2018合同档案管理办法
江西省档案管理条例（2018）-
江西省档案管理条例（2018）正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------江西省档案管理条例(2001年6月21日江西省第九届人民代表大会常务委员会第二十四次会议通过2018年7月27日江西省第十三届人民代表大会常务委员会第四次会议修正)目录第一章总则第二章档案机构及其职责第三章档案的管理第四章档案的利用和公布第五章保障措施第六章法律责任第七章附则第一章总则第一条为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为国民经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)以及有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本条例。
第二条本省行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事档案的接收、收集、整理、保管、利用和公布等管理活动，应当遵守本条例。
第三条本条例所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
属于国家所有的档案，按国家档案局会同有关部门确定的具体范围执行；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的档案，由省人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。
第四条各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划；建立健全机构，保障档案事业发展。
第五条省、市、县(区)档案局负责履行同级人民政府档案行政管理部门的职责。
第六条各级人民政府及其档案行政管理部门和有关部门对有下列情形之一的单位和个人应当给予表彰、奖励：(一)在档案的收集、整理、保护和开发利用方面成绩突出的；(二)在档案学研究、档案宣传、档案教育中做出重要贡献的；(三)将重要或者珍贵的档案捐献给国家的；(四)热心资助档案事业事迹突出的；(五)举报、制止档案违法行为，查处档案违法案件表现突出的；(六)在其他方面对档案事业做出突出贡献的。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度一、引言合同是商务活动中至关重要的文件，合同档案管理制度旨在规范合同档案的存储、管理和运作，以确保合同内容的完整性和安全性。
本文档将详细介绍合同档案管理制度的建立和执行过程。
二、背景合同档案管理制度是公司管理的重要组成部分，具有重要的法律意义和经济价值。
合同档案管理制度的建立不仅可以提高合同管理效率，还可以降低合同管理风险，实现合同管理的规范化和自动化。
三、制度的制定标准合同档案管理制度应根据公司的具体情况和需要进行制定，并符合相关法律法规和标准。
制度的制定应当符合以下标准：合法合理：制度应符合国家相关法律法规的规定，合法合理；明确细致：制度应明确规定合同档案管理的各项内容和具体操作步骤；可操作性强：制度应具有较强的可操作性，方便员工理解和执行；可持续改进：制度应能够根据实际情况进行持续改进，保持与时俱进。
四、制度的主要内容1. 合同档案管理范围合同档案管理制度适用于公司的所有合同档案，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同等。
2. 合同档案管理流程合同档案管理制度应包括合同档案的存储、归档、检索、借阅、销毁等具体流程，确保合同档案的管理科学化和规范化。
3. 合同档案管理责任制度应明确各级管理人员和员工在合同档案管理中的责任和义务，确保合同档案管理的顺利进行。
4. 合同档案管理控制制度应设立合同档案管理的内部控制机制，包括对合同档案管理流程、权限控制、风险管理等方面的控制机制。
五、制度的执行和监督合同档案管理制度的执行和监督是保证制度有效运行的重要环节。
公司应建立相应的监督机制，确保合同档案管理制度的全面执行。
六、制度的改进合同档案管理制度应定期进行评估和改进，根据实际情况对制度进行调整和优化，保持其适应性和有效性。
七、结语合同档案管理制度对于公司的合同管理至关重要，通过建立科学合理的制度，可以有效提高合同管理效率，降低管理风险，带来更好的经济效益和法律保障。
公司应重视合同档案管理制度的建立和执行，确保其长期有效运行。
工程合同存档制度
工程合同存档制度一、总则为规范工程合同管理，加强合同存档工作，提高工程合同管理效率及合同履行效率，依据有关法律法规和公司相关制度，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有项目部门的工程合同管理工作。
三、合同存档管理责任主体1. 项目部门负责人项目部门负责人是本部门合同存档管理的主要责任人，负责监督和检查本部门合同存档的相关工作。
2. 合同管理员项目部门设立专门的合同管理员，负责具体的合同存档管理工作，保证合同文件的完整和准确。
3. 合同管理人员项目部门其他相关人员也有合同管理的职责，需要配合合同管理员完成合同存档管理工作。
四、合同存档管理流程1. 合同签订及存档（1）项目部门负责人在合同签订前，应当审查合同文件，确保合同内容符合公司规定。
（2）合同签订后，由合同管理员负责将合同文件归档，并在合同存档管理系统中录入相应信息，确保合同文件的完整性和安全性。
（3）存档后的合同文件应当分类管理，便于查阅和检索。
2. 合同履行管理（1）项目部门负责人应当监督合同的履行情况，确保合同按照约定内容执行。
（2）合同管理员负责跟踪合同履行情况，并在合同存档管理系统中及时更新合同履行情况。
3. 合同变更管理（1）如果合同需要变更，项目部门负责人应当及时办理合同变更手续，确保变更合同的合法性和准确性。
（2）变更后的合同文件应当及时更新并存档，确保合同文件的完整性和一致性。
4. 合同归档（1）合同执行完毕后，合同管理员应当对合同文件进行归档，并保留一定期限。
（2）归档后的合同文件应当及时更新合同存档管理系统，并定期进行备份，确保合同文件的安全性和完整性。
五、合同存档管理制度的监督和检查1. 部门负责人应当定期对合同存档管理工作进行检查和督促，确保合同存档管理工作的落实。
2. 公司内部审计部门定期对合同存档管理工作进行审核，发现问题及时提出整改意见。
3. 公司管理层定期对所有项目部门的合同存档管理情况进行评估，对不合格的项目部门进行整改或处罚。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、概述合同档案是企业管理中不可或缺的一部分，合同档案管理制度旨在规范合同档案的管理流程和要求，确保合同档案的完整性、安全性和便捷性。
本制度适用于所有与我公司签订合同的相关部门。
