什么是档案管理工作
2档案管理学第二章档案工作概论
1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案 法》规定：档案工作实行统一领导、分级管 理的原则，维护档案完整与完全，便于社会 各方面的利用。这就是档案工作的基本原则。 它由三个部分组成：
统一领导、分级管理
档案工作的基本原则
维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用
档案工作基本原则是一个有机整体。统一领导、分级 管理是组织和制度保证，维护档案的完整和安全是基 本要求，便于社会各方面的利用是目的和宗旨。它们 相互作用，缺一不可，共同促进档案工作的发展。
档案工作的服务性，是档案工作 赖以存在和发展的基本因素。在社会 历史的各个阶段，档案工作都必然为 一定的政治、经济、文化服务。档案 工作之所以受到社会的广泛重视和支 持，归根到底是因为各行各业都需要 档案为之服务。
第二节 我国档案工作的基本原则
我国第一次明确地规定档案工作的基本原则是在 1955年，中共中央批准了一个《文书处理工作和 档案工作暂行条例》，条例规定了档案工作的基 本原则：“集中统一地管理机关档案，维护档案 的完整与安全，便利机关工作，反对分散保存。” 1956年国务院颁布的《关于加强国家档案工作的 决定》中规定： “档案工作的基本原则是集中统 一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便 于国家各项工作的利用”。
三、档案工作各环节之间的关系
档案工作的八项内容，构成了一个特定的工作系 统。八项工作中，除了鉴定和统计环节外的六项 工作基本构成了一个流程性的工作过程，收集是 档案管理的起点，整理是档案管理的核心，提供 利用是档案管理工作的根本目的。
文书处理 阶段
收集
整理
保管
鉴定
统计 登记
反馈 调整
编研
提供 利用
档案管理学课件·档案工作概论
• 档案管理工作
档案管理工作，是指用科学的原则和方法 管理档案，为党和国家各项事业提供档案 服务的工作。
它的基本内容包括：档案的收集、整理、 鉴定、保管、编目与检索、编研、统计和 利用服务。
1. 档案的收集工作 将分散的文件、档案集中起来。
2. 档案的整理工作 主要包括区分全宗、全宗内档案的分类、立 卷、案卷或文件的排列和编目。
档案室的性质 档案室是机关的内部组织机构 档案室的主要任务是服务于本机关，是提 高机关工作质量和效益的必要条件 档案室是保存档案的过渡性机构
（一）档案室的地位和作用
档案室的地位和作用主要表现在两方 面：一方面，档案室是单位内具有参谋和 咨询作用的部门。另一方面，应向各级档 案馆移交档案的档案室是整个档案工作的 基础。
3、研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的 原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题；
4、组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部 的专业教育和档案科学研究；
5、组织和参与档案工作的国际交流。
六、档案机构之间的相互关系
上级档案行政管理机构，对下级档案行 政机构具有业务指导和监督的关系；档案 行政管理机构，对同级档案馆和档案室等 档案业务机构具有业务指导和监督的关系 ；机关档案室和档案馆之间，具有档案交 接关系；各级各类档案馆（室）之间，均 无隶属关系，但有一定的协作关系。
档案事务所是独立经营、独立核算、自 负盈亏的企业型单位。在用人制度上一般 采取聘任制和临时工制相结合的办法 。
四、现行文件资料中心
• 也可称为“现行文件阅览中心”、“现行文 件开放中心”。
• （一）性质：
•
政府信息公开查阅场所
•
公共档案馆的内部机构
（二）运作
档案管理基础知识
档案管理基础知识档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。
以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!档案管理基础知识一：一、档案归档范围(一)材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;5.本单位对下级单位管理中形成的材料;6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;7.会计工作形成的文件材料;8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件;10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;11.其他有保存利用价值的文件材料。
(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年;2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。
二、立档单位形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。
构成立档单位的主要条件有：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
三、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。
国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。
