(档案管理)国土资源局国土资源档案数字化管理信息系统方案

、XX市国土资源局国土资源档案数字化管理信息系统方案（V4)§1. 项目背景随着我国档案管理体系的逐步完善以及信息管理数字化进程的日益发展，国土资源系统将面临越来越多信息资料管理问题。

因而，如何将成千上万的文档信息归档保存，如何使办事人员、相关单位、个人快捷地查询到所需资料等问题，已经摆在我们面前。

国土资源系统肩负着国土资源规划、管理、开发等重任，拥有大量的国土资料，以往国土资料的存贮介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、影像带，黑白照片、彩色照片和部分电子文档资料。

这样管理手段落后，占用大量库房面积，管理成本高，保管查阅时易损坏，档案管理难度很大，而且查询和利用很不方便，从而大大制约了这些国土资料的社会化利用程度，与当前高速发展的信息时代是不相适应的。

现在，人们将电子影像技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理，成功地解决了上述档案管理面临的问题。

首先，通过先进的高速文档扫描仪或者数码照相机将纸张文档转换成电子影像；然后根据一定的归档机制，建立影像文件的索引数据库，形成一个方便可靠而又完整的电子档案库；最后用户可以通过网络对档案进行查询、调阅、打印等操作。

采用磁盘阵列、光盘库等存储技术，原纸张档案可以塑封起来集中保管，不必采用柜橱保存方式，避免了档案受潮、虫蛀情况的发生，从而大大减少了档案的占用面积，降低了档案对环境的要求，节省大量管理成本。

档案的查询和利用完全基于档案的电子影像。

用户通过计算机可以从电子档案库中智能地检索到某一档案的详细信息，并且可以多人同时访问相同档案，顺利地解决了档案查询速度、档案共享、人为毁损档案原件等问题。

查询系统的应用更将档案的管理和利用扩展到无限的空间。

总之，国土资源档案数字化系统的应用，可以提高管理的工作效率，降低管理成本，提高管理质量，取得良好的社会效益和经济效益。

国土资源档案数字化系统，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我市国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用。

§2. 设计目标采用先进的计算机技术建设档案数字化系统，将国土资源局所有数字档案资料进行集中管理，实现电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房温湿度监测等功能；并设计接口与局办公自动化系统、地籍管理信息系统、土地交易管理系统、土地利用数据库系统等密切相连，通过接口与其他相关系统进行交互，实现电子档案资料的实时归档，网上移交以及查询利用等。

国土资源档案数字化系统建设的核心任务是档案信息的数字化。

一方面将现有档案，包括各种纸质档案、照片档案、声像档案等进行数字化处理；另一方面收集整理工作过程中形成的大量的电子文件档案，这种收集可以是文本、图形、图像、声音、视频等各种形式。

并将档案信息与国土资源局的办公业务相关联，同时实现档案库房温湿度的自动监测。

系统建设的根本目的是利用虚拟化的网络优势、智能化的检索手段和先进的GIS技术，将档案信息进行集中统一管理，实现档案和图形的相互查询，方便、准确、及时地提供系统的档案信息资源，真正实现档案信息资源的共享，提高工作效率，加快我局的信息化建设。

§3. 建设意义建设国土资源档案数字化系统的意义十分重大，将彻底改变传统的业务档案管理模式，充分利用信息化技术来提高国土资源局的业务档案管理水平，更好的为国土资源局的业务人员、办公人员、相关企业、个人提供服务。

主要表现在如下几方面：1、国土资源档案管理模式的改变建立数字档案室，将改变原有的手工业务档案管理模式，采用电子化的业务档案管理模式，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率；大量的业务信息从业务系统中直接归档，减轻了他们的工作压力和难度；使档案管理人员从纯粹的档案管理中解脱出来，把工作重心放在如何利用好这些国土档案资源上来，做到职能从管理向服务及研究过渡。

2、国土资源档案存储模式的改变建立数字档案室，将大大减少对纸质资料的查询，实物档案可以采用真空封存等技术来保管，降低了珍贵的纸质档案遭到破坏的可能性，减少了保存实物档案的经济成本。

3、国土资源档案查询模式的改变建立数字档案室，可以直接使用档案管理系统对国土档案进行查询，也可以通过接口将档案查询集成到业务系统（如：OA系统/地籍系统）中，可以跨系统对国土档案资源进行访问，大大扩大了档案查询途径及查询效率，提高了档案的利用率。

§4. 设计原则系统设计必须根据档案管理的特点，遵照可靠性、安全性、先进性、易维护性、海量存储和开放性等原则来设计。

1）可靠性可靠性是档案信息管理系统首先应该保证的，即具有较高的容错及故障恢复能力，保证关键业务数据具有良好的安全备份方案，出现意外时，最大可能地保证数据不会丢失，尽快实现数据的安全恢复，以保证数据的安全可靠性。

