某电器公司采购系统管理手册(doc 5页)
采购部管理手册.doc
采购部管理手册.docXXX采购部管理手册一、采购管理制度二、采购部工作流程三、采购部各岗位职责及分工采购管理制度为使采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:一、采购管理部门设立专职采购部,隶属财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责采购工作.二、采购部工作基本要求1.所有采购项目均需董事会签批授权及财务部批准同意2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取本店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给财务部及董事会6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,应及时支付,以建立XXX良好形象,维护财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.三、采购审批程序1.申购单审批程序：使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办董事会申购单返回采购部2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.财务部和稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字执行合同或协议。
公司采购管理制度手册
公司采购管理制度手册第一章绪论1.1 制度目的本制度的目的是规范公司在采购活动中的行为，保障公司利益，提高采购效率，降低采购成本，促进公司可持续发展。
1.2 适用范围本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等。
1.3 制度依据本制度依据国家相关法律法规以及公司实际情况制定，遵循合规、透明、公正、诚实的原则。
第二章采购流程2.1 采购需求确认采购需求应由申请人提出，并经相关部门审批确认后方可进行采购活动。
采购需求确认应包括采购物品名称、数量、规格、要求到达时间等信息。
2.2 供应商评估公司应建立完善的供应商管理体系，对潜在供应商进行评估，包括但不限于供应商资质、信誉、质量、价格等方面。
2.3 价格比较在确定采购方案前，采购人员应以合理的方式获取供应商的报价，并进行价格比较，选择性价比最优的供应商。
2.4 采购合同签订在确定供应商后，采购人员应制定采购合同，并签署盖章，确保采购双方的权益。
2.5 采购执行及验收采购执行应严格按照合同执行，确保采购物品的质量、数量、送达时间等符合合同约定。
同时，对采购物品进行验收，并在验收合格后及时支付供应商款项。
第三章采购管理3.1 采购预算公司应建立健全的采购预算管理制度，合理安排公司的采购预算，确保采购活动符合公司的资金规划。
3.2 采购档案管理公司应建立采购档案管理体系，对采购文件、合同、发票等资料进行规范化管理，并按照规定的期限进行保存。
3.3 采购成本控制采购人员应严格控制采购成本，合理选用供应商，降低采购成本，提高采购效率。
3.4 不良品处理对于采购到的不良品，公司应及时向供应商提出索赔要求，并保留相关证据以便索赔。
第四章采购绩效评估4.1 绩效指标建立公司应建立采购绩效评估指标，包括但不限于资金使用效率、供应商绩效、采购周期、采购成本等。
4.2 绩效评估方法公司应建立绩效评估体系，定期对采购绩效进行评估，并制定相应奖惩措施。
采购系统说明书
采购系统说明书一、引言1.1 系统背景采购是企业经营中不可或缺的环节之一，通过高效的采购管理可以实现优化供应链、降低成本、提高效率等目标。
为了满足企业对采购管理的需求，本文档介绍了一款采购系统的功能和使用说明，旨在帮助用户更好地了解和使用该系统。
1.2 目的本文档的目的是为用户提供一个全面的采购系统使用指南，包括系统的功能特点、操作流程、数据管理等内容，以帮助用户从容地使用该系统并发挥最大的效益。
二、系统概述2.1 系统介绍采购系统是一款基于云计算的企业采购管理软件，通过云端技术实现了跨地区、跨部门的协同采购工作。
