实物档案数字化规范
档案数字化加工操作细则
档案数字化加工操作细则为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
（一）档案领取1. 按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。
2. 出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3. 接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
（二）档案归还1. 同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号（全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号）和数量，并检查档案的完整性。
2. 将档案按出库时的排列顺序排列。
3. 监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
铁路实物档案数字化方法与利用探析
铁路实物档案数字化方法与利用探析作者：唐萍萍来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第2期铁路实物档案是铁路档案的重要组成部分。
由于铁路实物档案本身所具有的特点，如外形的特异性、载体内容的多样性、材质的不确定性等，导致难以标准化存储，迁移利用受限，不能随拿随取。
随着现代信息化的发展，数字化建设开拓了实物档案的利用渠道，提高了档案利用率。
笔者结合工作实际，谈谈铁路实物档案数字化方法与利用的一些体会。
一、铁路实物档案的特点铁路实物档案除传统的奖旗、奖杯、证书、领导题词、字画外，还有着铁路特有的专属实物档案，如纪念车票、站台票、铁路路徽、制服、铭牌标志、调车信号灯等；有见证了铁路发展，印刻了铁路劳工血汗的各种工具、配件如机车曲拐销正机、水鹤、手摇齿轮传动轨道车、钢轨涂油器、钢轨等；有见证了铁路百年发展历史、科技创新进程的各类机车车辆，如蒸汽、内燃、电力和动车的四代牵引动力机车、车辆等等，这些铁路专属实物档案，形态各异、大小不一、材质不同，但都忠实、直观、形象地记录了铁路的发展历史，对保存、研究、展示铁路发展的历史轨迹和铁路精神文化起到很好的依据和凭证作用。
二、铁路实物档案数字化方法（一）拍摄或扫描。
根据实物档案载体的不同，可分别采取拍摄或扫描的方法进行数字化。
1.拍摄：除纸质的实物档案外，一律采用拍摄的方式进行数字化。
拍摄要求图像清晰、完整，实物背景简洁，被拍摄物的影像充满取景框，并无时间显示，照片存储类型为JPEG格式。
在拍摄时要注意，每拍摄一件实物要在相应的实物原件上做好标记，使实物与成像形成一一对应的关系，以方便查找和后期处理。
2.扫描：实物档案为纸质载体的，如奖状、证书等，应根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。
在扫面时一般设置分辨率300dpi，图像模式为彩色模式，存储类型为JPEG格式。
如遇特殊情况，如:字迹淡化、纸张破损、风化变脆等，要根据档案原件质量的不同情况，随时调整图像的扫描方式、亮度、速度、分辨率以及扫面软件的系统功能，同时，也可借助一些扫描的辅助工具，如：透明膜等，在确保扫描图像质量清晰的情况下档案原件完好无损。
综合档案室档案数字化加工要求
综合档案室档案数字化加工标准1、档案扫描档案经过整理人员整理完毕后，核对扫描档案的档案编号等信息，核对无误后开始对该档案进行扫描。
（1）扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。
（2）扫描分辨率：教学档案不低于300dpi，基建档案不低于600dpi；对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。
（3）图像存储：存储为JPGE和双层PDF标准格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。
（4）其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。
扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。
2、图像处理（1）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（2）去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。
（3）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。
（4）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
3、目录著录（1）目录著录要符合《档案著录规则》DA/T22-2015、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/T450-2004）等规定和采购人要求，在档案管理软件中录入学生的所有基本资料，姓名、性别、出生年月、毕业证号、学位证号等信息；基建档案的项目名称、时段、内容等信息；实体档案等类别、名称、事项等字段信息。
（2）档号的结构一般可分为“类别号-案卷号-件号”的三级类目结构，立卷规范为：学籍档案按年度编制类别号，以班级为单位编制一个案卷号，班内学生以学号为单位编制一个件号；实体档案按照大类代字-属类代号-目录号-案卷号，以物件为立档单位，一件一号。
实物档案数字化基本环节
实物档案数字化基本环节
实务档案数字化是指将传统的纸质档案转换为数字形式，以便于存储、管理、检索和利用。
以下是实务档案数字化的基本环节：
1.准备工作：在开始数字化之前，需要对档案进行整理和分类，确定数字化的范围和优先级。
同时，还需要制定数字化计划，包括数字化的目标、时间表、预算等。
2.数字化设备的选择：根据档案的特点和数字化的要求，选择合适的数字化设备，如扫描仪、数码相机、录音机等。
3.数字化前处理：在数字化之前，需要对档案进行前处理，包括清洁、修复、分类等。
这可以确保数字化后的档案质量更高，更易于管理和利用。
4.数字化采集：使用选定的数字化设备对档案进行数字化采集，包括扫描、拍照、录音等。
在采集过程中，需要确保数字化的质量和准确性。
5.数据处理：对数字化后的档案进行数据处理，包括图像处理、音频处理、文本识别等。
这可以提高档案的可读性和可利用性。
6.数据存储：将处理后的数字化档案存储在适当的存储介质中，如硬盘、磁带、光盘等。
在存储过程中，需要确保数据的安全性和完整性。
7.数据管理：对数字化档案进行管理，包括档案的分类、索引、检索等。
这可以方便用户快速找到所需的档案。
8.利用和共享：将数字化档案提供给用户进行利用和共享，如在
