商务合同档案管理办法
合同档案管理办法(合同审批流程)
合同档案管理办法（合同审批流程）1. 引言2. 合同档案管理流程2.1 合同归档流程合同起草：相关部门或人员根据需要起草合同，并填写合同起草表。
合同审批：合同起草人将合同起草表和合同正文提交给合同审批人，合同审批人对合同进行审核，并填写审批意见。
合同签订：合同审批通过后，合同签订人将合同正本签署，并将签署后的合同正本、合同起草表和审批意见归档。
合同备案：合同签订后的5个工作日内，合同备案人将合同备案表填写完整，并归档于合同档案库。
2.2 合同查询与检索流程合同查询：相关部门或人员需要查询合同时，向合同管理人员提交合同查询申请，并提供合同查询依据。
合同检索：合同管理人员根据合同查询申请，通过合同管理系统进行合同检索，并提供查询结果。
合同提取：查询申请人对查询结果进行核对确认后，合同管理人员提供合同副本。
3. 合同档案管理责任和权限3.1 合同起草责任和权限合同起草人负责根据业务需要进行合同起草，并填写合同起草表。
合同起草人需要确保合同中的条款和内容符合相关法律法规和公司政策，并妥善保存相关合同备查证明材料。
合同起草人可以向合同审批人提供辅助材料和解释说明。
3.2 合同审批责任和权限合同审批人负责对合同进行审核，确保合同的合规性和合理性。
合同审批人需要在规定时间内完成合同的审批，并填写审批意见。
合同审批人拥有合同审批的决策权，并需按照公司政策和程序进行审批。
3.3 合同签订责任和权限合同签订人需要在签署后的规定时间内将合同正本归档，并妥善保存。
3.4 合同归档责任和权限合同归档人负责对签署后的合同进行归档，包括将合同正本、合同起草表和审批意见整理并存档。
合同归档人需要妥善保存合同档案，并按照合同归档规定进行管理。
3.5 合同备案责任和权限合同备案人负责将签署后的合同备案登记表填写完整，并进行归档。
合同备案人需要妥善保存合同备案表，并按照相关规定进行管理。
3.6 合同查询与检索责任和权限合同查询申请人负责提供合同查询依据，并向合同管理人员提交合同查询申请。
商务合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司商务合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有商务合同档案的管理，包括合同的签订、履行、变更、终止等各个环节。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止档案遗失或损坏；2. 准确性原则：保证合同档案内容的真实性和准确性；3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的安全；4. 便捷性原则：提高合同档案的查询和利用效率。
第二章适用范围第四条本制度适用于公司内部所有部门及员工，涉及合同档案的收集、整理、归档、保管、查询和利用等工作。
第三章职责分工第五条公司档案管理部门负责商务合同档案的统一管理，具体职责如下：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 指导各部门进行合同档案的收集、整理和归档；3. 负责合同档案的保管、查询和利用；4. 定期对合同档案进行清理、核对和鉴定。
第六条各部门负责本部门合同档案的收集、整理和归档，具体职责如下：1. 指定专人负责合同档案管理工作；2. 按照合同档案管理制度要求，及时收集、整理和归档合同；3. 定期向档案管理部门报送合同档案。
第四章合同档案管理流程第七条合同档案的收集1. 在合同签订前，由经办人员收集合同文本及相关附件；2. 合同签订后，经办人员将合同文本及相关附件提交给档案管理部门。
第八条合同档案的整理1. 档案管理部门对收集到的合同档案进行分类、编号；2. 对合同档案进行整理，确保档案内容的完整性和准确性。
第九条合同档案的归档1. 经办人员将整理好的合同档案提交给档案管理部门；2. 档案管理部门对合同档案进行审核，确认无误后，办理归档手续。
第十条合同档案的保管1. 档案管理部门负责合同档案的保管，确保档案的安全；2. 档案管理部门定期对合同档案进行检查，发现问题及时处理。
第五章合同档案的查询与利用第十一条合同档案的查询1. 员工因工作需要查询合同档案时，应向档案管理部门提出申请；2. 档案管理部门根据查询申请，及时提供相关合同档案。
商务档案管理制度
第一章总则第一条为了规范公司商务档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的科学化、规范化、现代化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、子公司及关联企业。
第三条公司商务档案管理工作遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理合法合规。
（二）统一管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的统一规划、统一标准、统一要求。
（三）分级管理：按照档案的重要程度和保管要求，实行分级管理。
（四）安全保管：确保档案实体和电子档案的安全，防止档案损毁、丢失和泄密。
（五）高效利用：提高档案的检索、查询和利用效率，为公司的生产经营活动提供有力支持。
第二章档案分类及归档范围第四条公司商务档案分为以下类别：（一）文书档案：公司内部文件、外部文件、合同、协议、报告、会议记录、通知、函件等。
（二）财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税收申报表等。
（三）项目档案：项目合同、项目进度计划、项目实施方案、项目验收报告、项目变更记录等。
