公司文件控制管理程序范本
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
文件控制程序范本_4
文件管理控制流程
0 目的
对资源开发部所签订的合同文件进行集中管控，与资源开发部流程保持一致，确保符合公司审计要求。
1 适用范围
适用于ODM IN，外协加工，生产型物料等合同文件。
2 术语和定义
2.1 合同文件
2.1.1 生产类物料合同文件包括合作框架协议，供货保证协议，品质保证协议，保密协议,ROHS赔偿协定，廉政协议
2.1.2 ODM in合同文件包括合作框架协议，品质保证协议
2.1.3 外协加工合同文件包括合作框架协议，品质保证协议
3 工作程序
3.1 文件清单
3.1.1 生产类物料在创建供应商代码时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，保密协议，ROHS赔偿协定，
廉政协议，完整的供应商主数据维护申请表
3.1.2 ODM in产品在创建供应商代码时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，完整的供应商主数据维护申请表3.1.3 关于外协加工在供应商代码建立时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，完整的供应商主数据维护申请表3.2
3.2 收到合同文件后，填写合同编号表。
该合同文件在使用上应受控，在合同文件的适当位置注明受控号。
附表/附录
4.1 合同编号表
4.2 合同领用登记表
合同受控编号表
合同领用申请表编号：。
IATF16949程序文件模板【范本模板】
4.2。2程序文件由管理者代表组织,由本公司质量管理体系文件编写小组编写，其内容根据有关部门工作内容确定,但必须充分体现IATF 16949：2016中有关质量要求。
4。2。3其他质量文件由各主管部门先提出编制申请，经管理者代表批准后，进行编写，其内容须完全符合质量手册和程序文件中指出的相关文件或表式(包括技术文件)规定。
4。5.1。2质量管理体系中任何人均可对质量管理体系文件的内容向文件的执行部门或编制部门提出改进建议，由文件执行部门或文件编制部门填写《文件修改通知单》报文件编制部门。
4.5.1。3《文件修改通知单》经编制部门主管审核，管理者代表批准后方可进行修改；文件编制部门根据修改意见研究确定修改方案后负责文件修改.
4.5.3公司级管理性文件的修改由人力资源部根据具体情况重新下达文件，并报总经理批准。
4。5.4顾客工程标准/规范更改的实施，应包括所有相应文件的更新(FMEA、控制计划、PPAP等），必要时需获得顾客生产科批准记录的更新.
审核
批准
日期
－3－
编制部门：技术部
文件名称
文件管理程序
编号：
版次:
版本号:
编制人:
4.9。2文件销毁时，《文件销毁申请单》由技术部资料员或有关部门文件发放人员填写，经技术经理或部门负责人批准后执行。
4.10文件的借阅与复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件和资料借阅复制申请单》,由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
4.7文件的发放与领用
4。7.1各有关部门都应得到相应文件的有效版本,这些文件列为受控文件。
4。7.2受控文件必须保持最新的版本和最近的修改状态。
集团公司文件记录控制程序标准
logo文件记录控制程序标准（文件类型：程序文件）文件编号：文件版本：编制：审核：批准：×××年×月×日发布×××年×月×日实施文件秘密等级：本文件解释权归×××有限公司编制/修订履历1.目的规范对质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系有关的文件进行控制，确保所有场所使用的文件是唯一的、有效的版本；规范质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系运行过程中产生的各种记录，提供各管理体系有效运行及符合要求的证据。
2.范围本程序适用于×××有限公司质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系文件，包括外来的文件和资料（如国家法律法规、标准、相关方提供的资料、设备设施附带资料等）的编制、审批、发放、使用、修改、回收、作废的控制，以及以任何媒体记载的与以上体系运行有关的所有记录的制作、收集、标识、保存、检索、处置的控制。
4.职责4.2 质量部4.2.1负责对公司所有体系受控文件进行标准化统筹管理，对所有体系文件及记录表单进行标准化审核；4.2.2负责公司质量体系管理手册的编制和维护；4.2.3 负责组织各职能部门进行质量管理体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.2.4 负责公司质量体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.2.5负责该程序文件的编制及维护。
4.3 EHS部4.3.1负责公司环境、职业健康安全体系管理手册的编制和维护；4.3.2 负责组织进行公司环境、职业健康安全体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.3.3 负责公司环境、职业健康安全体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.3.4主导公司环境、职业健康安全管理体系相关文件和记录的规范化管理。
4.4 技术部4.4.1主导公司企业知识产权管理体系相关文件和记录的规范化管理；4.4.2 负责公司技术文件、标准、工艺文件、作业指导文件的受控管理和有效性运行监控。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。
三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。
2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。
