工程档案电子文档格式规范
工程档案归档整理规则与方法
工程档案归档整理规则与方法工程档案归档整理是指将工程项目过程中产生的各类文件资料按照一定的规则和方法进行整理和归档。
它是保证工程项目管理和后续的查阅使用的重要环节，能够提高工作效率，更好地保护工程档案资料的完整性和可用性。
下面将介绍工程档案归档整理的规则和方法。
一、规则1.分类原则2.命名原则在整理档案时应遵循统一的命名规范，可以按照项目名称、文件类型、日期等信息进行命名，以方便查找和管理。
同时，在命名过程中应尽量避免使用特殊字符和过长的命名，以免引起混淆和难以识别。
3.编号原则工程档案归档整理可以根据需要给每个文件编制唯一的编号，以便于查找和追溯。
编码应具有一定的规律性和可读性，避免出现重复和混淆的情况。
同时，在编码过程中可以考虑采用不同级别的编码，以便于文件的组织和管理。
4.包装原则工程档案的包装应使用耐用、防尘、防潮的材料进行，以确保档案的安全和完整性。
可以选择使用密封袋、文档盒等包装方式，同时在包装上标注清晰的档案名称、编码等信息，方便查找和使用。
二、方法1.收集整理2.分类归档按照规定的分类原则和命名原则，将收集到的文件进行分类归档，可以使用文件柜、文件夹等工具来存放档案。
每个文件应在相应的分类文件夹中，且文件夹上标明文件的名称、编码等基本信息，方便查找和管理。
3.编码归档对每个档案文件进行编号，可以采用数字编号、字母编号或组合编号等方式，根据项目规模和需要进行选择。
在编码过程中，应遵循统一的编码规范，以避免混淆和重复。
可以使用电子表格或数据库等工具记录文件的编码和相关信息，便于查询和追溯。
4.包装存放将归档整理好的文件进行包装，选择符合要求的包装材料进行封装，以确保档案的安全和完整性。
可以使用密封袋、文档盒等工具进行包装，须在包装上标明文件的名称、编码、包装日期等信息，避免混淆和遗失。
5.标识管理三、注意事项1.及时归档2.统一管理3.定期检查定期对已归档的文件进行检查和整理，清理过期文件和无用文件，及时更新档案内容，确保档案的时效性和可用性。
建设电子文件与电子档案管理规范标准
建设电⼦⽂件与电⼦档案管理规范标准建设电⼦⽂件与电⼦档案管理规范（2009-8-22）1总则1.0.1 为加强建设电⼦⽂件的归档与管理，建⽴真实、准确、完整、有效的建设电⼦档案，保障建设电⼦⽂件和电⼦档案的安全保管与有效开发利⽤，制定本规范。
1.0.2 本规范适⽤于建设系统业务管理电⼦⽂件和建设⼯程电⼦⽂件的归档和管理。
1.0.3 建设电⼦⽂件归档与电⼦档案管理除执⾏本规范外，尚应执⾏国家现⾏有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设电⼦⽂件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境⽣成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信⽹络上传送的⽂件。
主要包括建设系统业务管理电⼦⽂件和建设⼯程电⼦⽂件两⼤类。
2.0.2 建设系统业务管理电⼦⽂件electronic records of construction professional administration建设系统各⾏业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公⽤事业等⾏政管理部门，以及供⽔、排⽔、燃⽓、热⼒、园林、绿化、市政、公⽤、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、⼈防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境⽣成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信⽹络上传送的业务及技术⽂件。
2.0.3 建设⼯程电⼦⽂件electronic records of construction engineering在⼯程建设过程中通过数字设备及环境⽣成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信⽹络上传送的⽂件。
建设⼯程电⼦⽂件主要包括⼯程准备阶段电⼦⽂件、监理电⼦⽂件、施⼯电⼦⽂件、竣⼯图电⼦⽂件和竣⼯验收电⼦⽂件。
国家标准建设工程文件归档整理规范的通知
