会议室准备及成功案例.
会务实训项目及案例
实训十四会务服务职业情景滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、‘五金、交电等。
公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代销，薄利多销为该公司的一大特色。
该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本，各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。
适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。
剪彩后，30家厂商的老总还将举行购物签名活动。
在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。
由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。
期间还有很多传接电话。
作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。
事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。
（一）实训目标通过实训，了解会议中秘书人员的服务内容，掌握会场内外的服务技巧，学会协助领导掌握会议信息，对会议实施有效指挥和控制，培养会务服务的能力。
（二）知识点1、会议签到的方式有簿式签到、证卡签到、电子签到、秘书代签、座次表签到等。
2、会议分发文件必须及时。
分发时要注意准确性、保密性以及登记手续完整无误。
3、会议期间应本着“准确、及时、全面、适用”的原则，随时收集有价值的信息供领导参考或会议交流。
4、及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。
（三）实训内容1、会前签到、引导就座服务工作。
2、会议期间分发文件、维持会场秩序、处理临时交办事项、做好会议记录工作。
5个办公室设计案例赏析
案例二：花样年美年广场
部门划分：
前台接待区 工作区域 经理办公室 财务室 会议室 茶水间 卫生间
平面布置图
会议室
办公区 办公区
茶水间 财务室
经理室
前台接待区
卫生间
总面积：178 m 2
前台
前台接待区：
卫 生 间
配置：接待台，电脑一台，传真机，考勤机，电话总机。
从入口进入工作室就是前台接待区，极简的风格，黑色和橙 色的搭配，就显示出了其时尚的一面，地面是黑色瓷砖，天花 也刷成了黑色，形成了统一的色调。进门右手边是接待区。
办公区
采光
办公区：3个
配置：员工桌，电脑8台，办公椅8张
这里没有用墙做隔断，而是用玻璃代 替，加之一些绿化，视野开阔了，也比较 方便交流。办公区的采光主要是LED灯。 地板铺深灰色地毡。
摆设，一切由我们的思维开始，细化，生产，应用。角落似乎一个生物 链，它容纳一些人，一些人在角落里丰富角落，角落变的更加美好，人 也变的更加美好。 E、作品在投入运营后的出众效果与评价: 角落，容器，一切只为了打造一个极尽奢华的他人思想，我们放弃个性， 剥离创意，只为不再喧宾夺主，我们需要给他人建造思维的平台，可以 任其放肆的放大，思考。试图终结你要承载的人或事的想象空间，必是 一种罪恶。我们希望可以载水，但我们从不轻易荡漾。
楼梯间
材质：不锈钢楼梯，木地板，粘贴墙纸
餐间及卫生间
办公区：
配置：员工桌两排，电脑8台，办公椅8张
这里没有把荷的元素延伸过来!用简洁来 概括,干净的空间,让工作更有效率,不会看 到杂乱不堪,心情不好.侧边的挂画,用童趣 来打破严肃的气氛,另一边的电视,在休息 之余,放松心情!
