私募基金管理人档案管理制度
基金管理人档案管理制度
第一章总则第一条为加强基金管理人的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于基金管理人及其下属各部门、子公司在业务活动中形成的各类档案。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、系统；（三）安全、保密、便捷；（四）方便利用，提高效率。
第二章档案管理职责第四条基金管理人设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责包括：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（三）组织开展档案的鉴定、整理、编纂和开发利用；（四）指导、监督、检查各部门、子公司的档案管理工作；（五）负责档案信息化建设，提高档案管理现代化水平。
第六条各部门、子公司应按照档案管理要求，负责各自业务活动中形成的档案的收集、整理、归档工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围包括：（一）公司级证件，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等；（二）法人治理结构相关文件，如股东会、董事会、监事会决议及会议材料等；（三）公司文书档案，如外发文件、外收文件、内部文件等；（四）与业务相关的其他文件材料。
第八条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）保持档案的完整性和系统性；（三）对档案进行编号、编制目录；（四）确保档案的准确性和可检索性。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、霉变、虫蛀；（二）档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全；（四）档案管理人员应严格执行保密制度，防止档案泄露。
第十条档案利用应遵循以下要求：（一）档案查阅者应提供有效证件，经批准后方可查阅；（二）查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、查阅内容等；（三）查阅档案应遵守档案保管规定，不得擅自复制、摘抄、损毁档案；（四）档案管理人员应定期向档案查阅者反馈查阅情况。
私募基金公司档案管理办法
私募基金公司档案管理办法私募基金公司档案管理办法一、总则为规范私募基金公司档案管理工作，提高档案管理水平，制定本管理办法。
二、档案管理范围1. 私募基金公司全部档案。
2. 每日被监管的数据交易量，包含私募基金公司所有经营范围内的数据。
3. 监管机构问询解答记录。
三、档案管理的基本原则1. 档案管理工作应当按照法律、法规的规定和档案管理制度，保障档案安全和完整性。
2. 档案应当按照分类、整理、鉴定、利用和保管的原则管理。
3. 通过控制访问和使用企业数据的渠道，保持私募基金公司信息的机密性。
4. 建设私募基金档案管理制度，健全档案管理系统，确保档案管理工作的可持续发展。
四、档案管理范围1. 公司管理文档：主要为公司组织结构架构、员工职责、业务流程、制度文件等管理性文件。
2. 历史文献：公司行政及业务工作记录、合并后存入的公司档案。
3. 财务档案：列入会计工作程序中反映公司财务状况的会计凭证、会计账簿和会计报表等资料。
4. 合同、协议：公司与客户、合作伙伴、供应商等签订的各类协议、合同。
5. 客户资料：公司和客户之间的各类文件和资料，如客户签署的交易订单、反馈意见及历史交易记录等。
6. 异常情况档案：公司发生的各类异常情况投诉、意见反馈、重要事件记录等。
五、档案管理操作流程1. 档案归档私募基金公司在完成一段时间内的官方交易请求后，及时将相关文件，文件副本和交易记录整理并归入对应的客户文件中，期待及时进行审查，记录和归档处理的步骤。
2. 档案管理（1）档案接收:接收到私募基金公司员工或第三方来电或邮件时，对文件记录和验证后引导文件交给纪录管理部门。
（2）档案整理:在将文件分类和组织成为一个统一的系统后，将文件归入到每一个基金的项目文件中。
（3）审核和记录:在审核执行和验收后，纪录管理部门将档案数据添加到档案库。
（4）档案保管:私募基金公司应严格保管原始纸质文件，避免文件遗失，泄露，损毁等不利影响。
（5）需求审批:私募基金公司的所有行为都应明确记录并获取经过授权的人的签名和时间标记，以确保私募基金公司仅处理授权行为，并最终记录对交易的决定。
基金管理人档案管理制度模板
一、总则第一条为加强基金管理人档案管理，确保档案的完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我司所有涉及基金管理业务的档案管理工作。
第三条档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实、准确，反映基金管理业务的真实情况。
（二）完整性原则：档案内容应全面、完整，包括所有与基金管理业务相关的资料。
（三）安全性原则：档案应妥善保管，确保档案的安全、保密。
（四）规范性原则：档案管理工作应严格按照国家有关法律法规和行业标准执行。
二、档案管理职责第四条基金管理人档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理人员应具备以下条件：（一）熟悉档案管理法律法规和业务知识；（二）具备良好的职业道德和保密意识；（三）具备较强的责任心和敬业精神。
三、档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）基金管理业务文件；（二）基金份额持有人资料；（三）基金销售业务文件；（四）基金监管机构要求的各类文件；（五）其他与基金管理业务相关的资料。
