(完整版)公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，加强信息资源的保护和利用，提高公司内部管理效率，制定本办法。
第二条公司档案管理工作应遵循依法、规范、高效、安全的原则，确保公司档案的真实、完整、准确、可靠。
第三条本办法适用于公司内部所有的档案管理工作，涵盖电子档案和纸质档案。
第四条公司档案管理工作应遵循积极主动、全员参与、法规合规、持续改进的原则。
第二章档案管理的基本制度第五条公司应建立档案管理制度，明确档案管理的组织结构、管理职责和工作程序，规范档案管理行为。
第六条公司应配备专职档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作，确保档案的整理、检索和保存工作的有效实施。
第七条公司应制定档案管理工作计划，确保档案管理工作有序进行。
第八条公司应制定档案管理操作手册，明确各类档案的归档、借阅和销毁的具体操作指南。
第九条公司应建立档案室，确保档案的安全和防火措施。
第三章档案的归档和检索第十条公司应制定档案归档规范，明确不同类别档案的归档要求和流程。
第十一条公司应将纸质档案进行编号和分类，并建立档案目录和档案检索系统，方便日后的查阅和管理。
第十二条公司应制定档案检索规范，明确档案借阅的程序和要求。
第十三条档案借阅申请应由相关人员填写并经过档案管理员审核后方可借阅，借阅人员应按规定时间归还借阅档案。
第四章档案的保存和销毁第十四条公司应建立档案保存制度，明确档案保存的时间和条件。
第十五条档案保存期限届满后，公司应组织相关人员进行档案销毁工作，确保档案销毁的合规性和规范性。
第十六条档案销毁应经过严格审核和监督，销毁过程应有记录和证明，确保销毁后不再恢复。
第五章电子档案管理第十七条公司应建立电子档案管理系统，确保电子档案的安全、准确和可用性。
第十八条公司应制定电子档案归档和备份规范，明确电子档案的归档、备份和恢复的具体要求。
第六章违规处理第十九条对于档案管理中的违规行为，公司将根据档案管理制度进行处理，违规人员将被追究相应责任。
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则档案管理规定第一章总则第一条目的为了加强、规范公司档案管理工作，有效保护和利用档案，维护其完整性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》《建筑工程文件归档范围(GBT-50328-2014)》的最新规定等有关条例，特制定本规定。
第二条定义公司档案指公司筹建以来各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。
第三条适用范围本规定适用于中国建筑一局(集团)有限公司及下属各项目分公司。
第二章管理部门及其职责第四条管理部门档案管理实行统一领导，分级管理的原则。
档案管理工作由总经理/项目分公司经理领导，行政部直接负责各部门和所属各项目分公司的具体档案管理工作。
第五条管理职责行政部档案管理人员应严格执行档案管理办法，履行管理职责。
档案管理专员在档案工作上接受档案负责人的领导，档案负责人接受行政经理及总经理领导（部门及岗位管理职责详见附件二）。
第三章文件材料的收集与归档第六条公司及下属各项目分公司、各部门日常工作中产生的文件材料必须及时收集、整理，按年度立卷。
第七条一项工作若涉及几个部门参与办理，由主办部门负责收集立卷。
第八条项目工程档案资料的收集应与项目建设同步进行。
第四章档案的管理第九条公司及各项目分公司应设专门的档案库对档案进行存放、保管，并指派专人负责档案库的管理工作。
第十条各部门形成的文件材料，由各部门对应人员负责收集管理，并于每年3月31日之前向行政部办理移交。
工程档案按各单位工程完成后或在工期各节点分批移交。
第十一条公司行政部在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总，并编制档案总目录（附录A）。
第十二条行政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
第十三条定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账物相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
第十四条收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。
公司档案管理规定及实施细则
公司档案管理规定及实施细则一、总则为了加强公司档案的管理，规范档案工作流程，保护和利用档案资源，提高档案管理的效率和质量，制定本规定。
二、档案的范围公司档案包括纸质档案、电子档案及其他形式的档案。
其中，核心业务档案、财务档案、人事档案、合同档案等为重点档案。
三、档案管理机构公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用及销毁工作。
四、档案管理人员档案管理部门由一名负责人和若干档案管理员组成。
档案管理员应具备档案管理专业知识，责任明确、制度规范的管理公司档案工作。
五、档案的存储和保管1.纸质档案应妥善保存于指定的档案库房中，每个档案柜及文件夹应标注清楚存放的档案分类及档案号。
2.电子档案应通过服务器进行存储，并进行备份，以防止数据丢失。
3.档案库房应保持干燥、通风，避免烟尘、湿气侵害。
六、档案的整理和归档1.档案管理人员应按照一定的分类标准进行档案的整理，确保档案能够被快速检索和利用。
2.档案应按照年度进行归档，每个档案文件夹都应标注清楚档案号、文件名、归档日期等信息。
七、档案的借阅和利用1.部门有权借阅与其工作相关的档案，但需填写借阅申请表，并注明借阅目的和预计还档日期。
