公司文件资料管理制度
公司文件控制管理制度(12篇)
公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。
3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。
文件与资料控制管理制度(3篇)
文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理，规范文件与资料的收集、存储、使用和保护，提高管理效率和信息安全性，特制订本制度。
二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据，包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。
2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体，包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。
三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途，文件与资料分为以下几类：1. 机密文件与资料：包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。
2. 重要文件与资料：包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。
3. 一般文件与资料：包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。
四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料，并加密、压缩或打包处理。
2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理，并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。
3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储，并记录存储的位置和数量。
4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时，需向公司管理部门负责人提出申请，并经过审核后，方可领取使用。
使用完毕后，须及时归还。
5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时，须经过公司管理部门负责人的批准，并按照相关流程进行传递。
6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁，保证文件与资料的整洁和安全。
五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施，并限制访问权限。
2. 重要文件与资料应采取备份措施，确保数据安全。
3. 一般文件与资料应妥善保管，防止遗失和泄露。
4. 员工离职时，应归还所有文件与资料，并做好相关记录。
公司资料文件管理制度通知
公司资料文件管理制度通知随着公司业务的不断发展和日益增长的文档管理需求，为规范公司资料文件的管理，保障信息安全，提高工作效率，经公司管理层研究决定，现对公司资料文件管理制度进行以下通知。
一、制度目的公司资料文件管理制度旨在确保所有业务资料、工作记录和重要信息得到妥善保管与归档，防止资料丢失、泄露和损坏，同时便于员工高效检索和使用，支撑公司运营决策和业务发展。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及全体员工，涵盖但不限于纸质文件、电子文档、图像资料等各类资料文件。
三、管理原则1. 分类管理：根据资料的性质和用途，将文件进行合理分类，建立相应的管理体系。
2. 责任到人：明确文件的创建、使用、存储、归档和销毁过程中各责任人的职责。
3. 定期审查：对现有文件定期进行审查，及时更新或淘汰过时无效的资料。
4. 安全保密：加强信息安全意识，对敏感资料采取加密保护措施，限制非授权访问。
四、文件创建与使用1. 文件创建时需遵循公司统一的文档格式标准，确保内容准确无误。
2. 文件使用应遵守“谁创建、谁负责”的原则，创建者需对文件的准确性和完整性负责。
3. 共享文件须通过公司指定的平台进行，严禁未经授权私自传输或拷贝给外部人员。
五、文件存储与归档1. 各部门应根据工作需要设立专人负责文件的收集、整理和归档工作。
2. 纸质文件应存放在指定的文件柜中，电子文档应保存在公司服务器或指定的云存储空间。
3. 归档文件要按照统一的分类编号系统进行标记，便于检索和管理。
六、文件的保密与安全1. 根据文件内容的敏感性和重要性，划分不同的保密等级，并对相应等级的文件实施必要的保密措施。
2. 对于涉及商业秘密等重要资料，实行严格的权限管理和访问控制。
3. 加强对员工的保密教育和培训，提高保密意识和自我保护能力。
七、文件的销毁1. 对于过期无用的文件，应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息不被外泄。
2. 销毁过程要有明确的记录，并由相关责任人监督执行。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇：公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性，提高工作效率和协同性。