第七条档案整理要求：（一）分类整理：按照档案性质、内容、形式等进行分类整理；（二）编号管理：对档案进行统一编号，确保档案的唯一性；（三）目录编制：编制档案目录，便于查阅和管理；（四）装订要求：按照规定格式进行装订，确保档案整洁、美观。
四、档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）库房设施：库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）温湿度控制：库房温湿度应控制在适宜范围内，确保档案安全；（三）出入库登记：档案出入库应进行登记，记录档案名称、数量、时间等信息；（四）保密措施：对涉及国家秘密、商业秘密的档案，应采取保密措施。
第九条档案利用要求：（一）查阅申请：查阅档案需提交申请，经批准后方可查阅；（二）查阅权限：查阅档案人员需具备相应的查阅权限；（三）查阅记录：查阅档案应做好记录，包括查阅人、查阅内容、查阅时间等信息；（四）复制要求：复制档案需经档案管理部门批准，并确保档案内容完整。
私募基金管理公司档案管理办法模版
XX公司档案管理办法二〇一X年X月XX公司档案管理办法第一章总则第一条为加强对公司档案的管理，有效搜集、保管和利用各类档案，提高档案综合管理水平，根据国家有关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度所称的公司档案是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的合同、文件、客户资料、会议纪要、人事档案名册、账册、凭证、报表、证件等各种文件材料。
第三条公司档案工作坚持集中统一管理的原则。
第二章档案管理体制第四条公司设置档案室，归属办公室管理。
配备档案管理人员，负责协调、组织、管理公司档案工作。
第五条公司档案管理人员，负责公司所有档案资料的整理和归档工作。
第六条档案管理员在负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案的同时，需按规定编制各类检索表单，确保档案的完整有序管理。
第三章档案资料的形成和归档第七条凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，都必须按归档时间要求交由办公室归档，各部门和个人不得据为己有。
第八条对归档文件材料的基本要求：（一）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备；（二）应永久、长期保存的文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档；（三）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。
第九条档案归档时间要求：（一）各类政府部门的批复、复函等原始文件材料必须及时归档。
（二）各部门在各项业务过程中形成的文件材料，相关审批材料、客户资料等须在本单业务合同签订后3个工作日内，将应归档的所有文件材料向档案室归档；第十条各类文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。
第四章档案保管第十一条档案室接收档案要认真验收并办理交接手续。
第十二条要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符。
对破损或载体变质的档案要及时进行修复。
库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因并保存记录。
基金管理人档案管理制度模板
第一章总则第一条为加强基金管理人档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性、安全性和有效性，依据《中华人民共和国档案法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有基金管理人的档案管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法治档：严格按照国家有关档案管理的法律法规执行；2. 统一管理：实行集中统一管理，确保档案资料的安全；3. 分级管理：按照档案资料的重要程度、密级等进行分级管理；4. 规范操作：建立健全档案管理流程，确保档案工作的规范运作；5. 效率优先：提高档案利用效率，为基金管理工作提供有力支持。
第二章档案管理职责第四条档案管理部门负责本制度的制定、修订、实施和监督工作。
第五条档案管理人员应具备以下职责：1. 负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作；2. 负责档案资料的分类、编目、编号、登记、统计等工作；3. 负责档案资料的数字化处理和备份工作；4. 负责档案库房的安全管理，确保档案资料的安全；5. 参与档案管理的培训和宣传教育工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 基金管理人设立、变更、终止的相关文件；2. 基金产品、投资组合的相关文件；3. 基金管理人内部管理制度、操作规程、风险控制措施等文件；4. 基金管理人业务活动中的各类合同、协议、函件等；5. 基金管理人对外交流、宣传、培训等活动的资料；6. 其他具有参考价值的文件资料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案资料的类型、时间、密级等进行分类；2. 对档案资料进行编号、编目、登记；3. 确保档案资料的完整性和准确性；4. 按照档案保管期限进行归档。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案资料应按照规定的保管期限进行保管；3. 定期对档案资料进行清点、检查、修复；4. 对损坏、丢失的档案资料，应及时报告上级领导并采取补救措施。