国家标准建设工程文件归档整理规范的通知尊敬的各位：为进一步规范国家标准建设工程文件的归档整理工作，强化标准建设工作的质量和效率，现分别从建立文件归档理念、加强文件归档制度、明确文件归档程序等方面制定了如下规范：一、建立文件归档理念1. 每项标准建设工程均应建立文件归档制度。
其中涉及重要、决策性的文件以及与工程质量和安全密切相关的文件应列入重点归档范畴。
2. 使用便于存档、查找、保护、转换、处理和迁移的文件格式和介质。
电子文档应具备存档格式要求，纸质文档应选用具有特殊物理性质的材料制作。
3. 按照文件归档标准建立文件夹目录和档案馆藏目录，编制文件目录和档案目录。
4. 坚持归档工作的准确性、权威性和时效性原则，建立文件归档审核机制，确保归档文件的真实、全面、准确和合法性。
二、加强文件归档制度1. 对标准建设工程所有阶段的文件进行归档，包括立项、选址、规划、设计、施工、监理、验收、竣工等各个环节和各类文件主体的文件及资料。
2. 由工程项目部门主持完成相关文件归档和备案工作，其负责人应当加强对文件归档制度及相关规定的实施情况的监督和检查。
3. 个人或单位经办限期内未完成归档工作的，应被视为不履行工程职责，公开通报并进行追责。
三、明确文件归档程序1. 立项阶段：建立项目档案，记录项目立项决策依据、现场勘测、选址、环评、规划等相关资料。
2. 设计阶段：记录招投标方案、设计文件、变更设计、技术研究报告、图纸及其修订内容、设计报告等相关资料。
3. 施工阶段：记录施工图纸、施工计划、工程变更等相关资料。
4. 竣工阶段：记录工程竣工验收、环保验收、安全验收、竣工文件及相关单证、完工图等相关资料。
5. 待归档文件的审核和归档处理应当由工程项目部门指定专人或具备相应证书的技术人员执行。
以上为国家标准建设工程文件归档整理规范的通知，请各有关部门、单位和责任人员严格贯彻执行。
对于未按规定归档的文件和资料，不得进行任何后续处置，确保文件归档制度的贯彻落实，保证标准建设工作规范、有序有效的进行。
档案归档整理规范
建设工程档案归档整理基本要求一、立卷的原则和方法1、应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
3、立卷可采用如下方法：（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷；（6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
二、初步整理要求1、拆钉：把归档文件所有的金属物拆除，以免锈蚀纸张。
2、托裱或修补：文件纸张幅面小于260×184毫米（16K）的用A4白纸裱托（印制成一本的除外）；凡破损的文件都要用A4白纸托补，图纸破损用毛边纸托补，并压平整。
用档案专用胶水或浆糊粘贴，不能用双面胶或透明胶等粘贴。
3、装订：按档案内容有机联系分类组合成卷，每一份文件（散件）装订成一册(若一份内容的厚度超过2公分则装订成若干册)。
用棉纱线绳三孔装订法装订，纸边距孔12毫米，头尾距50毫米，订结打在背面，要求结实、平整，竣工图不需要装订。
（档案因要进行电子扫描，目前不需要装订，每一份文件只要用棉纱线绳扎好）4、图纸裁边：按照图纸的边框线（有内框线和外框线），裁去外框线以外的多余纸边，保留外框线。
5、图纸折叠方法：按A4纸张尺寸，用“手风琴”式折叠法，先上下，后左右折叠，图标外翻，以便查阅。
三、卷内文件的编目1、编写页号：卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。
用打码机打印页号。
案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。
（1）文字资料：A4幅面，不论原版还是缩印，都是1页为1个页码；A3或8开幅面，若左右对页为不同内容，如建设工程规划许可证，则左右各为一个页码，若左右对页为同一内容或是不可分割，如建设用地批准书，则整个幅面为1个页码。
工程合同存档规则
工程合同存档规则一、目的与范围制定本规则的目的在于规范工程合同的存档管理，确保所有合同文档的完整性、可追溯性和安全性。
本规则适用于公司内部所有的工程项目合同，包括但不限于施工合同、采购合同、设计合同等。
二、责任主体1. 项目经理：负责监督合同存档工作的实施，确保合同的完整保存。
2. 合同管理员：负责具体执行合同的归档、保管和整理工作。
3. 财务部门：负责相关财务文件的存档，并与合同文件同步更新。