该系统拥有丰富的功能模块，覆盖采购需求管理、供应商管理、采购订单管理、采购合同管理等多个环节，提供一站式的采购管理解决方案。
2.2 功能特点（1）采购需求管理：根据采购计划和需求分析，系统支持用户对采购需求进行录入、审核、分配等操作，实现采购需求的合理管理和控制。
（2）供应商管理：系统提供供应商档案管理功能，用户可以录入供应商信息、评估供应商绩效，实现对供应商的全面管理。
（3）采购订单管理：用户可以通过系统生成采购订单、审核采购订单、跟踪采购进度等操作，实现订单的快速、准确管理。
（4）采购合同管理：系统支持采购合同的管理，用户可以录入合同信息、跟踪合同履行情况，并提醒合同到期等功能。
（5）数据统计与分析：系统提供丰富的数据统计和分析报表，用户可以快速了解采购情况、供应商绩效等关键指标，为决策提供依据。
三、系统使用3.1 系统登录用户可以通过系统提供的统一登录界面，输入用户名和密码进行登录。
系统支持多级权限设置，根据用户角色的不同，可以访问不同的功能模块。
3.2 采购需求管理用户登录系统后，首先进入采购需求管理模块。
用户可以根据企业实际需求，录入采购需求的相关信息，包括产品名称、数量、预算等。
系统还提供了审核流程，能够对采购需求进行审批，并将审批结果通知相关人员。
3.3 供应商管理在供应商管理模块，用户可以维护供应商的档案信息，包括供应商名称、联系方式、信用评价等。
采购管理系统操作手册
采购管理系统操作手册慈溪市联创软件有限公司2014年10月一、采购申请单前奏：物料需求计划—》MRP算(上接物料需求计划)后续：采购订单1.1新增执行“供应链—采购管理—采购申请单—采购申请单-新增”路径，弹出如下界面操作说明：使用部门：按F7进行手工选择使用部门，双击就可以选进来；为必填项业务类型：物料属性外购的则为外购入库类型；物料属性为委外加工时则为订单委外，可以手工选择。
如果是物料需求计划跑出的需求订单，则根据物料属性需求生成相应类型单据；为必填项。
日期：默认取系统当前日期，可以手工修改；为必填项。
物料代码：可以手工录入，如果该张单据是通过关联生成的，则物料代码是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改；为必填项。
物料名称：所选物料的名称，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；系统自动生成。
规格型号：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；系统自动生成。
数量：即当前物料按当前所选单位计量的申购数量，取得方法是：如果该张单据是手工录入的，用户就按实际情况手工录入。
单位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改。
采购申请人：按F7进行职员选择，双击选进来；为必填项。
上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。
结果如下图1.2维护执行“供应链—采购管理—采购申请单—采购申请单-维护”路径，弹出如下界面操作说明：单据状态设定对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。
在“条件查询”界面的右下方，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。
采购申请单序时簿的状态设置包括：1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、全部四种可供选择的时间范围。
采购管理操作手册
采购管理
一、业务流程
二、操作说明
（一）采购订单
1、录入
a)双击“供应链”——“采购管理”——“采购订单”中的“采购订单-新
增”；
b)录入“供应商”、“物料代码”、“部门”、“业务员”以上4项通过F7键选
择,日期、数量、单价后点保存;
如果是依据申请单生成的采购订单,则在源单类型处选择“采购申请单”,选单号处按F7键选择,在出现的界面中选中要做订单的记录后点工具栏上的“返回”可以按键盘上的Crtl或shift键后选多条记录;
根据申请单关联生成采购订单后,原申请单系统自动关闭,即同一张申请单不允许生成多张采购订单;
