行记录。
第六章法律责任第十八条违反本制度的，应当依法承担相应的法律责任。
第十九条合同档案管理部门有权对违反本制度的行为进行制止和处理。
公司合同档案管理制度
公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。
二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。
2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。
-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。
-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。
三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。
-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。
-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。
2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。
-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。
-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。
3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。
-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。
-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。
-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。
4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。
-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。
-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。
四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。
2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。
3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。
单位合同档案管理制度
第一章总则第一条为规范本单位的合同档案管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护单位的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位及下属各部门、分支机构签订的各类合同档案的管理。
第三条本制度遵循以下原则：（一）依法管理原则：合同档案管理必须遵守国家法律法规，确保合同档案的合法性和有效性。
（二）真实性原则：合同档案应当真实、准确、完整地反映合同签订和履行情况。
（三）安全性原则：加强合同档案的安全管理，防止档案丢失、损毁和泄密。
（四）便捷性原则：提高合同档案的查询、借阅和利用效率。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围：（一）各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件；（二）合同履行过程中产生的相关文件、资料；（三）合同变更、解除、终止等相关文件；（四）合同纠纷处理过程中产生的文件、资料。
第五条合同档案的整理要求：（一）合同档案应当按照合同类别、合同编号、签订时间等进行分类整理；（二）合同档案应当编号、登记，并建立档案目录；（三）合同档案应当采用纸质和电子两种形式并存，确保档案的完整性。
第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：（一）合同档案应当存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的场所；（二）合同档案的保管人员应当具备一定的法律知识和档案管理技能；（三）合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。
第七条合同档案的使用：（一）合同档案的查询、借阅，应当遵循合法、合规、便民、高效的原则；（二）查询、借阅合同档案，应当填写《合同档案查询、借阅申请表》，经批准后方可办理；（三）合同档案的查询、借阅，不得擅自复制、摘抄、拍照等；（四）合同档案的查询、借阅，应当在规定时间内归还。
第四章合同档案的销毁与归档第八条合同档案的销毁：（一）合同档案的销毁，应当严格按照国家有关规定执行；（二）合同档案的销毁，应当由档案管理部门提出意见，经单位领导批准后，由档案保管人员实施。
合同档案管理制度细则
一、总则1. 为了规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本细则。
2. 本细则适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
二、合同档案的分类与编号1. 合同档案分为以下类别：采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。
2. 合同档案按照合同类别、年份、项目性质等进行分类编号，确保档案的有序存放。
三、合同档案的收集与整理1. 合同档案的收集应遵循真实性、完整性、及时性的原则。
2. 合同档案的整理应包括以下内容：（1）合同签订、履行过程中的相关协议、单证、函电等文件；（2）合同履行过程中的变更、补充协议、通知等文件；（3）合同履行过程中的验收、付款、索赔等相关文件；（4）合同履行过程中的其他有关文件。
3. 合同档案的整理应按照档案分类编号，逐份登记归档。
四、合同档案的保管与使用1. 合同档案的保管应遵循以下原则：（1）防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防高温等安全措施；（2）专人负责保管，确保档案的完整和安全；（3）档案库房应具备必要的设施，如档案柜、温湿度控制设备等。
2. 合同档案的使用应遵循以下规定：（1）查阅合同档案应办理借阅手续，经相关部门负责人签字同意后方可查阅；（2）查阅合同档案应遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密；（3）查阅合同档案应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、销毁或损坏档案。
五、合同档案的统计与报告1. 合同管理组应定期对合同档案进行统计，编制合同档案统计清单。
2. 合同管理组应向公司领导汇报合同档案管理情况，包括档案数量、类别、保管状况等。
六、合同档案的销毁1. 合同档案的销毁应遵循以下规定：（1）合同档案的销毁应经公司领导批准，并报相关部门备案；（2）销毁合同档案前，应核对档案内容，确保档案的完整性；（3）销毁合同档案时，应采取有效措施，确保档案的保密性。
2. 合同档案的销毁应在专人监督下进行，销毁后的残渣应妥善处理。
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公司合同档案管理制度
1.总则
为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。
1.2合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。
1.3公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
2.归档
2.1合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。
同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
2.2合同履行完毕后
10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。
2.3办公室接收资料时应当出具收据。
3.档案借阅
3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
4.责任
4.1借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。
实施6.
6.1本办法自2011年6月1日起施行。
总则：
为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。
适用范围：
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。
合同档案管理原则：
1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料
3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。
4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。
合同文档的移交：
1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。
2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。
3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。
双方签字认可后方为完成交接手续。
合同文档的管理办法：
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。
2、保存的合同文档每半及时处理，要查明原因，损毁，如有遗失、年清理核对一次，并追究相关人员责任。
3、工程部要加强对合同档案的统计
工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、工程部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各部门员工可在工程部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》经工程部经理签字同意后，方可在工程部办理相关借阅手续，以复印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。
8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。
如是工作需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。
9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。
10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。
11、档案封存是档案管理员独立完成的基础工作，包括：编订和存放，编订时，固定档案的所有属性、目录、编码、加密都按规定执行、同时做好档案的装订工作；存放时、根据档案存放的不同地点、柜组做好标记、并登记．入册、经简便、明确和易于查收为原则，同时可建立相关的
总目录和查找索引。
12、档案查找，由管理员根据查找人的要求完成，同时及时将查找结果转达如需要其它服务可在查找后将查找内容复印，将原件归档，留复印件作查询用。
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