电子文件单套制ppt课件
《电子档案管理》PPT课件
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3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据 库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文 件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超 文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文 本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、 表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、 动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
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1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文 件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带 文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘 文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过 软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识 读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通 过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件 移植到那一载体上去。
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2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则
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2.2电子档案的管理体系
1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题
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3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
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2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、 硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据 文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的 文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。 而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件 内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数 据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
电子文件管理基础知识
影像文件
用视频设备获得并经计算机处理的动 态影像文件，收集其压缩计算方法和 相关软件，并应注意收集其非通用格 式的压缩算法和相关软件。
影像数据以mpeg、avi为通用文件格 式。
影像文件类别代码 v
声音文件
用数字音频设备获得的声音文件，收 集时应注意收集其属性标识、参数和 相关软件，并注意收集其非通用格式 的相关软件。
在条件许可的情况下不予或无法归档纸质文件时， 可以考虑单独归档电子文件。这些文件包括：在 纸质条件下不予归档的微观文件、已实现计算机 辅助生产的cad文件、某些数据量大保存年限短的 数据文件、多媒体文件、电子邮件文件、网站文 件、超文本文件等。
电子文件归档方式
1．物理归档 物理归档是指各部门将自身形成的电子公
电子文件的形成特点?电子文件与机构活动的伴生性?电子文件之间的有机联系?电子文件内容结构背景信息的分散性?电子文件技术状态的多样性多样性二电子文件的管理目标与原则电子文件管理目标?保证电子文件的真实性?保证电子文件的完整性?保证电子文件的长期可读性?促进工作效率的提高?方便查询和利用电子文件的五个管理目标之间的关系?保护电子文件的真实性完整性和长期可读性是实现电子文件价值的基础和保障
电子文件归档的时间要求
一般在文件完成运转任务、办理完毕后归档。
