公司文件资料管理制度.doc

公司文件资料管理制度1

公司文件管理制度

1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。

3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制

度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”。

瑞普(天津)生物药业有限公司

Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.

6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式；

6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

6.5.1公司级发文瑞普总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。

6.5.2人事任免类发文瑞普人字【XXXX】XXX号

6.5.3总裁办发文瑞普办字【XXXX】XXX号

6.5.4财务部发文瑞普财字【XXXX】XXX号

6.5.5研发部发文瑞普研字【XXXX】XXX号

6.5.6质管部发文瑞普质字【XXXX】XXX号

6.5.7营销中心发文瑞普销字【XXXX】XXX号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。

6.9具体要求：

6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文

件必须加盖公司公章。

例：一.

（一）

1、

（1）

2、

（1）……

或：1.

1.1

1.1.1

2.

2.1

2.1.1, ……

6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;

6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、

用字准确、格式规范；

6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

7.收文：

7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；

7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

7.3文书处理工作：

7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和

英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

8.发文：

8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：

公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

9.附则：

9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；

9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；

9.3本制度自下发之日起生效。

9.4附相关支持性文件。

9.4.1文件页面格式

9.4.2文件阅办单

9.4.3公文拟稿纸

9.4.4标题格式

签发：

二零一零年一月十五日

模板一

公司文件资料管理制度

瑞普津管字（XXXX 年）XXX 号

签发：

主题词：

报送：

发送：

抄送：

瑞普(天津)生物药业有限公司

Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.

以信息化建设促进教学质量不断提高4

厦门市槟榔中学李子朔厦门市槟榔中学位于市区新区中心，仅有十三年的办学历史，现有初、高中36个教学班，近1800名学生，教职员约120人。建校以来，我们结合学校实际，狠抓质量，加强过程管理，取得了较为突出的成绩。先后被评为省级文

明学校，市级文明单位，市级先进基层党组织，市绿化先进单位，连续八年名列全市初中教学质量前茅，连续六年荣获厦门市初中教学质量优秀奖，学校也从办学之初一所名不见经传的初中校成为一所环境优美、现代化水平高，以校风好，学风浓，管理严，要求实，工作细，质量高而倍受学生、家长的青睐，广受社会和新闻媒体的关注，以教学质量突出而闻名的完全中学。学校配套设置适合开展学生开展各种活动的音乐室、电子琴室、美术专用室、琴房、练功厅。绿草茵茵，花卉斗艳，小品回廊交错的优美校园环境与250的环形塑胶跑道，现代化的校舍交相辉映，展现了一所现代化的特区学校的勃勃生机。学校教学设备先进，至今共建设了四个现代化教学系统一是开通了校园网，其中网络中心交换机接入厦门教育宽带城域网的速度及校园网主干的交换速度均达到千兆，边缘交换速度达到百兆；二是闭路电视系统；三是广播系统；四是校内通讯系统。此外，还有校园安全监控系统等。学校不但拥有适合于现代化教学的与因特网连接的由网管中心、多媒体演播室、教师数字工作室、音像资料室、电脑室、多功能梯形教室、各类专用室和教室等连接形成的校园网，建设并开通了自已的网站，每位教职员均配置了电脑。而且于2002年底在全市率先为全校每间教室配置了由液晶投影机，

电脑，实物展台和电动屏幕和音视频配套的多媒体设备，实现全校每间教室的多媒体化。目前，学校校园网在主干千兆的基础上将进一步升级完善约20万元，无线接入方式也将引进校园约20万元，电子阅览室也即将建成约105万，其中130台电脑及相关交换机已经到位，教师电子备课室也将改造为数字工作室约15万元，校园数字化建设软件将进一步补充和完善约50万元，仅这几项投入就有200多万元。学校大力提倡运用现代化教学手

段辅助教学，建立并不断完善多媒体资源库。经常组织全体青年教师学习课件制作方法，在教师们学会自制课件的基础上开展课堂创新竞赛活动。通过培训、课件制作、上课等系列比赛活动，促使全体青年教师熟练掌握现代化教学技术，使学校教师素质得到了进一步的提高，应用研究和开发工作有了新的突破，目前多媒体设备的使用率达到了100。据不完全统计，在两个月里，全校36个常规教室中台式电脑使用了2059人次，笔记本电脑使用了320人次，实物展台使用了1346人次，即每间教室一天平均使用将近3次。现代化设备在学校信息化建设过程中充分发挥优势作用，促进了学校现代化建设，推动了学校现代化教学进程。校园网在学校管理、教学等方面充分发挥其作用，使学校各项工作上了一个新的台阶。为了充分发挥先进硬件设备的优势，进一步提高教学效益，还必须在软件建设上加大投入。所以，我们考虑与北大附中合作，共建远程教育示范校。我们主要着眼于三个方面的目的一是着眼于教师素质的提高。通过观摩北大附中的课堂教学实况录像，运用北大附中的教育资源，

