(完整word版)合同存档、查阅管理办法
协议合同存档管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强协议合同的存档管理，保障协议合同的合法、有效，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于我公司所有协议合同的存档管理。
第三条协议合同存档管理应遵循以下原则：（一）依法合规原则：严格遵守国家法律法规，确保协议合同存档的合法性和有效性。
（二）统一管理原则：协议合同存档实行统一管理，确保存档资料的完整性和一致性。
（三）安全保密原则：加强协议合同存档的保密工作，防止信息泄露。
（四）便捷利用原则：确保协议合同存档的查阅和利用便捷，提高工作效率。
第二章存档范围第四条本规定所涉及的协议合同包括但不限于以下范围：（一）与公司业务相关的各类合同、协议、意向书等法律文件；（二）涉及公司资产、权益、业务运营等方面的协议合同；（三）涉及公司对外合作、投资、融资等方面的协议合同；（四）涉及公司内部管理、组织架构、人员配备等方面的协议合同；（五）其他需要存档的协议合同。
第五条协议合同存档应包括以下内容：（一）合同编号、名称、签订日期、签订双方等信息；（二）合同正文，包括合同条款、双方权利义务、违约责任等；（三）合同附件，包括相关证明文件、图纸、技术资料等；（四）合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件。
第三章存档要求第六条协议合同应按照以下要求进行存档：（一）协议合同签订后，应及时将合同正本、副本及附件交由合同管理部门；（二）合同管理部门对协议合同进行审核，确保合同内容合法、有效；（三）合同管理部门对协议合同进行分类、编号，建立合同档案；（四）合同管理部门对协议合同进行电子扫描，建立电子档案；（五）合同管理部门对协议合同进行归档，确保存档资料的完整性和一致性。
第七条协议合同存档应满足以下要求：（一）纸质档案应按照《档案管理规范》的要求进行整理、装订、编号；（二）电子档案应按照《电子文件归档与管理规范》的要求进行整理、归档；（三）协议合同存档应采用防潮、防蛀、防火、防盗等措施，确保档案安全；（四）协议合同存档应定期进行盘点、核对，确保档案资料准确无误。
(完整word版)合同管理办法实施细则6篇
(完整word版)合同管理办法实施细则6篇篇1合同管理办法实施细则第一章总则第一条为了规范合同管理工作，提高合同管理效率，保障各方当事人合法权益，根据国家法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法适用于我单位内部各类合同的签订、履行以及管理工作。
第三条合同管理工作应遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，重视合同的执行情况，加强合同管理监督，保障合同当事人的合法权益。
第四条合同应当根据实际情况确定合同相对人、合同内容、合同期限、履约条件及合同标的等主要条款，明确权利和义务，保证合同的有效履行。
第五条所有合同必须由合同管理部门审查、备案，并确定专门的经办人员负责合同的履行和管理。
第六条各部门要建立健全合同管理档案，对合同的签订、履行及执行情况进行记录和归档，确保合同管理的规范化和制度化。
第七条合同管理部门应定期组织对合同执行情况进行检查和评估，发现问题及时处理，防范合同风险。
第八条合同管理部门应当及时向单位领导层及有关部门报告合同管理工作的情况，接受领导层的指导和监督。
第二章合同的签订第九条合同的签订应当采取书面形式，明确合同双方的主体资格，约定合同标的、履行地点、履行方式、履约责任、违约责任等关键内容。
第十条合同的签订应当经过双方当事人充分协商，确保合同内容明确，权责明确，合同的效力得到充分认可。
第十一条对于涉及重大利益的合同，应当经过单位领导层审批批准，并加盖单位公章，确保其合法性和有效性。
第十二条合同中的特别约定应当具有明确性和约束力，不得侵犯他人合法权益，不得违反国家法律法规及单位规章制度。
第十三条合同的签订应当具有必要的证明文件和附件，保障合同的完整性和真实性。
第十四条合同的签订不得违反国家法律法规，不得违背社会公序良俗。
第三章合同的履行第十五条合同的履行是合同管理的重中之重，各部门应当认真执行合同约定，保证合同的有效履行。
第十六条合同的履行应当按照合同约定的时间、地点、方式履行，不得擅自修改或变更合同内容。
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
合同存档、查阅管理办法
合同存档、查阅管理办法一、存档原则1.1 合同存档的目的合同存档是为了保护合同当事人的合法权益，确保合同内容的准确性和完整性，提供查阅和证明的便利。
1.2 存档原则1.2.1 完整性原则合同存档要求存储全部的合同文件，包括正本、副本以及签署、盖章的文件。
