档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案整理工作规范
3.6.4.2件号：档案室填写归档文件目录的序号，1、2、3、以此类推。
3.6.4.3移交部门：指档案移交部门或归档文件产生的部门，要用全称或规范性简称。
3.6.4.4文号：文件的发文字号，是由发文部门按发文次序编制的顺序号，一般由公司、部门、年度、顺序号组成。如SDSD-XZRS-TB-20150808，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号。
3.3分类
指归档文件采用年度和保管期限分类法进行分类。
3.3.1区分年度
3.3.1.1年度以落款日期为准。如2016年形成的《2015年工作总结》应归入2016年。
3.3.1.2跨年度的文件放入办结的年度。如2015年形成的《2015-2016年工作规划》应归入2016年度；公司2015年立案、2016年结案的案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2016年。
3.4.2一件文件的排列顺序：正件与附件为一件，正件在上；请示与批复为一件，批复在上；来文与复文为一件，复文在上；原件与复制件为一件，原件在上。
3.4.3档案盒上架排列:按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。
3.5编号
3.5.1档号的编制
由全宗号(公司代码)—类别号（二级或三级代码）—年度号—保管期限（永久或长期或短期代码）—件号组成（001流水号）。
2.2归档文件规范整理基本步骤
2.2.1归档文件规范整理按照本制度的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。
2.2.2基本步骤为：收集、判断、分类、排列、编号、编目、装订、装盒等八个环节。
3.归档文件的整理方法
3.1收集
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
档案的整理方法与步骤
科技档案的整理方法与步骤科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。
第一步分类科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。
基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。
如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。
设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。
如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。
特别提示：一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。
科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。
第二步组合1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。
基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。
基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。
若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。
组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。
2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。
设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。
组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。
小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。
这也应视情况灵活掌握。
组卷顺序：市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。
档案分类整理制度
档案分类整理制度
是指为了方便管理和查找，将档案按照一定的分类标准和规则进行整理和归档的制度。
具体而言，档案分类整理制度应包括以下内容：
1. 分类标准：根据档案的性质、用途、形式等因素，制定相应的分类标准。
常见的分类标准包括机构分类、主题分类、时间分类等。
2. 档案编目：根据分类标准，对每一份档案进行编目，包括档案的题名、编码、责任者、形成日期、载体等信息。
3. 档案装订：将已编目的档案按照一定的规则装订成册或装订成卷，以便于存放和查找。
4. 档案存储：根据档案分类制度，将已装订的档案按照一定的规则存放在档案库或档案柜中，确保档案的安全和完整。
5. 档案借阅：制定档案借阅规定，明确档案的借阅条件、手续和期限，保证档案的合理利用和管理。
6. 档案销毁：制定档案销毁规定，对于已经过期或无用的档案，按照一定的程序进行销毁，确保档案的安全和保密。
通过建立档案分类整理制度，可以提高档案的管理效率，减少档案丢失和混乱的可能性，保证档案的安全和完整，方便及时查找和利用档案信息。
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档案整理细则
档案整理细则
1. 整理目的：
- 保护和保存档案文件；
- 提高档案的查询效率；
- 便于日后的管理和使用。
2. 整理范围：
- 档案种类：列出需要整理的档案种类；
- 档案时间范围：确定整理的时间跨度。
3. 整理方法：
- 档案排序：按照一定的排序标准将档案进行排序，如按照时间、地点、主题等；
- 档案分类：将档案按照不同的分类标准进行分类，如按照部门、项目等进行分类；
- 档案编号：为每个档案文件赋予唯一的编号，便于管理和查询；
- 档案装订：将档案整理好后装订成册，便于保存和查阅。
4. 整理标准：
- 文件名称：根据文件内容确定文件的名称；
- 文件编号：按照一定的编号规则为文件赋予编号；
- 文件日期：记录文件的创建日期和最后修改日期；
- 文件归档位置：将文件放置在适当的存储位置，如文件柜、文件盒等。
5. 整理记录：
- 整理清单：记录整理的文件名称、编号和归档位置等信息；
- 整理日志：记录整理的时间、地点和人员等信息。
6. 整理保管：
- 档案存放：将整理好的档案放置在存储设备中，如文件柜、档案室等；
- 档案传递：将需要传递的档案进行登记，并记录传递的时间和接收人；
- 档案保密：对涉密档案进行限制访问和保密管理。
7. 整理评估：
- 定期评估：定期对已整理的档案进行评估，检查档案的完整性和可用性；
- 维护修复：对损坏或老化的档案进行维护修复，确保档案的保存质量。
以上是档案整理细则的一个范本，具体实施时可以根据实际情况进行调整和完善。
档案分类与编号方案
某档案分类与编号方案档案分为机关档案与产权产籍档案两类，其中机关档案分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物荣誉档案和图书资料等6个门类，各类档案资料编号方案规定如下：一、机关档案1、文书档案2004年以前采用“一事一卷”的整理方法，其案卷号的编制采用分永久、长期、短期三种保管期限，按问题排列，以年代顺序编大流水号。