国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。
谈档案管理工作重要性
谈档案管理工作重要性档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料，做好档案管理工作，应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。
吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任。
传统的档案管理方式很难适应不断改革深化的档案管理工作。
一是资料收集手段落后；二是管理方式落后；三是服务方式单调。
只满足于工作需要，缺乏将工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识，电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机结合，这种文件称为“多媒体文件”。
多媒体文件图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。
科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，做好档案管理工作，必须立足于管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员的工作热情，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。
下面，就从重要性、必要性和重要作用这三个方面对档案管理工作进行探讨。
一、做好档案管理工作的重要意义科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。
档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。
在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位整体发展状况和经营成果。
文化馆的档案管理工作内容
文化馆的档案管理工作内容
文化馆的档案管理工作是其日常运营中不可或缺的一部分，它不仅记录了文化馆的历史和发展，还为未来的规划和决策提供了重要依据。
档案管理工作内容繁多且细致，涵盖了档案的收集、整理、分类、保存和利用等多个环节。
在档案收集方面，文化馆需要定期收集各类活动、展览、演出等产生的文件资料，包括文字、图片、视频等多种形式。
这些资料是文化馆历史的见证，对于了解文化馆的发展历程具有重要意义。
收集过程中，需要确保资料的完整性、准确性和真实性，避免遗漏或错误。
档案整理是档案管理工作的重要环节。
收集到的档案资料需要进行分类、编目、装订等处理，以便后续的查阅和利用。
整理过程中，需要遵循一定的规范和标准，确保档案的条理清晰、易于查找。
分类是档案整理的核心工作。
文化馆的档案种类繁多，包括行政事务类、活动类、展览类、演出类等。
通过对档案进行合理的分类，可以方便地进行检索和利用，提高档案的使用效率。
档案的保存是档案管理工作的重中之重。
文化馆需要建立完善的档案保管制度，确保档案的安全、完整和可用。
在保存过程中，需要注意防火、防盗、防潮、防虫等措施，避免档案受损或丢失。
档案利用是档案管理工作的最终目的。
文化馆的档案不仅为内部人员提供了重要的参考依据，也为社会公众提供了了解文化馆历史和文化的窗口。
通过提供档案查询、借阅、复制等服务，可以满足不同用户的需求，促进文化馆与社会各界的交流与合作。
总之，文化馆的档案管理工作是一项系统性、规范性、服务性的工作。
通过加强档案管理，不仅可以保护和传承文化馆的历史文化，还可以为文化馆的未来发展提供有力支持。
档案知识问答100题
档案知识问答100题一、档案工作基本术语概念（45题）1、什么是档案、档案价值？答：档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2、什么是档案工作、档案管理、档案学？答：档案工作是指管理档案和档案事业的活动。
档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
档案学是指研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
3、什么是公共档案、私人档案？答：公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
4、什么是文书档案、科学技术档案？答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。
科学技术档案是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
5、什么是专业档案、音像档案、会计档案？答：专业档案是指反映专门领域活动的档案。
音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
6、什么是文件、电子文件、归档文件？答：文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。
7、什么是原件、复制件？答：原件是指最初产生的区别于复制件的原始文件。
复制件是指与原件内容相同的复制品。
8、什么是文稿、手稿？答：文稿是指文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。
手稿是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