1.2.2 时效性原则合同存档要在合同签订后的五个工作日内完成，确保合同及时记录并存档。
1.2.3 保密性原则合同存档需要确保合同内容的保密性，确保有权限查阅的人员得到合同的相关信息。
二、合同存档的程序2.1 合同存档的人员责任2.1.1 合同管理人员合同管理人员负责合同的存档工作，包括合同的整理、登记、归档和管理等。
2.1.2 合同当事人合同当事人需按时将合同交给合同管理人员进行存档。
2.2 合同存档的步骤2.2.1 合同整理合同管理人员应对合同进行分类整理，确保合同的归档顺序和完整性。
2.2.2 合同登记合同管理人员应建立合同登记簿，将合同的基本信息进行登记，包括合同编号、合同名称、合同当事人等。
2.2.3 合同归档合同管理人员应将合同按照登记簿的顺序进行归档，确保每份合同都有独立的存档位置。
2.2.4 合同管理合同管理人员需对存档合同进行定期检查，确保存档的合同完整无缺，并对不再有效的合同进行清理。
三、合同查阅的管理办法3.1 查阅权限的规定3.1.1 内部查阅权限内部员工需经过合同管理人员授权才能查阅合同内容，授权可根据员工职责和工作需要授予不同级别的权限。
3.1.2 外部查阅权限外部人员需提供相关许可证明，经过合同管理人员的审批后方可查阅合同内容。
3.2 合同查阅的程序3.2.1 内部查阅程序内部员工需向合同管理人员提出查阅需求，并填写查阅申请表，经过审批后，合同管理人员提供查阅合同的时间和地点。
3.2.2 外部查阅程序外部人员需向合同管理人员提出查阅申请，提供相关许可证明和查阅目的，经过审批后，合同管理人员提供查阅合同的时间和地点。
3.3 合同查阅的记录合同管理人员需对查阅合同的人员信息进行记录，包括查阅的时间、地点和用途等。
合同存档、查阅管理办法(2023范文免修改)
合同存档、查阅管理办法1. 前言为规范公司合同的存档和查阅流程，提高工作效率，保障合同管理的安全与便利，特制定本《合同存档、查阅管理办法》。
2. 存档要求2.1 合同分类合同按照合同类型和合同主体等因素进行分类，主要包括但不限于几类：销售合同、采购合同、服务合同、外包合同、劳动合同等。
2.2 合同存储位置和命名规则2.2.1 合同应妥善存储，确保文件的安全性和机密性。
2.2.2 合同存储应定期备份，防止数据丢失。
2.2.3 合同应按照命名规则进行命名：合同类型 + 合同编号 + 合同主体 + 签订日期。
示例：销售合同-S001-企业A-202101012.3 合同归档2.3.1 完成合同签订后，由相关部门负责将合同归档。
2.3.2 归档的合同应按照时间顺序进行排列，建立合同档案。
3. 查阅管理3.1 查阅权限管理3.1.1 各部门应对合同查阅权限进行严格管理。
3.1.2 根据工作需要，各部门负责人可申请相应查阅权限，并提交至公司领导层进行审批。
3.1.3 查阅权限应进行定期审查和更新。
3.2 查阅申请和审批3.2.1 员工需要查阅合同，应通过公司内部系统提交查阅申请。
3.2.2 查阅申请需注明查阅的合同编号和目的。
3.2.3 查阅申请应由部门负责人进行审批，审批意见应在系统中回复。
3.2.4 公司领导层可以随时查看查阅申请和审批进度。
3.3 合同查阅3.3.1 获得合同查阅权限的员工可以通过公司内部系统进行在线查阅。
3.3.2 查阅合同后，员工应及时关闭查阅页面，确保合同的安全性。
3.3.3 对于有重要商业机密的合同，员工须签署相关保密协议，并按照协议规定的权限进行查阅。
4. 安全管理4.1 数据备份4.1.1 合同存档数据应定期进行备份，确保数据的安全。
4.1.2 备份数据应保存在安全可靠的存储设备中，并进行定期检查和测试。
4.2 安全权限控制4.2.1 合同存档系统应设置安全权限控制功能，确保合同数据的安全性。
合同存档查阅管理办法
合同存档查阅管理办法一、背景介绍合同是各类组织和个人之间建立合作关系的重要依据，为了保障合同的有效实施和便于查阅，合同存档管理办法应运而生。
本文将就合同存档查阅管理办法进行详细阐述。
二、存档责任人的职责1. 确定存档位置：存档责任人应根据实际情况，确定合同存档的具体位置，并确保存档环境干燥、清洁，并具备防火、防潮等基本条件。
2. 合同整理：存档责任人负责对新合同进行整理分类，按照项目或合同类型进行编号命名，并记录存档日期、起止时间等相关信息。
3. 合同归档：存档责任人按照编号和分类将合同归档到指定位置，确保归档过程中合同的完整性和准确性。
4. 合同检索：存档责任人应根据查阅需求，及时提供合同的查阅服务。
同时，为了方便查阅，存档责任人可以建立合同索引或利用电子档案管理系统进行合同信息的检索。
三、合同存档的管理措施1. 分级存储：根据合同的重要性和紧急程度，对存档文件进行分级存储，确保高风险和高价值合同能够得到更好的保护和管理。
2. 定期维护：存档责任人应定期检查存档环境，对存档文件进行整理、清理和分类，确保合同文件的安全性和完整性。
3. 权限管理：对于涉及机密和敏感信息的合同，存档责任人应建立权限管理制度，确保只有具备相应权限的人员才能查阅相关合同。