1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则，确保文件的合规性和可靠性。
1.3 文件管理应注重信息化手段的运用，提高文件管理的便捷性和可追溯性。
二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途，将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。
2.2 每个文件都应当有唯一的编号，方便检索和归档。
编号规则应明确，并按照统一标准执行。
三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成，并明确起草时间和文件目的。
3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行，确保文件的合规性和准确性。
3.3 多人参与起草或审核的文件，应进行审定并签字确认。
四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文件的可靠性和防护性。
4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行，确保文件的快速检索和长期保存。
第二篇：公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计，保护公司的合法权益。
1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承，提高公司的综合竞争力。
二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后，应根据文件的分类和重要性进行存档决策。
2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责，并填写相应的存档记录表。
2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息，便于管理和检索。
三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式，确保文件的安全和可访问性。
3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件，确保文件的完整性和保存性。
四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应加强保密措施，限制访问权限和外部传递。
4.2 内部文件的传递和借阅应记录，并确保文件的安全和追溯性。
资料文件管理制度
资料文件管理制度一、总则为规范和加强公司内部的资料文件管理工作，提高资料文件管理效率，保障公司资料文件的安全性、完整性和可追溯性，制定本管理制度。
二、管理范围本管理制度适用于公司内所有与业务活动相关的资料文件管理工作。
三、管理机构公司设立资料文件管理部门，负责资料文件管理工作的具体实施。
资料文件管理部门下设资料文件管理员，负责具体的资料文件管理工作。
四、文件分类1. 根据内容和用途分类（1）业务文件：包括公司日常业务活动产生的文件，如合同、报告、会议纪要等。
（2）行政文件：包括公司内部管理相关的文件，如文件、通知、通告等。
（3）财务文件：包括公司财务相关的文件，如财务报表、收支明细等。
2. 根据保存期限分类（1）永久保存文件：对公司重要的历史文件、会议记录等，需要永久保存。
（2）长期保存文件：对公司日常经营活动的文件，需要保存5年以上。
（3）短期保存文件：对公司临时性的文件，需要保存3年以上。
五、文件管理流程1. 文件的起草文件的起草由相关部门负责人或工作人员完成，应符合公司的规范和标准。
文件的内容应真实、合法、准确，不得含有虚假信息。
2. 文件的审批文件的审批由相关部门负责人或领导完成，确保文件内容的合规性和准确性。
对于涉及重要决策的文件，应在全体领导层会议上审批通过。
3. 文件的备案文件的备案由资料文件管理员负责完成，将文件按照分类存档，并在备案表上登记相关信息。
备案后，将文件存放在文件柜中，并定期进行检查。
4. 文件的传递文件的传递由相关部门负责人或工作人员完成，应按照规定的程序和方式进行。
对于重要文件，应采取密封并签字确认的方式传递。
5. 文件的保密文件的保密由所有工作人员共同负责，不得擅自泄露文件内容。
对于涉密文件，应按照公司的保密规定进行保护。
六、文件管理制度的执行1. 全体员工应严格遵守本管理制度，按照规定的流程和要求进行文件管理工作。
2. 资料文件管理员应加强对文件管理工作的监督和检查，确保文件的存档和保管工作得到有效执行。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度是企业为力求得最大效益,在生产管理实践活动重指定的各种带有强制性义务,并能保障一定权力的各项规定或条例,下面是小编为大家整理的关于公司内部文件管理规章制度，如果喜欢可以分享给身边的朋友喔!公司内部文件管理规章制度篇1第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条制度规范1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。
对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
公司内部文件管理规章制度篇2第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
公司文件资料管理制度（通用7篇）
