《档案编研讲座》PPT课件

相结合形式 四、统计图表的绘制
（1）图示：直方图、折线图、圆饼图 （2）表格：时间数列表、空间数列表、
时空数列表
90 80 70 60 50 40 30 20 10
0 第一季度 第二季度 第三季度 第四季度
东部 西部 北部
中专毕业 10人（16%）
高中毕业 15人 （25%）
其他15人 （25%）
档案编研讲座
张启芬 二00六年十一月
“编研”的概 念
编研工作是指以馆（室）藏档案资料为 主要物质对象，以主动提供或报导档案信息内 容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕着 一定的题目范围，对档案文献进行收集、筛选 和不同性质、不同层次的加工，使之转化为不 同形式的出版物，供社会或有关方面利用。
按加工层次划分的二类编研成果： *一次文献编研成果
25
编 者 综合档案 编制日期 2002.7 室
名
称
市食品集团
穗食党
2002
1—50
类别：发文汇编 编号： 25
第二章 参考资 料
概念：是按照一定的题目，对有关档案 材料的内容进行研究、综合、加工而成的， 可供利用者直接阅读使用的一种档案编研材 料。
第一节 全宗介绍
一、概念: 是以某一全宗为对象范围，以 文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容 和成分价值情况进行报导的一种参考资料。
明
档案 门类
卷数
1、利用者查阅档案结束时，请填写此表。
2、利用档案目的，解决了那些问题，取得的经济效益或社会效益填 在利用目的及效果栏。
二、编写档案利用事例的意义 （一）显示档案的价值 （二）宣传档案工作 （三）交流档案利用经验 （四）拓宽档案利用途径
三、编写要求： 1、典型性 2、真实性 3、科学性 4、明确性
全宗号
目录号
案卷号 1 件号 1
顺1
文日
题名
页
序 责任者
号
号期
号
1 市档案 穗档学 4.23 广州市档案学会五届
学会 字［98］
二次理事会议纪要
1号
2
2号 9.4 关于第四次广州市档
案理论与实践研究成
果评奖活动的通知
3
名 广州食品企业集团有限公司
穗食党
2002
称
1—50号
类 别 发文汇编 编 号
例:《房改工作文件汇编》、 《XX学校管理制度汇编》、 《计划生育文件汇编》、 《公司合同汇编》、 《招生工作文件汇编》、 《人事工作文件汇编》
（三）收文汇编 —— 是将上级机关的 普发性文件按一定的顺序汇编成册。
例：《市教育局文件汇编》 （1996－1999）
二、汇编目录及编号 1、汇编目录——文书档案卷内目 录 2、目录夹 3、编号
本全宗共有人员档案-------卷，分已 故人员、非在职人员两类，长期保管。
D、其它 a、 所采用的材料全部来源于本档案 室库存档案； b、合并单位档案保存情况； c、隶属关系变化使档案保存发生变 化。
第二节 大事记
一、概念：是一种以时为经、以事为纬， 简明地记载和反映一定范围内各种重要史 实的资料书和工具书。
（二）基建档案 本全宗共有基建档案-------卷，
全部永久保管，分基建项目和房屋产权两类。 主要内容有：
（三）设备档案 本全宗共有设备档案------卷，分办
公设备和交通设备两大类，全部短期保存。 （四）会计档案
本全宗共有会计档案--------卷，其 中永久-------卷，定期--------卷，分 会计报表、账簿、凭证、工资四大类。
（五）声像档案 本全宗共有声像档案-------卷， 分照
片、录音、录像、光盘四大类，其中底片-----张；照片------张；录音带------盒；录像带-------盒；光盘------并；主 要内容有：单位建设面貌、人物、会议、 参观视察、业务活动、文娱活动、荣誉等 七大类。 （六）人员档案
广州市XX局XX港务公司提供
利用档案事例2：
〔标题〕
老成果焕发新活力，凭档案矗起顶梁柱
〔正文〕
广州何济公制药三多年前已研制出“必消痰胶囊”
但一直
没有投产。1991年，该厂根据市场需要，决定
从以往的科研成果中筛选研
制出新产品投放市场。档
案室及时提供了“必消痰胶囊”的有关生产配方
和生产
工艺档案，经研究改进，顺利推出适时新品种－－－
较全面地反映了本局履行工作职能的概况， 政利用价值较高。
*鉴定情况 *检索工具的编制情况 * 档案利用情况
C、档案内容与成分介绍：以文章叙述形 式，按全宗内档案的实际分类体系介绍。
例：（一）文书档案 本全宗共有文书档案--------
卷，其中永久--------卷，长期--------卷，短期---------卷。按年代—问题（或 年代—机构）组卷，主要内容有：