2.借阅的档案应保持原样，不得篡改、损毁和外借。
3.利用档案需提前申请，并按规定进行审批。
同时，应保证档案的安全和机密性。
八、档案的销毁1.将对公司业务没有重要参考价值的纸质档案，按规定的销毁周期进行销毁。
2.对于电子档案，应根据公司规定的保留期限进行删除或销毁。
九、档案的保密1.档案管理人员对于档案资料应保守秘密，未经许可，不得泄露。
2.涉密档案应按照相关法律法规的要求进行保密，未经审批，不得随意浏览、复制和传播。
十、档案的定期检查和鉴定1.档案管理部门应定期对纸质档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。
2.电子档案应定期进行备份及防病毒扫描。
3.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确认档案的价值和可利用性。
十一、附则1.公司档案管理规定及实施细则的解释权归公司档案管理部门所有。
公司档案管理办法及实施细则
公司档案管理办法及实施细则目录：一、背景二、目的及原则三、范围四、组织体系五、档案分类及保管要求六、获取档案的权限和程序七、档案的利用和借阅八、档案的销毁和整理九、风险管理十、附则一、背景随着公司业务的发展，档案管理变得尤为重要。
为了规范公司内部档案的管理，确保文件的安全性、完整性和准确性，特制定此档案管理办法及实施细则，以便公司能够高效地管理和利用档案。
二、目的及原则目的：1.保证档案的安全和完整性；2.提高档案操作效率；3.便于档案的检索和利用。
原则：1.法律合规原则：档案的管理应符合相关法律法规和标准的要求；2.安全性原则：确保档案的安全性，防止遗失、损毁或泄露；3.应用性原则：档案管理应紧密结合公司业务，为日常工作提供支持和参考；4.效率原则：档案管理应高效、便捷。
三、范围本档案管理办法及实施细则适用于全体公司员工，在公司内部涉及档案管理的所有业务活动中均应遵守。
四、组织体系1.档案管理部门：负责制定、实施和监督档案管理办法及实施细则，管理公司各个部门的档案；3.公司员工：严格按照本办法和实施细则执行档案管理工作。
五、档案分类及保管要求1.档案分类：根据档案的性质、用途和保存期限，将档案分为核心档案、重要档案和一般档案三类，并分别采取不同的管理措施；2.档案保管要求：（1）核心档案：由档案管理部门统一保管，禁止外借、外带，确保绝对的安全性和保密性；（2）重要档案：由各部门负责人按照规定进行保管，严禁私自转借或移交；（3）一般档案：由各部门自行建立档案库，并按照规定进行分类、整理和保管。
六、获取档案的权限和程序1.获取档案的权限：（1）核心档案：只有经过核准的管理人员才能获取核心档案，并需填写档案借阅申请表；（2）重要档案：除核心档案外，授权的具有管理权限的人员也有获取重要档案的权限；（3）一般档案：部门内的工作人员可以直接获取自己部门的一般档案，无需额外申请。
2.获取档案的程序：（1）填写档案借阅申请表；（2）经过授权人员的审批；（3）到档案管理部门办理档案的借阅手续。
公司档案管理办法及实施细则范本
公司档案管理办法及实施细则范本第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，确保公司档案的安全、完整和有效利用，制定本办法及实施细则。
第二条公司档案的管理工作包括档案的收集、整理、保存、利用、销毁、安全保管等方面。
第三条公司档案分为纸质档案和电子档案两类，纸质档案以文件形式保存、电子档案以电子文件形式保存。
第四条公司档案应遵循透明、公正、保密、合法的原则。
第五条公司档案管理委员会负责对公司档案管理工作进行监督和指导。
第六条公司档案管理员应具备相应的专业知识和技能，按照规定进行操作和管理。
第七条公司档案管理工作应与公司其他工作相结合，加强协作与沟通。
第八条公司档案部门应制订具体的档案管理工作计划，并及时上报公司领导。
第九条公司档案部门应定期进行档案清理和整理工作，确保档案的完整性和安全性。
第十条公司档案管理工作应进行定期的档案审核，及时发现问题并采取相应的整改措施。
第二章档案收集与整理第十一条公司各部门应按照规定，及时向档案部门提交相关的档案材料。
第十二条公司档案部门应及时对收集到的档案材料进行整理和归档。
第十三条公司档案部门应按照一定的分类标准对档案进行分类归档。
第十四条公司档案部门应制定具体的档案整理规范，保证整理工作的质量。
第三章档案保存与利用第十五条公司档案部门应建立合适的档案保存环境，保证档案的安全性和完整性。
第十六条公司档案部门应定期对档案进行备份，防止档案丢失。
第十七条公司档案部门应加强档案利用的网络平台建设，方便企业内部人员进行查阅。
第十八条公司档案部门应根据需要，定期向公司领导和相关部门提供档案利用情况报告。
第四章档案销毁与安全保管第十九条公司档案部门应按照一定的规定对档案进行定期的销毁和清理。
第二十条公司档案部门应建立完善的档案销毁程序和流程，确保档案销毁的合规性。
第二十一条公司档案部门应加强对档案的安全保管，防止档案被非法获取。
第五章档案管理的法律与责任第二十二条公司档案管理工作应符合国家相关法律法规的要求。
公司档案管理办法及实施细则最新版
公司档案管理办法及实施细则最新版第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，促进档案资源的合理利用，保障公司各项业务活动的顺利开展，特制定本办法。
第二条公司档案管理遵循的原则是科学性、规范性、实用性、保密性。
第三条公司档案管理的范围涵盖公司一切业务活动的有关档案。
第二章档案的定义与分类第四条公司档案是指公司在经营活动中形成的与公司业务活动相关的一切纸质和电子形式的文件、档案、记录等。
第五条公司档案分为机关档案、业务档案、人事档案、财务档案等不同分类。
第六条公司档案应按照文件的形式、内容的特点和保存期限的长短进行分类，确保档案的管理和使用方便。