4. 备份与恢复：为防止合同文件丢失或受损，存档责任人应定期进行备份，确保合同信息的安全性。
在合同文件发生意外损坏时，可以通过备份进行快速恢复。
四、合同查阅的流程1. 提出申请：需查阅合同的人员应提出书面申请，并明确查阅合同的目的和时间。
2. 审核审批：存档责任人根据查阅申请的内容和要求进行审核，并征得相关部门或当事人的同意。
3. 查阅合同：经过审核的申请，查阅人员可以在约定的时间和地点，通过指定的方式查阅合同。
同时，存档责任人应确保查阅过程的安全和保密。
4. 记录和反馈：存档责任人应记录查阅合同的相关信息，包括查阅日期、查阅人员、查阅目的等，并在查阅结束后向相关部门或当事人进行必要的反馈。
合同存档、查阅管理办法
3.合同登记：合同档案管理员将合同信息录入合同管理系统，包括合同编号、合同名称、合同签署日期等；
2.3 合同存档保管要求
•合同档案室应定期检查合同文件柜的防潮、防火等设施，并采取相应措施保障合同文件的安全；
•需要定•合同查阅人员不得擅自将合同文件带离查阅区域；
•合同查阅完成后，查阅人员应将合同归还至原文件夹并放回合同档案柜中。
3.3 合同查阅权限管理
•合同查阅权限应根据职位和责任来进行分级管理，确保合同信息的安全性；
•合同查阅权限应定期进行审查和更新，以适应组织内部人员变动和调整。
4. 职责和权益
4.1 合同起草人员的职责和权益
•负责审批合同查阅申请；
•根据情况和权限，决定是否批准合同查阅申请。
5. 总结
合同存档、查阅管理办法
1. 引言
2. 合同存档管理流程
2.1 合同存档分类
•合同按照合同类型进行分类，如销售合同、采购合同、租赁合同等；
•合同按照合同编号进行分类，每个合同编号唯一对应一个合同文件夹。
2.2 合同存档流程
1.合同审核：合同起草完成后，需提交给合同审核人员进行审核，确保合同内容的合法性和准确性；
•保证合同起草的准确性和合法性。
4.2 合同审核人员的职责和权益
•可对不符合法律要求的合同内容进行修改和调整。
4.3 合同签订人员的职责和权益
•负责签署合同并加盖公章、法定代表人章等；
•确保签订的合同内容无误且符合相关法律法规。
4.4 合同归档人员的职责和权益
•检查合同文件的完整性和准确性。
4.5 合同查阅审批人员的职责和权益
3. 合同查阅管理流程
合同存档、查阅管理办法
合同存档、查阅管理办法第一章总则第一条目的和依据为规范合同的存档和查阅管理工作，保障合同的安全性和有效性，提高合同管理的效率，根据相关法律、法规和公司的实际情况，制定本办法。
第二条适用范围本办法适用于公司内所有与第三方签订的合同，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同等。
第三条定义1. 存档：指将合同以电子或纸质形式进行永久保存。
2. 查阅：指查询和阅读存档合同的行为。
3. 合同管理员：公司委派的负责合同存档、查阅管理工作的责任人。
第二章存档管理第四条存档要求1. 所有合同必须按照一定的存档要求进行保存，包括合同原件、扫描件、备份文件等。
2. 存档材料必须按照合同的种类、签订日期和合同编号进行分类和编号，以便查阅和管理。
3. 存档材料必须妥善保管，防止遗失、损毁和篡改。
第五条存档方式1. 合同可以以电子文件的形式进行存档，必须保留纸质的签字原件。
2. 所有电子文件必须进行数字签名和时间戳，以确保文件的有效性和完整性。
3. 所有纸质签字原件必须进行密封存储，以防止损毁和篡改。
第六条存档周期1. 合同的存档周期至少为合同期限的两倍。
2. 存档周期过后，合同可以进行适当的清理和归档，但必须保留至少五年的存档记录。
第三章查阅管理第七条查阅权限1. 合同管理员负责管理和控制合同的查阅权限，根据不同部门和岗位的需要，设定相应的查阅权限级别。
2. 合同管理员对于查阅权限的调整和变更必须进行记录和审批。
第八条查阅方式1. 查阅合同必须通过合同管理员进行申请，并填写相应的查阅申请表格。
2. 合同管理员将根据申请人的权限级别进行合同的查阅操作，必要时可以提供相关的查阅指导和帮助。
第九条查阅记录1. 查阅合同必须进行记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容等。
2. 查阅记录必须进行定期的审核和整理，避免查阅记录的遗漏和错误。
第四章其他第十条违约责任对于违反本办法的行为，相应的责任人将承担相应的违约责任，包括但不限于警告、记过、停职、解雇等。
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XX有限公司
合同档案管理办法
一、总则
为进一步优化XX有限公司（以下简称“公司”）合同档案管理，规范日常合同归档、查阅管理，特制订本办法。
二、适用
本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。
三、定义
