文秘秘书培训教程
三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
主观态度上的问题
—ห้องสมุดไป่ตู้服从和服务意识淡薄
——没有敬业精神，工作态度不佳
——保密意识差，导致泄密事件
——向上错位，擅作主张 客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄
——概念、判断、概括能力差
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四、秘书性格和心理素质修养
1、秘书人员素养能力构成
3、国际上秘书工作的特点
当前国际上秘书工作有四个特点
——职业化（门类众多、具有广泛前途）
——OA：办公设备先进，自动化程度越来越高
——秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高
——秘书学科成为一门专业性很强的独立学科 四句顺口溜：
——秘书工作职业化 ——办公设备自动化
——秘书人员知识化
6
——学科研究独立化
——有认真的工作态度
——有任劳任怨的胸怀
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六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
秘书人员的职业道德
忠于 职守 实事 求是 职 业 道 德 文明 礼貌
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恪守 信用
善于 合作
严守 秘密
六、个人职业道德品质修养
2、提高秘书人员素质的途径
组织途径
——优化组织氛围——提供成长机会
——加强工作领导
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人际交往作风 ——文明礼貌 ——谦虚谨慎
——不卑不亢
生活作风 ——先公后私 ——勤俭戒奢 ——人格高尚
六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
传统道德的延伸 中华民族的道德修养观 ——修身、齐家、治国、平天下
关键的个人品质
——有社会责任感 ——对领导和团队忠心耿耿
——有敬业精神
四、秘书性格和心理素质修养
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
忠诚敬 业 的精神 乐于奉 献的精 神 四 精 个 神 积极进 取的精 神
开拓创 新的精 神
具有坚定的信念
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要有较高的思想水平
四、秘书性格和心理素质修养
3、秘书人员的职业性格
正直 内敛
缜密 善良
职 业 性 格
坚毅 豁达 温和
1、角色认知
秘书角色的重要意识
——心理意识
A、主动工作意识
B、参谋助手意识
C、乐于奉献意识 ——行为意识
A、服从意识
B、服务意识
C、保密意识
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三、秘书人员的自我角色定位
2、秘书角色与领导角色
与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则
上情下达 内情外达
下情上达
外情内达
上情下达 内情外达
5、不管部作用 6、窗口作用
下情上达 外情内达
——有什么样的领导就有什么样的秘书
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三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身 参 谋 助手
职责 履行人
下 级 角 色
报告人
服务员
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事务 执行者
三、秘书人员的自我角色定位
1
一、企业文秘工作的基本特征 二、秘书人员的重要价值和作用 三、秘书人员的自我角色定位 四、秘书性格和心理素质修养
五、秘书情感和意志力修养
六、个人职业道德品质修养
2
一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
《辞海》中“秘书” 的5种涵义
——职务名称之一，是领导的助手
——官名，秦汉以来的秘书监/令/郎等
——外交人员，介于参赞和随员之间
——宫中的藏书
——谶纬（chen wei），汉代流行的迷信书
3
一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
现代秘书的涵义 ——为政府机关、企事业单位、团体或个人提供 辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手
企业单位的秘书
——为企业单位各层次管理组织和领导者个人提
供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员
热忱
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四、秘书性格和心理素质修养
4、优秀秘书人员的性格塑造
现实 性 情趣 性 专业 性 独立 性
亲和 性 包容 性
性 格 塑 造
计划 性
适应 性
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五、秘书情感和意志力修养
1、情感修养注意三个方面
内向与外向的结合
——外向型的优点： ——内向型的优点：
A、开朗活泼
B、敏锐大胆
A、沉着
C、谨慎
B、冷静
素质
思想素质 心理素质 文化素质 身体素质
文秘专业技术修养
秘 书 人 员
修养
理论修养 知识修养 相关行业知识修养 品质修养 其他社会常识修养 性格修养 OA INTERNET 办事办会 口头 文字
学习能力 艺术修养 逻辑思维能力
能力
文秘技术能力 口头表达能力 执行能力 交际能力
公文写作 文档管理
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个人途径
——勤于学习，完善知识结构
——巧于思考，强化认识能力
——善于修养，优化心理素质 ——勇于实践，不断总结提高
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25
一、秘书人员的知识结构
二、秘书人员事务处理技能
三、口头表达能力的培养
D、细心
C、善于交际
热情与沉稳的结合
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E、稳健
F、持重
宽广与容忍
五、秘书情感和意志力修养
2、秘书人员的意志力修养
培养 自觉性
培养 自控性
意志力 修 养
培养 果断性
培育 坚韧性
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五、秘书情感和意志力修养
3、秘书人员的作风修养
思想作风和工作作风 ——正： ?????? ——贤： ?????? ——实： ?????? ——真： ?????? ——严： ?????? ——细： ?????? ——敏： ?????? ——勤： ??????