老师们可以借鉴和学习北大附中比较先进的教学模式和教学方法，转变自己的教育观念，提高备课质量和教学质量，从而使教师自身的素质也得到提高。二是着眼于学生素质的提高。学校通过互联网与北大附中网校连在一起，学生可以把网络作为学习的资源和学习的工具，缩短了学习时间，拓展了学习的空间，促进学生素质的提高，尤其是学生信息素养的提高。三是着眼于信息的交流。通过与北大附中的合作，一方面学校可以在第一时间内了解各种重要的教育教学信息，学习其他学校的经验，提高学校的办学水平。另一方面，我们的优秀教师、优秀课件和较好的教学经验可以通过网校和其他兄弟学校进行交流，使学校走出

去，提高学校的知名度。为此，我校设立专职副校长主管与北大附属中小学的具体合作事宜，设立专职的电教老师负责资源的接受和管理。各学科教研组定期进行有关信息技术与课堂教学整合的研讨活动，定期组织观摩和研讨北大附中的教学资源每学期教研组组织集体观摩并评议5次，教师个人观摩5次，结合北大附中远程教育学校的文字资料深入开展教研，提倡和鼓励本校教师多在网上与北大附中远程教育学校的教师进行教学交流。我们还准备实施北大附中提供的构件英语教学计划。学校重视教师业务素质培训，2名校级领导参加北大附中组织的国外教育考察，本学期有8名教师参加过北大附中提供的进修和培训。在观摩中老师们普遍感到一是北大附中教师基本功扎实，基本概念、基本规律的引入自然、严谨；讲解科学、准确；语言清晰、简练；板书、版画工整、规范。二是讲解到位，教材分析细致；课堂讲

解基本知识全面，重、难点突出；问题分析由浅入深，通俗易懂；复习课要点的点拨准确、到位。三是课堂容量大、上课效率高。四是重视培养学生的参与意识，鼓励学生去质疑、猜想、思考，调动学生全身心地参与课堂教学活动等。网校的范刚副校长还亲自到我校听课，与有关教师进行座谈，对教师在课程改革中遇到的问题进行指导。总之，通过观摩，老师在备课和教学等方面受到了很大启发，课堂教学也比原来生动、丰富了很多，学生的学习积极性也普遍得到了提高。我校虽然成为北大附中远程教育示范校仅有一年多，但这种合作模式已经显示出蓬勃的生命力，学校知名度进一步提高。我校教师参加市教育局组织的全市课堂教学改革创新大赛取得好成绩，推荐参赛的13人中国共产党有9人获奖，学校也获得优秀组织奖。有2名老师的课程改革课堂教学实况被中央电教馆录制。另有1名老师的课堂教学录像

被作为全市课改教师培训的示范材料。我校被确定为厦门市课程改革综合基地校，开展课改的经验被市教育局推荐在全市课改工作总结会上作典型经验介绍，还经常接待省内外兄弟学校和有关部门的参观指导。学校被中央教育科学研究所确定为国家级重点德育课题中《学生成长册》实验的全国十五所实验校之一。教学质量不断提高，2002届初中毕业班的成绩更上一层楼，取得了全市综合评比第一，学生中考总分第一，全市最好成绩前9名我校占5名，总分600分以上学生数全市最多，考取省一级达标学校和特色学校的学生数全市第一，中考各学科均分全市第一的学校发展史上的最好成绩。2003年初

中毕业班仅以02分之差获得全市初中升学总分第二。最近，由市教育局推荐，经中国教育信息化建设与发展论坛组委会评审，我校被评为2003年全国优秀信息化校园。与北大附中远程教育学校的合作促进了我校的跨越式发展，给我校带来了蓬勃的生机，我们由衷地感谢远程教育学校的领导和同志们给予我校的支持和帮助。今后，我们将与北大附中远程教育学校长期合作，继续经常送教师到北大附中远程教育学校培训学习，并加强与其它远程教育示范校的联系，互相学习、互相借鉴，共同提高，也欢迎各位领导对我校的工作提出宝贵的意见。