二、档案管理责任1.公司领导层要高度重视合同档案管理工作，并承担最终管理责任。
2.档案管理部门负责具体的合同档案管理工作，包括档案的归档、整理、检索等。
3.相关部门应按照本制度要求，积极配合档案管理部门的工作，并保证档案的及时提交和归还。
三、档案管理流程1.合同登记：签订合同后，相关部门应及时将合同的相关信息登记到档案管理系统中，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额等要素。
2.合同归档：合同归档由档案管理部门负责，归档前应对合同进行分类和编号。
合同归档采用电子档案和实物档案相结合的方式，保证档案的安全性和便捷性。
3.合同检索：任何相关部门在需要查阅合同时，应通过档案管理系统提交申请，由档案管理部门负责提供相应的合同档案。
档案管理部门应确保信息反馈的及时性和准确性。
4.合同归还：合同期满或终止后，相关部门应及时将合同归还到档案管理部门，由档案管理部门负责更新档案信息，并将合同归档到相应的位置。
四、档案管理要求1.档案接收：档案管理部门在接收合同档案时，应对档案进行严格的验收和登记，并及时确认相关的档案信息。
2.档案保管：合同档案应存放在专门的档案柜或电子存储系统中，并定期进行备份和安全检查。
档案管理部门应制定相应的保密制度，确保档案信息的安全。
3.档案整理：档案管理部门应按照一定的分类和编目规则对合同档案进行整理和归档，确保档案的有序性和完整性。
4.档案销毁：合同档案在符合法律法规的前提下，经过一定期限（如合同期满后）或不再具备业务价值时，应按照档案管理部门的规定进行销毁。
销毁记录应详细记录销毁的档案信息。
五、档案管理考核公司领导层对档案管理工作进行定期考核，并根据考核结果对相关人员进行奖励或处罚。
档案管理部门应结合实际情况对档案管理制度进行持续改进，并提供培训机会，提高相关人员的档案管理能力。
工程合同档案制度
工程合同档案制度一、合同档案的建立合同档案的建立是工程合同管理的第一步。
所有工程项目必须签订书面合同，并且合同内容应当全面、明确，包括工程项目的基本信息、双方的权利义务、合同金额、工期、质量要求、违约责任等关键条款。
合同签订后，应当由项目负责人负责收集并整理合同原件及附件，建立合同档案。
二、合同档案的分类与编号为了便于管理和检索，合同档案应当进行合理的分类与编号。
可以根据工程项目的性质、规模、地点等因素进行分类，每个类别赋予一个唯一的编号。
编号系统应当简洁明了，便于理解和使用。
三、合同档案的存储与保管合同档案应当妥善存储与保管。
建议采用电子化管理，将所有合同文档扫描成电子版，存储在专用的服务器或云端，确保数据的安全性和可访问性。
同时，纸质合同原件应当存放在防火、防潮的安全环境中，并由专人负责管理。
四、合同档案的使用与借阅合同档案的使用与借阅应当有严格的规定。
任何需要查阅合同档案的人员，都必须经过项目负责人的批准，并在借阅登记簿上签字。
借阅时间应当有所限制，并在规定时间内归还。
借阅期间，借阅人应当对档案负有保管责任，不得损坏、丢失或泄露给无关人员。
五、合同档案的更新与维护随着工程项目的进展，合同内容可能会发生变更。
此时，应当及时更新合同档案，确保档案内容的准确性。
所有变更事项应当有书面记录，并按照原有编号系统进行归档。
六、合同档案的审计与评估为了确保合同档案管理的有效性，应当定期进行审计与评估。
审计团队可以对合同档案的完整性、准确性进行检查，并提出改进建议。
评估结果应当作为项目管理改进的重要依据。
七、结语一个规范的工程合同档案制度是项目管理成功的基石。
通过上述范本的实施，可以有效地规范合同档案的管理流程，确保项目信息的透明和双方权益的保护。
每个工程项目都是独特的，因此在实际操作中，还需要根据项目的具体情况，对合同档案制度进行适当的调整和完善。
2018档案管理规定
档案管理规定第一章总则第一条为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。
第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。
第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。
第二章档案机构及其职责第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。
第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。
第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章档案的管理第八条整理办法：1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2. 步骤：A. 收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
B. 整理根据分类和成立时间整理。
C. 分类根据下述分类方法分类D. 立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。
第九条过程管理：1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。
2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。
第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十一条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
合同档案制度
合同档案制度
合同档案制度范本。
合同档案制度。
1. 合同档案的建立。
1.1 公司应建立健全的合同档案制度，确保所有合同文件的存
档和管理工作得以规范进行。
1.2 合同档案应按照合同签订的时间顺序进行编号和归档，确
保档案的完整性和可追溯性。
2. 合同档案的管理。
2.1 公司应指定专人负责合同档案的管理工作，确保合同档案
的及时更新和归档。
2.2 合同档案应按照合同类型进行分类管理，便于查阅和检索。
2.3 合同档案管理人员应定期对合同档案进行清点和整理，确
保档案的完整性和安全性。
3. 合同档案的保存。
3.1 合同档案应保存在安全、防火、防潮的环境中，防止合同
文件的损坏和丢失。
3.2 合同档案的保存期限应根据法律法规和合同约定进行规范，过期合同文件应及时进行销毁或归档处理。
4. 合同档案的利用。
4.1 公司内部部门需要查阅合同档案时，应填写查阅申请表，
并经过合同档案管理人员的审批后方可查阅。
4.2 合同档案管理人员应对合同档案的利用情况进行记录和统计，确保合同档案的合理利用。
5. 合同档案的归档销毁。
5.1 合同档案的归档销毁应按照公司相关规定进行，确保合同
文件的合规处理。