一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
辅助性
——主体上的从属性
——工作上的被动性
——权力上的非强制性
——绩效上的间接性
机密性
事务性
文牍性
政策性
综合性
7
一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
综合性 ——从职能范围上看 A、不承担某一具体工作
B、承担全面了解、联络、沟通
C、起全局性整体协调工作 ——从工作内容上看 A、管理事务 B、搞好服务
C、参与政务
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二、秘书人员的重要价值和作用
1、秘书人员的助手作用
文 件 处 理 文 字 把 关
助 作 手 用
事 务 处 理
检 查 督 促
2、秘书人员的参谋作用
提供依据
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出谋划策
二、秘书人员的重要价值和作用
3、秘书人员的耳目作用 4、秘书人员的桥梁作用
——组织的秘书 ——领导的秘书
4
一、企业文秘工作的基本特征
2、秘书的分类
从服务对象和经济来源来划分
——公务秘书
——私人秘书 从工作的分工或业务的侧重点来划分 ——文字秘书 ——通讯秘书 ——外文秘书 ——教学秘书 ——机要秘书 ——信访秘书 ——生活秘书 ——科研秘书等
秘书的层次
5
一、企业文秘工作的基本特征
秘书工作培训
秘书工作培训秘书工作培训第一章：秘书职责概述作为一名秘书，你将承担着多种任务和责任。
首先，你需要协助管理者处理日常行政工作，包括安排会议、制定行程、管理文件和资料等。
其次，你还需要与内外部的各种人士进行有效的沟通，并代表管理者回答电话、处理邮件等。
另外，你还需要具备良好的组织能力、时间管理能力和解决问题的能力，以便高效地完成各项工作。
第二章：专业知识和技能1. 形象与礼仪：作为公司的代表，作为一名秘书，你应该注意自己的形象和仪态。
你需要时刻保持整洁、精致的外表，并保持友善、专业的态度。
了解基本的商务礼仪和社交礼仪也是你的职责所在。
2. 办公自动化设备的使用：现代秘书工作离不开各种办公自动化设备，如电脑、打印机、复印机等。
你需要熟练运用这些设备，以提高工作效率和准确性。
3. 电子邮件和办公软件：电子邮件在商务沟通中起着至关重要的作用。
你应该了解如何编写专业的电子邮件，并掌握办公软件如Microsoft Office套件，以便高效地处理工作。
第三章：沟通和协调能力1. 口头和书面沟通：秘书需要与内外部的各种人士进行有效的交流。
你需要学会清晰地传达信息，以确保沟通的准确性和及时性。
此外，你还需要提高书面表达能力，以编写准确、专业的文件和报告。
2. 团队合作：作为一名秘书，你将经常与团队成员合作完成各项任务。
你需要良好的团队合作精神，与同事之间保持良好的合作关系，并提供积极的支持和帮助。
3. 解决问题的能力：在日常工作中，你可能会面临各种问题和挑战。
你需要学会分析并解决问题，以便高效地完成工作任务。
第四章：时间管理和工作效率1. 设置优先级：在工作中，你将面临各种任务和项目。
你需要学会分辨任务的紧急程度和重要性，并设置相应的优先级。
2. 时间规划：合理的时间规划对于一个高效的秘书至关重要。
你需要了解如何分配时间和资源，以确保任务按时完成。
3. 增强工作效率：学会使用工作流程和工具来提高工作效率。
例如，使用日历和提醒工具来帮助管理时间和任务。
高级办公文秘专业培训教程