公司文件资料管理制度公司文件资料管理制度随着社会不断地进步，我们每个人都可能会接触到制度，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。
那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编整理的公司文件资料管理制度（通用7篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。
公司文件资料管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
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总则1. 目的为加强公司文书档案、音像资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。
2. 适用范围本办法适用于公司所有文件资料的管理。
3. 制定、修改、废除本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。
4. 管理权责综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。
作业规定1．文件资料的分类文件资料的分类公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值的资料。
公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。
文件资料的归类范围行政管理类①公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）；②部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）；③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；④公司各类证照资质及相关资料。
经营业务类①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料；②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等；③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。
技术资料类①基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）；②项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）；③受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。
人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。
财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。
政府行业类：①政府下发至公司的各类文件；②企业执行的行业、地区、国家、国际标准；③与企业有关的法律事务的相关资料。
企业形象类①企业VI相关资料；②网站及其他平台相关资料；③企业内刊及周年庆等企业活动相关资料；④公司参与的各类展会、社会活动、公益活动等相关资料；⑤公司所获得的奖杯、奖状、锦旗、荣誉证书、成果展示品等荣誉成果。
实物展示类①公司重要的产品样品及其他外来产品样品；②公司具有纪念意义及保存价值的各类礼品等；③由于机构变更或撤销、合并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
后勤保障类：垃圾清理、保洁保安、工服、绿化、食堂、水电气等合作协议。
音像图书类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像、图书等。
2．文件资料的格式对于有公司明确规定格式的按照规定的格式编写，详见管理体系文件《文件和资料控制程序》、作业文件《管理文件编写规定》。
可以是WORD版本可以是EXCEL版本。
没有明确格式的文件的编写正文均采用宋体五号字，眉和页脚均使用宋体小五号字并且加黑。
文件序号统一使用阿拉数字序号1. 三层序，号第四层采用①第六层采用☆分隔。
有的文件可以前面再增加一层“一、二、”大写序号。
倍行距。
部门代码XS—销售中心：XS1-销售一部，XS2--销售二部，XS3--销售三部；JS—技术中心：JSKJ--科技部，JSZJ--质检部，JSJS--技术部，JSYF--研发部；GC—工程中心：GCXM--工程项目部，GCZC--工程资材部，GCSJ—工程设计部；YY—运营中心：YYSW--商务部，YYFW--生产服务；ZH-综合管理中心：ZHHR--人事部，ZHXZ--行政部，ZHQG--企管部，ZHCW—财务部；WZ—物资中心：WZCG-采购部；WZSC--生产部；WZCK--仓库；ZJB—总经理办公室。
3．文件资料的处理发文内部发文拟稿人起草→核稿人所在部门负责人审核修改→公司总经理核准→打印、盖章（总经理签字）→企管部备案→发出部门负责发放对外发文拟稿人起草→核稿人所在部门负责人审核修改→公司总经理核准→打印、盖章（总经理签字）→企管部备案→发出部门负责发放公司所有发文企管部均要备份，并统一记录在《公司发文登记表》，然后由发出部门负责发放到各相关部门：销售中心、技术中心、工程中心、运营中心、综合管理中心、物资中心、财务部。
文件发布以电子版形式公布于公网的文件和公共群中，或直接以邮件形式发给相关部门领导，相关部门如果需要自行打印。