电子公文的归档时间分实时归档和定期归档两种。实 时归档指电子公文生成时或在网络中首次传递时进行 归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子公文 处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。（一般办 理完毕后三个月内归档）
逻辑归档通常应尽可能实时进行，以免发生失控；物 理归档中的网络归档既可实时进行，也可与介质归档 一样，借鉴纸质文件归档的经验，并按照有关规定定 期完成。如管理性文件在次年年初归档，科技文件在 项目完成之后归档，机密文件随时归档等。
对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析
对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析摘要：在互联网和信息技术普遍应用的大环境下，数字资料查阅和利用的便捷性和灵活性表现越来越强，电子文件的数量普遍增多。
为了方便电子文件的利用，针对电子文件的管理与分析持续性深入，且有关电子文件“单套制”归档管理的具体模式受到了普遍性关注。
对这种管理趋势进行分析，明确趋势发展的重要意义等内容，这对于档案管理工作的开展有显著的价值。
本文对电子文件“单套制”归档管理趋势进行分析。
关键词：电子文件；单套制；归档管理引言：文档管理对文档的具体利用至关重要，因此对文档管理工作进行分析与讨论有突出的价值。
随着互联网和信息技术的普遍应用，电子文件的产出数量显著增加，针对电子文件管理展开讨论便有了突出的现实意义。
就目前的电子文件管理而言出现了“单套制”管理模式和“双套制”管理模式，不同的管理模式有不同的优势，其在实践中的具体利用价值也有显著差异。
现阶段，电子文件“单套制”归档管理趋势在逐渐加强，本文的分析与讨论旨在为实践提供帮助与指导。
一、电子文件“单套制”归档管理要在电子文件归档管理实践中对“单套制”归档管理趋势进行具体分析，首先需要明确什么是“单套制”归档管理。
就概念而言，“单套制”具体指的是电子设备生成的档案仅以电子方式进行保存。
分析研究“单套制”归档管理发现其优势显著：一是实现了管理便捷。
和纸质档案管理进行比较，电子档案的管理更具便捷性，而且在管理实践中，专业性、统一性等更容易实现，所以在电子档案管理过程中强调“单套制”归档管理符合当前的管理要求和目标。
二是对于管理资源的充分利用有积极的意义。
基于电子文件的管理有“单套制”和“双套制”两种，但是“双套制”要求同时管理纸质文件和电子文件，所以需要利用的管理资源比较多，且存在着一定程度的重复，这种情况会造成资源的浪费。
“单套制”归档管理避免了此种情况，实现了档案资源的充分利用。
二、电子文件“单套制”归档管理趋势分析电子文件的“单套制”归档管理趋势表现越来越突出，对这种管理趋势的产生与发展做出分析，便于进一步的认知此种管理方式有积极的意义。
电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考
电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考一、本文概述随着信息技术的快速发展和广泛应用，电子文件已经成为现代社会中不可或缺的信息载体。
与此电子文件的管理问题也日益凸显，其中，“单套制”管理作为一种新型的文件管理方式，正逐渐受到人们的关注。
本文旨在辨析电子文件“单套制”管理的相关概念，探讨其理论基础和实践应用，以期为我国电子文件管理提供有益的参考和启示。
本文将首先明确电子文件“单套制”管理的定义和内涵，阐述其与传统文件管理的区别与联系。
接着，文章将分析电子文件“单套制”管理的理论基础，包括信息生命周期理论、电子文件真实性保障理论等，以揭示其科学依据和实践价值。
在此基础上，本文将深入探讨电子文件“单套制”管理的实践应用，包括其在各个领域的应用案例、优势与挑战等，以期为我国电子文件管理的实践提供借鉴和指导。
文章将总结电子文件“单套制”管理的未来发展趋势，展望其在未来电子文件管理领域的应用前景。
通过本文的阐述和分析，我们期望能够为读者提供一个全面、深入的了解电子文件“单套制”管理的视角，为我国电子文件管理的理论研究和实践应用提供有益的参考和启示。
二、电子文件与“单套制”管理概念辨析随着信息技术的飞速发展，电子文件作为一种新型的信息记录方式，已经在各个领域中得到了广泛的应用。
而“单套制”管理作为一种新型的档案管理模式，也逐渐受到了人们的关注。
那么，电子文件与“单套制”管理之间又存在怎样的联系与区别呢？我们需要明确电子文件的概念。
电子文件，是指通过计算机等电子设备生成、处理、存储和传输的数字信息记录。
它具有信息存储的高密度性、处理的高效性、传输的便捷性等优势，但同时也面临着易修改、易丢失等风险。
因此，对于电子文件的管理，需要采取更为严谨、科学的方法。
而“单套制”管理，则是指在一个组织或系统中，只保留一份电子文件作为正式档案，取消纸质档案或其他形式的副本。
这种管理模式可以有效地减少存储空间、降低管理成本、提高工作效率，但同时也对电子文件的安全性、完整性、真实性提出了更高的要求。
《电子档案单套管理一般要求》(DAT92-2022)
