公司文件资料归档管理制度73061
公司部门文件归档管理制度
一、总则为了加强公司部门文件管理，确保文件归档的完整、准确、安全，提高文件利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、归档范围1. 公司部门文件包括但不限于以下内容：（1）公司内部规章制度、工作计划、工作报告；（2）会议记录、决议、纪要；（3）合同、协议、公函；（4）项目文件、设计文件、技术文件；（5）其他具有保存价值的文件。
2. 归档文件应具有以下特点：（1）真实性：文件内容必须真实、准确、完整；（2）完整性：文件内容应齐全，不得遗漏重要信息；（3）连续性：文件形成应具有连续性，便于查阅；（4）系统性：文件应按照一定顺序排列，便于管理和利用。
三、归档程序1. 文件形成部门应负责文件的收集、整理和归档工作。
2. 归档文件应按照以下程序进行归档：（1）文件形成部门在文件形成后，应及时将文件整理成册，并填写《文件归档登记表》；（2）文件形成部门将《文件归档登记表》及文件报送档案管理部门；（3）档案管理部门对报送的文件进行审核，确认无误后，办理归档手续；（4）档案管理部门将归档文件按照规定进行分类、编目、装订、编号，并登记入档。
四、归档要求1. 归档文件应保持原貌，不得随意涂改、删减、拼接。
2. 归档文件应按照规定格式进行装订，确保文件整洁、牢固。
3. 归档文件应使用耐久、易于保存的纸张和装订材料。
4. 归档文件应按照档案管理部门的要求进行分类、编目、编号。
5. 归档文件应定期进行清点、检查，确保文件安全、完整。
五、档案利用1. 公司内部人员因工作需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请。
2. 档案管理部门在确认申请人身份后，可提供档案查阅服务。
3. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）爱护档案，不得损坏、涂改、抽取档案材料；（2）查阅档案时，应保持安静，不得大声喧哗；（3）查阅档案后，应及时归还，不得擅自带走档案材料。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
公司文书归档管理制度
建筑公司文书归档管理制度第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。
第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。
第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。
第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。
工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。
各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。
第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。
第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。
2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。
第九条：各部门兼职文书的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。
3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
公司归档文件管理制度
公司归档文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理流程，提高工作效率，保护企业信息资产，特制订本制度。
第二条公司文件指公司内部或与外部相关方进行合同、合作、财务、人事等方面的文件、资料。
第二章文件管理原则第三条文件管理遵循便捷、规范、安全、整洁的原则。
第四条文件管理应做到分类存放，保证文件及时查找。
第五条文件管理应遵循保密原则，合理设置权限，确保文件的安全性。
第三章文件管理责任第六条公司领导应加强对文件管理工作的重视，明确责任人员。
第七条文件管理人员应做好文件的登记、存放、查找、借阅等工作。
第八条全体员工应遵守公司文件管理规定，保护公司文件资源。
第四章文件存档第九条公司文件应按照不同类别、不同部门进行分类存放，文号统一、标注清晰。
第十条文件存档应定期清查，保证文件的完整性和真实性。
第十一条重要文件应备份处理，确保文件不丢失。
第五章文件归档第十二条文件归档应按照规定的流程进行，确保归档正确、及时。
第十三条文件归档要注明归档人、日期、原文档位置等信息，确保归档的准确性。
第十四条文件归档后，应将文件存放在规定的地方，做好保管工作。
第六章文件查找第十五条查找文件应按照文件编号或文件名称进行，避免耽误时间。
第十六条文件查找人员需要填写查找登记表，确保查找的记录完整。
第十七条查找到的文件，要及时送交相关人员，不得滞留。
第七章文件借阅第十八条文件借阅应按照权限规定进行，做好借阅登记。
第十九条文件借阅人员需承诺保护文件的安全，不得外传。
第二十条文件借阅后，要及时归还文件并做好借阅记录。
第八章文件销毁第二十一条公司文件应按照规定的保留期限进行销毁，不得擅自处理。
第二十二条文件销毁应审批程序，严格执行销毁流程，避免文件泄露。
第二十三条文件销毁后，要做好销毁记录，确保文件的安全性。
第九章文件管理培训第二十四条公司应定期组织文件管理培训，提高员工文件管理意识。
第二十五条文件管理培训内容包括文件分类存档、文件归档、文件查找借阅、文件销毁等。
公司文件资料归档管理制度
公司文件资料归档管理制度一、背景公司拥有大量的文件和资料，对这些文件进行规范和管理对于公司的正常运转和日常工作的顺利进行都有着重要的作用。
本制度的制定目的在于规范公司文件资料的归档管理流程，确保文件可以被有效保存和查找，保证文件的安全性和可追溯性。
二、适用范围适用范围包括公司内所有涉及文件和资料的部门和员工。
三、文件归档流程1.文件准备阶段(1)文件编制：文件的编制应遵循相关规范和标准，包括命名规则、格式要求等，确保文件的一致性和可读性。
