行政公文请示、批复、议案、意见
站在
谁的角度来写理由？
“蠢人用他知道的道理说服我，智者用 我知道的道理说服我。” ——亚里士多德
请示的理由要站在领导的角度来写
四、请示的写法
ห้องสมุดไป่ตู้结语
妥否（当否），请批示（指示）。 以上意见妥否（当否），请批示（指示）。 以上请示，请予审批（批准）。 以上意见是否可行，请予批复。 “请从速批复”、“请尽快拨款，以解燃眉之 急”。
的财政支出，如果建一座办公楼，根据测算，只需要资金50万
元，约等于10年的租金，这样10年后每年将节约5万元经费。”
理由要合理、充分
例如，申请扩建校舍的请示 “学生众多，校舍紧张” “近几年来，我校招生规模不断扩大，在校学生 总数由2010年的×××人上升到2016年的×××人， 而目前校舍设计容纳学生人数为×××人。我校基 础设施建设的滞后，影响了学生的学习和生活， 成为制约教学质量提高的瓶颈。为此，……”
例如，一家单位申请资金购买电梯。理由是 电梯由于使用多年，已不能运行了。于是领导派 人去调查情况，一看这些电梯还没有到报废年限， 仍能正常运行。结果领导大为恼火，资金问题当 然也就得不到解决了。
理由要合理、充分
例如，一家单位申请资金盖办公楼。 “我单位长年没有合适的办公地点，这些年一直租用其他
单位的房子办公，光每年的租金就5万元，已远远超出了我们
我校自筹资金××万元，尚有××万元资金缺口。另外，我校图 为此，恳请区 特此请示，请回复。 书馆也尚未达到省一级图书馆标准，望上级部门给予适当支持。 教育局给予解决。 特此请示，请回复。 妥否，请批示。 瓯海区××××学校
二○一五年四月二十八日
2009年4月28日
五、写作要求
1.一文一事。 2.一个主送机关。 3.不能越级请示。 4.事前请示。 5.请示事项具体：
例2《关于建立中国工程院有关问题的请示》
（二）主送机关
只能有一个
（三）正文
1.请示原因 2.请示事项 3.结语
（四）落款
主送机关
注意： 即受理、答复请示的部门。
1）主送机关只能有一个。
2）只能主送上级单位，不能送领导个人。
3）一般不得越级主送。
2017/12/14
10
如何写好请示理由？
理由要真实
理由中可恰当渗入感情
例如，一单位请求解决学校房屋建设资金问题。 “这些年学校连年失修，致使孩子们长年在一所破 旧的房屋里上课，冬天，窗户没有玻璃，四处透风， 孩子们手脚都冻裂了，简直无法写字；夏天，雨水较 多，房顶漏雨，房梁遭到虫蛀，非常危险，一旦倒塌， 后果不堪设想。看着这些可怜的孩子，我 们心里十分 难受，为此，经乡里同意，我们决定重新盖一座教室， 目前我们已筹集了×万元资金，还缺×万元，能否适 当给予解决？”
3）、请教的请示（教我做）
对工作中有疑问的问题请求上级机关明确解 答，以明白应怎样开展工作的请示。 如《关于《会计人员职权条例》中“总会计 师”是行政职务还是技术职称的请示 》
4）、请求批转的请示
如：《关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分 配比例的请示》
三、请示的特点
• 期复性
—— 发出请示意味着将得到一份批复，与批复对应。
餐厅已无法容纳， 现在就餐学生基本上是十人餐桌二十人用餐， 现在就餐学生中有半数以上 餐十分困难， 严重影响了学生的学习、生活和身心健康。为解决这一问题，我
校决定再建一栋学生餐厅。另外，我校图书馆也尚未达到省一级 校拟再建一栋学生餐厅，可容纳××人就餐，建筑面积××平方
图书馆标准，望上级部门给予适当支持。 米。经有关工程人员匡算，整体工程概算资金××万元，目前，
第4讲
行政 公文
一、请示
一、请示的含义
• 请示是下级机关向上级机关请求指示、批
准的公文。 （上行文）
二、请示的分类 1）、请批的请示 （让我做）
请上级机关批准某业务的请示。如《文秘教 研室关于邀请人力资源总监刘军刚先生来本 专业讲座的请示 》
2、求援请示（帮我做） 就人力、物力、财力请求帮助的请示。如 《××光机所关于给我所调拨柴油发电机的 请示》
• 单一性
—— 一事一文，多事多文。
• 可行性
—— 请示中提出的请予批准的要求，应是切实可行的。
• 超前性
—— 必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能付诸实施。
四、请示的写法
（一）标题
1.发文机关＋事由＋文种
例1《 ××市××区人民政府关于××路上禁止 重型卡车和大型客车行驶的请示》
2.事由＋文种
请示中除了必须要写明请示的事项外，还要写出本 单位拟就的处理意见，以备领导定夺。
××市××区人民政府 关于××路上禁止重型卡车和大型客车行驶的请示
[2015]×××号
××市人民政府：
我区××路位于××路之间，在解放初期，原已封闭，并在该路南北两端，穿越×× 路××路的交叉处设置禁止标牌，至一九六六年，禁止一切机动汽车辆通行历十七年之久。 由于“文革”中无政府主义思潮的影响，禁止机动车辆通行的标志被人拨去，逐开路禁。 该路路面狭窄（仅六公尺），两侧早已被居民占用建房或搭造棚屋，行人只能在马路 上行走，而此路两边有××大学八栋教职工家属宿舍、两所幼儿园及两个工厂，高峰时， 行人摩肩接踵，与机动车辆争道。由于车辆的通行量日益增多，恶性交通事故已多次发生。 为了保证附加费近学校师生和居民的安全，最好能封闭该路。考虑到目前完全禁止车 辆通行确有困难，请先禁止重型卡车和大型客车通行。这些车辆可循附近××路和××路 行驶，对于交通运输并无影响。 以上意见是否可行，请予批复。 ××市××区人民政府（公章） 二〇一五年×月×日
