公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定
公司档案管理部门制度（5篇）
公司档案管理部门制度1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。
2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。
如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。
3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。
4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
点收文件后，应依下列方法收拾：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
档案分类应视案件内容、部门____、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
档案分类应力求切合适用。
倘因案件较多，前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。
如案件不多，亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。
同一小类之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷应用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
档号之表现方法如下aa—bbccd—ee，aa为经办部门代号，bb为大类号，cc为小类号。
d为档卷卷次，ee为档案目次。
档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明简要，以能充足表现档案内容性质为原则，且有必定范围，不宜笼统含糊。
各级分类、卷次及目次的编号，均以十进____伯数字表现；其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议。
档案分类各级名称经断定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用必定次序依次排列，以便查阅。
公司档案管理制度(5篇)
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
档案和合同管理制度
档案和合同管理制度一、制度目的本制度的目的是规范公司内部档案和合同管理工作，保证档案和合同的规范化、安全化、透明化管理，确保公司内部业务运作的顺利进行，降低公司风险，提高工作效率。
二、制度适用范围本制度适用于公司所有部门、所有员工以及与公司签订合同的合作伙伴。
三、档案管理内容1、档案的归档（1）公司内部文件、资料等归档按照文件的重要程度、保密等级和使用频率进行分类归档，建立档案档案号归档，建立档案管理数据库，方便查找和管理。
（2）档案的保存期限根据文件的类型、性质、用途及管理需要确定合理的保存期限。
2、档案的借阅和利用（1）档案的借阅需经过相关部门的审批，并填写借阅申请表，在规定的借阅时间内完成借阅并归还档案。
（2）档案的利用必须符合公司规定，不得私自复制、外传档案内容，避免泄露公司机密信息。
3、档案的销毁（1）档案的销毁需经过相关部门的审批，并按照公司的文件销毁规定进行销毁操作。
（2）销毁过程需记录销毁的档案种类、数量和销毁人员等信息，确保档案销毁合规。
四、合同管理内容1、合同的签订（1）公司与合作伙伴签订合同需经过法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。
（2）合同应明确约定双方的权利义务，不得违背法律法规和公司政策。
2、合同的履行（1）公司应严格按照合同内容执行，确保合同的履行达到双方约定的目标。
（2）如有合同争议需及时与对方协商解决，不得擅自违约。
3、合同的存档（1）公司与合作伙伴签订的合同需要归档保存，建立合同管理数据库，便于查找和管理。
（2）合同存档需要按照合同的重要程度和保密等级进行分类保存，并定期检查合同的有效性和保密性。
五、制度执行和监督1、公司制度的执行由相关部门负责监督，对违反规定的行为进行纠正和处理。
2、公司应定期对档案和合同管理制度进行评估，发现问题及时修订完善。
3、公司领导应加强对档案和合同管理工作的重视，确保制度的有效实施。
六、附则1、本制度自颁布之日起生效，如有补充和修订，由公司领导统一制定。
公司管理档案管理制度
公司管理档案管理制度一、总则为规范公司档案管理工作，保障公司信息资源的安全和完整性，提高档案利用效率，特制定本制度。
二、管理档案的基本原则1. 真实性原则：管理档案必须真实、准确、权威，不得捏造、篡改。
2. 完整性原则：管理档案必须保持完整，不得遗漏、破坏。
3. 保密性原则：管理档案必须保密，不得泄露公司机密信息。
4. 利用性原则：管理档案应当根据需要被合理利用，不得滞留、废弃。
5. 规范性原则：管理档案应当按照规范的流程和标准进行管理。
三、档案管理体系1. 设立档案管理部门，负责公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。
2. 制定档案管理规定和流程，规范档案管理工作。
3. 定期进行档案清点和整理，确保档案的完整和安全。
4. 配备专门的档案管理系统，便于档案的查找和利用。
5. 负责对外借阅档案的审批工作，严格控制档案的流转。
6. 制定档案销毁和转移规定，确保档案的合法销毁和转移。
四、档案的收集与整理1. 对公司各部门产生的档案进行分类、编目和整理，并制定档案目录，方便查找。
2. 确保档案的存档环境干燥、通风、防潮、防火，保证档案的安全。
3. 对历史档案进行鉴定和选择，确定哪些档案需要永久保存，哪些档案可以销毁。
4. 对电子档案进行备份和加密，确保电子档案的安全性和可靠性。
五、档案的利用与传递1. 公司内部部门需要使用档案时，应当提出申请，经过审批后方可查阅。
2. 对外借阅档案时，必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全性。
3. 对于有重要机密信息的档案，应当加强保密措施，避免泄露。
4. 对于有利于公司发展和经营的档案，应当积极传递和推广，促进公司的进步和成长。
六、档案的销毁与转移1. 档案销毁必须经过严格审批程序，确保档案的合法销毁。
2. 档案销毁后必须备案，确保销毁程序合规。
3. 档案转移时必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全流转。
4. 对于需要永久保存的档案，应当定期进行修整和整理，确保保存的完整性。
新成立公司的档案管理制度
一、总则为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司内部文件、会议记录、合同、协议、项目资料、财务报表、员工档案等。
2. 公司对外交流、合作、招投标等活动中产生的各类文件、资料。
3. 公司研发、生产、销售、服务等过程中的各类技术文件、资料。
4. 公司其他具有保存价值的文件、资料。
三、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。
2. 各部门负责人负责本部门档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
3. 员工有义务协助档案管理部门做好档案管理工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在产生档案时，应按照规定及时收集、整理，并报档案管理部门归档。
2. 档案整理：档案管理部门对收集到的档案进行分类、编号、编目，确保档案的有序性。
3. 档案归档：档案管理部门根据档案的保存期限和利用价值，将档案归档至相应的档案柜或档案室。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。
2. 档案利用：员工需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
3. 档案复制：档案管理部门根据实际情况，可对档案进行复制，但需确保档案的完整性和准确性。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保存期限。
2. 档案销毁：对于超过保存期限的档案，经鉴定后，按照规定程序进行销毁。
七、档案安全与保密1. 档案安全：档案管理部门应加强档案安全防范措施，确保档案不受损坏、丢失。
2. 档案保密：档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密和公司商业秘密的档案，严格保密。
八、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的部门和个人，按照公司相关规定进行处罚。
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。
二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。
2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。
3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。