(2)文件归档申请：准备归档的文件需要向归档管理员提交归档申请，包括文件名称、制作时间、重要程度等信息。
2.文件归档阶段(1)文件分类：管理员根据文件的性质和重要程度进行分类，建立文件分类索引，便于后续归档和查找。
(2)文件存储：根据文件的分类，将文件存储在对应的文件柜、文件夹或电子档案系统中，并且按照编制单位、编制时间等标准进行编号。
(3)文件标识：每个归档的文件都需要进行标识，包括文件编号、归档日期和归档人员的签名，以确保文件的可追溯性。
3.文件查找和借阅阶段(1)文件查找：员工需要查找文件时，可以向归档管理员提出申请，归档管理员会根据申请的文件名称、编制时间等信息进行查询，并及时告知申请人文件的存放位置。
(2)文件借阅：员工需要借阅文件时，需要填写借阅申请表，申请借阅文件的目的和借阅期限，借阅的文件需要保证安全，并按照规定时间归还。
四、文件归档管理要求1.文件保密性和安全性(1)要求对涉密文件进行封存管理，仅限授权人员接触，严禁外借、复制或泄露。
(2)电子文件需要进行密码加密，并设定合理的访问权限，确保文件的安全性。
2.文件解密和销毁(1)解密：对于封存的涉密文件和电子文件，需要在授权人员的监督下进行解密。
(2)销毁：文件按照规定的保管期限进行归档，到期后根据文件的性质和重要程度进行销毁，销毁操作需要由归档管理员记录并进行确认。
3.文件备份(1)重要文件需要进行定期备份，确保文件的可恢复性和持续性。
公司文件资料归档管理制度
公司文件资料归档管理制度公司文件资料归档管理制度一、目的为规范公司文件资料归档管理，保证公文的组织、保管、利用和管理的规范化，减少文件管理带来的不必要的损失和耗费。
同时保证公司政策、重要管理信息和历史记录得到有效的保存和保护。
二、范围本制度适用于所有的公司文件资料，包括公司内外发的所有公文、部门会议记录等。
三、制度制定程序制度的制定应经过专业人员的评估、有关管理部门的协调和审批、法律部门的审核和批准，方可确定正式实施。
四、制度内容1. 归档的五级文件分类：（1）机关文件：指企业委托机关制作的各种文件资料；（2）团队文件：指各个团组织制作的文件资料；（3）管理文件：指各个部门制作的文件资料；（4）工作奖惩档案：记录员工工作表现的文件资料，包含奖惩记录、晋升任职和合同、档案调节等；（5）职工个人档案：记录职工工作经历和奖惩信息的文件资料。
2. 归档单位：各个部门应当各自负责自己部门文件资料的归档及保管。
3. 归档原则：（1）机密文件的归档应当由公司计算机管理中心统一管理，并上锁保管；（2）根据区域划分，对已完成工作归档的文件按照机构、文件类型、时间和涉及的项目分类存储；（3）归档主题分文件和资料两种形式：文件主题中有较多的条目时，坚持放置文件夹；文件主题中的条目较少时，应当采取标准的横向方式归档资料；（4）对于授权、接受和颁发的文件，应当分别进入文件立案环节、接受环节和颁发环节。
4. 归档标准：（1）每个档案凭证应当有专门的标记，并载明事项、收集时间、支出机会和工作人员的授权等信息；（2）每条档案记录应当按照日期、文件名称、序列号、颁发机构和授权单位等标准存储；（3）每个档案存储室门前应当配备相应的门牌。
5. 延长存储期限：对于一些重要的档案，可以延长其存储期限，但需要注明存储期限以及延长存储期限的理由。
六、责任追究对于未按照规定进行归档和保管的部门和工作人员，应当进行严肃的责任追究，并给予严厉的处理。
公司归档文件管理制度
公司归档文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的管理，提高公司工作效率，便于文件检索和保管，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有文件的管理和归档工作。
第三条公司所有文件应当严格按照本制度的相关规定进行管理，不得私自删除、更改或外传文件。
第四条公司文件包括电子文档和纸质文件，所有文件均应当严格按照规定进行归档和记录。
第二章文件的保管第五条所有公司文件应当按照文件的性质、重要程度和保存期限进行分类，采取不同的保管方式和措施。
第六条公司文件的保管应当分为电子文档和纸质文件两种形式，由专门的管理人员负责。
第七条电子文档应当妥善保存在公司的网络服务器上，禁止私自存储在个人电脑或移动存储设备上。
第八条纸质文件应当按照文件的分类和归档规则整理并存放在指定的文件柜中，禁止私自拿走或随意摆放。
第九条对于特殊文件，如合同、协议等重要文件，应当备份至公司的备份服务器上，并定期进行备份和更新。
第十条对于已经失效或不需要保留的文件，应当按照规定的销毁程序和方式进行销毁，不得随意丢弃或泄露。
第三章文件的归档第十一条公司文件的归档应当按照公司规定的文件分类和归档标准进行，确保文件的整理和存档的规范性和一致性。
第十二条电子文档的归档应当按照文件的分类和归档规则进行，统一命名和编号，方便文件的检索和管理。
第十三条纸质文件的归档应当按照文件的分类和归档规则进行整理和存放，标明文件名称、编号和存放位置。
第十四条对于公司已经归档的文件，应当做好备份和记录，确保文件的完整性和安全性。
第四章文件的检索和利用第十五条公司文件的检索应当按照公司规定的文件查找和检索流程进行，遵循先查找、再利用的原则。
第十六条对于需要查找和利用的文件，应当提出申请并经过相关审批程序后方可查看和使用。
第十七条对于重要文件和机密文件，应当采取特殊的查阅和利用方式，确保文件的安全和保密。
第十八条对于文件的利用，应当注意保护文件的完整性和机密性，不得私自复制、修改或外传文件。
公司资料归档管理制度
公司资料归档管理制度第一章总则第一条为规范公司资料的归档管理工作，提高公司资料管理的效率和规范性，制定本制度。
第二条公司资料归档管理制度适用于公司内所有部门和岗位的资料归档管理工作。
第三条公司资料包括纸质文件、电子文档、光盘资料等各种形式的文件和资料。
第二章资料归档管理的责任部门第四条公司设立资料管理部门，负责公司资料的整理、归档和管理工作。
第五条资料管理部门应配备专职人员，负责资料的整理、分类、归档、借阅和销毁等工作。
第六条公司各部门和岗位的工作人员应主动配合资料管理部门的工作，积极参与资料的整理和归档工作。
第三章资料的整理和归档第七条资料管理部门应对公司的各类资料进行分类和整理工作，建立完善的资料分类标准和归档规范。
