新能源公司档案管理制度试行
光伏档案管理制度
一、总则为加强光伏档案的管理，确保光伏档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、管理原则1. 完整性原则：光伏档案应当全面、真实地反映光伏项目的建设、运营、维护等全过程。
2. 准确性原则：光伏档案内容应当准确无误，确保档案的真实性。
3. 系统性原则：光伏档案应当分类有序，便于查阅和利用。
4. 安全性原则：加强光伏档案的保密和安全管理，防止档案的遗失、损坏和泄密。
三、管理职责1. 档案管理部门：负责光伏档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 项目管理部门：负责光伏项目的建设、运营、维护等过程中产生的档案资料的收集和整理。
3. 项目实施单位：负责光伏项目的具体实施，配合档案管理部门做好档案的收集和整理工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集（1）档案管理部门应当及时收集光伏项目的相关档案资料，包括设计文件、施工图纸、设备采购合同、验收报告、运行维护记录等。
（2）项目管理部门和实施单位应当将光伏项目的相关档案资料及时报送档案管理部门。
2. 档案整理（1）档案管理部门应当按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类、编号。
（2）档案整理应当遵循以下原则：a. 按照时间顺序排列；b. 按照档案类型分类；c. 按照档案重要性排序。
五、档案保管与利用1. 档案保管（1）档案管理部门应当建立健全档案保管制度，确保档案的完整、准确、系统和安全。
（2）档案保管应当遵循以下要求：a. 档案存放应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防尘等要求；b. 档案查阅应当登记备案；c. 档案修复应当遵循档案修复原则。
2. 档案利用（1）档案管理部门应当为用户提供档案查阅、复制等服务。
（2）档案利用应当遵循以下原则：a. 依法利用；b. 保密原则；c. 便民原则。
六、档案销毁1. 档案销毁应当符合国家档案管理的有关规定。
2. 档案销毁应当由档案管理部门负责，并经单位领导批准。
新能源公司档案管理规范及要求实施细则
新能源公司规章制度发布通知2014年第号《新能源公司档案管理规范及要求实施细则》已经于年月日通过，现予发布，自发布之日起施行。
二○一四年月日- 1 -规章制度控制表- 2 -新能源公司档案管理规范及要求实施细则1 目的本办法明确了新能源公司档案管理职责，规范了项目文件的收集、整理、检查、验收、归档和移交要求。
2 原则及要求公司档案是中电投XX分公司的重要组成部分，是维护公司各个项目建设真实历史面貌的主要基础工作，应按照XX国际项目档案管理及整编要求，严格执行统一领导、分级管理的原则，确保公司的档案完整、准确、系统、安全和有效。
3 适用范围本规范适用于公司本部及下属的风电项目、太阳能项目。
4 管理部门及职责4.1 综合部职责综合部是档案管理的归口部门，根据中电投集团公司要求，对新能源各个项目部的档案工作进行检查和指导，并实施将档案管理情况上报。
职责如下：4.1.1 组建“档案管理领导小组”，公司分管技术的领导担任组长，计划发展部负责人、财务部负责人、工程部负责人、生产运营部负责人、档案管理人员参加该领导小组。
- 3 -4.1.2积极落实XX国际档案管理制度，编制符合公司实际的档案管理规范及档案分类大纲。
4.1.3负责监督指导各合同签订部门并把工程文件的收集、整理和归档工作纳入与各供方的合同管理，纳入各部门和有关人员工作责任制。
4.1.4 对公司本部和所属各单位档案管理工作进行监督、检查、考核和业务指导，并对项目建设相关合作单位的档案工作进行指导、监督、检查及培训。
4.1.5 负责公司档案信息的开发和利用工作，负责管理公司档案的对外公布工作。
4.1.6 负责档案统计报表的编制及所属各单位档案统计年报的汇总上报工作。
4.2 公司各部门职责4.2.1综合部负责公司公文的收、发及重要会议等文件的收集、整理归档工作，负责各部门移交文件的整理归档工作。
4.2.2计划发展部负责收集、移交项目前期开发文件（包括合同、协议、核准文件、场址批报文件、可行性研究文件、各项评估文件、征地文件、往来文件、会议纪要等）。
能源行业档案管理制度(2)
整体水平。
信息化技术应用
数字化技术
通过数字化技术，将纸质档案转化为电子档案，实现档案 的数字化存储和管理。数字化技术可以提高档案的存储密 度和传输速度，方便档案的查询和利用。
销毁要求
档案销毁必须在指定地点进行，且需有两人以上监督销毁过程，确保档案不泄密 、不丢失。销毁后应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并签名盖章 。
特殊情况处理
涉密档案
涉密档案应按照国家有关保密规 定进行鉴定和销毁，确保档案信
息安全。
有争议档案
对有争议的档案，应暂缓销毁， 待争议解决后再行处理。
档案利用率指标
考核评估档案管理工作的利用效率，包括档案借阅、复制、查询等 服务的提供情况和利用效果，确保档案资源的充分利用。
结果运用与改进方向
结果反馈与通报
将监督检查和考核评估的结果及时反馈给相关单位和个人，并在一定范围内进行通报，以促进档案管理工作的改进和 提高。
问题整改与追责
针对监督检查和考核评估中发现的问题，要求相关单位和个人及时进行整改，并对整改情况进行跟踪检查。对于严重 违反档案管理规定的行为，依法依规进行追责处理。
保密工作注意事项
保密意识教育
加强档案管理人员的保密意识教 育，确保档案管理的保密性。