项目会议记录案例5篇
项目会议记录案例5篇第一篇：项目会议记录案例**项目会议记录案例时间：2003年9月1日地点：公司各部门主任主持人：马**(公司副总经理)参加人：祁**(办公室主任)会议议题：1、讨论“**”软件是否投入开发2、如何开展前期工作的问题会议发言：技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。
我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。
资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。
我指的是编辑方面的问题。
如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。
WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国应用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。
我认为我们定位在这一方面是很有市场的。
市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望。
关键的问题就是必须小巧，并且速度极。
.因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。
会上达成的协议：各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。
主持人：(签名)记录人：(签名)把会议的基本情况、发言、决议等内容记录下来，是进一步研究工作，总结经验的重要材料。
会议记录要求：1、准确：如实记录。
2、要点不漏：决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得详细。
3、注意格式：一定要先发言记录于前，后发言记录于后。
第二篇：项目验收会议记录样本项目验收会议记录样本时间：地点：参会人员：验收组成员、乡镇负责人：项目所在村组负责人、实施负责人、村民代表主持人：（民宗局具体负责项目人员）议程：一、主持人介绍项目申报下达情况二、乡镇负责人介绍项目组织实施、监督管理、公告公示等情况三、项目所在村组负责人介绍项目实施情况、效益情况、群众意见等四、项目实施方负责人补充介绍项目实施情况五、群众代表发表意见六、验收组成员发表意见七、验收组负责人发表结论性意见八、乡镇负责人就需要整改完善的部分作表态发言第三篇：落实项目会议记录落实项目会议记录时间：2014.6.10 地点：政府四楼小会议室参加人员：镇党委书记，镇党委副书记镇长，副书记，办公室主任，副镇长等班子成员内容：确定落实“三到村，三到户”扶贫项目经过镇里申请，镇扶贫会开发办下村调研、规划，给了我镇两个村的扶贫开发项目。
会议室介绍
部分会议室需要支付一定的使用费用，费用标准根据不同公 司或机构而有所不同。费用可能包括会议室使用费、设备租 赁费、服务费等。
06
会议室案例展示
成功案例一：高效会议组织
总结词
精心策划，高效执行
详细描述
通过有效的组织和策划，确保会议顺利进行。包括明确 会议目标、确定参会人员、安排会议议程、选择合适的 会议室等。
提前沟通
如遇到问题或需求，提前与会 议室管理人员沟通解决。
节约资源
合理利用纸张、水和电等资源 ，倡导绿色环保理念。
03
会议室常见问题解答
设备故障处理
投影仪无法正常工作
屏幕无法正常显示
检查投影仪是否开启，检查连接线是 否松动或损坏，确保电脑和投影仪的 驱动程序都已正确安装。
检查屏幕是否开启，检查视频连接线 是否松动或损坏，确保电脑和显示器 的驱动程序都已正确安装。
会议室介绍
汇报人：可编辑 2024-01-09
contents
目录
• 会议室基本情况 • 会议室使用须知 • 会议室常见问题解答 • 会议室服务与支持 • 会议室预订与费用 • 会议室案例展示
01
会议室基本情况
位置与布局
位置
位于公司大楼的三楼，方便员工 上下楼。
布局
采用矩形布局，适合各种会议形 式，包括培训、讨论和演讲等。
确定会议需求
明确会议主题、参会人 员、会议时间等信息。
在线预约
通过公司内部系统或会 议管理平台进行预约，
填写必要信息。
确认与调整
收到确认信息后，根据 反馈调整预约信息。
提前准备
根据预约结果，提前准 备会议材料和设备。
使用规则
01
公务接待工作复盘案例