5.2 合同档案管理人员应对合同档案的销毁情况进行记录和备份，确保合同档案的安全和可追溯性。
以上为合同档案制度范本，如有需要，可根据实际情况进行调整和完善。
黑龙江省档案管理条例（2018第一次修正）
黑龙江省档案管理条例（2018第一次修正）文章属性•【制定机关】黑龙江省人大及其常委会•【公布日期】2018.04.26•【字号】•【施行日期】2018.04.26•【效力等级】省级地方性法规•【时效性】已被修订•【主题分类】档案管理正文黑龙江省档案管理条例(1999年8月11日黑龙江省第九届人民代表大会常务委员会第十一次会议通过根据2005年6月24日黑龙江省第十届人民代表大会常务委员会第十五次会议《关于修改〈黑龙江省档案管理条例〉的决定》第一次修正根据2013年10月18日黑龙江省第十二届人民代表大会常务委员会第六次会议《关于修改〈黑龙江省体育发展条例〉等四部地方性法规的决定》第二次修正根据2015年4月17日黑龙江省第十二届人民代表大会常务委员会第十九次会议《关于废止和修改〈黑龙江省文化市场管理条例〉等五十部地方性法规的决定》第三次修正根据2018年4月26日黑龙江省第十三届人民代表大会常务委员会第三次会议《黑龙江省人民代表大会常务委员会关于废止和修改〈黑龙江省统计监督处罚条例〉等72部地方性法规的决定》第四次修正)第一章总则第一条为加强档案工作，促进档案事业建设，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。
第二条本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条本省行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织及公民均应当遵守本条例。
第四条各级人民政府档案行政管理部门负责组织实施本条例。
各级计划、财政、人事等行政管理部门，应当按照各自职责，配合档案行政管理部门做好档案管理工作，加强档案事业建设。
农垦、森工、铁路主管部门负责本系统的档案管理工作，并接受省人民政府档案行政管理部门的监督和指导。
第五条各级人民政府应当加强对本行政区域内档案工作的领导，把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。
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合同管理办法
为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。
一、分类管理
二、管理原则
1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办公室主任负责管理及建立台账。
2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进保险柜。
合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借阅。
3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、
编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。
分类编号要遵循文件材料的形成规律，要便于保管和提供调阅查询。
4、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。
三、合同签订
1、合同草拟
合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。
以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。
分析可能出现的问题如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任条款及保证条款。
合同条款表述的要求：
①措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等；
②简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号；
③写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息；
④合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。
2、合同定稿
合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户
许可证复印件、资质证明复印件、法人身份证复印件、授权委托书加盖公章作为合同附件，有技术参数的，需提供加盖公章的技术参数表。
（合同执行完毕后，还需将领导签字确认的采购单、货物运输信息单、入库单作为合同存档最后部分）
另针对销售合同：合同执行完毕后，还需后附：生产任务单、发货通知单、出库单、货物运输信息单、客户签字确认收货单（出库单）、业务招待情况（招待审批表、差旅费等该项目支出费用）
四、档案存档
1、合同档案必须认真验收，存放档案必须有专用柜、架，做到目录、文档相符，制合同统计清单，并根据实际需要科学编制合同档案台帐，从而能够有效地开展合同文档的查询，查询后按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
2、档案的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
3、公司领导、行政部负责人可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过总经理审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；
4、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案材料，违者视情节予以处罚。
5、借阅当事人需经总经理批准方可借阅；借阅涉及公司经营项目的合同，查询当事人需填写《合同借阅申请单》经总经理审批后方可借阅。
6、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续，调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，
应立即报告领导。
5、同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据《公司保密管理制度》进行处罚，档案管理员要严守机密，不得随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自进行复印。
涉及到保密档案的管理，由相关领导另行制定管理办法。
本管理办法解释权归行政部，自颁布之日起生效。