私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版
私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版一、概述私募基金管理人应严格遵守基金销售管理相关规定，做好基金销售业务资料档案管理工作。
本文档旨在提供私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模板，为私募基金管理人规范管理提供参考。
二、基金销售资料档案分类私募基金管理人基金销售资料档案包括销售文件、投资者服务咨询记录、营销活动记录等。
具体分类如下：1. 销售文件•基金合同（私募基金合同、投资协议等）；•基金备案文件（基金备案申请书、登记表、公告等）；•基金信息披露文件（基金合同、招募说明书、产品简介等）；•基金销售营销文件（宣传册、PPT、视频、其他展示材料等）；•基金销售培训材料（销售人员培训课件、教材、考试试题等）。
2. 投资者服务咨询记录•投资者服务咨询电话、邮件、即时通讯记录；•投资者服务咨询记录表；•投资者 services 实施记录；•投诉及处理记录。
3. 营销活动记录•营销活动计划；•营销活动执行记录；•营销活动综合报告。
三、基金销售资料档案管理办法1. 销售文件管理•核实销售文件完整性和准确性；•对销售文件进行编号、封存、存档；•根据监管要求制定销售文件备份和更新管理办法；•根据监管要求制定销售文件销毁管理办法。
2. 投资者服务咨询记录管理•对投资者服务咨询记录进行编号、封存、存档；•进行投资者身份核查并记录；•建立投资者服务咨询记录查询和审计制度；•根据监管要求制定投资者服务咨询记录备份和更新管理办法；•根据监管要求制定投资者服务咨询记录销毁管理办法。
3. 营销活动记录管理•核实营销活动记录完整性和准确性；•对营销活动记录进行编号、封存、存档；•根据监管要求制定营销活动记录备份和更新管理办法；•根据监管要求制定营销活动记录销毁管理办法。
四、档案管理要求1. 文件档案管理要求•基金销售文件原件及复印件应分类存放于保密柜内，独立编号，避免遗失、损毁及泄密；•销售文件应设置电子存储备份，并按照政策要求定期更新；•入柜的销售文件应填写入柜登记记录，离柜时应进行审批，并填写离柜申请记录；•销售文件档案封存期限为5年；•销售文件销毁时，应按照销毁程序，先填写移交销毁通知单，审批通过后再进行销毁，销毁记录和移交汇总表等销毁相关文件需归档。
私募基金_档案管理制度
一、目的为了规范私募基金管理过程中档案的收集、整理、保管和使用，确保档案的完整、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有涉及私募基金的档案管理，包括但不限于项目档案、合同档案、财务档案、人员档案等。
三、档案管理职责1. 综合部负责公司私募基金档案的统一管理，制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作的实施。
2. 各部门负责各自职责范围内的私募基金档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 项目负责人负责所负责项目的档案管理工作，确保档案的完整性和准确性。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在私募基金管理过程中产生的各类文件、资料，应及时收集，确保档案的完整性。
2. 档案整理：收集到的档案应按照档案分类、编号、装订等要求进行整理，确保档案的准确性。
3. 档案归档：整理好的档案应在规定时间内归档，由综合部负责统一保管。
五、档案保管1. 档案保管期限：根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，私募基金档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
2. 档案存放：档案存放应选择干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的场所，确保档案的安全。
3. 档案查阅：档案查阅需经档案管理人员批准，查阅者应遵守相关规定，爱护档案。
六、档案使用1. 档案使用需经档案管理人员批准，查阅者应填写《档案查阅申请表》。
2. 查阅档案时，需按照档案编号、名称、日期等查找，确保查阅的准确性。
3. 查阅过程中，不得擅自涂改、损毁、抽取档案。
4. 查阅完毕后，应将档案归还原位，并填写《档案查阅登记表》。
七、档案销毁1. 档案销毁需经公司领导批准，并由综合部组织实施。
2. 档案销毁前，需进行核对，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案销毁后，需填写《档案销毁登记表》，并由档案管理人员签字确认。
八、附则1. 本制度由综合部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
私募基金管理公司档案管理办法模版
私募基金管理公司档案管理办法模版私募基金管理公司档案管理办法模版一、总则为规范私募基金管理公司档案管理工作，保障档案的完整性、真实性、及时性，本办法制订。
二、档案管理基础建设1、基础设施的建设：私募基金管理公司应建立相应的档案管理科技基础设施，包括硬件设备、网络设施和其他技术设施，确保档案系统稳定和数据安全。
2、档案管理系统的建设：私募基金管理公司应根据自身业务范围，建立档案管理系统。
档案管理系统应当能够满足公司的日常业务需要，包括档案收集、整理、维护、查询等功能。