公务接待工作复盘案例公务接待工作是指政府机构、企事业单位在开展会议、活动、招商等工作过程中对来访人员进行接待、安排、引导等工作。
以下是一个公务接待工作复盘案例：案例背景：某市政府接待了一个外地企业的高级代表团，共有10位代表参加，目的是就投资项目进行洽谈。
一、准备工作：1. 提前了解代表团的背景和需求，明确洽谈目标。
2. 确定会晤地点和时间，预订会议室，并通知参会人员。
二、接待过程：1. 提前赴会场，做好接待准备工作，包括会议签到、资料准备、餐饮预定等。
2. 精心布置会议室，确保环境整洁、舒适，并配备必要的设备和提供水果、茶水等。
3. 按时接待代表团成员，引导他们进入会议室，并帮助他们安顿好。
4. 会议开始前，对代表团成员进行简单的介绍和欢迎致辞，表达对他们的重视和关心。
5. 会议期间，及时传递会议信息、提供相关材料，并配合代表团的需求和安排。
三、用餐安排：1. 根据代表团的要求安排用餐，选择符合代表团饮食偏好的餐厅，并提前做好预定。
2. 确保餐厅环境整洁、舒适，服务质量好，为代表团提供良好的用餐体验。
3. 在用餐过程中，关心代表团的用餐需求，并做好协调工作。
四、活动安排：1. 根据代表团的安排和时间表，组织参观、考察等活动，使代表团对当地有更全面的了解。
2. 提前了解代表团的兴趣和需求，选择合适的活动内容，确保活动顺利进行。
3. 活动期间，做好人员引导、车辆租赁等工作，确保代表团的安全和舒适。
五、反馈与总结：1. 与代表团成员保持密切沟通，及时了解他们的反馈和需求。
2. 成员代表团离开后，及时组织相关人员进行复盘会议，总结工作中的不足和反思，为后续接待工作提供改进和优化的方向。
会议室案例集锦
会议室案例集锦
1. 公司 A 在一个大型会议室举行了一次销售战略会议。
会议室
内配备了大屏幕显示器和高音质音箱，方便主持人和参会人员进行演
示和互动交流。
会议期间，还提供了咖啡和小吃，为参会人员提供了
更好的交流环境。
2. 学校 B 在一个中型会议室里召开了一次家长会，用于家长和
教师进行亲密沟通、交流互动。
会议室内的座椅宽敞舒适，提供了一
个放松和沉浸在会议中的理想环境。
会议期间，提供了茶点和饮料，
为家长和教师们创造了一个更舒适的环境。
3. 活动 C 在一个小型会议室里举行一次简报会，用于分享业务
相关信息和目标定位等信息。
会议室配备座位，提供了一个舒适的环境，让参会人员集中注意力聆听演讲。
会议期间，也可提供咖啡和茶
水等日用品，提供了更便利的服务。
4. 组织 D 在一个大型会议室里召开了一次培训，用于帮助参会
者了解新事项、新业务，或提高某种技能。
会议室内配备专业的演示
工具，包括大屏幕和音响设备，使和会会员更好地交流、互动、培训。
会议期间，还提供了一系列茶歇和美食，以满足参与者的需求。
5. 公司 E 在一个小型会议室里召开了一次私人会议，用于商讨
公司业务和策略。
会议室内配备了座位和笔记本电脑，并提供了一个
安静、舒适的环境，让与会人员可以专注工作。
会议期间，还提供了
咖啡和茶歇等餐饮服务，帮助参与者更好地交流。
秘书工作案例及分析
秘书工作案例及分析秘书工作案例及分析某公司的秘书李小姐，在公司任职已有两年时间。
她的主要工作职责是负责办公室的日常运作，包括文件管理、会议安排、行政事务处理等。
以下是她在工作中遇到的一个案例及分析。
某天，公司高层临时决定要召开一个重要的会议，李小姐被要求负责会议的筹备工作。
她首先进行会议室的预定和准备工作，核对会议参与人的名单，并发送会议通知。
然后，她与公司的食堂联系，安排午餐和点心的提供。
接下来，她还需要准备会议材料、PPT和签到表，并确保会议室的设备正常运行。
在会议当天，李小姐提前到会议室，确保一切准备就绪。
她按照会议日程表，逐项安排会议议程，并在会议过程中及时记录重要讨论和决策，确保会议纪要的准确性。
在会议结束后，李小姐还需要整理并发送会议纪要给与会人员，并追踪执行决策的进展情况。
这个案例展示了李小姐在秘书工作中的重要职责和能力。
首先，秘书需要具备组织能力和细致的工作态度。
李小姐在会议筹备阶段，需要安排会议室的预定、食堂的工作及会议材料的准备等，这些都需要她具备良好的组织能力和细致的工作态度，确保每个细节都得到妥善处理。
其次，秘书需要具备沟通协调能力。
李小姐在与与会人员、食堂和会议设备供应商进行协调时，需要进行有效的沟通，并确保各方需求都得到满足。
同时，她还需要在会议过程中与参会人员进行良好的沟通，及时记录重要讨论和决策，保证会议纪要的准确性。
最后，秘书需要具备分析和解决问题的能力。