第三章档案的管理第七条公司应建立健全档案管理机构，明确档案管理人员的职责和权限。
第八条公司档案的归档、借阅、销毁等操作应按照档案管理流程进行，确保操作规范、审批严格。
第九条公司应建立档案管理系统，实现对档案信息的集中管理、查询和利用。
第四章档案的保管第十条公司应提供安全、干燥、通风、无虫害等保管条件，确保档案的安全性和完整性。
第十一条公司应制定保密管理制度，对涉及商业机密、个人隐私等敏感信息进行保护。
第十二条档案的保管期限应按照规定进行，及时进行归档和转存，避免档案遗失和损坏。
第五章档案的利用第十三条公司应制定档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。
第十四条档案利用应符合法律法规的规定，不得违反国家利益和社会公共利益。
第十五条公司应建立档案借阅制度，确保档案利用的正当性和及时性。
第六章档案的销毁第十六条公司应严格按照规定的销毁程序和方法进行档案的销毁，确保档案的安全和完整。
第十七条档案销毁应有销毁记录，并应保存一定时间，以备查证。
第七章档案的转让与接收第十八条公司转让档案应按照规定的程序进行，确保档案转让的合法性和完整性。
第十九条公司接收档案应对档案进行核查和整理，确保档案的完整性和准确性。
第八章档案管理的监督与评估第二十条公司应建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。
公司档案管理制度实施细则
公司档案管理制度实施细则一、总则为了规范公司档案的管理和使用，确保档案的安全、完整和便于使用，特制定本细则。
二、档案责任人1.公司设立档案管理员，负责公司档案的管理和使用工作。
2.档案管理员应具备相关档案管理知识和技能，并定期接受相关培训和学习。
三、档案管理要求1.档案的收集和整理(1)公司各部门应及时将档案送交档案管理部门进行收集。
(2)档案管理部门负责对收集到的档案进行整理、归类和编号，并制作档案目录和档案索引。
(3)对于重要档案，应采取数字化管理方式进行备份和存储，确保其安全性和可访问性。
2.档案的保管和使用(1)档案管理部门应负责公司档案的保管和防火防盗工作。
(2)档案管理员应根据公司内部规定，制定档案使用申请和借阅制度。
(3)档案借阅需要填写相关申请表，并经过相关部门的审批。
(4)档案借阅期限一般不超过30天，若需要延长借阅期限，需提前申请并经过相关部门的批准。
(5)档案使用应遵守相关法律法规，不得泄露和篡改档案内容。
3.数字化管理(1)公司应建立统一的电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。
(2)各部门应定期将需要归档的电子文档发送给档案管理部门，并保证文档的完整性和准确性。
(3)档案管理部门负责对接收到的电子文档进行整理、归类和存储，并制作档案目录和档案索引。
(4)档案管理部门应定期对电子档案进行备份和内容的安全检查。
四、档案管理的监督和评估1.公司内部设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督和评估。
2.档案管理监督小组应定期进行档案管理工作的抽查和核查，并提出改进建议和意见。
3.档案管理监督小组应定期向公司管理层汇报档案管理工作的情况和存在的问题，以及提出解决方案。
五、违规处理1.对于违反本细则的档案管理人员，依据公司内部相关规定进行相应的纪律处分。
2.对于故意篡改、删除或泄露档案内容的行为，将依法追究责任，并承担相应的法律后果。
六、附则本细则自颁布之日起生效，如有需要修订，由公司管理层决定，并向相关部门和人员进行通知和培训。
公司档案管理办法及实施细则
档案管理办法及实施细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。
一、总则第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。
第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。
其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。
第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。
二、文件材料的形成与归档第五条公司要根据国家相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。
文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。
第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。
1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。
按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
第七条公司文件材料归档的基本要求1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
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档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。
一、档案管理1、主要内容1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。
包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以项目、设备和会计、经营档案为主体。