三、存档要求（一）格式要求1. 所有合同必须使用A4纸张打印，并按照公司统一的文档格式进行排版。
2. 合同正本应当加盖骑缝章，以确保文档的不可更改性。
（二）内容要求1. 合同文本应当清晰、准确，无涂改痕迹。
2. 合同附件应当齐全，包括所有变更协议、补充协议等相关文件。
（三）电子存档1. 合同的电子版应当以DF格式保存，文件名应包含合同编号和名称。
2. 电子版合同应当备份至少两份，一份存放于公司内部服务器，另一份存放于云端或其他安全的离线存储设备中。
四、存档流程1. 合同签订后，合同管理员应当在三个工作日内完成合同的纸质和电子存档工作。
2. 纸质合同应当按照项目名称和合同编号顺序存放于专用的存档柜中。
3. 电子版合同应当上传至公司指定的安全管理系统，并与纸质版同步更新。
五、保密与安全1. 合同存档室应当设立访问权限，未经授权的人员不得随意查看或取走合同。
2. 对于涉及商业机密或敏感信息的合同，应当采取额外的保密措施。
六、定期检查与维护1. 合同管理员应每月对存档的合同进行检查，确保存档的完整性和最新性。
2. 每年至少进行一次全面的存档资料审查，对过时或不再需要的文档进行清理和销毁。
七、异常处理1. 如发现合同遗失或损坏，应立即启动应急预案，查明原因并进行补救。
2. 对于因存档不当导致的合同丢失或泄露，应当追究相关人员的责任。
八、附则本规则自发布之日起生效，由公司项目管理部负责解释。
如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。
《电子公文归档规范》开始施行——文本类统一要求为OFD格式
《电子公文归档规范》开始施行——文本类统一要求为OFD格式国家标准化管理委员会在2020年第26号公告中批准《党政机关电子公文归档规范》（以下简称《规范》）已于2021年6月1日正式实施。
《规范》根据保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则，除了规定党政机关电子公文文档归档格式，例如文本类统一要求为OFD格式，还对归档流程、元数据要求、归档数据组织等提出了具体要求，对电子公文的收集、整理、移交、接收以及电子公文归档系统功能要求、归档接口要求等作出了规定，为党政机关规范开展电子公文归档提供了依据，也为其他机关和企业事业单位电子文件的归档提供了参考。
《规范》规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式要求，适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。
其他机关和企业事业单位的电子公文的归档和处理也可参照执行。
那么《规范》到底规定了哪些内容呢，主要是归档中的12个环节——捕获、录入，转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。
下面我们来简单的介绍一下：捕获、录入及转换这部分是电子档案的制作过程，捕获就是收集产生的公文。
我们在收集电子文件的时候不能叫收集要叫捕获。
就像空姐、空少有些场合叫乘务员，飞机有些场合叫航空器，马云有些场合叫爸爸一样。
在不同的语境下，有不同的叫法。
这里主要要注意一点：不同于纸质文件直接收到一块就行了，电子文件收集一定要把元数据也一起收过来。
而元数据就是指档案的公文标识、文种、份号、紧急程度、发文字号等等。
录入则是针对有些单位的公文可能不全是在公文系统上形成的，又或者是比较久远的纸质文件公文，对这部分公文，要能够通过扫描、著录等方式转为电子文件并能传到档案管理系统里。
转换是指转换文件格式。
为了确保归档的电子文件能够长期识读，《规范》中规定了不同文件类型的指定格式。
比如文本文件就要求转换为双层OFD文件（显示层、元数据层）。
文件档案材料格式规范要求
文件档案材料格式规范要求
一、排印：凡工作计划、方案、总结和公文等需用印有我校名称的红头信笺纸，标题位于页眉下方空3行排印，使标题正好落在我校名称红线下方一行。
如果材料使用普通纸张，标题位于页眉下方1行排印。
二、编号：文件号中发文年度要用中六角括号“〔〕”而不能用圆括号“（）”或“【】”，发文年度应标全称，不能简写（例如〔2009〕不能简写为〔09〕）。
发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号，“1”不能编为“01”或“001”，编号前不加“第”字。
