会议评估与会后工作概述(共 34张PPT)

• 4、核实发票
• 5、填写报销单
• 6、清点费用支出门报销 9、结清费用
项目四 制发会议纪要
• 能力目标：掌握会议纪要拟写格式、要求和发文流程， 制发会议纪要 • 知识目标：掌握会议纪要写作格式、特点和写作要求， 熟悉会议纪要发文程序 • 会议纪要是传递会议信息、传达会议精神的公文 • 一、拟写会议纪要 • （一）会议纪要的概念：记载和传达会议情况和议定事 项。会议纪要是在会议记录和其他会议材料基础上加工 整理出来的，反映会议基本情况、会议成果、会议议定
事项
项目四 制发会议纪要
• （二）会议纪要的格式 • 会议纪要由标题和正文组成。不用写主送单位和落款， 成文时间多写在标题下方，也可写在文章最后。 • 1、标题
• （1）单行标题
• （2）双行标题 • 2、正文 • （1）开头
项目四 制发会议纪要
• 会议纪要正文，开头概括介绍会议情况，包括会议的意 义，开会的时间、地点、名称、主持人、出席人、列席 人及会议的主要议题 • （2）主体 • 会议纪要核心部分，包括会议讨论的具体问题，会议形 成的意见或决定。安排好结构，条理清晰。 • 会议正文写法： • 一是条文式：大中型会议常用，将会议内容分成几个大 的问题，然后加上标号或小标题，分项来写
任务三 会议经费结算
• 一、会议经费收支项目 • 会议收入主要来源于：上级拨款、向与会人员收取的相 关费用 • 支出主要包括：会长租用、设备租赁、会场布置、邮电
通讯、培训、交通参观、住宿费、餐饮费、会议资料费、
纪念品购置、会议宣传交际、劳务费以及其他费用 • 二、会议经费结算方法 • （一）会议的收费与付费方法
实训项目
• 制定送站安排表 • 指出送站时应注意的礼仪礼节
任务二 会场善后工作
• 能力目标：能妥善清理会场、归还租赁设备物品和结清 会议开支费用 • 知识目标：掌握会场善后工作内容及要点
• 任务分析：做好会场善后工作是将会场归还给酒店的前
提；会场善后工作包括清理会场、归还租赁物品和结清 会议开支费用
任务三 会议经费结算
• 能力目标：能妥善进行会议经费预算 • 知识目标：熟悉会议经费结算方法，掌握会议经费结算 工作程序 • 任务分析：会议费用结算要根据会前经费预算进行；首
先，了解会议经费手指项目；其次，熟悉会议经费结算
方法；最后掌握经费结算工作程序 • 经费结算以预算为基础；筹备期间要做好预算； • 会议过程中做好开支记录；会议结束及时结算； • 结算完毕及时汇报领导，报销
项目四 会议评估与会后工作
• 任务一 送别与会人员 • 能力目标：能够妥善、有序地安排和组织与会人员离场， 做好外地与会人员送站工作 • 知识目标：熟悉送别与会人员的工作要点，掌握送别与 会人员的相关礼仪 • 会后工作与会前、会中工作一样重要
任务一 送别与会人员
• 一般人员：引导并送至会场门口、酒店门口、单位门口 和停车场 • 身份特殊、职位较高人员：主办方应派领导送别 • 安排交通工具和专门人员送至车站或机场
任务一 送别与会人员
• 5、安排人员送客 • 本地客人/一般客人：礼仪小姐或专门工作人员将人员欢 送至会场门口、酒店门口、单位大门口、停车场门口 • 职务高/特殊客人：领导送行
• 特殊客人：领导送行至车站、码头、机场；有时需提前
到下榻处进行话别并赠送礼物 • 6、安顿暂留人员 • 尽地主之谊，妥善安排住宿、饮食，旅游购物及车辆需 求方面尽可能协助
• 对于需要短暂停留人员，妥善安排
任务一 送别与会人员
• 送别与会人员工作要点： • 1、结清参会费用：主办方与参会者如有相关费用，需结 清，另一方需提供规范的发票 • 2、发放回程票：需要代订返程车票、机票的人员，秘书
人员帮其代购，会中或离会时分发。回程票不得代领
• 3、引导与会人员离场：主席台领导退场后，与会人员再 离场；引导车辆迅速、有序离场 • 4、安排车辆送站：合理安排车辆，合理安排线路
项目四 制发会议纪要
任务二 会场善后工作
• 会场善后工作要点： • 1、清理会场 • （1）清理会场宣传物品：通知牌、方向标志、会标、横 幅、展板
• 一次性的宣传物品予以销毁；可重复利用的统计、归类、
入库，以便下次会议使用。节约材料、资源、节省人力、 物力、财力。
任务二 会场善后工作
• （2）清理会场设备：租借设备调试好归还借方；自带设 备收拾好拿回公司；设备搬动应该轻拿轻放 • （3） 清理会议资料：会议都有保密性，会议结束后的剩 余文件要注意避免无形中泄露公司机密；要收回所有应 该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归 类，找出有用的资料，不能利用的纸张要销毁 • （4）清理会议其他物品：充气气球、充气拱门、彩旗、
• 付款方法和时间： • 公司应该支付的费用及时支付给对方；各类支出项目的 付款方式和付款时间不同；场地租赁和设备租赁、住宿 餐饮一般需要交付一定金额的定金；有些较小的支出项 目直接用现金支付 • （二）会议付费的要求 • 1、支出费用名称要规范 • 2、遵守公司财务制度
任务三 会议经费结算
• 三、会议经费结算的工作程序 • 1、统计会议实际收支项目 • 2、 理清各项费用结算时间地点 • 3、与相关部门做好对接
任务三 会议经费结算
• 会议经费的来源： • 会议主办方承担：经销商会议、公司内部会议 • 向与会人员收取：学术研讨会、行业交流会 • 收取费用注意事项：
• 1、会议通知中即详细说明收费标准和方法
• 2、注明支付方式
• 3、信用卡收费需要问清楚姓名、卡号、有效期
• 4、发票开具正确
任务三 会议经费结算
植物花卉等；台签、签到本和饮用水等物品；矿泉水及
时清理，未启封者妥善装箱保存，以备下次使用
任务二 会场善后工作
• （5） 发现遗失物品，尽快与失主联系；距离遥远，快递 回物品 • 2、归还租借物品 • 及时归还租金物品，损坏按约定赔偿；不需要赔偿的，
特别说明或修好后再归还
• 3、结算会议开支费用 • 结清会议费用，主要包括：会场租用费、设备租用费、 其他相关服务，并及时与酒店方交接会场