高级办公文秘专业培训教程高级办公文秘专业培训教程第一部分：基础知识篇第一章：办公文秘的角色和职责1.1 办公文秘的定义和概述1.2 办公文秘的角色和职责1.3 办公文秘的常见工作内容第二章：办公文秘的基本技能2.1 优秀的沟通能力2.2 准确无误的文字处理能力2.3 高效的组织能力2.4 熟练运用办公软件的能力2.5 熟悉办公设备的使用方法第三章：办公文秘的职业素养3.1 知识和技能的不断更新与提升3.2 保持良好的工作态度和工作品质3.3 勤奋和持久的工作精神3.4 保护商业机密和保密工作3.5 学会合理处理工作上的问题和冲突第二部分：办公技能篇第四章：信息管理和文件处理4.1 有效的信息管理和组织4.2 高效的文件处理和归档4.3 管理电子邮件和日程安排4.4 熟悉会议记录和会议技巧4.5 掌握与上级和同事的沟通技巧第五章：会议和活动的组织与安排5.1 策划和组织会议的流程5.2 高效安排和管理会议的时间和地点5.3 熟练运用会议记录和会议纪要5.4 协助组织特殊活动和庆典第六章：商务信函和企业公文写作6.1 商务信函的格式和写作规范6.2 企业公文的种类和写作特点6.3 提高写作表达能力和语言运用能力6.4 编写简洁明了的会议纪要和工作报告第七章：应对电话和接待工作7.1 电话礼仪和应对策略7.2 接待来访客户和访客接待处的礼仪7.3 提高电话和接待工作的专业素养7.4 处理突发事件和紧急情况的能力第三部分：实践操作篇第八章：实践技能演练8.1 虚拟办公实操演练8.2 办公文秘实际工作模拟8.3 办公技能培训实地考察8.4 办公技能竞赛和综合实训第九章：实践能力考核9.1 办公技能综合考核9.2 办公实操操作验收9.3 办公技能能力测试9.4 培训期末综合评估结语：办公文秘是一个需要全面掌握办公技能和职业素养的职业。
通过本教程的学习和实践能力的培养，可以使学员在办公文秘领域更加具备竞争力，为公司的工作提供高效的支持和服务。
秘书人员培训教材(PPT)
团队协作的重要性
提升工作效率
通过协作，团队成员可以 共享资源、知识和经验， 从而提高工作效率和生产 力。
促进创新
团队协作鼓励成员之间相 互交流和分享想法，有利 于激发创新思维和创造性 解决方案。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强 成员之间的信任和归属感， 提高团队凝聚力和向心力。
建立良好人际关系的方法
用简洁明了的语言表达 自己的观点和想法，避 免使用模糊或含糊不清 的措辞。
非语言沟通
注意自己的肢体语言、 面部表情和声音语调， 确保它们与口头语言一 致，传递出积极、自信 的形象。
反馈与跟进
及时给予他人反馈，跟 进沟通结果，确保双方 对沟通内容有共同的理 解和行动计划。
感谢您的观看
THANKS
尊重他人
尊重每个团队成员的意见和贡献， 认可他们的价值和努力。
积极沟通
保持开放和诚实的沟通，及时传达 信息，解决问题和误解。
建立信任
通过诚实、可靠和一致的行为来建 立信任关系，成为团队中可信赖的 成员。
有效沟通技巧和策略
01
02
03
04
倾听技巧
积极倾听他人的意见和 反馈，理解他们的观点 和立场。
表达清晰
工作计划制定与执行
工作计划制定
1
明确任务目标，制定详细计划
2
设定时间节点，确保按时完成
3
工作计划制定与执行
01
考虑潜在风险，制定应对措施
02
工作计划执行
03
遵循计划，按部就班进行工作
工作计划制定与执行
及时记录进度，反馈问题
调整计划，应对突发情况
提高工作效率的策略
提高个人技能 学习新知识，提升专业能力 掌握高效工具，如快捷键、模板等
秘书基础与实务培训