保密档案标识
对涉及国家秘密、商业秘密等敏感 信息的档案进行标识，并采取严格 的保密措施。
保密检查与监督
定期对档案管理工作进行保密检查 和监督，发现问题及时整改，确保 档案管理的安全性和保密性。
新能源公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案资料的有效保护和合理利用，为公司经营管理提供有力支持，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有档案资料的管理，包括但不限于文书档案、声像档案、电子档案、实物档案等。
第三条本制度遵循统一领导、分级管理、责任到人、方便利用的原则。
第二章档案分类与归档第四条档案分类应按照档案的性质、来源、内容、载体等进行分类。
第五条档案归档应遵循以下规定：1. 归档资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造、销毁；2. 归档资料应按照规定的时间、顺序、类别进行归档；3. 归档资料应使用统一格式的档案袋或档案盒，标注档案名称、编号、卷号、页数等信息；4. 归档资料应经审核、审批后，由专人负责归档。
第三章档案保管与维护第六条档案保管应遵循以下规定：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案资料应按照保管期限进行分类存放，定期检查、清理；3. 档案资料应使用专用档案柜、档案架等设施存放，确保档案安全；4. 档案资料不得擅自借阅、复制、传播，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案维护应遵循以下规定：1. 档案资料应定期进行消毒、防霉、防虫处理；2. 档案资料应定期进行数字化备份，确保档案安全；3. 档案资料如有破损、缺失等情况，应及时修复、补充；4. 档案资料应定期进行清理、整理，保持档案整洁。
第四章档案利用与保密第八条档案利用应遵循以下规定：1. 档案利用应遵循合法性、真实性、完整性原则；2. 档案利用应按照规定的手续办理，经主管领导批准；3. 档案利用应限于工作需要，不得用于非法目的；4. 档案利用应填写《档案利用登记表》，记录利用情况。
第九条档案保密应遵循以下规定：1. 档案保密应按照国家有关法律法规和公司内部规定执行；2. 涉密档案应设置专门保管区域，实行严格保密措施；3. 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容；4. 档案管理人员离岗或离职时，应办理档案交接手续，确保档案安全。
新能源公司实物档案管理办法
新能源公司实物档案管理办法第一章总则第一条为维护历史原貌，加强实物档案的规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和集团公司、公司有关规章制度，结合新能源公司实际和实物档案管理的特殊要求，制订本办法。
第二条本办法适用于新能源公司各部门、各中心、各厂站（以下简称：各单位）。
第三条实物档案是指各企业和个人在工作活动中形成的对公司有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
是非纸制、非胶片、非磁带的具有保存价值的实物通过收集整理而转化成的档案。
第四条新能源公司办公室负责对各单位范围内实物档案管理进行监督和指导。
第二章归档范围第五条实物档案的归档范围主要包括以下几类：（一）本企业获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本企业的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）本企业对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）本企业组织的各种重大活动中形成的纪念品。
1/ 7（五）单位机构成立以来使用过的牌、匾，停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品。
（六）本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。
（七）其它有保存价值的实物。
第三章归档要求第六条除印章档案以外的其他实物档案的归档要求：（一）应归档的实物自形成后的次年3月底前向本企业档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
（二）任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。
归档的实物要保持干净、整齐、无破损。
（三）个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本企业档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。
（四）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本企业照片档案的管理。
两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
（五）本企业对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第七条印章档案的归档要求：（一）各企业在启用新印章的同时，应向本企业档案室或有关部门移交停止使用的印章。
中电投东北新能源发展有限公司风电场工程档案管理实施细则范文