2、审核
a)双击“供应链”——“采购管理”——“采购订单”中的“采购订单-维
护”；
b)在条件过滤界面中选择查询条件,比如：审核标志选择“未审核”；
c)筛选出单据后双击要审核的单据；
d)确定数据无误后点工具栏上的“审核”;
（二）采购收料
1、双击“供应链”——“采购管理”——“收料通知”中的“收料通知单-
新增”；
2、在源单类型处选择“采购订单”,选单号处按F7键选择,在出现的界面
中选中要做收料的记录后点工具栏上的“返回”可以按键盘上的Crtl或shift 键后选多条记录;录入收料仓库、部门、业务员通过F7键选择和数量后点保存,审核;。
采购系统使用详细说明
采购系统使用详细说明一、介绍本文档将详细介绍采购系统的使用方法和操作流程，帮助用户快速上手并熟练使用系统的各项功能。
二、登录系统1.打开浏览器，输入系统的网址。
2.在登录页面输入用户名和密码。
3.点击“登录”按钮进入系统。
三、功能模块1. 采购清单管理•新建采购清单：点击“新建清单”，填写相关信息，保存清单。
•编辑清单：在清单列表中找到需要编辑的清单，点击“编辑”，修改信息后保存。
•删除清单：在清单列表中找到需要删除的清单，点击“删除”，确认操作即可删除。
2. 采购订单管理•创建采购订单：在采购清单详情页中，点击“生成订单”，填写订单信息后保存。
•查看订单详情：在订单列表中点击订单编号查看订单详情。
•修改采购订单：在订单详情页点击“编辑”，修改订单信息后保存。
3. 供应商管理•添加供应商：点击“添加供应商”，填写供应商信息后保存。
•编辑供应商：在供应商列表中点击“编辑”，修改信息后保存。
•删除供应商：在供应商列表中点击“删除”，确认操作即可删除。
4. 报表统计•采购清单统计：查看不同时间段内的采购清单数量和金额统计。
•采购订单统计：查看不同时间段内的采购订单数量和金额统计。
四、流程操作示例1. 新建采购清单1.登录系统。
2.点击“采购清单管理”进入清单列表页。
3.点击“新建清单”按钮。
4.填写清单名称、采购物品、数量、价格等信息。
5.点击“保存”按钮保存清单。
2. 创建采购订单1.在清单列表中找到需要生成订单的清单.2.点击清单名称进入清单详情页。
3.点击“生成订单”按钮。
4.填写订单信息（供应商、交付日期等）。
5.点击“保存”按钮生成订单。
3. 查看采购订单统计报表1.点击“报表统计”。
2.选择“采购订单统计”。
3.选择统计时间段。
4.点击“生成报表”。
五、注意事项1.确保每个操作都有保存或确认按钮，避免操作失误造成数据丢失。
2.在操作之前先阅读相关提示和说明，减少错误操作的发生。
3.如有疑问或问题，请及时联系系统管理员进行咨询或解决。
采购管理系统操作手册操作手册
采购管理系统操作手册操作手册采购管理系统操作手册文档控制文档更新记录文档审核记录目录1.整体流程图 (4)1.1.采购管理流程图 (4)2.功能 (5)3.公共部分说明 (5)4.采购管理 (7)4.1单位信息维护 (7)4.2产地信息维护 (11)4.3核算码信息维护 (14)4.4制造商信息维护 (18)4.5供应商类别维护 (22)4.6供应商信息维护 (26)4.7物资类别维护 (30)4.8物资信息维护 (34)4.9审批流程模板维护 (39)4.10审批流程模板核准 (48)4.11采购申请单维护 (51)4.12采购申请单审批 (56)4.13采购订单维护 (70)4.14采购订单审批 (74)4.15采购物资到货信息 (78)4.16采购订单转入库 (81)1.整体流程图1.1.采购管理流程图2.功能采购管理：创建采购物资审批流程模板，模板审核通过后，可维护采购申请单，审批通过后，形成采购订单，订单经过审核通过后，可对物资做到货和转入库操作。
3.公共部分说明公共说明：●本系统使用浏览器主要针对浏览器为IE8、IE9。
●“邮件管理”、“文件管理”、“任务管理”三个模块选择的用户为“用户管理”中的用户信息，其他模块均为“组织人员分配”中的用户信息。
●查询时文本查询条件支持模糊查询。
●必填项：在追加、修改页面中必填项，控件左上方用“”进行标注。
●失效:对失效的数据只能进行查看，不能进行其它操作。
●分页：分页在页面最下方进行显示，如下图：合计：显示检索数据的总共记录数、总共页数，每页总记录数，当前位于的页数。