9、什么是文本、文种？答：文件是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本，各种文字文本等。
档案管理工作流程
新建单位档案整理工作流程档案管理工作,就是按照一定的原则和方法,把处于相对零乱状态的档案系统起来,以便于保管和利用的工作;档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用;新建单位档案整理工作的内容主要有：制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录;由于原来档案状况有所不同,所以整理工作内容也会出现差异;在档案馆和档案室,档案的整理按整理工作内容的范围,可以分成三种类型:一系统排列和编目二局部调整三全过程整理档案管理工作的意义（一）档案的整理世界是文件之间的有机联系,为发挥档案的作用创造了有利条件（二）档案的整理是档案管理所有业务会动的关键环节（三）档案整理是实现档案管理现代化的要求档案管理的具体工作流程一、制定整理方案文书档案整理工作,是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目,达到系统化的过程;是一项重要的基础工作; 文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、划分全宗全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位;立档单位不是固定不变的,由于社会的发展,事业的进步,常常引起一些机关的增设、撤销或合并,这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题,需要在实践中认真对待;（一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗研究立档单位是否有根本变化,主要应该从立档单位的性质和基本职能等有关反面去考察;（二）立档单位变化所导致的区分全宗1.新建新成立的机关、企事业单位,其形成的档案均可以构成一个全宗;2.分开一个机关、单位分成两个或两个以上的单位;由于旧的机关已被撤销,它所形成的档案应该单独构成全宗；新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗;3.合并有两个或两个以上的撤销单位,合并成一个新的单位;它们所形成的档案分别构成企业的全宗;4.独立从某一立档单位分离出去作为一个新的单位,它所形成的档案应构成新的全宗;5.从属原来是一个立档单位,后来因为工作需要,改变为某一机关内部的一个组织机构;改变前的档案为一个全宗,改变后为另一全宗的一部分;6.合署两个单位合署办公,而文件又是分别处理的,它们形成的档案,分别构成全宗;三临时性机构档案的区分全宗各种临时性机构形成的档案,一般不设立全宗;因为临时性机构的业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内,存在的时间不很长,形成档案的数量也不多;个别临时机构,独立性较强,存在时间较长,其档案也可以考虑成立新的全宗;立档单位变化中确定与划分全宗问题,情况错综复杂,应该遵循全宗理论作具体分析研究,实事求是地加以解决;四判定档案所属全宗判定档案所属全宗,关键在于确定档案的形成者——立档单位;判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手;1.发文和内部文件,它们的作者就是档案的形成者,只要查明了文件的作者,也就确定了它所属的全宗;2.收文,只要查明了文件的实际收受者,也就确定了它所属的全宗;五组织全宗与个人全宗档案的区分个人全宗与组织全宗中的档案有时会出现相互交叉的问题,即某些档案文件既有个人属性,又有组织属性;对这一问题的处理原则是：凡以组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必要时,可保存副本;不允许将组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件;确认与区分全宗的工作一经完成,具体全宗一旦建立,就应对各全宗进行统一的编号并赋予其正式的全宗名称;三、全宗内的档案分类全宗内档案分类,是根据新建单位内档案来源、时间、内容或形式的不同,按照一定的体系,分门别类、有系统地区分档案和整理档案的方法;（一）对全宗内档案分类的要求：1.要求分类具有客观性2.档案分类体系应该具有逻辑性3.全宗内档案的分类应该注重实用性;（二）组织全宗内档案分类的一般方法1.按文件的产生时间分类,其具体形式主要有两种：年度分类法、时期分类法;2.按文件来源,其具体形式有三种：组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法;3.按文件的内容分类,其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类法;4.按文件的形式分类,其具体形式有三种：按文件种类分类、按文件制成材料分类、按文件形状分类;三常用的分类方法1.年度分类法或年代分类法2.组织机构分类法3.问题分类法四分类方案的编制全宗内档案分类的表现形式是分类方案,它使用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系的一种文件;当选用了某种联合分类方法以后,就应该编制一份分类方案;分类方案的编制,应该注意以下几点要求：1.统一性在编制分类方案时,首先要确定采用何种分类方法;第一级采用哪种方法,第二级采用哪种方法,都应明确规定、标示清楚;而在同一级分类中不能同时并列采用两种以上分类标准;2.排斥性分类方案中同级的各类地位相等,内容互相排斥,类的范围必须明确;3.