3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。
4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。
四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。
2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。
3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。
4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。
5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。
五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。
编号规则应具有唯一性和可追溯性。
2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。
[全]某公司涉密文件管理控制程序
![[全]某公司涉密文件管理控制程序](https://img.taocdn.com/s3/m/f81958b51ed9ad51f11df206.png)
某公司涉密文件管理控制程序目的：规范公司文件的编写、审核、批准、发布、标识、发放、更改、保存、归档、回收和作废处理以及质量记录的管理等活动，以达到对文件和质量记录进行有效控制；以保证文件的适用性、系统性、协调性和有效性，并使质量管理体系在各个场所都能使用相应有效版本的文件；确保质量体系文件和资料符合受控要求且被有效管理。
保持完善的质量记录。
证明公司产品质量达到规定要求，用以证实质量体系有效运行之客观性，并满足其规定要求。
为采取纠正或预防措施提供依据。
2.范围：适用于公司质量管理体系相关文件：质量手册、程序文件、工作文件及技术资料、外来资料和所有质量记录。
3.职责：3.1.行政部：行政部文控室归口管理公司质量管理体系文件/技术资料/外来资料，负责质量体系文件/技术资料/外来资料/质量记录表单的标识、受控、发放、保存（正本）、归档、回收、作废的管理。
3.2.各部门：由部门文员或部门指定专人归口管理部门文件，负责本部门文件的受控申请、接收、使用、回收、标识、保存及管理。
4.定义：4.1.一级文件：质量手册。
4.2.二级文件：运作程序（程序文件）。
4.3.三级文件：工作作业文件和外来文件。
4.3.1.工作文件：凡在公司运作、生产中需使用的作业规范、规则、流程，职务说明书、质量计划，企业标准、设备操作/使用手册、技术资料、检验标准、作业指导书等。
4.3.2.外来文件：供应商提供的原物料资料，顾客提供的流程、各类标准或技术资料，ISO9001:2000、ISO/TS16949:2002标准，有关政府的法律、法规，新购设备操作/使用说明书等。
国家标准、行业标准，顾客的资料（顾客对产品性能要求的需要等），由客户或供应商提供的检验、测试、制造等技术资料，设备操作指导书，与产品质量有关的参考资料、菲林、客户提供样品等。
4.3.3.技术资料文件：包括产品BOM单、图纸、测试报告、公司制作确认样品、设计图样、技术规范、检验和试验规程、工艺文件等；4.4.四级文件：质量记录（表单记录类）：管理者策划和评审的记录、资源开发/培训记录、产品实现过程中产生的记录、检验与试验的记录、审核记录、分析与改进的记录、合同、各类统计报表、报告、会议记录等各种为追溯目的而保存的资料及数据。
XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序
XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序编号：SA-012-01-20220203第一条目的为了标准公司对内对外信息沟通, 确保体系的有效运行, 特制定本程序.第二条适用范围本程序适用于公司对内对外有关社会责任的信息沟通的活动.第三条职责1．综合办公室:与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关方进行社会责任沟通.2．采购部:与供给商和分包商进行社会责任沟通.3．市场部:与顾客进行社会责任沟通.4．社会责任代表:就社会责任沟通提供必要的指导和支持,假设需要,向总经理报告社会责任有关事宜.5．其他各部门/员工代表:支持和配合社会责任对内对外信息沟通.第四条工作程序1. 总那么A. 信息沟通方式可视需要而定, 可以为书面、口头、电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会, 等等.B. 必要时, 对内对外社会责任信息沟通应该保存记录. 如: 《联络单》, 《会议记录》等.C. 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息, 应尽快核实质疑或投诉者的身份(包括: 姓名、职位、效劳机构和联络方法等), 查清质疑回投诉的原因.D. 应该及时作出反响, 对质疑或投诉的问题进行解释公司政策和程序, 重大问题应上报总经理, 以期妥善处理质疑或投诉.E. 一旦发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项, 应及时采取补救和纠正行动. 情况严重时, 应该及时报告总经理.F. 信息沟通过程中, 应该注意保护个人隐私和公司商业秘密.G. 假设有员工向外提供公司资料, 应该及时解释公司内部投诉和申诉程序, 不得采取惩罚或歧视性措施.2. 对内信息沟通2.1. 公司社会责任政策、管理体系运行情况, 由社会责任代表和综合办公室及时传到达公司各部门和员工.2.2. 社会责任管理体系运行中产生的信息资料, 应该根据政策和程序要求及时传到达相关部门和人员, 并记录其内容和处理结果.2.3. 员工的咨询、质疑与投诉, 由员工代表或综合办公室收集, 并负责答复.3. 对外信息沟通A. 与供给商和分包商的信息沟通由采购部负责;与顾客的信息沟通由业务部负责;与当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通由综合办公室负责.