ERP系统数据初始化方案

ERP系统初始化方案编制：___________审核：___________批准：__________日期：____________一．概述 41、各系统模块启用前必须完成的资料 42、实际业务处理前需要完成的资料5二．静态数据：基础资料51、物料52、计量单位 63、仓库64、客户65、供应商76、职员7三．静态数据：生产管理81、BOM 82、工艺路线8四．动态数据：供应链91、初始库存92、初始暂估入库单103、初始未核销销售出库单104、初始暂估委外加工入库单105、初始未核销委外加工出库单106、初始未完结采购订单、销售订单10五．动态数据：生产管理111、初始未完结生产任务单、委外加工单11一．概述系统初始化资料分2部分：一是各系统模块启用前必须完成的资料，项目实施任务中的“初始化结束”便是指此部分资料录入结束；一是实际业务处理前需要完成的资料，这部分资料可以在相应系统模块启用后录入。

1、各系统模块启用前必须完成的资料各系统模块启用前必须完成的资料如下表：数据类别系统模块数据内容数据引入系统设置(启用后不可修改) 供应链系统数量/金额核算方式、库存更新控制方式、凭证暂估冲回模式静态数据基础资料物料、辅助属性、计量单位、客户、供应商、仓库、部门、职员、费用、要素费用、币别、科目、结算方式、辅助资料、自定义核算项目、自定义辅助资料全部支持从EXCEL文件引入供应链物料批号规则动态数据供应链初始库存、初始暂估外购入库单、初始未核销销售出库单、初始暂估委外加工入库单、初始未核销委外加工出库单初始库存支持从EXCEL文件引入系统设置(启用后不可修改)、动态数据在相应模块启用后不能再修改。

静态数据的部分属性在相应模块启用后仍可以修改，未被动态数据引用到的静态数据可以在相应模块启用后再录入。

2、实际业务处理前需要完成的资料实际业务处理前需要完成的资料如下表：数据类别系统模块数据内容系统设置各模块系统参数设置、用户权限设置、单据自定义、单据套打格式定义、业务流程设计、多级审核设定静态数据基础资料物料、计量单位、客户、供应商、仓库、部门、职员、费用、要素费用、币别、科目、结算方式、辅助资料、自定义核算项目、自定义辅助资料采购管理采购价格资料销售管理销售价格资料仓存管理领料用途、其他入/出库分类、物料批号规则生产管理BOM动态数据采购管理初始未完结采购订单销售管理初始未完结销售订单生产管理初始未完结生产任务单二．静态数据：基础资料1、物料1、对于某一具体的物料代码，如果其内部库存与采购、销售或委外加工环节计量单位不一致，存在多计量单位，但之间的换算率是固定的，建议不采用辅助计量单位模式，而采取同计量单位组（一般为物料库存计量单位所属的组）中建立多个普通固定换算的计量单位来实现，因为辅助计量单位模式在单据录入时增加操作量，有时还需修改辅助单位换算率来调整数量尾差以保持库存更新值正确。

例如：某物料代码ABC，公司内部库存用PCS计量，外购时用KG计量，其换算关系为1KG＝3.5PCS，则在“PCS”所属的计量单位组“数量组”中建立计量单位“KG(3.5)”（固定换算率为3.5，注意代码及名称中包含换算率信息，既方便识别，又与“重量组”中的“KG”相区别），将此物料的基本计量单位、库存计量单位设为“PCS”，采购计量单位设为“KG(3.5)”。

2、新会计准则不允许采用后进先出法核算存货，建议“计划方法”的属性值不取“后进先出法”。

3、如果数据是从EXCEL格式文件引入的，注意“是否进行保质期管理”属性值为“否”的物料，其“保质期（天）”的属性值必须为0，否则以后系统在库存更新时，会视其为需要进行保质期管理。

2、计量单位计量单位分组时，经常以物料计量的物理维度作分组标准，一般分为数量组、重量组、长度组、体积组、容积组等。

数量组的划分时，建议参考以下思路：1、将“个”、“支”、“张”、“根”、“只”、“条”等表达个体意义的计量单位统一为一个计量单位PCS，汉语词汇丰富才有这么多量词，英语中这些都称为PCS。

如果不作统一，可以将它们分成不同的计量单位组，如“个组”、“支组”、“张组”、“根组”、“只组”、“条组”等，如果又想将它们放在同一计量单位组，则建议此组以PCS为基本计量单位，以免在数据显示时出现基本计量单位显示“个”、常用单位显示“根”的语义不谐场景。

2、将“台”、“桶”等表达大体积个体意义的计量单位另作分组，如“台组”、“桶组”，以免在数据显示时出现基本计量单位显示“PCS”、常用单位显示“台”的语义不谐场景。

3、将“套”、“盒”等表达复合个体（由多个个体物件组合而成）意义的计量单位另作分组，如“套”、“盒”，以免在数据显示时出现基本计量单位显示“PCS”、常用单位显示“盒”的令人产生数量理解歧义的场景。

3、仓库1、注意物料流转过程中，上、下游环节间是否会在物料交接的时间差、数量差等因素，如有则应该设立现场仓库来管理。

如：生产（或委外加工）发料时，经常会因最小包装量的因素制约而超发料给生产部门（或加工商），就应该设立生产现场仓来管理超发数量（数量差），即仓库发料时将物料调拨至生产部门（或加工商）对应的现场仓，领料单则从现场仓取料。