伸缩性分类方案中的各类,均应留有伸缩的余地来增加或减少类别,以适应客观变化的需要;四、立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文,依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程;立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷,可按其中之一种特征组卷,也可几种特征结合使用;在现行机关,一般先将文件分为不同的系列,对不同类型的文件采用不同的立卷方法;如:①综合性文件报告、计划、总结,可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷;②会议文件,基本上按文件的作者立卷;大型会议的文件可一会数卷,一般会议的文件可一会一卷,同一内容的几个会议文件可合立一卷;③专题文件,可按问题结合作者来组卷,适当分级;④案件材料,通常按问题立卷;一个案件的材料应该放在一起,根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷;一般机关司法机关除外中的案件,如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷;这类文件不分级,不分作者;⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报,可按文件名称立卷;⑥群众来信,可按问题或按地区等特征立数卷;立卷的组织程序,首先在立卷前制订具体计划,拟制本年度文件分类归卷的条目,称为立卷类目;它是以条款形式写成的,每个条款包括一组文件的作者、问题与名称,后面注明保管期限;条款的名称就是预拟的案卷标题;其次做好平时归卷,已收集的文件,随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹;最后,年终全面检查调整,然后确定组卷;组成案卷后,对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工,包括：卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面;五、案卷排列案卷的排列,是指按照一定的办法,确定各个类内案卷的前后次序和存放位置,以保持案卷之间的有机联系; 基本方法有：按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列；按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排列；按照案卷所属的时间顺序排列；按照案卷内容的重要程度排列;1、排列方法通常有四种：每年永久与长期各为一个流水号排列；每年永久、长期卷合编一个流水号；按类永久、长期统一流水编制排列；按类分开永久、长期各自流水排列;案卷的排列可按时间顺序,也可按重要程度排列;2、档号：档号的构成：档号：即档案的数字代号;档号的编制原则：不重、不缺、不变、不繁的原则;①全宗号——案卷目录号——案卷号——件号、页号；②全宗号——年度——期限——件号；③全宗号——类别号——案卷号——件、页号；④类别号——项目号——案卷号——件、页号;全宗号：是档案馆对馆藏所有全宗编制的代号,一个全宗一个号;案卷目录号：是一本案卷目录的代号,每一本案卷目录必须编一个号,一个全宗内的案卷目录号不允许重复相同;案卷号：是案卷排列的顺序号,每一本案卷目录内,案卷必须从1号开始流水编号;页号：是卷内每份文件的每一页所编之号;3、档号编制规则全宗内目录号不重复,一个目录本内卷号不重复,一本案卷内页号不重复;必须遵循不重、不缺、不变,一般不留空号的原则;七、立卷说明编写立卷说明又称案卷目录序言,一般置于案卷目录的首页,因立卷说明按年编写,他是编写全宗介绍的素材,也是每年利用档案,了解全宗情况的指南;有两种编写方法：1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类和立卷整理的情况、存在问题作简要的说明;2、详细编写方法：上述内容外再加扼要介绍档案产生的历史背景、机构变迁及档案管理方法改进等情况;并详细介绍档案的特点、案卷内容和档案有效情况;3、可以按全宗介绍结构来编写,分为三部分来写：①介绍当年档案全宗构成者变化情况；②当年全宗内档案情况简介；③当年档案内容与成份介绍;六、编制案卷目录编制案卷目录,通常是在立档单位内完成;一般由文书处理部门负责编制,然后连同案卷向档案室移交案卷目录主要包括：封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表;其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分;1.封面;案卷目录的封面主要包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位和形成案卷目录的时间;2.说明;在案卷目录的开始,应该对案卷数量、分类和立卷的原则、档案整理的情况、存在问题作简要说明;3.目次;根据全宗内容的分类排列情况,分别写明个各类、项、目的名称及其所在页码;它是案卷目录的目录,对案卷数量多的大全宗十分必要;4.简称与全称对照表;对于案卷数量较多的大全宗,还应列出简称与全称对照表;主要是针对案卷标题或内容,由于作者、机关、地区等全称过长,需要简化,按照统一的规定,列出对照表供利用者查用、核对;5.案卷目录表案卷目录至少要一式三份,一份存档,一份备用,一份随档案移交;。
档案管理工作内容
档案管理工作内容档案管理是指对机构或个人的档案进行全面管理和综合利用的工作。