第八条资料管理部门应定期对公司的各类资料进行检查和清点，及时发现问题并进行整改。
第九条资料管理部门应根据资料的重要性和保密性，制定不同的存档期限和存档规定。
第十条资料管理部门应制定公司资料的目录和索引，方便用户查阅和借阅各类资料。
第四章资料的借阅和归还第十一条公司内部借阅资料的申请应经过资料管理部门的审核和批准，借阅后应及时归还。
第十二条部门借阅资料应按照规定的期限进行借阅，逾期应及时归还并填写延期申请。
第十三条借阅资料不得随意调换位置，如有特殊情况需调换位置应及时通知资料管理部门并经其批准。
第十四条借阅资料不得外借或转借他人，严禁私自将资料带出公司。
第五章资料的销毁与归档第十五条公司资料的销毁应按照公司规定的文件销毁程序进行，应报资料管理部门审批后方可销毁。
第十六条资料销毁应留有销毁记录，并按规定的时间进行销毁报废。
第十七条资料管理部门应根据资料的存档期限和保密等级，及时对已归档的资料进行归档更新。
第十八条资料管理部门对已归档的资料应定期进行检查和整理，确保资料的完整性和准确性。
第六章制度的执行与管理第十九条公司资料管理部门应加强对资料管理制度的宣传和培训，提高员工对资料管理的意识和重视程度。
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公司文件资料归档管理制度
为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,
实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
一、文件、资料的来源和范围
文件、资料的来源有两种：接收和发放。
1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。
2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。
文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。
二、公司文件、资料归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:
1、行政类:
本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。
2、经营业务类:
公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:
劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、政府类：政府下发至公司的各类文件。
5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。
遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。
如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:
1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。
分为“一般级”“重要级”“机密级”。
以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。
“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“C”机密级文
档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+（受密级）。
例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为2013年5月3日第一份档案，其编号为: JZB12013050301(A)。
四、档案的保管、调阅与归还
1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。
2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。
并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。
调阅时须填写《文档调阅申请表》。
一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。
重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。
机密级公司文档
, 须经公司经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。
5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。
五、归档保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。
公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。
劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、五年保存: 根据需要须保存的文档。
财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
六、档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。
重要级以上文档,须部门主管批准后方可销。
机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
七、附表的管理
本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。
附表的编号为：启用时的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。
本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
另附：附表1《文件接收登记表》
附表2《文件移交登记表》。