三、正文：标题下空1行，段前空2个字符。
正文结构层次序号一般按“一、”“（一）”“1.”“（1）”递进，当递进层次只有两个时，第一层次用“一、”，第二层次可以用“1.”但是“1．”不能写成“1、”，即不能把小圆点写成顿号。
四、字体：文件标题为宋体二号加粗，正文小标题为加粗仿宋三号字，内容为仿宋三号字。
五、行距：字间距一般为单倍行距。
但可以根据实际需要适当调整。
六、落款：正文下空4行，右边空4个字符，3号仿宋体排印，落款发文单位名称（无红头信笺时），下一行落款发文时间。
年月日用中文简体字“一、二、三……”，例如“二〇〇九年十月二十九日”，不能写成“二00九年十月二十九
日”或“2009年10月29日”，通常在“文档—插入—日期和时间”中直接插入。
七、打印：一般采用双面打印。
八、印章：正式的文件如工作计划、方案、总结和公文一般都应加盖单位或部门印章，印章居中压成文日期。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。
工程档案电子文档格式规范
附件2重庆市三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范重庆市国土资源和房屋档案馆二○○六年六月三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范1. 总则1.1为切实贯彻《地质资料管理条例》,实现地质资料信息化,充分发挥三峡库区地质灾害治理工程档案在国民经济建设和社会发展中的作用；依据《国土资源部数字国土工程工作标准》结合实际情况制定本规范。
1.2本规范只对制作三峡库区地质灾害治理工程档案（以下简称工程档案）电子文档的文件格式、文件编制及存储时的组织方式做出规定，除此之外电子文档包含的其他内容按相关专业标准执行。
2. 规范性引用文件2.1《成果地质资料电子文件汇交格式》（SZ1999002—2001）3. 术语及定义3.1工程档案电子文档：即该项工程档案的电子文件及其附加电子文件的总和。
3.2工程档案附加电子文件：即电子文件的说明性、标注性文件，如“Readme.txt”说明文件。
3.3多媒体文件（Multimedia files）：能够在计算机等相关电子设备上存贮（如：光盘、磁带、电子储存器等）、制作、运行或播放的载有数字、文字、声音、图形、图像等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。
4. 分类4.1工程档案电子文档按其文件信息不同分为工程档案文件分类表4.2按电子文件的形成方式分为4.2.1“原始电子文件”是指通过字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件，如“.doc、.xls、.dwg”等格式的矢量图形文件等。
4.2.2“存档电子文件”是指通过对原始电子文件进行格式转换或通过扫描方式制作而间接得到且不能修改的电子文件，如“.jpg、.eps、.pdf、.tiff”等格式的文件。
5. 电子文件命名格式及规则5.1命名格式工程档案电子文件命名用该份文件所载内容的中文题名来表示，格式如下：顺序号_所载内容的中文题名.后缀名5.2命名规则工程档案电子文件命名中的题名揭示了该电子文件内容的主题，应规范、完整、简洁、明了，要使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容。
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附件2重庆市三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范重庆市国土资源和房屋档案馆二○○六年六月三峡库区地质灾害治理工程档案电子文档格式规范1. 总则1.1为切实贯彻《地质资料管理条例》,实现地质资料信息化,充分发挥三峡库区地质灾害治理工程档案在国民经济建设和社会发展中的作用；依据《国土资源部数字国土工程工作标准》结合实际情况制定本规范。
1.2本规范只对制作三峡库区地质灾害治理工程档案（以下简称工程档案）电子文档的文件格式、文件编制及存储时的组织方式做出规定，除此之外电子文档包含的其他内容按相关专业标准执行。
2. 规范性引用文件2.1《成果地质资料电子文件汇交格式》（SZ1999002—2001）3. 术语及定义3.1工程档案电子文档：即该项工程档案的电子文件及其附加电子文件的总和。