四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。
2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。
3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。
4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。
2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。
3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。
4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。
5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。
六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。
2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。
3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。
4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。
七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。
八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。
2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。
以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。
公司档案如何管理制度精选7篇(全文)
公司档案如何管理制度精选7篇（全文）公司档案如何管理制度篇1一、文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的39;文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。
档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
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2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4.严格执行各项档案管理制度。
5.接受本公司专职档案员的监督指导。
努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
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一． 定义
公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、决定决议、通知、交流信息的重要工具。
二． 发文的范围
凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议、编写的会议纪要等，ห้องสมุดไป่ตู้属发文范围。
公司的公文主要分为以下类：
（1）管理制度
（2）
适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
3、集团办公室设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
七、档案查阅和借阅要求
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《档案借阅复印登记表》。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。
3、必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
4、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
五、档案管理员的职责
1、集团办公室设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。
2、具体负责工作：负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
（五）对外发函
适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
（6）决定、决议
（7）
对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
（8）通报
（9）
表彰先进，批评错误，传达重要信息。
（10）其它
（11）
其它有关公司的重大事项
三． 发文程序
公司行政文件由集团办公室或总经办起草，主管副总审核，总经理或董事长审批签发；
（二）发文字号
由公司简称字、年份和序号组成，字体三号仿宋。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（1995不能简写成95，2004不能写成04），用六角中括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。例：冀华裕字〔2013〕1号代表公司文件。
（3）工作通知
（4）
适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项。
（5）人事通知
（6）
适用于公布公司体制机构变动，干部任免，人员录用、晋升、调动、降职等事项。
（四）会议纪要
适用于全公司性会议进行的记录的文件。凡各业务部门，如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。
2.属于保密的文件，起草部门确定报送范围。保密文件由起草文件部门专人印制、报送，保密文件由起草部门收回归档，集团办公室对保密文件电子版亦不编入公司文件汇编。
第三部分 公司文件格式规范标准
一. 眉首
（一）发文标识
由公司全称“华裕农业科技有限公司”后面加“文件”组成。37号宋体字，加粗，居中，用红色标识。
公司档案管理制度及公司文件、合同管理规定
第一部分 公司档案管理制度
一、目的
为了建立健全公司档案管理制度和规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
1、凡是以公司名义发出的文件、管理制度、通知、决定、决议，会议纪要等。相关规定详见第二部分《华裕农业科技有限公司文件管理制度及规范格式标准》、第三部分《公司文件格式规范标准》。
3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。
4、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团办公室档案处。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
四、档案保管制度
1、公司集团办公室以及各部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
六、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行“月度归档”和“年度归档”制度，即：每月30日和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、实施细则：各生产场区开每月生产会时将需要归档的原件上交到总经办王如，其它各部门包括采购部、后勤部、营销部、财务部、孵化部、项目部、人事部、技术部、总经办、集团办等公司行政后勤部门按照归档期，需直接将归档资料提交到集团办档案管理人员韩慧敏处。
（二）文件处理
遵循《公司档案管理制度》的归档制度执行。
1. 公司所有发文，发文部门应有存档，经批准领导签字文件原稿连同电子版由集团办公室分别分类归档，保存备查。集团办公室对公司发文存档后，将电子版分类编入公司文件汇编，并转发给各部门传阅。凡传阅原件的部门或个人需按照《档案查阅和借阅要求》进行传阅手续登记，集团办公室做好传阅台账。
2、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。相关规定详见第四部分《合同编号管理办法》。
三、归档制度
1、凡属归档范围的文件资料，均由公司集团办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，集团办公室保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。
公司各部门的文件由各部门负责起草，主管副总审批，签发。
对全公司影响较大，涉及两个以上部门分管范围文件，须由总经理审批签发。
文件审批签发后，由起草部门再次校对、打印、盖章、下发、流转。
四． 文件控制程序
（一）文号管理
公司所有发文，一定要由集团办公室统一编号，各部门在起草文件时，先向集团办公室索要文号，并统一排版。统一编号格式为冀华裕字〔2014〕1号、冀华裕字〔2014〕2号……按顺序编号。