首页：点击，页面显示第一页信息。
尾页：点击，页面显示最后一页信息。
上一页：点击，页面显示当前页面的上一页信息。
下一页：点击，页面显示当前页面的下一页信息。
跳转：在中输入要跳转页面的数字，点击按钮，页面跳转到输入数字的页面，同时在中输入的数字清空。
输入的数字为0或为空或数字大于尾页，页面不进行跳转。
电力公司采购系统管理办法
电力公司采购系统管理办法一、引言电力公司采购系统是电力公司进行采购活动的工具和管理平台。
为了规范电力公司采购行为，提高采购效率和透明度，制定本管理办法。
二、采购系统的作用采购系统是电力公司采购工作的重要组成部分，其主要作用如下：1.提供便捷的采购流程：采购系统通过建立标准化的采购流程，简化采购操作，提高采购效率。
2.加强采购监督：采购系统记录了所有的采购活动，实现了对采购过程的全程监控和审计，确保采购的合规性和透明度。
3.实现信息共享：采购系统集成了各个相关部门之间的信息，实现了信息共享和协同工作，提高了工作效率。
4.提供数据分析：采购系统收集和存储了大量的采购数据，通过对数据进行分析，可以发现采购行为中存在的问题和改进的空间，为决策提供参考依据。
三、采购系统的基本要求为了确保电力公司采购系统的正常运行和有效管理，应满足以下基本要求：1.安全性要求：电力公司采购系统应具备必要的安全性功能，包括用户权限管理、数据加密、网络防御等，保护采购数据的安全和机密性。
2.稳定性要求：采购系统应具备良好的稳定性，能够在高负载和长时间运行的情况下保持正常运行，确保采购流程的顺利进行。
3.灵活性要求：采购系统应具备较高的灵活性，能够根据电力公司的具体需求进行定制和扩展，满足不同部门和人员的采购需求。
4.易用性要求：采购系统应具备良好的用户体验，界面友好，操作简单，提供必要的操作指导和帮助，减少人员培训成本。
5.数据一致性要求：采购系统应保证数据的一致性和准确性，不同部门和人员之间的数据应实时同步，避免数据冲突和错误。
四、采购系统的管理措施为了保证采购系统的有效管理，应采取以下措施：1.制定采购系统管理规范：电力公司应制定采购系统管理规范，明确各部门和人员在采购系统中的职责和权限，规范采购流程和操作。
2.建立采购数据管理机制：电力公司应建立完善的采购数据管理机制，包括数据采集、存储、备份和恢复等，确保采购数据的安全和准确性。
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归属体系：国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册
文件编号：国美－采009
撰写单位：国美电器采购中心
版本：第一版
生效日期：2004年4月1日
机密等级：□机密■一般
合计页数：5页正文页数：4页
附件个数：无
制度正文目录：
1、目的：为了提升公司商品的竞争力，规范公司包销定制商品的管理，特制定本规定。
2、范围：
2.1适用范围：国美电器有限公司总部采购中心；分部采购部
2.2发布范围：国美电器总部各中心、各部门；各分部
3名词解释
3.1包销机：指公司在厂家的现有产品系列型号和将要推出的产品系列型号中优先排选
的，性能、外观与其它型号有明显区别的，性能、价格比有明显优势的，由公司独家销售的产品；
3.2现有产品系列包销：指从厂家或供应商现有产品线及现有产品型号中（已上市销
售）我司选择出的包销机型；
3.3即将推出新产品系列包销：指我司在厂家或供应商还未上市销售或仍在产品定型阶
段的产品中选择出的包销型号；
3.4尾货包销：指我司在厂家已经或即将停产的产品型号中选择的包销型号；
3.5定制机：指公司根据市场、消费者需求，为提高商品竞争力，向厂家提出产品的功
能、外观设计需求，由厂家专门为公司生产，并由公司独家销售的产品；
3.6整机定制：指对厂家生产出的产品提出整机上外观、功能上的定制需求，由我司独
家销售的产品。
3.7组合贴牌定制：既按公司对原器件的要求进行组合贴牌。
3.8新产品首销：厂家采用新技术、新外观研制开发新功能及外观上具有革新性变化和
改进的产品为新产品，公司对厂家的新产品优先选择在一定时间段或一定生产量内在一定区域限制内首家排他性地销售新产品，称为新产品首销。
3.9虚假包销：指在我公司包销该产品期间，厂家将功能、外观组合相近，仅仅是在型