《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92-2022）1 范围本文件确立了电子档案单套管理的基本原则，规定了实现单套管理需要在制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理等方面达到的要求，提出了可行性评估的方式、方法。
本文件适用于机关、团体、企事业单位和其他组织对电子档案单套管理，以及对本单位实行电子档案单套管理的可行性评价。
2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。
其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 8567 计算机软件文档编制规范GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 22240—2020 信息安全技术网络安全等级保护定级指南GB/T 26163.1—2010 信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则GB/T 29194—2012 电子文件管理系统通用功能要求GB/T 33190—2016 电子文件存储与交换格式版式文档GB/T 33476（所有部分）党政机关电子公文格式规范GB/T 33480—2016 党政机关电子公文元数据规范DA/T 22—2015 归档文件整理规则DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案DA/T 54—2014 照片类电子档案元数据方案DA/T 63—2017 录音录像类电子档案元数据方案DA/T 70—2018 文书类电子档案检测一般要求3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。
3.1电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构和背景信息组成。
［来源：GB/T 18894—2016，3.1］3.2电子档案electronic record；archival electronic record具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件（3.1）。
电子文件单双套(轨)制研究客体变化(1996~2020)
办公自动化杂志客体是指与主体相对的存在，可感知或可想象到的任何事物。
客体既包括客观存在并可以主观感知的事物，也包括思维开拓的事物。
哲学上指主体以外的客观事物，是主体认识和实践的对象。
电子文件单双套（轨）制研究的客体，是指在电子文件单双套（轨）制研究中涉及到的双轨制、双套制、单轨制、单套制等电子文件管理模式。
一、电子文件单双套（轨）制研究全文关键词年度分布情况我们以知网为样本来源，以全文为检索项，分别以电子文件+双轨制、电子文件+双套制、电子文件+单轨制、电子文件+单套制进行检索得到表1和图1。
检索条件：（全文=电子文件并且全文=单轨制）或者（全文=电子文件并且全文=单套制）或者（全文=电子文件并且全文=双轨制）或者（全文=电子文件并且全文=双套制）（模糊匹配）。
从表1看，电子文件单双套（轨）制研究中，双套（轨）制起步早、时间长、总量大，单套（轨）制起步晚、时间短、增速快。
套制起步晚于轨制，但总量大于轨制。
从图1看，2015年前，单套（轨）制一直是电子文件单双套（轨）制研究中的配角，直到2015年后，才开始发力，2019年接近双套（轨）制研究的规模，2020年开始达到或者超过了双套（轨）制研究的规模。
二、不同时期电子文件单双套（轨）制研究主题关键词分布从图1中，我们可以将1996~2020电子文件单双套（轨）制研究分为双套（轨）制主导期（1996~2000）、单套（轨）制出现期（2001~2007）、单双套（轨）制并行期（2008~2016）、单套（轨）制发力转变期（2017~2020）4个阶段。
表2是4个阶段主题关键词双轨制、双套制、单轨制、电子文件单双套（轨）制研究客体变化（1996~2020）马海燕（河南省商丘市中心血站商丘476100）摘要：电子文件单双套（轨）制研究的客体，是指在电子文件单双套（轨）制研究中涉及到的双轨制、双套制、单轨制、单套制等电子文件管理模式。
双套（轨）制起步早、时间长、总量大，单套（轨）制起步晚、时间短、增速快。
电子文件“单套制”归档及管理概述
132020年 第16期兰台内外科学管理实践创新电子文件“单套制”归档及管理概述文/崔 强摘 要：电子文件“单套制”改革的深入推进，开拓了档案管理领域。
本文从电子文件“单套制”归档及管理改革的必要性、可行性探讨入手，提出了新时期电子文件“单套制”归档及管理的对策建议，为做好电子文件归档、管理提供理论参考，具有积极的现实指导意义。
关键词：电子文件；单套制；归档；管理概述电子文件“单套制”是对于由电子设备生成的电子文件而言的一种管理模式，是在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档和管理制度。
2015年上海自贸试验区保税区管理局首次开展电子文件“单套制”试点成功。
随后，国家发银行、珠海、青岛等部门或地区陆续推行电子档案“单套制”试点。
2016年，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出“有条件的部门开展电子档案‘单套制’管理试点”。