1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。
2、文件的收集与归档2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。
2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
2.3行政部在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。
2.4 行政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。
2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。
3、公司文件材料归档的基本要求3.1 归档的文件材料必须完整。
3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
4、公司文件材料的归档范围4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。
4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。
4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。
4.5 经营业务方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。
4.6 研发方面：4.7其他方面。
5、档案级别的划分：5.1档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。
5.1.1 一级为绝密文件5.1.1.1 国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等级划分为一级。
5.1.1.2公司的重大决议。
包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等，其等级划分为一级。
5.1.1.3 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。
5.1.1.4 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。
5.1.2 二级为机密文件5.1.2.1本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
此类型文书属机密文件，划分等级为二级。
5.1.3 三级为秘密文件5.1.3.1本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
属公司内部重要文件，为秘密文件，划分等级为三级。
5.1.3.2 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
属于秘密文件，其等级为三级。
5.1.4 四级为普通文件5.1.4.1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。
6、归档时间6.1 基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。
6.2 各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。
7、档案的鉴定和销毁7.1 编制档案的保管期限表，保管期限可分永久、长期（10-30年）、短期（10年以下）三种。
7.2 档案鉴定工作由公司总经办组织进行，鉴定领导小组由总经理任组长，组员由总经办成员及各部门主管组成。
7.3 鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。
每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表上注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。
7.4 档案通过鉴定确认为永久保存的档案，如发现档案不完整、不准确，应责成有关部门和人员进行补充和修改。
7.5 对经鉴定确认无保存价值的档案，要登记造册，提出销毁报告，经主管经理审批，并报送上级档案管理部门备案。
销毁档案要严格执行保密规定。
二、档案管理实施细则1、档案管理归档要求：1.1档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
1.2 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
1.3 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
1.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
1.5 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
1.6 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
2、各部门保管文件的档案范围及相关规定2.1 各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司行政部存档管理。
2.2 各部门的档案管理由各部门指派相关人员进行管理，不设置专职岗位。
2.3 部门存档文件的范围：2.3.1 保密办公室保密资料、涉密文件。
2.2.2 部门例会纪要、业务函件、往来文件。
2.3.3 客户业务信息、资料、销售报表。
2.3.4 公司及各部门的规章管理细则。