秘书基础与实务培训秘书基础与实务培训第一章：秘书基础知识1.1 秘书职责与要求秘书是组织中重要的职位，负责协助管理层完成日常工作，包括文件管理、会议安排、行程安排、信息传递等。
秘书需要具备良好的组织能力、沟通能力、分析能力和解决问题的能力。
1.2 秘书的工作技能- 文件管理：包括文件的收集、整理、分类和存档，确保文件的准确性和可访问性。
- 会议安排：负责会议的筹备工作，包括会议日程的安排、会议材料的准备、会议场地的预订等。
- 行程安排：负责管理上级的出差行程，包括航班和酒店的预订，接机和送机等。
- 信息传递：负责向各部门传递上级的指示和决策，及时将重要信息传达给相关人员。
- 沟通协调：在组织内部起到桥梁和纽带的作用，与各部门和员工保持紧密联系，促进信息的流动和共享。
第二章：秘书实务技能2.1 会议组织与管理- 会议前准备：确定会议目标和议程，邀请参会人员，准备会议材料。
- 会议主持：确保会议按照议程进行，控制会议时间，引导讨论和决策，记录会议纪要。
- 会议后总结：整理会议纪要，向与会人员发送会议纪要和行动计划。
2.2 文件处理与管理- 文件收集整理：负责收集与工作相关的文件，按照分类整理，确保文件的准确性和完整性。
- 文件存档：根据文件的重要程度和保密性，制定合适的存档方式和保管措施。
- 文件传递和共享：确保文件的及时传递给需要的人员，并建立适当的文件共享机制。
2.3 时间管理与行程安排- 时间管理：合理安排工作时间，根据工作重要性和紧急性确定优先级，避免时间浪费。
- 行程安排：有效管理上级的行程，包括出差和会议安排，确保行程的顺利和高效。
2.4 信息传递与沟通协调- 信息传递：及时将上级的指示和决策传达给相关人员，确保信息的准确性和完整性。
- 沟通协调：与各部门和员工保持紧密联系，促进信息的流动和共享，解决日常工作中的问题。
第三章：秘书实战培训3.1 案例分析根据实际案例，模拟秘书工作中的问题和挑战，培养学员解决问题和分析能力。
2024版文秘知识培训教材PPT课件ppt范文
05
信息收集、整理与传递
信息收集途径和方法
互联网搜索
利用搜索引擎，输入关键词进行 信息检索。
社交媒体
关注行业专家、意见领袖，获取 最新动态和观点。
专业数据库
利用图书馆、学术机构等提供的 专业数据库进行深度查询。
调查问卷
设计问卷，针对目标群体进行调 查，收集一手数据。
信息筛选、分类和整理
信息筛选
会议纪要整理和发布
整理会议记录，提炼关键 信息和重要观点
编写会议纪要，包括会议 主题、时间、地点、参会 人员、主要内容和结论等
校对和修改会议纪要，确 保内容准确、简洁明了
根据需要，将会议纪要发 布到公司内部网站或其他 平台上，以便更多人了解 会议内容和结果
将会议纪要发送给参会人 员和相关领导，以便及时 了解和掌握会议情况
密要求。
企业保密规章制度
了解并遵守企业内部的保密规章 制度，确保企业商业秘密和敏感
信息不被泄露。
企业保密制度遵守
涉密人员管理
严格执行涉密人员审查、培训、考核和离岗离职脱密期管理等制度， 确保涉密人员符合保密要求。
涉密载体管理
加强涉密载体（如文件、资料、硬盘等）的制作、收发、传递、使 用、复制、保存和销毁等全过程管理，确保涉密载体安全可控。
Excel数据处理
02
学会数据输入、公式与函数应用、数据排序、筛选与分类汇总
等操作，提高数据处理能力。
PowerPoint演示文稿制作
03
掌握幻灯片创建、布局设计、动画设置、多媒体插入等技巧，
制作专业且生动的演示文稿。
文件管理方法与规范
文件分类与命名
按照文件性质、内容进行 分类，采用规范的文件命 名方式，方便文件查找与 管理。