公文写作
二、批复
2017/12/14
温州科技职业学院 人文教研室
22
一、批复的含义
• 批复是上级机关答 复下级机关请示事 项的文件。
2017/12/14
23
批复一种下行文
（四）落款
•
因标题中已写明发文单位，所以落款处， 我们一般只写明成文时间“某年某月某
日”，不用再署本单位名称，但需加盖单
位公章。
病文修改
瓯海区××××学校 下拨建造学生餐厅经费问题 关于要求解决学生餐厅拥挤等问题的请示
区教育局： 区政府、区教育局： 造成学生就 近年来，由于我校在校就餐学生人数急剧增加，已有的学生
行政公文
行政公文
行政公文，又称行政机关公文，简称公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
根据《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文分13种。
企事业单位人民团体也常酌情比照使用这些行政公文。
13种行政公文，依其特点、作用，又可分为几个小类。
(一)指导性公文
这类公文包括命令(令)、意见、决定、通知、通报、批复、会议纪要七种。
以行文关系或行文方向为标准划分，指导性公文属于下行文。
(二)呈报性公文
这类公文包括议案、报告、请示、意见四种。
以行文关系或行文方向为标准划分，呈报性公文属于上行文。
(三)公布性公文
这类公文包括公告、通告两种。
以行文关系或行文方向为标准划分，公布性公文属于泛行文。
(四)商洽性公文
商洽性公文只有函一种。
函多作平行文。
人们在工作生活中常把公文称做文件。
对人们所称的文件，应从广义和狭义两个角度去理解。
广义的文件，实际上是应用文书的别称，包括了公务文件和私人文件。
狭义文件，仅指公文。
公文写作(命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要)
公文的种类简称文种。
根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。
因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。
不同的文种反映着公文不同的内容与作用。
各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。
在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。
常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。
通告一、通告的概念通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
二、通告的特征（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。
（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。
（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。
（四）通告不写抬头，无主送单位。
三、通告的种类周知类通告。
主要是使受文者了解重要情况、重要消息。
因此文中不提直接的执行要求。
执行类通告。
主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。
四、通告的写作格式通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。
标题由发文机关、事由、文种构成。
根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。
正文由缘由和通告事项两部分组成。
缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。
用“特通告如下”转承连接。
通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。
结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。
有时也可不写，形式比较灵活。
署名和日期正文后签署发布通告的机关名称和日期。
通知一、通知的概念通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。
行政机关公文种类
行政机关公文种类国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。
下面就各个文种作一介绍。
一、命令（令）命令（令）：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。
命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。
在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。
1．公布令。
这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。
公布令正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求4部分组成。