中电投东北新能源发展有限公司风电场工程档案管理实施细则1 目的加强中电投东北新能源发展有限公司（以下简称公司）风电场工程档案管理工作，规范风电场工程建设项目档案的收集、整理和编制。
2 适用范围适用于公司风电场工程的档案管理、竣工档案的编制、整理和验收，各参建单位均应按照本细则执行。
其他新能源项目可参照执行。
3 术语和定义3.1 建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
3.2 项目档案：工程项目在立项、审批、勘测、设计、招投标、施工、监理、调试、竣工验收全过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等形式的项目文件的统称，并经过鉴定、整理和归档的项目文件。
3.3 项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、及竣工验收全过程中形成的文字、图形、声像等形成的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收等文件。
3.4 项目文件归档：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件。
3.5 项目档案移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。
4 管理要求4.1 依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理的原则，按照公司要求，将档案工作列入风电厂厂长工作责任制，定期向公司汇报档案工作情况，及时解决档案工作中遇到的实际问题。
4.2 为了保障各参建单位工程项目档案管理工作沟通顺畅，落实到位，组织和协调各项目建设过程中各参建单位竣工档案管理工作，成立工程项目竣工档案管理领导小组（见附件1），负责领导和协调竣工档案管理工作，对竣工档案管理情况进行监督检查，领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。
4.3 成立工程项目档案管理网络（见附件2），具体负责竣工档案收集、整理、分类、编目、组卷等工作。
新能源档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司新能源项目档案的管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，提高档案利用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有新能源项目的档案管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）安全保密，确保完整；（四）方便利用，提高效率。
第二章档案管理职责第四条公司档案管理部门负责新能源项目档案的全面管理工作，具体职责如下：（一）制定新能源项目档案管理制度；（二）监督、检查档案收集、整理、归档、保管等工作；（三）组织开展档案管理培训和业务指导；（四）定期对档案进行鉴定、整理、清点和销毁；（五）提供档案查询、利用服务。
第五条项目管理部门负责新能源项目档案的具体管理工作，具体职责如下：（一）按照档案管理制度要求，及时、准确、完整地收集、整理、归档项目档案；（二）确保档案的完整、安全，防止档案丢失、损坏；（三）配合档案管理部门进行档案鉴定、整理、清点和销毁；（四）协助档案管理部门提供档案查询、利用服务。
第三章档案收集与整理第六条新能源项目档案收集范围包括：（一）项目立项、审批、招投标等文件；（二）项目设计、施工、监理、验收等文件；（三）项目运行、维护、检修等文件；（四）项目相关合同、协议、会议纪要等文件；（五）项目相关数据、图表、图片等资料。
第七条新能源项目档案整理要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）对收集到的档案进行鉴定、整理、归档；（三）确保档案的完整、准确、系统；（四）对档案进行编号、编目、编制目录。
第四章档案保管与利用第八条新能源项目档案保管要求：（一）按照档案保管期限和保管条件，对档案进行分类存放；（二）定期对档案进行检查、清点和维护；（三）确保档案的完整、安全，防止档案丢失、损坏；（四）对档案进行保密管理，防止泄露。
第九条新能源项目档案利用要求：（一）提供档案查询、借阅、复制等服务；（二）对档案利用情况进行登记、统计和分析；（三）确保档案的保密性，防止泄露；（四）对档案利用过程中的问题进行处理。
新能源公司工程档案管理制度
新能源公司工程档案管理制度第一章总则第一条为加强新能源公司（以下简称“公司”）工程档案管理工作，统一工程文件的编制和档案整理规范，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司新建、扩建的工程建设项目。
第二章引用文件及术语第三条引用文件《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）《电力工程达标投产管理办法(2006年版)》（中电建协工〔2006〕6号文）《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）《集团公司基建工程档案管理办法》（集团制〔2013〕107号）《集团公司重大建设项目档案验收办法》（集团制〔2013〕107号）《区域公司发电股份有限公司风电企业档案分类及保管期限表（6-9大类）》第四条术语（一）工程文件：是指从工程立项、可研、初步设计、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。