办公文秘培训教案
办公文秘培训教案一、培训目的本培训旨在提升办公文秘人员的综合能力和工作效率，使其能够胜任办公文秘工作并在实践中不断提升自身水平。
二、培训内容1. 办公文秘的基本要求•了解办公文秘的基本职责和要求•掌握办公文秘的基本工作流程•培养良好的工作态度和职业素养2. 办公文秘的技能提升•拓展办公软件的使用技巧，提高办公效率•学习文件管理和归档的方法和规范•掌握会议记录和安排的技巧3. 沟通协调能力的提升•学习有效沟通和协调的方法•掌握处理日常办公事务的策略•培养团队协作和合作精神4. 工作质量和效率的保障•学习时间管理和工作规划的技巧•掌握问题解决和决策的方法•提高工作质量和效率的意识和能力三、培训形式1. 课堂讲授•由专业讲师讲解相关知识和技能•结合实例进行案例分析和讨论2. 案例分析•提供实际案例进行讨论和分析•帮助学员理解理论知识与实际工作的结合3. 角色扮演•模拟办公场景进行角色扮演•培养学员处理实际工作情境的能力四、培训评估1. 考核方式•学员需参加笔试和实操考核•考核内容包括知识掌握程度和实际操作能力2. 成绩评定•根据笔试和实操考核结果综合评定成绩•通过成绩评定确定是否获得培训证书五、培训后续跟进1. 实习机会•为学员提供实习机会，锻炼实际工作能力•持续跟进帮助学员解决工作中遇到的问题2. 职业发展指导•提供职业规划和发展建议•帮助学员提升个人能力，实现职业目标结语通过本培训，相信学员们将能够在办公文秘工作中表现出色，不断提升自身能力，实现个人职业目标。
希望每位学员在培训过程中都能用心学习，勇于实践，不断追求卓越。
文秘知识培训教材
• 正式通知
会议日期 会议地点 会议目的 与会人员 需准备资料 需准备设备 议程 时间
东莞劲胜精密组件股份有限公司
会
会议议题 主持人
议
通
知
召集部门 记录人
汇报议题
主要内容及时间 主要汇报人员 列席人员 安排
会议注意事项:
批准:
审核:
通知人员:
38
会议准备工具清单
序号
1 2 3 4 5 6 7 8 9
善于表达是人才，懂得聆听是圣贤！
32
会议组织
组织流程 注意事项
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（一） 会议的三个阶段
第一阶段：会前的计划与筹备
第二阶段：会中的协调与安排 第三阶段：会后的落实与总结
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（二）. 会议组织十二步骤
会议议题确定
邀请与会者 安排会议日程及议程
会议签到 会议进行
会议记录
会议善后 会议跟进
确定会议地点
第二章 文秘素质要求
8
一.工作原则
主动而不越位 服从而不盲从
沟通而不封闭
挡驾而不阻拦
9
二.文秘人员的职业道德
忠于职守
严守秘密
恪守信用
甘当无名英雄 增强主动性和创新意识 言行举止要得体
有德有才，破格重用，有德无才，培养使用，有才无德 ， 限制使用，无德无才，坚决不用！---牛根生
10
10 会议资料
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书写要快。字要写得小些、轻 一点，多写连笔字。要顺着肘、 手的自然去势，斜一点写。
快
记录 技巧
正确使用省略法。如使用简称、 简化词语和统称。二省略词语和 句子中的附加词，如但是，只记 “但”，省略较长的成语、俗语、 熟悉的词组，句子的后半部分， 画一曲线代替，省略引文，记下 起止句或起止启即可，会后查补。
秘书国家职业资格培训教程级
保密工作与法律常识
保密意识
树立保密意识，严格遵守保密规定， 确保信息安全。