3.2工程档案附加电子文件：即电子文件的说明性、标注性文件，如“Readme.txt”说明文件。
3.3多媒体文件（Multimedia files）：能够在计算机等相关电子设备上存贮（如：光盘、磁带、电子储存器等）、制作、运行或播放的载有数字、文字、声音、图形、图像等信息的载体，经综合处理，以数字形式使多种信息建立逻辑连接，集成为具有交互性的文件。
4. 分类4.1工程档案电子文档按其文件信息不同分为工程档案文件分类表4.2按电子文件的形成方式分为4.2.1“原始电子文件”是指通过字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件进行创建而直接得到的电子文件，如“.doc、.xls、.dwg”等格式的矢量图形文件等。
4.2.2“存档电子文件”是指通过对原始电子文件进行格式转换或通过扫描方式制作而间接得到且不能修改的电子文件，如“.jpg、.eps、.pdf、.tiff”等格式的文件。
5. 电子文件命名格式及规则5.1命名格式工程档案电子文件命名用该份文件所载内容的中文题名来表示，格式如下：顺序号_所载内容的中文题名.后缀名5.2命名规则工程档案电子文件命名中的题名揭示了该电子文件内容的主题，应规范、完整、简洁、明了，要使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容。
在进行电子文件命名时,对文件的类别、属性不必进行标注,但应遵循以下规则：A．电子文件名（前缀部分）的长度最长为256个字节；B．文件名中不能包含下列任何半角字符：斜杠(\)、冒号(:)、星号(*)、问号(?) 、引号(")、尖括号(<、>)和竖杠(|)；C．审批件的电子文件以各审批文件的审批文号、审批形式作为题名；无审批文号和审批形式，则以审批机构简称作为题名；D．图件的电子文件命名以图名（包括比例尺）作为题名。
比例尺符号用半角字符“/”表示；小于或等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位；E．多媒体类的各个电子文件名可按照相关规范或建库时自身的命名规则进行命名。
6.工程档案电子文档格式及编制6.1文字部分电子文件格式及编制6.1.1格式文字部分原始电子文件的格式应为“.doc”、“.wps”或“.txt”简体中文格式。
附表或文字部份中的插表可采用“.xls”简体中文格式；文字部分中插图、插照、插表等插入文件以能插入Word，且在其中能正常使用为原则；采用逐页扫描方式形成的存档电子文件，当一份文件少于10页时应插入Word，超过10页则可保留原样将其单独存放，其文件夹名为该文件的题名，格式应为“.jpg 、.gif、.tiff、.pdf”。
6.1.2编制文字部分各个电子文件的内容、编排顺序和编辑格式(如字体、字号等)按照地质矿产行业有关标准的规定执行。
电子文件页面的尺寸以A4为准,表件、插表、插照、插图横向超过A4的按实际尺寸定。
所有插图、插照、插表应直接插入文字的相应位置，不得覆盖其他信息，不得链接其它软件制作插图、照片、表格，且在计算机屏幕中显示的方向应向上。
审批件应按照审批级次由高到低依次进行编排。
同级、同类的审批文件按时间先后顺序进行编排，内容与编制格式必须与正式批件一致，每一份审批类电子文件应注明发文机关（公章）、发文时间。
表件应采用Word表格命令制作或在Word中插入Excel表格的方式制作，对引用特别复杂函数的表格，可以用 Excel直接制作。
表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，如果超出版芯，可用续表来解决，续表中仍必须有表名和表头。
电子文件应插入页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式：单面打印页码居中，双面打印页码奇数页在右侧，偶数页在左侧；电子文件页码必须与纸质载体页码一致。
6.2图件部分电子文件的格式及编制6.2.1格式存档电子文件可采用下列4种格式之一：“.jpg、.eps、.tiff、.pdf”格式；原始电子文件采用目前较流行、通用的格式：mapGIS的“*.wt、*.wl、*.wp”等点、线、面文件及“*.mpj”工程文件和相应的属性文件；AutoCAD（或基于AutoCAD 的软件）的“.dwg”或“.dxf”文件；以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如字体库、系统库文件等），以保证上述原始电子文件可以再次转换存档电子文件。