如：全宗号—年度—问题—保管期限—案卷号编小流水号“永久、长期、短期”分别用“YCD”如党群类、人事劳资类档案形成年度，如“2003”本机关全宗号为1062004年以后，按《归档文件整理规则》整理，档号编制为：全宗号—年度—机构—保管期限—件号小流水号分永久、长期、短期文书档案的类别如办公室档案形成年度，如“2004”本机关全宗号为1062、会计档案会计档案档号编制方法为实体类目号—年度——卷号15（第15卷）档案形成年度，如：“2005”如：CK01表示会计档案的凭证类（CK02代表帐簿类：CK03代表财务报告类；CK04代表其他类）如CK01—2005—153、科技档案分基建、设备两类（1）、基建档案档号编制：类别号和属类代号+项目代号+案卷号JJ1——1——4案卷号（第4卷）基建项目代号（表示第1项工程）属类代号（1代表办公楼：2代表辅助基建）基建档案类别代号（2）、设备档案档号为：类别号和属类代号+设备项目代号+案卷号SB1——1——1案卷号（第1卷，如：电脑的购买合同）项目代号属代号（1代表办公设备，2代表交通设备）设备档案类别代号4、声像档案照片档案档号编制全宗号——保管期限代码——册号——张号106——Y——属类代号——15张号（照片在册内的排列从“1”开始）（1代表视察，2代表会议，3代表活动）保管期限代码（Y代表永久）全宗号（档案馆给立档单位编制的代码）5、实物荣誉档案分：1、奖牌；2、奖杯；3、证书、4、锦旗等四类类别代号——属类代号——件号SW3——Y——2件号（第2件）保管期限属类代号（3代表证书类）类别代号6、图书资料分为：政治类、法律类、业务类，分别用“1”“2”“3”标识，每类按购进先后顺序编流水号。
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邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。
基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理。
1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。
2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。
文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。
4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
5）以“件”为单位档案整理的适应范围：（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。
（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。
6）按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。
二、档案分类、档号编制（一）档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
（二）档案的分类和大类设置办法1、大类的设置原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
2、各类内档案的分类办法1、文书档案分类有4种方法1）保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。
此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。
2）保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
再在年度下按问题（如综合、政工、业务）分类。
此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。
以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。
以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。
此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
3）问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司）。
此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
4）年度---保管期限分类法。
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的。
此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。
3、科技档案采用种类或保管期限——年度分类法。
（种类有基建、设备、科研等）4、会计类档案采用类别——保管期限——年度分类法或年度——类别——保管期限的分类方法。
类别有凭证、账薄、报表、其他。
5、声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法；载体有照片和磁性2种6、实物档案一般采用年度或类别——年度分类法，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
（三）档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制1、全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“142”。
未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。
企业可填写表达单位的汉语拼音代字.2、目录号编制。
填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。
案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。
可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。
即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。
不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。
不产生误解时，省略间隔符。
1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。
即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案。
2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。
3）目录号编制示例业务档案目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。
3、案卷（件）号、页号1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。
目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。
以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，若超过1000卷要重新编制目录号、案卷号。
会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号。
2）件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
分为“室编件号、馆编件号”。
室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。
馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。
音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3）页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。