保密措施
采取有效的保密措施，如加密、权限 管理等，防止信息泄露。
法律常识
了解相关法律法规，遵守法律法规要 求，维护公司合法权益。
法律风险防范
识别潜在的法律风险，采取预防措施， 降低法律风险。
04 秘书职业资格考试
考试内容与要求
商务礼仪知识
着装规范
秘书需要了解不同场合的 着装规范，以展现专业形 象。
商务接待与拜访
秘书需要掌握商务接待和 拜访的基本礼仪，以维护 公司形象。
会议组织与主持
秘书需要了解会议组织与 主持的礼仪，以确保会议 的顺利进行。
办公自动化技能
01
办公软件操作
秘书需要熟练掌握常用的办公软 件，如Word、Excel、 PowerPoint等。
案例分析
该秘书在处理机密文件时，未严格遵守保密规定， 将机密文件随意放置或发送给不合适的人员。
经验总结
保密工作是秘书的重要职责之一，应严格遵守保 密规定，确保公司机密安全。
THANKS FOR WATCHING
感谢估出差效果，提出改进建 议。
时间管理与工作优化
01
工作计划
制定工作计划，合理分配时间和资 源，提高工作效率。
工作优化
不断改进工作流程和方法，提高工 作效率和准确性。
03
02
时间管理
有效利用时间，避免时间浪费，提 高工作质量。
工作评估
定期评估工作效果，总结经验教训， 提出改进措施。
中级秘书
担任高级秘书或行政主管，负责更复杂的事务和管理工作。
高级秘书
成为领导的得力助手和参谋，甚至有机会晋升至管理层或领导层。
《文秘培训》课件
03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。
秘书培训指导
五级秘书第一章商务沟通一、培训要点本章培训要点主要有三个方面：1．商务礼仪：·规范姿态与表情；·着装；·介绍、握手、接递名片、问候客人的礼仪。
2．接待：·接待预约来访者与未预约来访者3．沟通：·倾听；·提问；·提出要求与拒绝要求。
二、培训指导1．教师在培训学生掌握正确站姿的时候，可以采取角色演练的方式：角色演练站姿目的：通过演练让学员注意人的不同站姿的特点，了解商务礼仪中站姿的要点。
参加者：自愿参加，7-8个人。
让他们摆出平时习惯的站姿。
演练时间：5分钟。
讨论：演练后由全体学员一起讨论，教师可以作适当的提示，并让一些学员发表看法。
时间：10分钟。
请学生把参加演练同学的站姿特点写下来，并归纳总结出正确站姿。
教师评析，强调重点。
2．在其他几项有关姿态的培训中，教师也可以采取角色演练的方式，比如握手，接递名片、走姿训练等。
但课堂训练时，还要考虑课时的情况。
3．第二节接待中，情景题：王珂是公司前台秘书，早晨9点，王珂正在接听电话，这时同时进来两位客人，一位是预约客人，另外一位未预约，请问王珂应该如何处理。
参考答案：王珂应先向两位客人致意，尽快结束电话，请未预约的客人稍候，然后先安排预约客人见他所预约的人。
然后了解未预约客人的要求，按照未预约客接待程序妥善处理。
4．有效提问提问是一门艺术，要做到有效提问，必须了解每类问题的目的。
教材中主要介绍了封闭型及开放型问题，教师还可以介绍诱导型问题与假设型问题。
四种问题类型的目的：·封闭型问题：适用于查问或确认某些事实以及对话内容不很复杂，只需要简单回答“是”或“不是”。
·开放型问题：适用于向对方了解详细、具体、全面的信息。
例如：你认为我们怎样才能使办公室环境更加干净整洁?·诱导型问题：是为了让对方对你提出的问题持肯定、支持态度。
例如：办公室环境干净整洁，大家工作起来也会心情愉快，你不这样认为吗?·假设型问题：目的是引导对方按照你假设的情况思考进一步的问题，或按照你的期望做决定。