本办法所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件：
3.1 人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。
3.2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、保险合同、租赁协议等。
3.3 购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。
3.4 工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。
3.5 技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理报关协议等。
3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。
3.7 其他具备合同性质的文件。
四、职责
管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员，负责
日常合同档案管理工作。
具体如下：
4.1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。
4.2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。
4.3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。
4.4 工作变动时，应办妥移交手续，列出合同档案移交清单。
4.5对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督和抽查。
4.6 其他合同档案管理事宜。
五、归档
5.1 合同经我方加盖印章后，合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办人员提交存档已经各方盖章之终版合同。
5.2 经办人员提交存档合同，合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录入，经办人员于《合同档案目录》签字确认。
合同档案管理员应于接收前对合同进行相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。
5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。
存放时，遵循合同的形成规律和特点，分门别类。
5.4 合同以原件或正本归档。
特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在。
六、查阅
6.1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取《合同档案查阅审批表》，经所在部门主管签批后，方可进行查阅。
查阅地点限于公司办公场所内。
6.2 合同档案不予外借、扫描，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。
如
有复印必要，可进行合同文件的复印。
6.3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁。
6.4 查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应予保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。
6.5查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。
七、期限
常规性合同档案保管期限为三年，但涉及公司重大经营管理活动和商业机密，对企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同，则为永久保存。
八、处罚
为了确保合同档案的完整与安全，对于发生下列行为之一的人员，公司有权视情给予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同，构成犯罪的则转送司法机关严肃处理。
8.1 损毁、丢失或者擅自销毁公司合同档案的；
8.2 擅自抄录、复印、公布公司保密合同的；
8.3 擅自涂改、篡改、伪造、变造公司合同档案的；
8.4 违法违规出卖、倒卖公司合同档案的；
8.5 合同档案管理人员、经手人员其他玩忽职守情形的。
九、其他
9.1 本办法由行政中心负责制订、解释、及修改。
9.2 本办法自公布之日起生效。
附件
1.《合同档案目录》
2.《合同档案查阅审批表》
行政中心
二零一二年五月二日
附件1
合同档案目录
NO.
附件2
合同档案查阅审批表
NO.。