2）安全性系统应确保档案信息的完整性、真实性、原始性、保密性，要在网络系统、数据库系统和应用软件系统均设置安全机制，拒绝非法用户进入系统，杜绝合法用户的非授权操作，避免系统被破坏，防止数据被窃取和篡改。

3）先进性档案信息管理系统所采用的体系结构和所选用的设备应考虑具有国际先进水平，具有发展潜力和一定的超前性，保证系统具有较强的生命力和较长期的使用价值，符合当前或未来趋势。

1）易维护性系统实施后，其后续的投资大部分都花费在管理与维护方面。

针对这一特点，在设计系统方案时，要使系统将来易于管理和维护，从而节省后期投资及维护人员投入，确保系统的正常运行，减少故障所带来的损失。

5）海量存储性档案数据的特点是海量存储、逐年积累，特别是随着社会进步，可归档的资料每年都在加速增长。

因此，如何有效地对海量数据进行管理，使系统不至于因为数据量大而减低速度，是决定数字化档案系统效率的决定因素。

6）开放性一方面由于档案系统是各种业务资料的最终管理者，决定了档案系统在系统架构上必须具有较大的开放性，能够提供各种接口及服务，以利于其他业务系统的调用，使得业务数据能自动归档到档案系统中，提高工作效率。

另一方面由于档案影像数据的扫描加工费用巨大，所以档案系统在影像数据存取结构上能够具有开放性，以利于档案系统本身的升级工作。

§5. 项目的必要性§5.1. 档案管理现代化、信息化是必然趋势随着现代科学技术的开展，档案管理系统的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。

档案数字化是目前档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在国土行业工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，加快实现广元市国土资源局档案的数字化建设。

§5.2. 档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域档案管理归根结底是信息资源的管理。

信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。

相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益和经济效益。

§5.3. 档案现代化管理可以增加信息存储量现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。

纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。

这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。

具有直观性、选择性、易操作性。

§6. 成功要素§6.1. 高层领导的强力支持高层领导持续性的参与和明确的支持能明显提高档案数字化项目实施成功的概率。

因为该项目的实施是一项跨越功能的工程，是改变工作模式和人的思维方式的变革，必然对许多员工的工作产生较大的影响。

如果没有高层领导的明确支持，则很难推行。

§6.2. 专职的实施队伍、规范化的实施过程和方法在项目的实施过程中，高水平，高素质的团队是保证圆满完成服务工作的核心基础，速集集团拥有一支熟悉国土行业业务流程、技术精湛、敬业负责的专职队伍，可以保证国土档案数字化过程的规范化服务。

§7. 遵循标准为了确保系统建设的质量，系统的开发、建库将严格遵从国家与地方的有关标准和规范，并按照软件工程的规范要求进行系统开发、实施。

§7.1. 行业管理政策和规范《电子文件归档与电子档案管理规范》（中华人民共和国行业标准）《电子政务工程技术指南》《国民经济行业分类与代码》GB/T4754-94《国家行政区编号规范》《中华人民共和国标准计算机软件开发规范》《中华人民共和国标准软件产品开发文件编制指南》《中华人民共和国行政区划代码》GB/T 2260—1999提供数据库设计的数据字典。

数据字典是对数据库中数据项的描述,它记录和描述各数据项的内容、类型、格式、长度、使用、频率等。

§7.2. 软件工程规范按照软件工程的要求，规范系统分析、系统设计、系统编码和测试。

在程序设计过程，将采用面向对象的方法和计算机辅助软件工程软件进行编程。

系统分析与设计采用面向对象的系统分析与设计（OOA&D）方法,系统开发过程中应用了计算机辅助软件工程（CASE）技术进行系统分析、软件设计和开发，确保系统软件和数据库的规范化、可移植性、可靠性，提高系统开发的效率。

系统采用UML （Unified Modeling Language）标准设计语言，使用Rational Rose等软件，将档案信息按照实体的方式进行分类，并使用了面向对象最新设计方法——语义对象模型方法，实现了从业务需求分析到系统设计、系统编码的一致性。

规定和统一程序格式、规定程序内外接口、变量设置、数据格式和文件格式等。

提交规范性文档，包括系统调查与需求分析报告、系统总体设计、系统详细设计报告、系统测试报告、系统技术手册、系统维护与管理手册等。

§8. 技术线路§8.1. 概述系统采用C/S、B/S两种相结合的架构。

C/S （Client/Server）结构，即客户机和服务器结构。

它是软件系统体系结构，通过身份验证，充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client 端和Server端来实现，实现网络功能。

它降低了系统的通讯开销，提高网络传输的安全性。

目前大多数应用软件系统都是Client/Server形式的两层结构，基于现在的软件应用系统正在向分布式的Web应用发展，Web和Client/Server 应用都可以进行同样的业务处理，应用不同的模块共享逻辑组件；因此，内部的和外部的用户都可以访问新的和现有的应用系统，通过现有应用系统中的逻辑可以扩展出新的应用系统。