则有悖物流、财务一体化的原则。

如：工程、品质部门（或外部同业单位）借料业务，就应该设立仓库来管理，并根据借料人信息将其逻辑上设立仓位组、划分仓位，借出时，由仓库将物料调拨至借料仓的相应仓位，收还时，由借料仓的相应仓位调拨回仓库。

3、采购在检物料对应的虚仓，如果以收料通知单方式入库的，则其仓库类型必须设为“代管仓”，如果以采购检验申请单方式入库的，则其仓库类型必须设为“待检仓”。

4、客户录入“结算币别”、“增值税率(%)”等属性值，将显著提高以后业务单据的录入效率。

5、供应商录入“结算币别”、“增值税率(%)”等属性值，将显著提高以后业务单据的录入效率。

6、职员系统中绝大多数业务单据都要引用职员信息，建议职员代码按部门划分上级组，或以部门标志作代码前缀，方便查找，这将显著提高以后业务单据的录入效率。

三．静态数据：生产管理1、BOM1、建议手工录入。

2、同一个产品代码可以有多个BOM，但同时间只有其中一个可以置为“使用”状态。

四．动态数据：供应链1、初始库存1、可以手工录入，也可以从EXCEL格式文件引入。

2、考虑批次的，则不同批次、入库日期、采购/生产日期的库存则需要分开条目录入。

3、如果初始化期间不是所在年份的首期，以后查询全年范围数据时需要包含初始化期间之前的数据，需录入年初数量和金额以及初始化期间之前已发生的当年累计数量和金额。

4、为了简化初始未完结生产任务单、初始未完结委外加工单、初始未核销委外加工出库单，生产部门在制材料、加工商的在制材料可以在账面上退回到一临时实仓（实际上并不需要搬动实物），以初始库存方式录入，初始化结束后再从账面上领走，相关内容可参见《初始未核销委外加工出库单》、《初始未完结生产任务单、委外加工单》、中所述。

2、初始暂估入库单将初始化期间之前期间已发生的但未正料入库单在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的暂估入库单”中手工录入。

可以按原始的材料入库单逐单录入，也可以分供应商、物料统计后汇总录入。

这里录入的数据将作为初始化结束以后采购发票开具和材料成本暂估补差的依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。

3、初始未核销销售出库单将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应收账款的销售出库单在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的未核销销售出库单”中手工录入。

可以按原始的产品出库单逐单录入，也可以分客户、物料统计后汇总录入。

这里录入的数据将作为初始化结束以后销售发票开具和销售成本确认的依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。

4、初始暂估委外加工入库单将初始化期间之前期间已发生的但未正式确认应付账款的委外加工入库单在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的暂估委外加工入库单”中手工录入。

可以按原始的委外加工入库单逐单录入，也可以分加工商、物料统计后汇总录入。

这里录入的数据将作为初始化结束以后采购（加工费）发票开具和材料成本（加工费）暂估补差的依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。

5、初始未核销委外加工出库单如果按后面《初始未完结生产任务单、委外加工单》一节中第一、二种处理方式所述，就不需要录入初始未核销委外加工出库单。

否则，需按如下方式处理：将初始化期间之前期间已发出的但未制成品收回的委外加工材料（也就是企业的外部在制品材料），在“系统设置－初始化－仓存管理－录入启用期前的未核销委外加工出库单”中手工录入。

可以按原始的材料出库单逐单录入，也可以分加工商、物料统计后汇总录入。

这里录入的数据将作为初始化结束以后委外加工入库产品的材料成本确认依据，因此，录入时无法追溯到具体物料编码的，尽量按物料同类、价格相近的原则确认为一经常发生业务的物料编码。

6、初始未完结采购订单、销售订单将初始未完结的订单当作初始化期间当期的新订单手工录入即可，其中新订单数量只录入未完结数量而非原订单数量。

注意采购订单的未完结数量包括虽已收货但未正式入库的在检材料数量，销售订单的未完结数量则不需考虑所交产品是否处于客户在检状态中。

例如：某采购订单原订单数量为1000，初始化期间之前期间已交货400，其中200在检，则将未交货入库数800录入为初始化期间当期的新订单。

五．动态数据：生产管理1、初始未完结生产任务单、委外加工单初始未完结生产任务单、委外加工单包括两方面的数据需要处理，一是初始未完结入库的产量，一是初始的在制材料数据。

有以下3种处理方式：第一种方式：不考虑初始未完结任务单，既不录入未完结产量，也不录入在制材料数据。

针对这些任务单，初始化结束以后，完工入库时以其他入库单方式录入，补料领料时以其他出库单方式录入。

如果是未完结委外加工单，则相应的应付账款也需要直接在应付款管理模块中录入发票或其他应付单。

第二种方式：录入未完结任务单的产量，即将初始未完结的生产任务单、委外加工单当作初始化期间当期的新单手工录入，其中生产数量只录入未完结数量（包括虽已完工但未正式入库的在途或在检数量）而非原单数量。

而在制材料，则在账面上退回作为一临时实仓的初始库存，初始化结束以后，针对这些任务单开具领料单、委外加工出库单在账面上将材料领回即可，相关内容可以参见前面《初始库存》一节第4点所述。

第三种方式：录入未完结任务单的产量，即将初始未完结的生产任务单、委外加工单当作初始化期间当期的新单手工录入，其中生产数量只录入未完结数量（包括虽已完工但未正式入库的在途或在检数量）而非原单数量。