6.2.2编制图件的存档电子文件首选方法是计算机软件直接制作（或格式转换），通过制作或转换而形成的存档电子文件，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi；对压缩的JPEG格式质量因子取75以上。
采用扫描等数字化方法形成存档电子文件时的质量技术指标参照有关标准或规范执行。
对计算机软件直接形成的超A幅面图件的电子文件原则上不进行分割。
分幅印制的同一幅图件，用数字化方法形成电子文件后，如果造成在计算机上浏览不便的应进行拼接，形成一个电子文件。
光栅图形文件、矢量图形文件和纸介质图件之间的内容必须一致。
该部分电子文件的内容、幅面大小、用色标准、图例符号等按照相关制图标准执行。
在编制该部分电子文件时，应按照一张图一个图序号的原则统一编号，光栅图形文件按一张图一个电子文件编制，各图形电子文件必须与纸介质内容相对应。
6.3 多媒体部分电子文件的格式及编制6.3.1格式常见的单纯声音文件格式应采用MP3、WAV格式；常见的视频文件格式应采用MPEG、AVI格式，其他格式均应转换为上述格式。
6.3.2编制多媒体文件的像素以保证图像清晰，声音清楚、音质良好为原则。
采用的像素有特殊需求时在“Readme.txt”文件中进行说明。
多媒体电子文件不应用压缩软件进行处理。
6.4附加（电子）文件部份的编制6.4.1“Readme.txt”说明文件每个单位工程项目电子文档必须制作说明文件(文件名规定为“Readme.txt”),其内容必须说明该份电子文档制作时的软硬件环境、所有应用软件的平台和版本、运行和浏览矢量图形文件所必须的相关文件(如系统库、字库和文件等)并写明必要的参数(如坐标系、比例尺、投影方式等)；对光栅图形文件必须注明图件的实际尺寸和所采用的分辨率。
7.工程档案电子文档在介质中的组织形式7.1存放介质工程档案电子文档移交时的介质采用外包装为薄形的5英寸CD-R 、DVD-R光盘、移动硬盘及电子存储器，禁止使用劣质光盘及软磁盘介质移交。
移交人在制作该类档案光盘时，一张光盘原则上只能存放一个单位工程项目的电子文档，一张光盘容量不够的情况下可续多张光盘分大类组织存放。
7.2组织形式每个单位工程档案电子文档的“Readme.txt”说明文件直接置于光盘的根目录下；每个单位工程档案的一级类目直接置于光盘的根目录下，文件夹名以大写英文字母“A”开头加下划线加上述“工程档案文件分类表”的一级类目名称依次建立；建立二、三级类目时，移交单位可参照《三峡库区地质灾害防治工程档案立卷归档管理规定》附录A自定义小类名，置于二、三级子目录下，二级子目录名以小写英文字母“a”加下划线加二级类目名依次建立,三级子目录名不作具体规定。
如果该类涉及图形文件，建立名为“原始图形文件”和“存档图形文件”的两个并列三级子目录（文件夹名用图形文件属性命名）。
“原始图形文件”下存放矢量图形文件，“存档图形文件”下存放该图形转换后的图形文件及光栅图形文件。
(见简图1)可根据实际需要创建多级目录（或文件夹）。
一张光盘不够存放时可分多张光盘存放，（其在光盘中的组织形式同上所述）并在首张光盘的“Readme.txt”说明文件中做出说明。
多媒体类电子文件应单独存放一张或多张光盘。
根目录下存放一级类目（同上所述）；二级子目录下存放以各个“阶段名”命名的文件夹；在“骏工验收阶段”的子目录下建立以各个“验收级别”命名的三个三级子目录，分别存放该验收级别的电子文件。
(见简图2)8. 汇交要求8.1 图件部分必须制作原始和存档两类电子文件,文字部分尽可能制作原始电子文件,无原始电子文件则提供存档电子文件（扫描文件）。
8.2所有工程档案必须汇交2套电子文档(一套为“工作盘”，一套为“备份盘”)。
8.3工程档案电子文件登记表、电子文件验收登记表与电子文档一并汇交。
8.4电子文件登记表、电子文件验收登记表见附件。
光盘目录结构组织示意图“<>”表示文件夹Readme.txt<A_工程文件管理> 各类电子文件 <B_立项> <C_勘查> <D_设计> <原始图形文件><E_施工> <F_监理> <G_监测> <存档图形文件><H_竣工验收>组织示例简图1↓ ↓ ↓组织示例简图2附件1：电子文件登记表工程名称：共页、第页表C2三峡库区地质灾害防治工程档案电子文件登记表第页电子文档验收登记表附件3：电子文件光盘标签12cm。