线查询、打印、下载等。
9.维护和更新：定期对数字化档案进行维护和更新，以确保档案的长期可用性和可读性。
总之，实务档案数字化是一个复杂的过程，需要经过多个环节的处理和管理。
通过数字化，可以提高档案的利用效率和价值，为用户提供更好的服务。
档案数字化技术规范
档案数字化技术规范1 适用范围为统一集团公司纸质、照片、音频、视频档案数字化的主要技术要求，推动档案现代化和数字档案馆的建设，特制定本规范。
本规范适用于各单位档案的数字化处理及数字化成果的管理。
2 总则2.1 基本原则2.1.1 同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。
2.1.2 采用先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。
2.1.3 采取有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。
2.1.4 确保档案实体与数字化成果间的有机联系。
2.2 过程管理要求2.2.1制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。
2.2.2档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2.2.3建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度，确保档案数字化工作的安全与高效。
2.2.4档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
2.3 数据挂接2.3.1档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到档案数据库服务器。
通过编制的程序或借助相应的软件，实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。
2.3.2认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单，记录数据关联后的页（张、盘）数，核对每一份文件关联后的页（张、盘）数与档案整理、扫描（转换）时填写的页（张、盘）数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
2.4 数据验收2.4.1 图像、音频、视频数据验收以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。
图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。
图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。
(完整)综合档案室档案数字化加工要求
综合档案室档案数字化加工标准1、档案扫描档案经过整理人员整理完毕后，核对扫描档案的档案编号等信息，核对无误后开始对该档案进行扫描。
（1）扫描色彩模式：采用彩色模式进行扫描。
（2）扫描分辨率：教学档案不低于300dpi，基建档案不低于600dpi;对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、清晰度较差等无法辨识清晰的页面，要提高分辨率，要求扫描后的图像清晰，不失真、完整、不影响利用效果。
（3)图像存储：存储为JPGE和双层PDF标准格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。
(4）其他要求:扫描图像应与原纸质档案保持一致。
扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。
2、图像处理(1)纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯.（2）去污：扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。
（3）图像拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性.（4）裁边处理:采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间.3、目录著录(1)目录著录要符合《档案著录规则》DA/T22-2015、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》(DB34/T450-2004）等规定和采购人要求，在档案管理软件中录入学生的所有基本资料，姓名、性别、出生年月、毕业证号、学位证号等信息；基建档案的项目名称、时段、内容等信息；实体档案等类别、名称、事项等字段信息。
(2)档号的结构一般可分为“类别号—案卷号—件号"的三级类目结构，立卷规范为:学籍档案按年度编制类别号，以班级为单位编制一个案卷号，班内学生以学号为单位编制一个件号；实体档案按照大类代字—属类代号—目录号-案卷号，以物件为立档单位，一件一号.（3）目录著录可直接在档案管理软件中进行。
实物档案数字化规范
实物档案数字化规范
实物档案数字化是将实物档案内容以数字形式的文件进行保存的技术手段，是一种以新技术手段来替代传统形式保存、使档案更适合信息化时代的现代化档案管理方法。
实物档案数字化的规范以数字档案管理的技术标准为基础。
指导实物档案数字化的技术要求是，要建立有效的数字档案管理结构，明确档案唯一码、档案分类、档案库等相关要求；要实施精确的多层级档案分类体系，添加档案分类体系的关键词索引，针对不同的实物种类的档案进行细致的分类描述；要根据档案种类的历史研究，建立档案主题模式。
档案记录和标签要定量提取和封装，把复杂的文档构成统一的文件格式，建立一套数字档案信息模型；要利用适当的软件工具，实现对数字化档案的批量管理；要依据不同档案类型，为各种档案统一格式，保证数字档案档案数字化服务质量。
同时，要考虑实物档案数字化的保存安全性，即要为档案建立数字保存或存储阵列，建立长期可靠的备份机制，保证档案的安全性、完整性和可靠性。
另一方面，要解决档案的共享方面的要求和问题，具体而言，要将档案数据实现跨系统、自动检索、文献浏览、网络共享等多功能模式，确保多方可以跨厂商、跨平台、跨服务器地域灵活地共享数字档案，形成高效可靠的数字档案生态系统。
此外，要采用适当的安全技术，如加密机制及专用设备，确保档案数据的安全储存及传输过程。
数字档案是时代发展的必然产物，实物档案的数字化是今后档案发展的重要方向，其实施的规范也为保证数字档案的质量和安全提供了依据。
实物档案数字化的方法及成果应用
实物档案数字化的方法及成果应用作者：张晓敏来源：《档案管理》2011年第01期中原油田库藏实物档案2万多件，2009年7月进行了数字化试点工作，完成近千件实物档案的数字化。