颁布对象，指所公布的法规文件的名称；颁布根据，说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的；颁布决定，即公布或批准的决定，一般有“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求，一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求。
颁布令后面要附上所颁布的法规文件。
2．行政令。
这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。
行政令的正文一般分为3个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。
命令缘由部分着重阐明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由，揭示发令的目的和意义，使受令方了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。
命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。
要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。
文字要写得具体、肯定、简明、庄重，不作议论。
使受令方一目了然，易于执行。
执行要求是命令事项的补充，对受令方提出要求和嘱咐。
有的令文执行要求已在前面两部分讲明，也就不必再单独写这部分了。
也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。
3．嘉奖令。
这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。
嘉奖令的正文一般包括4个部分：优秀事迹、性质和意义，嘉奖项目、号召和希望。
通报请示批复报告意见函议案会议纪要
报送公文简报情况的通报»
«关于一九九0年元旦节日期间
我区人行系统安全保卫工作情况的通报»
正文：缘由目的＋情况信息＋希望要求
五、通报的写作要求：
适时编发，讲求实效； 事例真实典型，材料具体； 对问题性质的分析要中肯； 采用叙议结合的表达方式，叙以表明事实，
议以揭示问题的性质。
国家的有关规定： 1976年，停止生产“424”。 1982年，农牧渔业部、卫生部发布《农药安全
使用规定》
通报
一、通报的概念
通报是表彰先进、批评错误、传达重要
精神或情况时使用的公文。
二、通报的特点
1、内容的特定性 2、反映问题的具体性 3、反映事物的典型性
三、分类
1、表彰性通报 主要用于表彰先进，即选择典型，在一定
范围内加以表扬，号召大家学习。 2、批评性通报 主要用于批评错误、揭露问题，处理责任
工作中还有不少困难和问题：
农民和城镇部分居民收入增长缓慢，失 业人员增多，有些群众的生活还很困 难；……（共五条）
积累了十分宝贵的经验：
（一）坚持以邓小平理论为指导， 不断推进理论创新。……（共十条）
二、全面贯彻“三个代表”的重要思想 三、全面建设小康社会的奋斗目标 四、经济建设和经济体制改革 五、政治建设和政治体制改革 六 、文化建设和文化体制改革 七、国防和军队建设 八、“一国两制”和实现祖国的完全统
境，现在正加强管理，从节约一个弹子，一根锁簧开
始，向管理要效益，但有一部分车间、班组却总是
“大手大脚”，毫不在乎，放松管理，视工厂的铜质
零部件为粪土，拿企业的半成品做自己的交易，却不
知心跳耳红，可悲可叹。
行政公文格式
（六）发文机关 发文机关，是公文的作者或发出单位。 发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机 关要写全称或规范化简称； 关要写全称或规范化简称； 若是联合行文，主办机关排列在前。 若是联合行文，主办机关排列在前。 （七）成文时间 一般文件，以领导人签发的日期为准； 一般文件，以领导人签发的日期为准； 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为 准； 会议通过的公文，以通过日期为准； 会议通过的公文，以通过日期为准； 法规性公文，以批准日期为准， 法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定 的具体生效、开始执行的日期为准； 的具体生效、开始执行的日期为准； 成文时间要用汉字将年、 日标全； 成文时间要用汉字将年、月、日标全； 写为“ 。不能用阿拉伯数字书写。 “零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。
普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称， 普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称， 校各直属单位” 如“校各直属单位”； 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、 意见、函的主送机关只能是一个； 意见、函的主送机关只能是一个； 一些行文方向不定， 一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布 性公文，如公告、通告及一部分通知， 性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主 送机关。 