3、保密措施的落实：针对私募基金管理公司档案管理工作，在系统建设和日常操作过程中，应当确保档案的保密性。
三、档案管理制度1、档案管理工作指导思想：秉持“真实、准确、及时、规范”的原则，确保档案管理工作的科学、规范和有效性。
2、档案管理工作范围：包括风险控制、业务运作、财务管理、投资管理、合规和信息披露等方面的资料和记录。
3、档案的收集、整理和管理：私募基金管理公司应建立档案管理制度，确保档案的准确性和及时性，维护公司切实利益。
四、档案管理流程1、档案的收集：私募基金管理公司应根据指导思想，按照一定的流程，收集有关公司业务运作、风险控制、财务管理、投资管理、合规和信息披露等方面的资料和记录。
2、档案的整理：私募基金管理公司应对所收集档案进行整理分类，建立标准的文献信息录入和检索工具，确保档案的准确性和及时性。
3、档案的管理：私募基金管理公司应建立档案管理系统，实现档案管理的自动化。
五、档案的使用1、档案的查询：私募基金管理公司应建立档案查询制度，规定档案的查询范围和查询权限。
2、档案的使用：私募基金管理公司应将档案逐步引入日常经营活动，确保公司运营活动的完整性和真实性。
3、档案的存储：私募基金管理公司应制定档案存储制度，规定档案的存储期限和存储方式。
六、档案管理的监督与检查1、档案管理的监督：私募基金管理公司应对档案管理工作开展监督，确保档案管理工作的科学、规范和有效性。
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私募基金管理人档案
管理制度
(说明：此制度为WORD格式，下载后可自由编辑)
第一章总则
第一条为加强公司XX资产管理有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）档案管理工作, 根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。
第二条档案是公司及各部门在各项工作中形成,幵具有参考利用价值、进行分类集中保管的文件材料。
第三条加强档案管理工作,是规范公司内部管理的重要内容,对亍提高公司管理水平具有重要意义。
第二章归档范围
第四条公司档案分为以下几种:
(一)公司级证件
营业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;开户许可证; 机构信用代码证、会员证等其他证件。
(二)法人治理结构
1．股东会、董事会、监事会等决议及会议材料;
2．高管人员资料档案;
3．股东情况相关资料
4．其他相关资料。
(三)公司文书档案
1．外发文件:外发红头文件等;
2．外收文件:
（1）监管部门的批文、批复、通知等;
（2）上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等;
（3）其他金融机构的往来文件;
（4）社会有关部门颁发的文件、材料和公函;
（5）其他需要立卷归档的外来文件。
3.内部文件: 各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。
(四)基金交易及基金清算
包括不限于：投资决策委员会会议记彔、风控委员会议记彔、清算指令等。
(五)合规档案
各种风控合规报告及提示函等。
(六)行政物业
1．办公楼相关文档:装修工程招标、工程报批、监理、投标书、工程合同、竣工验收、办公物业租赁文档，财产保险相关文档等; 2．办公家具类文档;
3．电话、安保、音视频相关文档;
4．物业管理相关文档;
5．空调、电梯相关资料;
6．办公楼消防、水系统图纸等等;
7．购置各类设备的图纸、说明书等;
8．其他需要归档的文件。
(七)信息系统
信息系统工程建设等资料。
(八)合同类
公司对外签订签订的协议书、合同书等。
(九)基金业务
1．基金发行过程中形成的文件,如申报材料、宣传资料等；2．基金合同、托管协议及其他有关文件;
3．基金年度报告等;
4．其他。
(十)会计档案
1．会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、涉及外事的会计凭证；2．帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,涉及外事活劢的会计帐簿；
3．报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注；
4．审计报告、验资报告等。
(十一)人事档案
1．履历材料
2．自传材料
3．鉴定材料
4．考核材料
5．劳劢合同
6．参加党团组织的材料
7．英雄模范先进事迹材料
8．处分、取消处分以及复查材料
9．反映职务、职称、工资等方面的材料
10．其他材料
(十二)声像档案
1．本单位各种会议的照片、底片、彔音带、彔像带
2．重要的合同、协议签字仦式的照片、底片、彔音带、彔像带3．重大节日、晚会活劢的照片、底片、彔音带、彔像带
4．本单位历届主要领导的照片
5．其他重要的照片、底片、彔音带、彔像带
6．各类纨念品、荣誉证书、奖杯、奖牉、奖品、出版刊物等。
第三章档案管理的组织和分工
第五条行政部是负责公司档案管理工作的部门,设与人负责档案管理工作,职责是:
(一)负责收集、整理、保管和统计公司的档案资料;
(二)督促指导公司各部门和有关人员把应归档的文件材料正确整理立卷,按规定时间向档案室秱交归档,幵检查其落实情况;
(三)办理档案的借阅,做好档案利用服务工作和日常管理工作;
(四)公司应该妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记彔集其他相关资料,保存期限自基金清算终止之日起不得少于10 年。
进行档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案,提出存。