Excel2010 对数据透视表进行排序

数据透视表排序使用手动排序利用拖曳数据项对字段进行手动排序图5-1展示了一张由数据透视表创建的工资发放表。

如果希望将“部门”字段下的“行政部”数据项排在“公共宣传科”之前，请参照以下步骤。

图5-1 排序前的数据透视表选中“部门”字段下“行政部”数据项的任意单元格（如A5单元格），将鼠标停靠在其边框线上，待出现时单击鼠标左键不放，将其拖曳到“公共宣传科”的上边框线上，松开鼠标即可完成对“行政部”数据项的排序，如图5-2所示。

图5-2 利用鼠标拖曳进行手动排序利用移动命令对字段进行手动排序仍以图5-1为例，如果希望将“部门”字段下的“公共宣传科”数据项排在最后位置，请参照以下步骤。

选中“部门”字段下的“公共宣传科”数据项的任意单元格（如A2），单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择【移动】→【将“公共宣传科”移至末尾】命令，即可将“公共宣传科”数据项排在“部门”字段数据项的末尾位置，如图5-3所示。

图5-3 利用移动命令进行手动排序使用自动排序利用【数据透视表字段列表】对话框进行排序图5-4展示了一张由数据透视表创建的“年度费用核算”表。

如果希望对“月份”字段按月进行升序排序，请参照以下步骤。

图5-4 年度费用核算将鼠标停靠在【数据透视表字段列表】对话框中的“月份”字段上，将会出现一个下拉按钮，单击这个下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【升序】命令，即可完成对“月份”字段的升序排序，如图5-5所示。

图5-5 利用数据透视表字段列表进行排序利用字段的下拉列表进行排序利用数据透视表行标签标题下拉菜单中的排序选项也可以进行排序。

仍以图5-4为例，对“月份”字段按月进行升序排序，请参照以下步骤。

单击数据透视表行标题“月份”字段的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击【升序】命令，也可以完成对“月份”字段的升序排序，如图5-6所示。

图5-6 利用字段的下拉列表进行排序利用数据透视表专有工具栏进行排序仍以图5-4为例，对“月份”字段按月进行升序排序，请参照以下步骤。

单击需要排序字段的标题或任意数据项的单元格（如A3），在【数据透视表工具】的【选项】选项卡中单击按钮，即可完成对选中字段的升序排序，如图5-7所示。

图5-7利用数据透视表工具进行排序使用其他排序选项排序以数值字段对字段进行排序图5-8展示了一张由数据透视表创建的物料报价表。

如果希望对“物料编码”字段按“求和项：数量”字段汇总值升序排序，请参照以下步骤。

图5-8排序前的数据透视表单击“物料编码”字段的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【其他排序选项】命令，在弹出的【排序（物料编码）】对话框中，单击【升序排序（A-Z）依据】单选按钮，然后单击出现的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【求和项:数量】选项，最后单击【确定】按钮返回数据透视表，完成对“物料编码”字段的排序，如图5-9所示。

图5-9 物料编码按数量汇总升序排序以数值字段所在列进行排序仍以图5-8所示数据透视表为例，如果希望依据“区域”字段“A”区域的数量对“物料编码”字段进行升序排序，请参照以下步骤。

步骤1 单击“物料编码”字段的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【其他排序选项】命令，在弹出的【排序（物料编码）】对话框中，单击【升序排序（A-Z）依据】单选按钮，然后单击出现的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【求和项:数量】选项，单击【其他选项】按钮，打开【其他排序选项（物料编码）】对话框，如图5-10所示。

图5-10 打开其他排序选项对话框步骤2 在【其他排序选项（物料编码）】对话框中，单击【排序依据】选项的【所选列中的值】单选按钮，然后在数据透视表中选择“区域”字段的“A”区域数据项对应“数量”字段汇总项的任意单元格（如B3），单击【确定】按钮返回【排序（物料编码）】对话框，再次单击【确定】按钮返回数据透视表，如图5-11所示。

图5-11 按A区域的数量对物料编码进行排序按笔画排序在默认情况下，Excel是按照汉字拼音字母顺序进行排序的。

以中文姓名为例，首先根据姓氏的拼音首字母在26个英文字母中的位置顺序进行排序，如果同姓，再依次比较姓名中的第二和第三个字。

然而，在中国人的习惯中，常常是按照“笔划”的顺序来排列姓名的。

这种排序的规则是：首先按姓字的笔划数多少排列，同笔划数的姓字则按起笔顺序（横、竖、撇、捺、折）排序，笔划数和笔形都相同的姓字，按字形结构排序，先左右、再上下，最后整体字。

如果姓字相同，则依次再看姓名中的其他字，规则同姓字。

图5-12展示了由数据透视表创建的工资条报表，如果希望根据笔画顺序对数据透视表的“姓名”字段升序排序，请参照以下步骤。

图5-12 工资条数据列表步骤1 单击“姓名”字段标题的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【其他排序选项】命令，在弹出的【排序（姓名）】对话框中依次单击【升序排序（A到Z）依据】单选按钮和【其他选项】按钮，在弹出的【其他排序选项（姓名）】对话框的【自动排序】选项中取消勾选【每次更新报表时自动排序】，在【方法】选项中单击【笔画排序】单选按钮，如图5-13所示。