1、实物档案数字化的方法1.1扫描或拍摄。
实物档案根据载体的不同，可分别采用扫描或拍摄的方法进行数字化。
①扫描方式：适合于纸质载体的实物档案，如奖状、证书等。
数字化时，可根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪进行扫描。
大幅面纸质档案可采用大幅面数码平台等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
扫描色彩模式一般宜采用彩色模式进行扫描，分辨率不小于300dpi。
使用扫描软件时，扫描人员要根据原稿质量对系统功能进行定义，如自动倾斜校正、自动去污等功能。
同时，根据原件的不同情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下原件完好无损。
②拍摄方式：适合于非纸质载体的实物档案，如奖牌、奖杯、锦旗等。
数码相机要采用彩色拍摄方式，拍摄精度应不低于300万像素。
照片分辨率较小时，会影响输出效果。
拍摄时，一是注意被拍摄物的影像要充满取景框；二是要将照相机设置成无时间显示格式的画面，否则，在后期处理时，将会增大图像处理工作量。
其他拍摄要求与一般摄影作品的要求一致，图像清晰、完整就可以。
就上述两种数字化方式比较而言，进行实物档案数字化首选扫描仪，操作方法易掌握，扫描质量也较高。
在无扫描仪或需使用相机拍摄的情况下，选择照相机进行数字化，对工作人员要求较高，需有较高拍摄水平。
1.2图像存储。
①存储格式。
数字化形成的电子文件的存储格式，可使用JPEG或TIF格式。
②图像文件的命名。
单页或独立的实物档案，扫描(拍摄)完成的图像文件以实物档案的档号命名。
多页文件，如证书等，可采用“档号＋页号”的方式，按页码顺序对图像文件命名。
如，“ZS2006 01 04”，表示档号为ZS2006 01的证书的第4页。
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ICS 01.140.20A 14备案号：DA 中华人民共和国档案行业标准DA/T XX—XXXX实物档案数字化规范Specification for digitization of physical records（征求意见稿）XXXX - XX - XX发布 XXXX - XX - XX实施国家档案局发布目次前言 (1)引言 (2)1 范围 (3)2 规范性引用文件 (3)3 术语和定义 (3)4 总则 (4)5 组织与管理 (4)5.1 机构及人员 (4)5.2 基础设施 (5)5.3 工作方案 (5)5.4 管理制度 (5)5.5 工作流程控制 (5)5.6 工作文件管理 (6)5.7 档案数字化外包 (6)6 档案出库 (6)7 数字化前处理 (6)7.1 确定实物档案数字化对象 (6)7.2 档案检查 (6)7.3 目录数据准备 (7)8 目录数据库建立 (7)9 数字化采集 (7)9.1 基本要求 (7)9.2 平面扫描 (8)9.3 三维扫描 (8)9.4 数码拍照 (8)9.5 环物摄影 (9)9.6 文件命名 (9)10 影像处理 (9)10.1 旋转及纠偏 (9)10.2 去污 (10)10.3 影像拼接 (10)10.4 裁剪处理 (10)10.5 降噪 (10)10.6 数据平滑 (10)10.7 影像质量检查 (10)11 数据挂接 (10)12 数字化成果验收与移交 (10)12.1 验收方式 (10)12.2 验收内容 (10)12.3 验收指标 (11)12.4 验收结论 (11)12.5 移交 (11)13 档案归还入库 (11)附录A （资料性附录）实物档案数字化流程示例 (12)附录B （资料性附录）数字化登记表示例 (13)参考文献 (23)前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：本标准主要起草人：本标准为首次发布。
— 1 —引言为保障对实物档案进行数字化处理工作的规范性、科学性，特制定本标准。
本标准涉及实物档案数字化工作的组织与管理、档案出库、数字化前处理、数据库建立、数字化采集、影像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库等全过程。
结合目前信息技术发展的水平，提出了普遍适用于档案行业的实物档案数字化工作的规范性要求。
— 2 —实物档案数字化规范1 范围本标准规定了实物档案数字化技术和管理要求。
本标准适用于采用拍摄、扫描等方式对实物档案数字化加工过程的管理。
2 规范性引用文件下列文件对本文件的应用是必不可少的。
凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 18 档案著录规则DA/T 31纸质档案数字化规范DA/T 62 录音录像档案数字化规范DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案DA/T 68 档案服务外包工作规范ISO/TR 13028 信息与文献档案数字化实施指南（Information and Documentation Implementation guidelines for digitization of records ）3 术语和定义GB/T 20530-2006、DA/T 1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
实物档案 archive object国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，以特定有型物品存在的具有保存价值的实物，包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印模、产品、标本、工具设备等。
数字化 digitization利用信息技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
实物档案数字化 digitization of physical records采用拍摄、扫描等设备对实物档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件，并按照实物档案的内在联系，建立起目录数据与数字文件关联关系的处理过程。
三维扫描3-D scan— 3 —将物体的空间外形、结构及色彩进行数字化扫描，重构出高分辨率的虚拟物体。
三维扫描仪 3-D scanner能生成数字数据的软硬件系统，这些数据能以三维的形式表现实物档案整体或部分的形态。
实物档案特征点feature point of physical records反映实物档案空间外形、结构及色彩等特征信息发生显著变化的临界点。
点云point cloud以离散形式分布在三维空间中的点的集合。
