基建档案整理方法概述讲解

基建档案整理要求

基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。

基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。

一、归档范围

每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。

基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。

与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。

有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。

若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。

具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）

二、归档要求

1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。

2、归档时间

负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。

3、分类与代号

B基建类

B1基建项目类（按单项工程排列）

B1.1 ×××项目

本单位第一项工程代号

B2房屋产权类

B2.1单位产权B2.2房改产权

面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。

三、基建档案整理要求

（一）基建类档案整理

1、立卷

每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分问题（内容）——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少，可以一个阶段组一卷，或者五个阶段合成一卷。

2、卷内文件材料的排列

①卷内文件的排列

一般按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示在后；正文在前、底稿在后。

②图样材料的排列

有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。

③文字和图样交错材料的排列

一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。

3、卷内文件编页码

卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打码，单面书写的科技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。图样在折叠后的

图纸右下角标题栏外打页码。每卷的页号均从“1”开始。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录（这里是指案卷内不需再另附打印的卷内目录，但仍需打印出卷内目录，以组成检索目录），不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。

4、基建档案卷内文件目录

科技卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件材料首页之前。卷内文件目录必须《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。具体著录如下：

顺序号：用阿拉伯数字从“001”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序

科技文件材料标题：填写科技文件材料的全称，对于文件没标题或标题不能说明文件内容的，要根据文件的内容拟写或补充完整标题。具体参见《东山区电子文件、档案目录数据库结构及标引规则》中的“注释1”。

文件作者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者文件日期：填写科技文件材料的形成日期。

文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。

文件所在张号：填写每件科技文件材料首页上标注的页号。最后一份文件填写起止页号，如“021/023”。如果最后一份文件只有一页且单面的，则需在页号后跟一“止”字，如：“031止”。

备注：需要注明的问题。

5、基建档案分类目录

分类目录的著录项目主要有：类别、档案号、总登记号、案卷标题、张数、份数、编制单位、时间、保管期限、密级、变更情况。

按目录的格式照实抄录，拟写案卷题名时要全面、准确。案卷题名由工程项目名称、内容、文种三部份组成。工程项目名称不能简写，要把项目的门牌号码地址写清楚。

如：署前路1号东山区政府办公楼报建报告批复、工程合同、协议。

东川路20号住宅楼施工管理、测量、验收、设计变更通知单、记录。

科技档案分类目录必须应用《森蓝文档资料管理系统》进行著录，然后打印一份，与相应的卷内文件目录一起装订成目录册。

基建档案分类目录独立编一本目录，每本目录登记大约500个案卷。

6、科技案卷的排列

每一个案卷均由案卷封面、卷内科技文件材料目录、卷