图5-13 进入其他排序选项步骤2 单击【其他排序选项（姓名）】对话框的确定按钮返回【排序（姓名）】对话框，再单击【确定】按钮返回数据透视表，完成对“姓名”字段按笔画排序，如图5-14所示。

图5-14 完成按笔画对姓名字段升序排序注意：Excel中按笔划排序的规则并不完全符合前文所提到的中国人的习惯。

对于相同笔划数的汉字，Excel按照其内码顺序进行排列，而不是按照笔划顺序进行排列。

对于简体中文版用户而言，相应的内码为代码页936（ANSI/OEM - GBK）。

自定义排序Excel排序功能在默认情况下仅包括数字的大小、英文或拼音字母顺序等有限的规则，但某些时候，用户需要依据超出上述范围以外的特定规则来排序。

例如，公司存在“行政部”、“人力资源部”、“公共宣传科”和“营业部”等多个职能部门，如果要按照职能部门的性质来排序，那么利用Excel默认的排序规则是无法完成的。

此时，可以通过“自定义序列”的方法来创建一个特殊的顺序，并要求Excel根据这个顺序进行排序。

图5-15展示了一张由数据透视表创建的工资条数据列表，如果希望对“部门”字段按“行政部”-“人力资源部”-“公共宣传科”-“营业部”的顺序进行升序排序，请参照以下步骤。

图5-15 排序前的数据透视表在排序之前需要先创建一个自定义序列，将“部门”的排序规则信息传达给Excel。

步骤1 单击【文件】→【选项】，在弹出的【Excel选项】对话框中单击【高级】选项卡，在【常规】中单击【编辑自定义列表】按钮，弹出【自定义序列】对话框，如图5-16所示。

图5-16 打开【自定义列表】对话框步骤2 在【自定义序列】对话框右侧的【输入序列】文本框中按部门顺序依次输入自定义序列的各个元素：“行政部”、“人力资源部”、“公共宣传科”和“营业部”，每个元素之间用英文半角逗号隔开，或者每输入一个元素后按<Enter>键，全部元素输入完成后单击【添加】按钮，最后单击【确定】按钮完成设置，此时，左侧的【自定义序列】列表中已经显示出用户自定义序列的内容，如图5-17所示，再次单击【确定】按钮关闭【Excel选项】对话框。

图5-17 自定义部门顺序自定义序列创建完成后，可以继续以下步骤，完成部门按自定义序列排序。

步骤3 单击“部门”字段标题的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【升序】命令，此时，“部门”字段将按照对部门的自定义序列升序排序，如图5-18所示。

图5-18 完成自定义排序的数据透视表按值排序如果希望在如图5-19所示的数据透视表中，只对“人力资源部”部门的员工按“求和项：扣费”字段汇总值进行降序排序，而不影响其他部门员工的排序，请参照以下步骤。

图5-19 排序前的数据透视表步骤1 选中“人力资源部”对应的“求和项：扣费”字段所在数值区域的任意单元格（如E5），然后在【数据透视表工具】的【选项】选项卡中单击【排序】按钮，弹出【按值排序】对话框，如图5-20所示。

图5-20 打开【按值排序】对话框步骤2 在【按值排序】对话框的【排序选项】中选择【降序】单选按钮，单击【确定】按钮返回数据透视表，如图5-21所示。

图5-21 按值排序后的数据透视表关闭自动排序如果用户希望关闭自动排序，可以在相应字段的【排序】对话框中的【排序选项】中选中【手动（可以拖动项目以重新编排）】单选按钮，然后单击【确定】按钮关闭对话框，即可恢复到手动排序状态，如图5-22所示。

图5-22 关闭自动排序对报表筛选字段进行排序在数据透视表中，用户不能直接对“报表筛选”字段进行排序，如希望对其进行排序，则需要先将“报表筛选”字段移动至“行标签”或“列标签”区域内进行排序，排序完成后再移动至“报表筛选”区域。

如果希望对图5-23所示的数据透视表，对其“部门”字段按降序进行排序，请参照以下步骤。

图5-23 排序前的数据透视表步骤1 在【数据透视表字段列表】对话框中，将“部门”字段移动至【行标签】区域内的首位，生成如图5-24所示数据透视表。

图5-24 将“部门”字段移动至【行标签】区域内步骤2 单击“部门”字段标题的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择【降序】命令，然后在【数据透视表数据列表】对话框中，将“部门”字段移动至【报表筛选】区域内，如图5-25所示。

图5-25 将“部门”字段移动至【报表筛选】区域内最终完成的数据透视表如图5-26所示。

图5-26 排序后的数据透视表本篇文章节选自《Excel 2010数据透视表应用大全》ISBN：9787115300232 人民邮电出版社。