号上加以区分的产品，交由其它经销商经营或其后期推出的主力机型的功能价格比明显优于我公司的包销机型。
3.10专供机定义：专供机是指在某一特定时间段内，全国或地区性专供我公司的机型。
该机型点位、政策（即综合利润率）高于现行品牌政策的10%以上；同时性能、价格比与该品牌（或其它同类可比性品牌）相比具有优势；且功能、外观可与竞争对手产品相类似，为市场主流畅销机型。
4职责
4.1总部采购中心负责制定包销定制的标准、洽谈全国性包销定制协议，指导分部进行
包销定制商品的工作；
4.2分部采购部根据总部标准进行包销定制商品的选品和洽谈工作；
5作业内容
5.1包销机的整体操作要求：
1）总部要求各分部发挥公司的优势，进行当地包销、买断的谈判工作，对包销机进行主推并加大促销力度。
总部及各分部在与厂家的谈判中，要求遵循“3：
5：2”原则：即包销机占30%；常规机占50%；特价机占20%。
尤其是包销机不
得低于30%（含总部所谈的包销机）。
2）因包销机型有明显的排它性，厂家不得在公司包销期间向其它经销商提供类似外观功能组合的、性能价格比相近或优于公司的产品。
杜绝虚假包销。
3）对于目前包销、买断，总部及分部占比暂可定为1：1。
也就是同一部门、同一品类包销、买断机型，总部必须不得低于15%，分部不得低于15%，合计不得
低于30%。
5.2包销机三类包销机的具体操作方法：
1）现有产品系列包销：此类包销机型需特别注意保证产品性能价格比具有明显优势，避免厂家及供应商将滞销、积压产品当作包销机型供给我司。
同时此类包销
机型还应尤其注意包销期间的排他性操作及竞争对手类似型号的市场操作情况，
避免虚假包销；
2）即将推出新产品系列包销；应在谈判阶段就根据市场情况对包销型号的功能外观等提出有针对性的意见和方法，从而提高包销型号的性能价格比以及上市后的市
场竞争优势。
因此类包销型号具有的先天优势，各分部及总部在操作包销机型时
应以此类包销机型作为谈判及操作的重点；
3）尾货包销：操作此类包销型号前需特别注意做好市场调查工作，确定此类包销型号的卖点，并同市场部做好沟通，在销售及推广包销型号时突出该产品的卖点及
优势。
同时也应加强同厂家及供应商的沟通以保证尾货包销型号相关零配件的供
应以及相关的售后服务。
5.3定制机型的分类操作方法：
1）整机定制：此类机型应特别注意产品的整体竞争优势，同时采购业务人员应根据整体市场竞争环境的变化随时对包销型号的操作进行调整以保证该产品性能价格比的优势。
2）组合贴牌定制：既按公司对原器件的要求进行组合贴牌。
5.4首销品的要求：
1）由厂家承诺对新产品供价进行价保，力争全程价保或首销期价保。
2）新产品的广告、宣传、推广费用的争取，并进行共同的促销推广宣传的活动。
3）新产品应利用首销权获取较好的利润。
4）通过对新产品地首销有效提升国美卖场地形象和档次，促进国美卖场新品、精品、高端品销售氛围地形成。
5）新产品首销如成功，可转化为包销产品。
5.5专供机与包销机的区别
专供机在操作时应与包销机有所区别，专供机应更侧重于销量地考评，同时应更有针对性，对竞争对手地主销机型起到有效地打击作用。
6注意事项
6.1包销机型注意要点：
1）包销机的功能外观要明显区别于其它型号，不能单从型号上区别，即一定要保证包销机型具备突出的卖点；
2）包销机的供价及商业折扣政策，促销支持一定是优于非包销机的，包销机应比非包销机给企业创造更高的利润；即一定要保证公司的高利润，明确包销机型的利润要求；
3）包销机的零售价格应锁定一些参照机型的价位，随市场变化而随时下调，即一定要保证包销机型零售价格上的市场竞争优势；
4）包销机应最少三个月进行一次重新选型和定价的谈判即要保证报销机型的性能价格比优势；
5）包销机型为公司创造了高额利润，采购及销售系统应从提高公司经营质量的高度认识包销机型的重要性并在实际销售中对包销机进行主推并加大促销力度；
6）包销机型有明显的排它性，按合同规定：厂家不得在公司包销期间向其它经销商提供类似外观功能组合的、性能价格比相近或优于公司的产品，以维护公司包销权益；
7）包销协议有效期限应不低于3个月（手机、电脑类产品另行上报）。
；
6.2虚假包销注意事项：
1）虚假包销往往是厂家为达到平衡市场关系的目的或从商家销售过程中获取高额利润的行为，对我公司的利益有较大伤害，对此我司采购业务人员应保持高度警惕，坚决杜绝虚假包销的发生。