二、特点： ＊必须严格地按照时间顺序记载有关历 史事实。 ＊使用编年记事体。编年记事体是一事 一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的 时间先后为序记述，一日数事，则分条 记述。
三、结构： 1、 题名。包括总标题，记述事件的起
止时间，编者。 例如：《XX市文化局大事记》
X年X月-X年X月 XX市文化局档案室编 2、目录。 3、正文。大事记的主体部分，主要由大事 时间和大事条目组成。其编写要求详后。 4、辅文：图表、注释、讲话稿等
内部机 构设置 办公室 人事处 财务处 办公室 人事处 财务处 技术处
人员编 制
主要负 责人
机关领 导人
2、阶段法
例：
XX局组织沿革
（1988—1997）
一、局隶属关系、性质任务和职权范围
（1988—1997）
（一）单位名称
（二）成立时间
（三）隶属关系
（四）主要职能
二、机构设置及领导任免职情况 （一）一九八八年机构设置及领导任免职情况
综合
2、正文： A、立档单位历史沿革简介： a、全宗构成者名称 b、时间 c、隶属关系 d、领导人名录：党组织领导名录
行政 领导名录
c、内部组织机构的设置及职能 f、其它 B、档案情况简介：
*数量 * 保管期限 *完整程度—归档 率95% *档案价值 例：全宗内档案记录了本单位在各个历 史时期党务、政务及其它活动的主要情况，
二、编写必要性
１、编制全宗指南是档案馆（室）的 一项基础业务建设；
２、编制全宗指南为利用者提供基本 的查找线索；
３、编制全宗指南为编写档案馆指南 积累资料。
三、结构
１、封面： 全宗指南名称、全宗档案起止时间、
全宗号、编制者、编制时间
例： 指南
９９８）
１７５
广州市技术监督局全宗 （１９８４－１ 全宗号：
第一章 文件汇编
一、种类 （一）发文汇编 —— 是将某单位发制的 文件按字号或时间顺序排列汇编成册。
例：《广州市食品公司文件汇 编》
（1997 市食党１ －５０号）
市食党字［９７］ １号
２号
３号 注意：不同发文字号的文件应分别编
制汇编。 （二）专题文件汇编 —— 是将反映某
一专题的文件汇编成册。
*什么是二次文献？ 二次文献不是档案文献的原文，是对分散的、原始的 档案信息进行浓缩或提炼后形成的文献。
*二次文献编研成果的概念：是根据一定题目的需要， 采撷、浓缩或提炼档案所载的内容，用新的体例、编 者自己的语言编写而成的编研成果。 *二次文献编研成果的特点：向读者提供的不是档案原 文或原文的复制品，而是以档案内容为依据，将档案 原文中部分信息进行重新组合的材料 。
文件汇编： 1、发文汇编 2、专题文件汇编 ３、收文汇编
*二次文献编研成果 参考资料： 1、全宗指南 2、大事记 3、组织沿革 4、础数字汇集 5、利用事例
*什么是一次文献？ 一次文献也称为档案文献的原文，是人们实践活动 的原始记录，它包括档案原件及其复制品，即凡内 容和原件相同的文件、图纸等都可称为一次文献。
四、基本内容 1、标题； 2、利用档案的单位或利用者姓名、职
务（职称）等；
3、利用档案的时间（或地点） 4、利用档案的目的或动因；
5、利用档案的内容、成分、数量、人次； 6、利用档案解决的具体问题；
7、该实例的提供者
利用档案事例1：
用档案 省时省钱
1993年5月，广州XX局属下XX港务公司根据生产 需要，委托某船厂建造一艘汽车渡轮，预计设计费11 万元，后由于档案科提供了1988年设计的同类船舶的 原始材料作为母型图纸，为此，只付了修改设计费， 不仅节省了重新设计费，还省去了重新设计的时间。
四月
17日 *市规划局省一级档案综合管理达
标评审会…… *香港历史档案处朱福强等4人到市
档案馆参观….. *佛山市…….. 20日
（2）编写方法 *按时间顺序编排。
例：
年 |
月 |
日 |
条目
六、选事原则与范围 选事——是指选择确定应予入记
之事。 1、原则：大事要事必载，小事琐
事不取。 2、范围
500 300 200
1980 1981 1982
五、编写要求 （1）准确 （2）全面性和系统性 （3）规范
效果事例
第五节 利用
一、概念 将实际工作中利用档案的典型实例按照一定 的体例加工提炼而成的一种参考资料。
利用档案、资料情况反馈登记表
年
月
日
编号：
部门
姓名
职务
电话
利 用 目 的 及 效 果 说
复
方必消痰胶囊，深受患者欢迎。自1991年投产至
1993年共创利润533万多
元，成为该厂支柱产品之一。
〔实例提供者〕
广州何济公制药厂档案室提供名 Nhomakorabea广州食品企业集团有限公司