（二）工程前期文件：是指工程开工以前在立项、可研、初步设计、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。
（三）工程监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度、安全和建设资金使用等进行控制以及合同管理、信息管理、工程协调过程中形成的文件。
（四）工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括建筑、安装及调试、监理等）过程和工程真实面貌的文件。
主要由工程施工文件、工程竣工图和工程质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及主要主、辅设备安全性能检验报告、配套设备技术文件组成。
（五）工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。
（六）工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。
（七）工程竣工验收文件：是指工程竣工后试运行（试生产）中以及竣工验收时形成的文件。
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本制度适用于江西中电投新能源发电有限公司（以下简称公司）档案管 理。
3原则
3.1公司档案是公司在各项活动中形成的全程档案的总和，包括工程建 设、安全生产、项目前期、计划统计、经营管理、人力资源、监察审计和党群 工作等方面的档案。
3.2档案室是公司档案信息储存、开发利用、交流服务中心，日常工作是 在综合部的领导下进行。
7
江西中电投新能源发电有限公司
规章制度发布通知
2008年第7号
《江西中电投新能源发电有限公司档案管理制度》（试行）已经于
年8月1日通过，现予发布，自发布之日起施行。
总经理
二OO八年八月一日
规章制度控制表
制度
江西中电投新能源发电有限公司档案管理制度（试行）
名称
制度
CPIJXXNY（YW）－13－02
编号
3.6档案工作人员负责督促和指导全公司各部门做好本部门工作活动中形 成的和、各种门类和载体档案材料的积累、整理和归档工作：负责档案材料的 收集、整理、立卷、保管和提供利用工作，并及时做好档案的统计，组织有关 专业技术人员进行档案的鉴定和销毁。
4管理内容、要求与程序
4.1管理职责
4.1.1综合部是公司档案管理部门，负责公司的档案管理工作。4.1.2综合 部应制定专职人员负责档案管理。档案工作人员负责督促和指导全公司各部门 做好本部门工作活动中形成的各种门类和载体档案材料的积累、整理和归档工 作：负责档案材料的收集、整理、立卷、保管和提供利用工作，并及时做好档 案的统计，组织有关专业技术人员进行档案的鉴定和销毁。
3.3公司的档案除财务档案外，由综合档案室实行集中统一管理。
3.4档案库房应符合国家档案保管的基本要求，使档案处于完好状态。
3.5档案工作人员应认真贯彻上级机关有关档案管理的方针、政策和要 求，负责执行本工作各项档案管理制度，做到有计划、有措
施、有成效地开展档案管理工作，确保国家机密和档案的安全，不发生失 密或档案丢失、毁坏事件。
4.3归档办法及司发文（发文、函、任免、党组、党组任免文件及会议纪要、通 报）：公司起草文件使用办公自动化系统，电子文件办结后，纸质、电子文件 一起归档。由综合部文员归档。
4.3.1.2公司收文：综合部文书收到文件后登记并将全文扫描，保存纸质文 件以便归档，电子文件在网上运行，办结后打印办文处理签与纸质文件一并归 档。办结的电子文件由综合部文书归档（注：在电子文档试运行期间，可继续 进行一段时间的双轨制运行，即电子文档与纸质文件同时运转）。
版本签发日期下次评估时间起草人部门审核分管领导审核签发人是否修订
20082008.82009.8朱洪萍万炜殷少彬否
此 次 修 订 的 主
要
内
容
解释
江西中电投新能源发电有限公司综合部
部门
实施
及完
江西中电投新能源发电有限公司综合部档案专职
善执
行人
江西中电投新能源发电有限公司
档案管理制度（试行）
1．目的
为加强公司档案管理工作，不断提高档案管理水平，使档案管理实现规范 化、标准化、系统化和科学化。根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案 管理规定》等法律法规，结合公司档案工作实际，规定档案的收集、整理、保 管、鉴定、统计、利用、鉴定及管理，制定本制度。
4．1.3各部门（风电场）应明确专人负责本部门所形成的文件材料积累、 整理，并按要求向档案部门归档。
4.2归档范围及保管期限
4.2.1归档范围及保管期限见附件《江西中电投新能源发电有限公司工程建 设资料归档范围》、《江西中电投新能源发电有限公司文件材料归档和不归档 范围》及《江西中电投新能源发电有限公司归档文件材料保管期限表》。
4.3.1.3合同协议：签字盖章后，合同正本及相关报审资料交由综合部备 案，经汇总后年底交综合部文书归档。
4.3.1.4签报：公司签报使用办公自动化系统，电子文件办结后，由综合部 文书归档。部门签报，由部门统一编号、送阅，年底由本部门秘书移交综合部 文书归档。
4.3.1.5案件档案：纪检监察案件材料的归档工作，按照中共中央纪委、监 察部、国家档案局印发的《纪检监察机关案件档案管理办法》（中纪发[1998]8号）有关规定执行，案件办结后归档。4.3.1.6审计案件：审计文件材料的归档 工作，按照审计署、国家档案局《审计文件材料立卷归档工作试行程序》（审 办[1987]148号）和审计署《审计机关审计档案工作准则》（[2001]审计署令3号）有关规定执行。