紧接着，《档案法》修订征求意见稿规定“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力”，这也为电子档案的合法性、有效性提供有力法律保障。
随着计算机信息技术、网络技术，以及办公OA系统在日常办文中的应用，深刻地改变了传统的档案管理模式，电子文件“单套制”归档及管理改革要立足现实工作需要，把握电子文件“单套制”的规律和要求，了解改革的现实需要性，把握改革的现实可行性，结合新时期电子文件的特点和规律，切实推动电子文件的归档、管理和利用，为进一步做好电子文件的归档、管理提供理论参考，具有积极的理论指导意义和现实应用价值。
一、电子文件“单套制”内涵及提出背景1.内涵相对于“双套制”而言，电子文件“单套制”是指经由计算机等电子设备而生成的档案，且仅以电子文件模式予以保存。
电子文件“单套制”突破了传统纸质档案收集、整理、归档的管理模式，利用计算机信息技术将电子文件管理嵌入至电子文件形成、办理、收集、管理、利用的全生命周期。
大型军工企业实施电子文件“单套制”归档与电子档案“单套制”管理的可行性研究
ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ信息化建设目前，我国企业档案管理实践中仍普遍采用“双套制”归档管理模式。
随着数字转型的不断深化，电子文件“单套制”归档管理自2013年以来已被业界学术领域普遍认同，也是数字档案馆下一阶段转型发展的目标之一。
分析“单套制”可行性之前，我们先梳理一下相关的概念定义。
在学术研究和实践中存在很多概念表述混乱、定位混淆或者没有明确的适用场景等现象，导致电子文件归档和电子档案管理不规范，档案工作者不能深刻理解“单套制”的管理内涵。
一、概念辨析电子文件“单套制”“单轨制”都是相对于“双套制”“双轨制”而言的。
首先我们要明确什么叫“轨”，轨分为模拟轨和数字轨，模拟轨简单地说就是能够记录数据的纸质或者缩微胶片；数字轨是记录数据的光盘、磁盘、磁带、U盘等。
原则上两者可以互相转换，但是有些记录在数字轨上的文件无法转换到模拟轨上，比如视频文件。
因此我们讲的单轨是指数字单轨，数字转型也是从模拟轨向数字轨转型。
“套”的概念也就是我们常说的载体类型，其实如果确定了单轨，如果是模拟轨，其对应的就是纸质或者缩微胶片的载体存储类型。
如果是数字轨，对应的就是磁盘、光盘、磁带等载体形式。
“单轨制”是指仅以电子文件的形式在业务系统中流转、办理然后进行归档。
但是这里强调的单轨不是指所有文件的原生状态都是电子形式，可以是纸质生成然后数字化后进入系统流转，这里的单轨强调的是尊重文件的原生状态。
“单套制”的概念主要探讨的是关注后端档案的保存阶段。
电子档案“单套制”是指文件仅以电子形式进行鉴定、整理、保存的一种管理模式。
因此，企业电子文件“单套制”归档和电子档案“单套制”管理的主要内容就是：企业在内部电子文件管理中，仅以电子文件形式进行归档、保存的管理模式。
二、必要性分析(一)军工企业传统档案管理面临的困境目前在企业内部因采取“双套制”归档模式，随着企业业务的扩张，档案归档量呈现暴涨趋势，档案库房胀库现象严重，给企业档案管理带来很大压力；“双套制”管理模式，档案管理人员需要在系统上管理电子档案，也要管理对应的纸质档案，工作量大且效率低下，容易降低电子档案的凭证性，抵消了档案信息化发展的优势。
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2016年8月25日
2015年4月
率先开展试点，研发电子文件 在线归档和电子档案管理的原 型系统，制定相关配套制度， 落实数字签名、电子签章等技 术，开启一年多的探索
2016年2月5日
自贸区管委会保税区管 理局向上海市档案局呈 报《中国（上海）自由 贸易试验区管理委员会 保税区管理局机关文件 材料归档范围和文书档 案保管期限表》
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6.自身思考 为什么要实行电子文件单套制：
（1）电子文件带来的压力：数量 鉴定 库存 工作量 等问题； （2）为实现电子政务中的无纸化办公奠定基础； （3）电子文件管理日益成为国家治理和公共服务的重要手段：推进国家治理体系和社会治 理能力现代化提供有力支撑。
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6.自身思考
第七届中国电子文件管理论坛： 国际档案理事会电子文件委员会原主席John MacDonald首先做题为“在业务流程中集成文件 管理：说易行难”的报告。John指出“文件工作者首先要重新调整思维方式，从文件的视角 看业务流程转变为从业务流程的视角看文件，要理解并有效交流文件和文件管理对业务和业 务流程的价值，了解业务流程及其环境。 其次，文件工作者要走出去，要与业务和系统构建者、业务流程和工作流设计者等进行交流 并积极对话，共同有效促进文件、文件管理和业务流程的集成。”
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2. 单套制的含义