在会议筹备过程中，李小姐可能会遇到预定会议室时间冲突、食堂菜品无法满足要求、会议设备故障等问题，需要她能够迅速分析问题的原因，并提出解决方案，保证会议的顺利进行。
综上所述，秘书工作不仅需要组织能力、沟通协调能力，还需要分析和解决问题的能力。
李小姐在这个案例中展现了她的专业能力和出色的工作表现，为公司的会议顺利进行作出了重要贡献。
机关办公室工作的成功案例分享及启示
机关办公室工作的成功案例分享及启示机关办公室工作的成功案例分享及启示引言：2023年，机关办公室工作正逐渐走向高效智能化，合理规划和利用资源成为提高工作效率的关键。
本文将分享一些关于机关办公室工作的成功案例，并总结其启示，旨在为读者提供实用的指导和借鉴。
一、案例一：信息化办公提升工作效率某市政府办公室通过推行信息化办公系统，提升工作效率。
引入智能办公软件，实现文件管理和流转的电子化。
通过高效通讯平台，优化内外部沟通，减少繁琐的会议时间。
制定流程化操作规范，减少文件处理的误差和重复工作。
结果，工作效率提高了50%，办公环境更加整洁，工作人员更专注于核心工作。
启示：借助信息化技术，能够将繁琐的办公操作转化为简便高效的数字化流程，提高工作效率、减少人为错误。
机关办公室应关注信息化建设，引入智能系统，提升工作效率和质量。
二、案例二：团队协作提升办公效能某省行政院办公室通过团队协作，提升了办公效能。
成立了一支跨部门的工作小组，遴选优秀人才，共同解决工作中的难题。
制定了协同工作的工作流程，确保信息共享和协同办公的高效性。
通过定期的小组培训和项目经验总结，增强团队的沟通和协作能力，不断提升工作质量。
启示：团队协作是提高机关办公室工作效能的关键。
搭建高效的跨部门工作小组，注重信息共享和协同办公，加强团队培训和沟通，不断提升团队成员的能力和凝聚力。
三、案例三：智能会议室提升工作效率某国家机关办公室引入了智能会议室系统，提升了会议效率。
通过智能化设备，实现简便快捷的会议预约、会议纪要记录等功能。
会议室配备了高清大屏、触摸屏、无线投屏设备，使会议氛围更加专业和高效。
此外，通过智能语音识别和摘要生成技术，减少了会议记录和整理的工作量。
启示：智能会议室的引入能够提高会议效率，减少会议时间和整理工作。
机关办公室可考虑引入相关设备，提升会议效果和工作效率。
四、案例四：创新招聘机制提升团队素质某地区机关办公室通过创新招聘机制，提升了团队素质。
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光线的重要作用
你看得出她是谁吗？
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POLYCOM CONFIDENTIAL
光线的重要作用
现在好多了吧？
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POLYCOM CONFIDENTIAL
4 光源的类型
主光源 柔光灯 背景灯 壁灯
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POLYCOM CONFIDENTIAL
主光源
Key light
CAMERA
主光源可以在人脸上投射下柔和的光线，并祛除眼 窝部分的阴影
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POLYCOM CONFIDENTIAL
案例
自然吗?
自然吗?
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POLYCOM CONFIDENTIAL
典型室内布局
文本摄像机
麦克
领导人
会议桌 白板
POLYCOM CONFIDENTIAL
设计实施
要提醒和培训客户注意以下方面:
网络和电源的连接 调试音响设备 暖气,通风，空调 –是否独立的管道传送? 灯光 家具的选择和摆放 用户培训
最好使用带机柜设备
传统的长方形会议桌不是很好的选择.
核心设备需要与之相配的会议桌:
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POLYCOM CONFIDENTIAL
室内设计
家具:
推荐使用浅色的木质家具 ，请避免放置深色家具
请不要使用上面有彩色或闪亮金属装饰的桌椅
POLYCOM CONFIDENTIAL
室内设计
窗帘和百叶窗:
可以采取的措施:
如果演讲者必须距离麦克很近，你需要增加回升消除以消减回声.