纹理 texture一种反映图像中同质现象的视觉特征，它体现了物体表面的具有缓慢变化或者周期性变化的表面结构组织排列属性。
4 总则应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展实物档案数字化工作。
实物档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530-2006提出的要求和建议。
实物档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、数字化采集、影像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
应采用有效的管理和技术手段，确保实物档案数字化成果质量。
实物档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映实物档案的有关信息，最大程度地展现档案原貌。
实物档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。
元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028（信息和文献-记录数字化实施指南）提出的要求。
应加强实物档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。
加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
5 组织与管理机构及人员— 4 —5.1.1 应建立实物档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。
5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为实物档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。
应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。
5.1.3 为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。
基础设施5.2.1 应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影像处理、质量检查等工作区域。
5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。
场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等设施设备。
5.2.3 应合理规划、配备和管理实物档案数字化设施设备，确保设施设备满足实物档案数字化工作的需要。
工作方案5.3.1 应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保实物档案数字化工作达到预期目标。
5.3.2 实物档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。
5.3.3 应对实物档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。
5.3.4 实物档案数字化工作方案应经审批后严格执行。
工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。
管理制度5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和实物档案数字化成果质量。
5.4.2 实物档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。
岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。
工作流程控制5.5.1 应制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对实物档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。
实物档案数字化流程示例参见附录A。
5.5.2 应加强对实物档案数字化工作的全流程安全管理，及时对数字化加工过程各环节产生的数据进行备份。
— 5 —5.5.3 应建立完善的问题反馈机制，对实物档案数字化工作过程中发现的问题进行及时反馈和修正。
工作文件管理5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的实物档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。
主要包括实物档案数字化工作方案、实物档案数字化审批书、实物档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、实物档案数字化成果移交清单等，采取外包方式实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。
部分工作单示例参见附录B。
5.6.2 应加强对实物档案数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。
档案数字化外包5.7.1 实物档案数字化工作如需外包，相关工作应符合DA/T 68《档案服务外包工作规范》的相关要求。
档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T 20530—2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。
如需审查数字化加工企业的保密资质，应按照《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）等文件的要求执行。
5.7.2 在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。
5.7.3 档案部门应指派专门人员参与实物档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
6 档案出库档案保管部门应按照实物档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。
实物档案数字化过程中，应根据工作需求设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放实物档案，并对实物档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保实物档案的安全。