抽象化 电子文件和电子档案的“单套制”管理是相对于传统的纸质、电子“双套制”归档而言的，是“无纸化” 办公条件下的电子文件在线归档和电子档案管理的创新模式。它颠覆性地改变了传统的文件收集、整理 和归档方式，将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用的源头和全生命周期，从而实现电子 档案的全程化、专业化管理。
上海自贸区电子文件单套制保存实施情况及思考
制作人
时间 2016-04-10
CONT目 E录 NTS
1 背景 2 单套制含义 3 实践的时间发展
4 单套制归档流程 5 单套制的业 发展“十三五”
规划
国家电子文件 管理“十三五”
规划
“ …… 在 有 条 件 的 部 门 开 展 电 子档案单套制（即电子设备生 成的档案仅以电子方式保存）、 单轨制（即不再生成纸质档案） 管 理 试 点 ； …… 加 强 电 子 档 案 长期保存技术研究与应 用；……”。
“推进电子文件归档保 存 。 …… 开 展 电 子 档 案 ‘ 单 套制’、‘单轨制’管理试 点。”
上海市档案局 课题
上海市档案局将“探索电子 文件归档和电子档案管理新 模式”作为2015年度重点课 题，在上海自贸区管委会保 税区管理局开展试点，对电 子文件“单套制”管理中的 突出问题进行重点攻关。
档案室长期保存 档案室接受 部门提交归档
流程图
三个环节
电子文档单套制归档的具体流程 ——浦东档案馆的介绍
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5. 单套制的创新之处
技术保障
试点单位紧紧围绕电子档案“真实完整、 安全可靠、长期可用”的要求，应用了电 子签名、元数据采集、日志管理等技术， 研发了一套适合“单套制”管理的电子文 件归档和电子档案管理系统；设计了通用 数据采集、电子档案格式转换、电子档案 离线备份、电子档案通用浏览器等工具， 有效解决了电子文件接收难、电子档案管 理难和长期保存难等问题，使各业务部门 在统一的网络平台和互信的软件系统上开 展一体化管理，保障了电子档案来源可信、 管理可靠、长期可用。
管理模式
试点单位将OA办公流程与电子文件归档、电子档 案管理流程对接，变分散管理为全程管理；要求业 务经办人员在文件办结并通过审核后，立刻提交归 档文件，变年度归档为随办随归，从源头上保证了 电子档案的完整、准确和系统；依托电子政务网络， 进一步发挥电子档案的服务功能，方便政府机构、 企事业单位和个人进行档案查询，提高了办事效率。
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4.单套制归档流程
“单套制”归档在电子文件从“部门提交归档——档案室接受——档案室长期保 存”三个环节中加入了目前电子商务、电子政务中应用最普遍、技术最成熟的、可 操作性最强的一种电子签名方法——数字签名，数字签名不仅可以鉴定签名人的身 份，还可以验证文件在传输中有无变动。与此同时，原文文件、签名串、数字证书 三者作为一个完整的整体予以保存，可以随时验证数字签名的有效性和合法性。
2016年6月2日
自贸区管委会保税区管理局印 发《保税区管理局归档电子文 件整理操作细则》《保税区管 理局电子档案长期保存管理规 范》
自贸区管委会出台《关于加强 中国（上海）自由贸易试验区 电子文件归档和电子档案管理 工作的指导意见》
22001166年年1111月月1177日日
召开复制推广会，电子文件 归档和电子档案“单套制” 管理正式在整个上海自贸试 验区范围内推广实施。
具体化
具体来说，是将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理的流程对接，利用数字签名和电子签章技术， 在文件办结后即时向档案室提交归档文件。这样，原来的年度归档变为了随办随归，原来作为“后道工序” 的档案管理同步嵌入到了电子档案的整个生命周期。
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3. 实践的时间发展
试点地址：上海自贸区管委会保税区管理局
关注点：
依托电子政务网络，电子文件归档和电子档案“单套制”的推行 将与自贸试验区的日常管理和业务职能活动同步融合。
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6.自身思考
档案鉴定
（1）业务人员发挥很大的作用 （2）如何使业务人员档案鉴定的专业性，准确性
职能鉴定
在各个政府推广单套制保存方式，那么首先对于保管期限表的确立是非常必要的，那么如何确立 这个保管期限表呢？其中的职能鉴定应是最大的可行之路。 其中，档案局与各个机构在“鉴定”工作上的紧密合作 或 在推行单套制之前档案馆对各个机 构档案员的进行培训。
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单套制 创新之处
制度建设
试点单位积极建立健全电子档案管理制度，结合工作实际， 先后制定了《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文 件归档范围和电子档案保管期限表》《上海自贸试验区管 委会保税区管理局电子文件归档整理操作细则》《上海自 贸试验区管委会保税区管理局电子档案长期保存管理规范》 等电子档案管理制度，使电子档案“单套制”管理试点工 作有章可循、有规可依。