档案管理的内容包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
档案管理工作内容是非常重要的，它直接关系到机构或个人的信息安全和知识产权的保护。
下面将详细介绍档案管理工作的内容。
首先，档案管理工作的内容包括档案的收集和整理。
收集是指将各个部门或个人的档案资料进行汇总，整理是指对收集到的档案资料进行分类、编目和装订，确保档案的完整性和可检索性。
在收集和整理档案时，需要建立健全的档案管理制度和规范的操作流程，确保档案管理工作的规范性和高效性。
其次，档案管理工作的内容还包括档案的保管和利用。
保管是指对已经整理好的档案进行妥善保存，确保档案的安全性和完整性。
利用是指对档案进行检索和提供查询服务，满足机构或个人对档案信息的需求。
在档案的保管和利用过程中，需要建立完善的档案保管设施和档案查询系统，确保档案的安全和便捷利用。
最后，档案管理工作的内容还包括档案的销毁和归档。
销毁是指对已经无用或过期的档案进行安全销毁，确保档案信息不被泄露或滥用。
归档是指对已经完成或终止的项目档案进行整理和归档，确保档案信息的长期保存和利用。
在档案的销毁和归档过程中，需要严格按照相关法律法规和规范操作流程进行，确保档案管理工作的合规性和规范性。
综上所述，档案管理工作的内容包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
这些工作内容是相互联系、相互依存的，只有做好每一个环节的工作，才能确保档案管理工作的高效性和规范性。
因此，各个机构和个人都应该高度重视档案管理工作，建立健全的档案管理制度和规范的操作流程，确保档案信息的安全和利用。
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什么是档案管理工作
档案管理对于政府机关来说,是一项非常重要的工作，我们以曾帮助用户通过国家档案局A级认证的亿赛档案管理系统为基础，依照国家标准档案并结合用户的档案管理习惯,来帮助用户实现文档一体化管理，达到各档案局的各项要求。
档案室可保存本系统中流程处理的各类公文，例如已经归档的收文、发文、签报、会议纪要、通告、申请、大事记等文件，也可独立使用，登录保存非本系统流程处理的其它文件，对政务、科技等种类的档案进行收集归档管理。
管理的档案种类包括：文书档案、科技档案、照片档案、实物档案、声像档案、会计档案等。
档案管理工作，是指科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。
它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。
1、档案的收集工作:各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的文件，往往是分散的，而且在数量上也是浩繁的；而机关与社会对档案的利用，则要求一定的集中。
为了解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾就形成了档案的收集工作。
2、档案的整理工作:收集集中起来的档案不仅在数量上是巨大的，而且仍然是处于零乱状态；而日常管理和实际利用，则要求将档案进行系统化。
为了解决档案的零乱与管理和利用
的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。
3、档案的鉴定工作:随着时间的推移和社会活动的继续，新的档案在不断形成，档案的数量在不断增长，有些档案也会因其存在环境的变化而失去保存价值。
为了使有保存价值的档案能够得到优先保管，并能发挥最大作用，以满足社会利用需要，就形成了档案的鉴定工作。
4、档案的保管工作：于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，或者可能会遭到突变性的破坏；而社会利用的需要，则要求长远地拥有完好的档案。
为了解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。
5、档案的编目与检索工作：量庞大的档案，通常是按照它的自然形成规律进行整理存放的。
档案一经整理其体系将保持相对稳定。
由于档案往往是孤本，这就决定了档案整理排放的体系具有单向线性特征；而社会对档案利用的需要则是多样的和变化的。
为了解决档案馆藏体系的单向性排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾，为档案的查找提手段，就形成了档案的编目与检索工作。
6、档案的编辑与研究工作：案部门收存的档案，主要是原始材料，有的相当珍贵，一般只适宜馆内利用；而社会利用档案的需要是广泛的。
为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。
7、档案的统计工作:为了掌握了解档案工作基本情况，分
析档案工作的规律性，提高档案管理水平，需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究，这就形成了档案的统计工作。
8、档案的利用工作对档案进行一系列的管理活动，其最终目的是为了发挥档案的作用。
档案的作用是在利用工作中得以实现的。
为了满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向用户提供档案材料，这就形成了档案的提供利用和服务工作。
档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。
档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。