（四）人事档案：员工招聘、培训、考核、奖惩、离职等档案。
（五）产品档案：产品研发、生产、销售、售后服务等档案。
（六）设备档案：设备购置、安装、维修、报废等档案。
（七）其他档案：公司认为需要归档的其他材料。
第五条公司商务档案归档范围：（一）公司正式发文、收文及内部文件；（二）公司对外签订的合同、协议、协议书等；（三）公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等；（四）公司财务报表、审计报告、税收申报表等；（五）公司项目档案、人事档案、产品档案、设备档案等；（六）公司认为有保存价值的其他材料。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：（一）各部门、子公司及关联企业应按照本制度规定，及时、完整地收集、整理、归档各类商务档案；（二）档案收集工作由档案管理部门负责，各部门、子公司及关联企业应予以配合；（三）档案收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集档案应保证其完整性，不得遗漏；2. 及时性：收集档案应确保其及时性，不得拖延；3. 准确性：收集档案应确保其准确性，不得出现错误；4. 真实性：收集档案应确保其真实性，不得伪造、篡改。
2024新版合同档案管理办法,标准版doc(两篇)
2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）一、引言二、基本要求1. 档案管理部门合同档案管理应设立相应的档案管理部门或责任人，专职负责合同档案的收集、整理、保存和检索工作。
档案管理部门应具备相应的人员和资源保障，并制定相关管理规章制度。
2. 合同档案的建档和归档合同在签订后应及时建立档案并进行归档。
建档包括合同的编号、名称、签订日期、签约双方、合同类型等基本信息，以及合同原文的扫描或复印件。
归档应按照一定的分类和编号原则，以确保档案的有序存放和检索。
合同档案应采取电子存储和纸质存储相结合的方式，确保合同的长期保存和安全性。
3. 合同档案的保密性合同档案应严格保密，避免未授权的人员查阅和泄露。
档案管理部门应定期检查合同档案的存放情况，确保安全可靠的存储环境，并设立权限管理机制，限制档案的访问和修改权限。
4. 合同档案的备份和恢复合同档案应定期进行备份，并确保备份资料的可靠性和完整性。
如发生不可预见的灾害或档案损坏情况，应及时进行档案恢复工作，并采取相应的补救措施，以避免合同档案的丢失和毁损。
5. 合同档案的检索和利用档案管理部门应建立合同档案的检索和利用制度，提供高效便捷的检索工具和系统。
合同档案应具备可检索、可打印、可导出等功能，以满足用户对合同信息的查询和利用需求。
同时，档案管理部门应根据需要提供详尽的合同档案报告，为企业和机构的决策提供参考依据。
6. 合同档案的销毁合同档案在达到保管期限后，经过合法合规的程序可以进行销毁。
档案管理部门应制定合同档案销毁的规定和流程，并严格按照相关法律法规执行。
销毁前应进行合同档案的清查和备案工作，防止非法销毁和遗漏档案的情况发生。
三、结论2024新版合同档案管理办法，标准版doc（一）2024新版合同档案管理办法一、引言二、目的管理办法的目的是建立一个统一的合同档案管理制度，确保合同的存档、归档和检索工作得以有效实施。
合同档案管理办法(合作协议)
合同档案管理办法（合作协议）1. 引言2. 适用范围3. 档案管理流程3.1 合同签订阶段•确定合同的类型和内容；•确定合同签署方以及签约日期；3.2 合同档案存储阶段在合同签订完毕后，需要进行档案存储，具体步骤如下：1.创建合同档案存储系统，包括电子存储和实物存储。
电子存储采用云端存储，实物存储采用合适的档案柜；2.为每份合同标注唯一的编号，该编号由公司内部制定，遵循一定的规则；3.将合同相关的信息录入合同档案管理系统，包括合同编号、甲方、乙方、签约日期等，以便于查询和管理。
3.3 合同档案检索阶段1.使用合同档案管理系统进行查询，输入相应的合同编号或关键字进行检索；2.根据查询结果找到相应的合同档案；3.查看合同档案中的相关信息，并进行必要的复印或打印。
3.4 合同档案销毁阶段对于已经过期或不再使用的合同档案，需要进行销毁，具体步骤如下：1.审查合同档案的保管期限，如果超过保管期限，即可进行销毁；2.将合同档案标记为“销毁”状态，并记录销毁日期；3.按照公司的相关规定进行合同档案的销毁，可以采用彻底破坏或其他合适的销毁方式。
4. 相关责任与权利4.1 合同管理部门职责•制定合同档案管理办法，并进行监督和执行；•确定合同档案管理系统的具体操作规程；•对合同档案进行维护、整理和销毁。
4.2 各部门和员工权利与义务•遵守合同档案管理办法的相关规定；•合同档案查询和使用需提前向合同管理部门进行申请。
5. 异常处理•合同档案变损：如果合同档案在存储过程中出现损坏或变形的情况，需要进行修复或复制，保证档案的完整性。
6. 附则本合同档案管理办法根据公司实际情况进行制定，如有需要，可以进行适当的修改与补充。
商务合同档案管理办法概论最新
ISO9001:2008质量管理体系文件三级文件文件名称: 商务合同档案管理办法文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版本号： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控状态：受控合同档案管理办法一、主题内容及适用范围1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。
1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。