2.3.5 原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。
3、文件档案分类整理保存3.1 办公室负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅使用。
3.1.1 根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司文件档案分类编号方法。
3.1.2 分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。
3.1.3 常用的分类方法有：3.1.3.1按工程项目分类；3.1.3.2 按专业性质分类；3.1.3.3 按组织机构分类；3.1.3.4 按时间分类。
可按文书的性质分类，可分为橱窗大类别，再从大类别下分到小类别，再从小类别细分种类、年份等。
3.4 文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别。
“加密”还分为绝密、机密和秘密三类。
不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。
4、档案编目：4.1 编制卷内文件页号应符合下列规定4.1.1 卷内文件有书写内容的页，按流水号编页码，页码从“1”开始。
4.1.2 页码编写位置:单面书写的文件在右下角; 双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角。
图样页码编写在标题栏外右下角。
4.1.3 成套图纸和印刷成册的文件不必重新编写页码。
4.1.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表、空白页不编写页码。
4.2、卷内目录的编写4.2.1 序号：应用阿拉伯数字从“1”依次标注，按照卷内文件的顺序，一份文件一个号。
4.2.2 文件编号：应填写卷内文件的文号，图样的图号，或设备、项目的代号。
4.2.3 责任者：应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任者，有多个责任者时，选择两个主要责任者填写。
4.2.4 文件题名：填写卷内文件标题的全称。
4.2.5 日期：应填写卷内文件形成的日期，如：20120512。
4.2.6 页数：应填写每份文件的实际页数，要求在最后一份文件的备注栏里填写总页码。
4.2.7 卷内目录排列在卷内文件首页之前。
4.3 卷内备考表的编制：4.3.1卷内备考表的编制应符合规范要求。
4.3.2 卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人（档案员），检查人（档案负责人）、立卷时间等。
示例：本卷内文件材料20件，100页。
其中：文字材料80页，附图10张，照片10张。
4.3.3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
4.4案卷封面和背脊的编制：案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：4.4.1.1 案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。
案卷题名主要包括项目名称，代字、代号及结构、部件，阶段代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。
4.4.2 立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门。
4.4.3 起止日期：应填写案卷内最早产生的那份文件的日期和最晚产生的那份文件的日期；应用阿拉伯数字填写，例：2004.01.01-2004.06.294.4.4 保管期限：应依据保管期限表填写划定的保管期限。
4.4.5 密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。
4.4.6 档号：应依据先后顺序，档案移交前档号暂用铅笔填写，审查合格后改用蓝黑墨水或碳素笔填写。
4.4.7 卷内封皮、卷内目录、备考表的幅面统一采用A4幅面。
4.4.8 档案盒面、背脊的填写要求：按项目法人统一格式要求用计算机打印在薄的牛皮纸上贴在盒面和背脊上，做到字迹工整清晰，粘贴牢固。
4.4.9 卷内封面、卷内目录、备考表的填写：电脑打印。
打印时要求案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及卷内目录题名按规定的字体和字号填写。
4.5 案卷的装订要求4.5.1 案卷可采用装订和不装订两种形成。
4.5.2 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的文件要先修复后在装订。
幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。
图样折叠为手风琴式（统一幅面），图样折叠时标题栏露在右下角。
4.5.3 不装订的案卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。
档号章尺寸单位统一为mm，比例：1：1，档号章式样：4.5.4 案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4,有文字面向内折叠，为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用装订线一律在左，装订时左侧、下边对齐，采用三孔一线，装订线必用棉质或化纤线绳，(装订为3孔,每孔孔距为80mm，左边距为15mm），装订线不得遮压卷内文件的字迹，若装订线位置不够时要进行适当粘贴。