发放部门张贴纸质通知。
发布的电子版文件PDF格式有效版，有效编码在通知中体现。
收文公司经营业务类（特别是合同原件）、政府行业类（特别是适用于公司的法律、法规、行标和其他外来文件）、公司各类证照资质等文件资料由企管部负责收取，并记录在《公司收文登记表》。
各职能部门不得对需送至企管部的文件资料积压迟误，应即时报送。
.文件资料的处理企管部负责公司所有文件资料的发文、收文以及登记、保存。
文件的更改。
更改文件需由更改的部门编写《文件更改通知单》，并由企管部统一张贴发布。
文件更改后由文件原审批人审批，如不能由原审批人审批时，接替审批人应在了解文件审批的背景资料后进行审批，并在文件中备注说明。
文件更改审批后，应对所有受控发放的文件进行相应修改。
每年3月份，企管部对现有体系文件进行评审，填写《文件评审记录》。
各部门结合平时使用情况适时进行评审，必要时予以修改。
审核后的修改体系文件以胶装的格式装订成册，每部门两本，一本发放到相应部门，一本在企管部备存，并对旧版本予以回收。
公司各职能部门负责本部门文件资料的管理。
部门文件资料的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，即分别为行政管理、经营业务、技术资料、人力资源、政府行业、财务会计、企业形象、实物展示、后勤保障、音像图书，标题前要添加公司LOGO和中英文简称。
文件夹内设目录便于查找。
各部门指定具体负责人（资料员）负责本部门文件、资料的整理和管理。
如果资料员离职需要进行文件交接。
每年10月企管部对各部门文件保管情况进行检查，填写《文件保管情况检查记录》。
4．文件资料的归档文件资料的整理每年3月份，各职能部门对上一年度的文件资料做年度整理，对于需要归档的文件资料，由各部门填写《归档交接表》，将资料分类装订或打包，打印统一的《档案封面》（档案号由行政部填写），最后交由行政部归入档案室保管。
程序文件、作业文件本部门永久保存；原始记录文件在本部门保存两年。
两年以上记录文件，需交由行政部归档管理。
对于电子版文件，由行政部网络管理员刻盘或拷贝在移动硬盘中，建档保管。
《归档交接表》要注明文件名称、归档周期、密级、存档年限、归档日期、销毁日期、归档数量并交由总经理审批，审批后交档人、档案接收人分别在对应处签字确认。
《归档交接表》一式两份，双方各留一份备查。
档案的保存行政部指定专人对档案进行管理，收到各部门《归档交接表》及归档文件后，及时计入《档案目录》，并将各部门资料分柜管理，各柜及每柜各格标号管理。
《档案目录》必须显示部门、时间、档案名称、档案存放地、保存年限、销毁日期等信息，便于迅速查找。
档案的级别档案的保密等级由总经理直接确认。
保密等级分为A(绝密)、B(机密)、C(秘密)、D(普通)四种。
①A级档案(绝密)：指最重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。
②B级档案(机密)：指重要的公司文件资料，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。
③C级档案(秘密)：指不为公众所知悉﹑能为企业带来经济利益﹑具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。
一旦泄密会使企业受到一定程度的危害和损失。
④D级档案(普通)：指一般性的可以提供给所有员工查考利用的文件资料。
档案的存档期永久保存：☆公司章程☆组织及业务规章☆财务报表☆政府机关核准文件☆不动产所有权及其它债权凭证☆工程设计图☆其它经核定须永久保存之文书保存10年：☆预算决算书☆事业计划数据☆其它经核定须保存10年之文书保存5年☆期满或解除之合约☆其它经核定须保存5年之文书保存1年：☆使用后无长期保存必要者其他档案由部门确定，总经理批准其存档期限。
档案的借阅、复制D级档案查（借）阅在行政部《借阅登记表》登记后，由行政部专人带到档案室查（借）阅。
A、B、C级档案查（借）阅必须经部门经理及总经理审批后方可查（借）阅。
公司档案仅限公司内部人员查（借）阅，如外部人员需查（借）阅须由公司内部相应对口人员依据公司规定查（借）阅，外部人员如需对公司档案进行复印或摘抄，须经总经理批准后方可进行。
原则上外部人员不得进入公司档案室。
公司档案借阅时间一般不超过五个工作日，如需延期必须重新补办相应手续。
行政部专人负责超期借阅档案的催还。
财务档案柜钥匙由财务主管/经理及总经理保管，档案室门钥匙由行政部保管。
查看财务资料时须由总经理签字批准，行政人员陪同查阅。
文件的作废与销毁如新文件下发，旧版本作废，则应在新文件下发后立即废止旧文件，且废止的旧文件须由企管部收回，并填写《作废文件回收记录》，加盖作废章予以存档或销毁。
每年初整理上年度文件资料档案时，须查看资料的时效性，如确实不需要的资料及保存期到的资料，可由各部门填写《失效/作废（销毁）文件登记表》，经部门主管审核，总经理批准后销毁。
销毁程序①重要的纸质文件档案级别为ABC的由文件使用单位2名以上成员共同见证，使用碎纸机粉碎，或在有金属围档的固定地点焚烧。
普通的文件加盖作废章简单处理掉。
②电子版文件，由文件使用部门及行政部专人粉碎光盘或进行彻底删除，删除公网或者工作群中的文件③在相关目录或档案目录上删除该文件资料。
档案的管理监察企管部负责对行政部档案管理情况的监督管理；每年4月份，企管部对档案管理情况进行全面检查，含：抽查各档案保管、放置情况，是否按照档案管理目录摆放；检查档案查阅记录、档案销毁等相关记录是否全面；若不全面，责令行政部整改。
档案的统计行政部每年年底对档案、资料的数量及其它的基本情况进行一次统计，及时报送统计报表。
编制人/日期：宋宁宁审核人/日期：边志伟。