二、术语及释义为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
三、管理原则3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。
四、职责4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。
五、具体内容5．1合同审批合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下：5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。
5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。
专业部门会签后再送公司职能部门会签。
5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。
5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，均由办公室加盖公司合同专用章。
5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复，特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。
5．2合同档案存档5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。
2024年合同档案管理办法
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。
（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。
（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。
商务合同档案制度范本
商务合同档案制度范本第一条总则为了规范商务合同档案的管理，确保商务合同档案的安全、完整和有效利用，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司签订、履行、变更、解除和终止的商务合同及相关文件资料的管理。
第三条管理原则（一）全面收集、分类整理、统一归档、长期保存；（二）明确责任、规范操作、确保安全、方便利用；（三）实行信息化管理，提高档案管理效率和水平。
第四条组织机构公司设立商务合同档案管理部门，负责商务合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条商务合同档案的收集与整理（一）商务合同签订前，应对相关法律法规、市场情况进行充分调查和了解，确保合同的合法性、合规性。
（二）商务合同签订后，应及时收集合同履行过程中产生的各类文件资料，包括合同文本、补充协议、变更协议、结算单据、往来函电、会议纪要等。
（三）对收集到的文件资料进行分类整理，确保资料的完整性和连续性。
第六条商务合同档案的归档与保管（一）商务合同档案应按照档案分类规定和编号规则进行归档，便于检索和利用。
（二）归档后的档案应按照保密、安全的要求进行保管，防止档案丢失、损坏、篡改等。
（三）建立商务合同档案目录数据库，实现档案的信息化管理。
第七条商务合同档案的利用与销毁（一）商务合同档案应为公司内部管理提供服务，未经授权，不得对外提供、泄露。
（二）对涉及公司商业秘密的商务合同档案，应严格按照国家有关保密法律法规和公司保密制度进行管理。
（三）商务合同档案的销毁应按照公司的档案销毁规定进行，确保档案信息安全。
第八条责任与考核（一）商务合同签订人员、履行人员对商务合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作负有直接责任。
（二）商务合同档案管理部门对商务合同档案的管理工作负有监督、检查和考核责任。
（三）违反本制度的，公司将依法追究相关责任。
第九条附则（一）本制度自发布之日起施行。
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商务合同档案管理办法
ISO9001:2008质量管理体系文件
三级文件
文件名称: 商务合同档案管理办法
文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版本号： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控状态：受控
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第2页、4.1 本公司合同规口管理部
门为市场发展部
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门为客户服务中心
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第2页、4.1 本公司合同规口管理部
门为客服总务科
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☆此份文件未经管理者代表的特别授权，不得转借、复印或应用于其它目的。
批准审核莫艳琳编制孟祥薇
合同档案管理办法
一、主题内容及适用范围
1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。
1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。
二、术语及释义