社会责任代表应该对上述沟通提供支持和沟通, 必要时, 向总经理报告.B. 公司任何人收到来自外部有关社会责任的文件、电话、传真或其它信息资料, 应及时转交给上述部门进行处理.C. 当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求, 由社会责任代表与综合办公室进行接待, 并报告总经理.D. 外部利益相关方提出的意见、建议、投诉或质疑, 应由社会责任代表责成相关部门进行调查核实, 并进行处理和回复.处理和回复的结果应该报告总经理.E. 社会责任代表应定期访问本地利益相关方团体, 征求他们的意见和建议, 并公布《SA8000社会责任管理报告》以通报公司实施SA 8000 标准的进展和效果, 提供相关数据和资料, 包括社会责任管理评审和监督活动的结果.F. 如果有合约要求, 社会责任代表应对利益相关方提供合理的资料和获取资料的渠道, 以核实公司是否符合SA8000的要求.假设合约有进一步的要求, 公司应通过采购合同的条款, 要求供给商和分包商提供上述安排和渠道.第五条相关文件《事故、不符合项、补救及纠正行动程序》第六条附件6.1 《联络单》6.2 《会议记录》6.3 《社会责任管理报告》。
内部审核控制程序文件(企业规章制度-受控文件-管理体系模板)
内部审核控制程序1.0目的：为明确体系的内部审核事项，以定期对我公司运行体系的符合性、有效性等进行评估，以持续改进。
2.0范围：本程序适用于全厂范围。
3.0职责:3.1档案科：主导公司内部审核。
3.2安全主任：对体系审核负责。
4.内容:4.1审核策划:制定内部审核计划时应考虑拟定审核的过程，区域的状况和重要性以及以往审核的情况。
4.2 内审频次:正常情况下每审一次（两次内审间隔不应超过12个月），每次审核应涉及的各项内容，下列情况应考虑进行内审：4.2.1发生重大方面事故或顾客投诉情节重大；4.2.2组织机构、管理体系发生重大变化；4.2.3有关法律、法规及其他外部要求变更。
4.3内部质量/环境审核的依据:4.3.1公司体系文件；4.3.2相关法律法规要求等。
4.3.3客户及相关方的要求。
4.4审核的准备4.4.1管理者代表任命或担任审核组长，选派内审员。
内审应由与受审核部门无直接关系的内审员负责；4.4.2审核组长策划并编制《内审计划》，必要时组织召开审核组预备会，宣读审核计划，提出审核要求，分配审核任务，并准备审核的各项工作；4.4.3《内审计划》经管理者代表批准后提前一周通知受审核部门；4.4内审实施4.4.1首次会议4.4.1.1由审核组长主持，领导层、内审组成人员、各有关部门负责人参加并在《会议签到表》上签名；4.4.1.2审核组长介绍审核目的、范围、依据、方法、内审日程安排及其有关事项。
4.4.2现场审核4.4.2.1审核员根据《内审计划》，通过询问、观察现场和检查质量记录、资料、文件等方式进行审核，并做好记录；4.4.2.2内审时审核员要客观公正地对待审核中发现的问题；4.4.2.3必要时审核组在每天审核结束后召开内部会议，就审核中的有关问题进行沟通。
4.4.3审核报告:现场审核后，审核组长召开审核组内部会议，依据标准、体系文件及有关法律法规等进行分析，对体系在本企业运行的符合性和有效性进行综合评价，并确认不符合项编写《内审报告》。
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俊杰
1.目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。
2.范围
适用于与所有质量管理体系有关文件的控制。
3.职责
3.1行政部负责公司质量管理体系文件编制、收发、更改的控制和管理；
3.2生产部负责公司技术、工艺文件及新产品研发过程中文件的编制、收发、更改的控制和管理;
3.3其他部门负责本部门文件的管理和正确使用。
4.程序
4.1文件分类4.1.1质量管理体系文件包括：
4.3.1质量手册由行政部负责编写，由管理者代表审核，总经理批准发布；
4.3.2程序文件、作业指导书由部门负责编写，由部门负责人审核，管理者代表批准；
4.3.3文件批准发布时，审批人应确保文件是适宜的；
4.3.4质量手册、程序文件由管理者代表确定发放范围，经管理者代表批准后发放到相应的使用部门，行政部填写《文件发放回收登记表》，领用人签名领取。
4.3.5其它质量文件由各部门确定发放范围，分管领导批准后发放至有关人员，并填写《文件发放回
收登记表》，领用人签名领取。
4.4文件的受控、作废
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与公司质量管理体系运行的各使用场所紧密相关的文件应为受控文件。
所有受控文件须在该文件封面加盖“受控”印章，并注明分发号。
凡提交顾客等可用“非受控”文件。
4.5文件的更改
4.5.1质量管理体系文件的更改由行政部负责公司实施，申请更改部门填写《文件更改申请单》，经
原审核者审核，原文件批准者批准后更改。
如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；文件的所有更改，均须体现在《文件更改申请单》中并集中保留。
体系文件的初始版本/版次为1.0/0，第一次换版为2.0版，以后依次类推为3.0版、4.0版……，文件第一次换页修改版次为1，以后修改依次为2、3、……修改5次以后换版。
4.6文件的领用
4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
a.各部门负责保管本部门与质量管理体系相关的文件，文件保存场所应适宜。
b.对受控文件，各部门应及时填写《受控文件清单》进行管理。
c.任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2文件的作废
a.当文件作废时，文件的发放部门负责按《文件发放回收记录表》及时从相应的使用部门撤回失效或作废的文件。
b.作废文件加盖“作废”印章，需作资料保留的作废文件则由文件发放部门加盖“仅供参考”印章方可留用。
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