办公系统管理办法

OA办公系统管理办法

1 目的

为有效利用OA办公系统，建立信息化平台，规范信息的使用和传递，促进业务流程与信息流程的统一，提高经营管理的效率和效果，特制定本办法。

2 范围

本办法适用于公司OA办公系统（简称OA系统）的基本功能模块、报表系统和电子工作流程，其中，电子工作流程包括合同审批流程、公文审批流程、印章管理流程、文件处理单流程、费用报销流程等。根据公司发展需要，将对OA系统适用范围进行适时调整。

3 职责

系统的战略规划、重要信息系统政策等重大事项应当经由公司有权机构审批通过后，方可实施。OA系统使用部门应积极参与信息系统战略规划、重要信息系统政策等的制定工作。

委托专业服务机构从事OA系统的开发、运行与维护等工作。

程序管理：负责保障并监控应用程序正常运行。

数据库管理：对OA系统中的数据进行存储、处理、管理，维护组织数据资源。

数据控制：确保原始数据经过正确授权，监控信息系统工作流程，协调输入和输出。

终端操作：终端用户负责记录交易内容，授权处理数据，并利用系统输出的结果。

4 程序

系统的开发、变更、运行与维护控制

系统的开发控制

应当根据信息系统建设整体规划，提出信息系统项目建设方案，经审批后实施。

系统开发过程中，应当明确提出开发需求和关键控制点，采取多种方式与开发单位进行充分沟通，为系统开发奠定良好基础。行政部应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。

应当成立OA项目管理小组，负责信息系统的开发，对项目整个过程实施监控。

系统的变更控制

公司应当制定详细的信息系统上线计划。对涉及新旧系统切换的情形，OA系统用户部门应当积极参与数据迁移过程，对数据迁移结果进行测试。

系统的运行与维护控制

“控制面板”，填写“个人信息”、“账号与安全”栏目。

“公告通知”的信息，经发文单位负责人审核、行政部经理审批后，方可进行信息发布。

a.公司规章制度和工作流程发生变动。

b.国家法律法规变化。

c.其他情况。

信息系统访问安全

硬件管理

应当根据公司制度，对系统设备的新增、报废、流转等情况建

档登记，统一管理。

系统硬件所处环境，以及检查更换系统硬件等。维护OA系统所处环境包括机房的温度、湿度、电压，网络设施的保护措施等；检查更换系统硬件，应当包括定期或不定期对系统硬件本身状况进行检查，及时发现、排除问题。

其他任何人员未经授权不得进入机房，不得接触计算机信息系统硬件设备。对于主要系统服务器应当配备不中断电源供给设备。硬件设备的更新、扩充、修复等工作应当由相关人员提出申请，报批后方可开展工作。信息管理员应当严格遵守用电安全，不得在计算机专用线路上使用其他用电设备。

一经发生异常状况（如冒烟、打火、异常声响等），应当立即通知行政部进行处理。

5、记录

6、附则

本管理制度自下发之日起开始执行。

工作流程信息调查表

部门负责人签字：填写人签字：

OA系统电子工作流程意见填写单

使用说明：

流程分类中填写需要修改的流程在OA工作流中的类别

流程名称中填写需要修改的流程在OA工作流中的名称

步骤名称中填写需要修改流程中哪个步骤的步骤名称

修改意见中填写需要修改该步骤的哪些内容

问题提交人签字为问题提交人对本次修改的签字确认

部门负责人签字为问题提交人所在部门的部门负责人对本次修改的签字确认