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
三、管理原则
3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。
四、职责
4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。
五、具体内容
5．1合同审批
合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下：
5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。
5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。
专业部门会签后再送公司职能部门会签。
5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。
5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，
均由办公室加盖公司合同专用章。
5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复，特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。
5．2合同档案存档
5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。
5.2.2凡涉及采购、基建、劳务、广告、法律援助、咨询、诉讼、仲裁、赔偿、和解等行政事务及后勤管理方面的合同，由办公室综合管理员负责存档。
合同正本及会签单原件留办公室存档，复印件一份交财务部作财务备查。
5.2.3凡涉及招标、投标、运输、承包、投资、技术引进、技术开发等有关公司业务方面的合同，由客服总务科综合管理员负责存档。
合同正本及会签单原件留客服总务科存档，复印件两份，一份交财务部作财务备查，一份交业务部门监督执行。
5.2.4新建立关系的供应商或客户，应索取对方签约人的授权委托代理书，并对照第五条5.2.2及5.2.3相应归口管理部门存档。
5.2.5归口部门在合同存档时，需将合同(除报价外)的售后服务条款交由业务部门自行存档。
5．3合同文档的管理
5.3.1合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
5.3.2保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
5.3.3归口管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，并根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5.3.4合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
5.3.5借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
5.3.6各部门借阅合同文档时，需办理合同借阅申请手续，经客服总务科长批准即可借阅；借阅涉及公司经营项目的合同，需总经理审批后方可借阅。
5.3.7合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据《公司保密管理制度》进行处罚。
六：流程
6.1合同会签流程见附件。
七、附则
7.1本法则由办公室负责起草及修订。
7.2本法则最终解释权归办公室所有。
7.3本法则自公布之日起实施。
合同会签单Contract joint-check sheet
合同名称Contract Name 签约方Name of the other party
合同编号Contract Number 合同性质Nature of Contract
摘要Summary
主办单位Responsi ble
Unit
经办
人
Projec
t
Propo
sed By
审核人
Project
Approv
ed By 襄阳风神物流有限公司
XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd.
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意见
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总经理General Manager 副总经理Vice General manager 总经理助理Assistan t To Managi ng Director
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意见
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修改说
明
Modify
explain 合同会签流程图
责任单位或
人员
工作流程说明记录
责任部门
本部门长
其他
相关部门
办公室/客服总务科
财务部
分管领导
总经理
办公室
客服总务科
合同文本及相关
资料
职能部门审核
公司领导审批
办公室加盖公司
合同印章
落实执行
合同文本
合同会签否
审核
盖章
存档
确认
确认
确认
合同文
确认
责任部门执行落实
确认
确认
是
合同执行
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序号合同编号名称甲方单位乙方单位经办人合同摘要合同价格合同有效
期限备注起止。