送机关。 （三）正文 正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分； 正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分； 正文内容一般分开头（又称原由或引据）、 ）、事 正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事 结尾三部分。 项、结尾三部分。 （四）发至级限 发至级限指文件发至层次； 发至级限指文件发至层次； 发至级限要用圆括号了适应办公自动化的需要， 公文主题词是为了适应办公自动化的需要，在实践中总结出 来的，能表达公文基本内容的规范化的单词或词组。 来的，能表达公文基本内容的规范化的单词或词组。 特点： 、主题词大多为名词或名词性词组。 特点：1、主题词大多为名词或名词性词组。 2、语意清楚、单一。 、语意清楚、单一。 主题词表：词典，标准和工具。 主题词表：词典，标准和工具。 国务院主题词表》 类 个词。 《国务院主题词表》15类。1049个词。 个词 分为：类别词（反映公文主要内容类别的主题词）、 ）、类属词 分为：类别词（反映公文主要内容类别的主题词）、类属词 反映公文具体内容的主题词）、文种词（ ）、文种词 （反映公文具体内容的主题词）、文种词（反应公文形式的 主题词） 主题词） 标注步骤： 标注（类别、类属、文种） 标注步骤：选词 查表 标注（类别、类属、文种）
大学应用文写作文种类型
大学应用文写作文种类型按照应用文的使用范围和内容性质来划分，应用文的种类有：（一）公务文书公务文书又可以分为行政公文和事务文书。
1.行政公文：指《国家行政机关公文处理办法》所规定的文种。
包括：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三种。
2.事务文书：包含计划、总结、调查报告、家访报告、选聘报告、规章制度、会议记录、会议讲话稿、开幕词、闭幕词、会议记录等。
（二）行业专用文书行业文书所指的就是专业性较强的文书。
主要有：1.财经文书：如市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、审计报告、经济合同、招标书、投标书等。
2.司法文书：如起诉状、答辩状、上诉状、判决书、公证书等。
3.科技文书：例如科技论文，科技报告、毕业设计报告、实验报告、产品说明书等。
4.传播文书：例如消息、通讯、特写、广告等。
行业专业文书还有外交、军事方面等专业文书，但由于使用很专一，从略。
（三）日常应用文书。
八种常用应用文格式夫子1.书信通常书信（包含请柬）包含五个部分：（1）称谓。
信纸第一行顶格写下，后面提冒号。
（2）正文。
第二行空两格写下起至，改行顶格。
可以存有若干段落。
（3）结尾。
正文读完，如果正文最后一行空格比较多，可以接着写下“此致”、“预祝”等词语，否则，另起至一行空两格或四格写下“此致”、“预祝”等词语。
然后另起至一行顶格写下“敬礼”、“进步”等祝颂语。
（4）代笔。
通常写下在祝颂词上行的后半行。
（5）日期。
写下在代笔下一行，靠右边写下上年月日。
请柬除具备书信的特点外，还要特别载明应邀出席的具体内容时间、地点。
用语必须客气存有礼貌。
另外，还要特别注意纸条的读法。
必须写下催收信方的邮政编码和详尽地址。
收信人的姓名、称谓边线母葛氏。
称谓就是邮递员对收信人的称谓，不必写下“父母大人”、“姐姐”等称谓。
发信人的详尽地址及邮编必须写下确切。
如果就是挂号信，还要写下清发信人姓名。
行政公文的文种一共有13种：
行政公文的文种一共有13种：《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文的文种为12类13种即命令（令），议案，决定，指示，公告、通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。
行政公文主要有几个方面的作用：1、法定效力和准绳作用2、指挥作用和组织作用3、沟通和商洽作用4、宣传和教育作用5、凭证和依据作用行政公文的特征：1、作者的法定性2、体式的规定性3、制发的程序性4、作用的权威性5、内容的时效性公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
公文的格式从书写位置上看分为3部分即文首、行文和文尾文首：发文机关标识，发文字号，签发人标志、文件管理标记（公文格式代码、份号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记）间隔线等项目组成。
行文部分由标题、主送机关、正文无正文说明、附件、落款（制发机关+日期+印章或日期+印章）、发文机关印章、成文日期、附注等组成文尾部分由附注、主题词、抄送机关、印发说明等项目组成。
1、命令（令）：是一种带有强制性的、具有最高权威的指挥性行政公文它适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定等。
制发者；国家领导机关及其领导人如国家主席、国务院总理、全国人大常务委员会委员长、国务院所属的各部部长，地方县以上（含县）的民政府等。
发布令：用于发布法律、法规、规章等，正文很短，带有附件。
行政令：用于发布某些重大的强制性的行政措施，或任免国家行政干部，或大赦某些罪犯等。
嘉奖令：用表彰功勋、授予某种荣誉称号。