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POLYCOM CONFIDENTIAL
宝利通的噪音消除技术
可减少低频噪音和缓变噪音 仍请在安装时尽量让麦克远离噪声源， 否则会增加回 声消除器的工作负担
在演讲进行过程中也能降低噪音
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POLYCOM CONFIDENTIAL
请使用纯色的（上面没有图案或条纹），足够长度的窗帘 有垂顺质感的窗帘有助于改善室内音质.
在视频会议进行过程中，请不要打开窗帘。
POLYCOM CONFIDENTIAL
光线
请采用荧光灯间接地以45度角照射，避免阴影以保证色
彩和光线的效果 不要混用荧光灯和白炽灯 避免使用自然光
POLYCOM CONFIDENTIAL
不要用额外的自动混音器，如果必须用，请把所有麦克打开
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POLYCOM CONFIDENTIAL
安装音频设备
-M
麦克
摄像头
显示器/TIAL
如何消除回声
如何调整回声消除器:
设置合适的回声消除会减少调试设备的时间. 房间大小:
如果房间有很多窗户则需要比其实际物理面积更高的音频配置 如果回声一直存在，一般来说是房屋面积设置偏小. 如果回声没有了，但语音传送延迟较大，一般来说是房屋面积设置偏大.
安装指导
POLYCOM CONFIDENTIAL
会议室管理
为了实现视频通信你还要注意视频会议室的管理问题:
POLYCOM CONFIDENTIAL
会议室管理
要有专人负责视频会议室的管理:
如果用户有问题，谁将解答? 谁可供呼叫? 谁负责终端呼叫和会议室的准备？
POLYCOM CONFIDENTIAL
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POLYCOM CONFIDENTIAL
辅助光源: 柔光灯
SOFT
CAMERA
CAMERA MONITOR
MONITOR / TV
作用：使主光源不显突兀
减少画面反差
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POLYCOM CONFIDENTIAL
辅助光源: 背景灯
Back light.
背景灯可以使人物更加突出 / 感觉更贴近
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室内设计
选择合适的颜色有助于给人安静的感觉:
比如茶色，浅灰，浅绿，浅蓝.
公司的标志最好是反差强烈的颜色 不要黑色和白色的组合 标志的大小以可以看到就好，不要太大
不要在墙上放置过多的装饰和绘画作品：
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POLYCOM CONFIDENTIAL
室内设计
放置视频设备的机柜要同时具备美观和实用性:
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POLYCOM CONFIDENTIAL
音频和室内设计
请注意避免噪音和室内美观的问题！
要避免的噪声是: 电梯升降的声音,交通噪音, 和机器运作的声音等.
要铺地毯以降低噪音
4
POLYCOM CONFIDENTIAL
麦克风设置
需要避免：
不要让演讲者站在视频会议设备 和麦克之间.
原因: 这会影响反射时间，从而影响回音消减器的工作. 原因: 混音器会导致回音消减器的持续调整.
POLYCOM CONFIDENTIAL
辅助光源: 壁灯
-壁灯
-照相机 -显示器 / 电视
壁灯可以增加背景的亮度，使用壁灯可以得到良好的曝光效果，并使光线更有 层次感，它使整体的感觉更接近自然光.
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POLYCOM CONFIDENTIAL
应用案例
主光源
主光源 背景灯 背景灯 主光源和背景灯 结合的效果
视频会议的会议室环境准备
神州数码
2007/11
POLYCOM CONFIDENTIAL
室内设计
室内设计
音响 照明
典型室内设计
辅助设计 会议室管理
POLYCOM CONFIDENTIAL
设计
视频会议室的设计并无特定规范
几乎所有会议室都可以被设计成视频会议室
在下一个幻灯片中，我们会讲到室内设计的一些问题 一个视频会议室不一定非得用演播室！
总结
室内设计 音质
灯光
典型室内布局 设计实施
会议室管理
POLYCOM CONFIDENTIAL