2、议案：是提交会议讨论决定的建议，它适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提主动请审议事项。
制发者是“各级人民政府”主送机关是“同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会。
条约议案：制发者是国务院，请予批准已签订国际条约或请予批准加入某国际公约（条约）。
公文的种类
公文的种类公文的种类简称文种。
根据国务院办公厅2000年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
一、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（一）命令（令）的概念命令（令）是依照有关规定公布行政法规和规章，宣布实施重大强制性措施，嘉奖有关单位及人员等使用的公文文种。
（二）命令（令）的种类命令（令）一般分为发布令、行政命令、任免令、嘉奖令等。
（三）命令（令）的格式要点1、命令（令）不是任何单位可以随意使用的公文文种。
按照我国宪法，全国人大常务委员会委员长、中华人民共和国国家主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任以及地方各级人民政府和军事机关可以发布命令(令)。
除上述机关之外，其他机关不得发布命令。
如发布令，只有有权制定法津，法规、规章的机关才可以使用发布令。
2、相比之下，中央机关比地方机关较多地使用这一文种。
如同样是任免、奖惩有关人员，中央机关使用任免令、嘉奖令，地方机关则使用决定、通报的形式。
3、命令的种类除发布令、行政命令、任免令、奖惩令外，不多见的还有特赦令、通令、通缉令等。
在公文实践中，最常用的是发布令：其他种类使用的频率均较低，范围较小。
4、命令类公文在格式方面不同于其他规范性公文的突出特点是，通常以机关首长个人名义发布，特殊情况也有的不以机关首长名义。
5、发布令、任免令、奖惩令、特赦令等通常无受文单位和发送机关。
文号的编制往往不加年号。
仅以自然数顺序排列。
如中华人民共和国国务院令第／号等：其他命令行文编号则与一般通用规范性公文同。
6、发布令、任免令、奖惩令是一种公开使用的文种。
制发机关通常印制少量正式文本供有关机关存档备查。
一般通过媒体与公众见面。
《中华人民共和国立法法》进一步明确了法律、法规、规章的标准文本及与公众见面的方式。
公文 (2)公文种类
按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：
拟制通告要注意三点：一要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把握方针、政策，熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。
五、通知
通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。
2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。
公文写作的基本要求
致有四个：
上行，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示，
但有的下行文如通知、通报等也可以在一定情况下上行。
下行，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。
平行，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。
（13）印章。除会议纪要和印有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。
（14）印发传达范围。加括号标注于成文日期在下方。比如，“（此件发至省、军级）”，“（此件发至县、团级）”。
（15）主题词。按上级机关的要求和《公文主题词表》（中共中央办公厅秘书局编制，中国档案出版社1998年出版）标注，位于抄送机关上方。
(一)要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
(二)要符合客观实际，符合工作规律。 来源：
(三)公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。
(四)词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：
1、条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。
（6）签发人。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
（7）标题。由发文机关名称、公文主题和文种三要素组成，位于发文字号下方。
（8）主送机关。主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，须格排印。
（9）正文。公文的主体，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
（16）抄送机关。指陈主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
（17）印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文未页下端。文格式图如下：