秘书工作概述ppt
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秘书的日常工作(上)PPT课件
▪ 5、如果自己上司的地位比对方的地位高 （特别是在本公司内），应该是先拔通对 方的电话，对方接听电话之后，自己才把 电话转给自己的上司。如果对方的地位比 自己上司的地位高或相同，则在拨通对方 秘书电话请求转接之后，马上把电话转给 自己的上司。
2021/3/12
25
▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
2021/3/12
39
▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
2021/3/12
10
▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
2021/3/12
2021/3/12Fra bibliotek422021/3/12
43
2021/3/12
44
印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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26
接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
2024版《秘书培训》ppt课件
提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
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提升自身竞争力的方法
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学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
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秘书的基本技能
Chapter
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文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
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05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
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有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
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秘书办文的工作内容介绍(ppt 93页)
2.发文处理
（1）文稿形成
拟稿。 审查，包括会商和核稿两个环节。 签发。
（2）公文的制作
注发、缮印、校对
（3）用印公或文签的署对。外传单递 击此处添加标题
发文登记——封发(分装——发出)
（4）处置办毕公文
阅卷归档、暂存、销毁。
拟稿审核签发复核缮印校对盖章登 记封发立卷、归档、暂存、销毁
吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程 序各环节的操作?
3.文书处理应注意的事项
（1）文旨不明，文种不分
（2）行文关系单不明击，此职权处不添分加标题
（3）篇幅冗长，内容含糊
行政秘书学
技能篇
第二章 秘书办文的工作
● 文书的撰拟 ● 文书的处理 ● 技能训练
第一节 文书的Leabharlann 拟一、文书的概念与分类二、秘书工作单中击的此常处见文添种加标题
三、公文的行文关系、方式、规则 四、公文的基本格式与写作要求
一.文书的概念与分类
（一）文书的概念
文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表 达意图的文字材料。文书是人们用来记录信息、交流 信息和发布信息的一种工具。
单击此处添加标题 通 （1）规范性文件：条例、规定、办法。
用 （2）领导指导性文件：命令（令）、决定、指示、决议、 文 意见、通知、通报、批复 书 （3）公布性文件：公告、通告
（4）陈述呈请性文件：报告、请示、议案、调查报告 （5）商洽性文件：函 （6）会议文件：会议纪要
通用文书
党的机关公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、
除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、
倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括
秘书述职报告PPT
信息共享
加强与其他部门的沟 通协作，实现信息共
享。
预算控制
严格执行预算计划， 确保各项支出合规。
04
团队协作与沟通机制建立
内部团队协作模式优化
任务分工明确
确保每个团队成员清楚自己的职 责和工作目标，提高工作效率。
定期团队会议
组织定期的团队会议，分享工作 进展、交流经验，共同解决问题
。
信息共享平台
塑造共同价值观
明确企业核心价值观，通过多种形式传播和践行，形 成共同价值观。
营造积极氛围
关注员工成长和心理健康，营造积极向上、富有活力 的企业氛围。
THANKS
感谢观看
重视时间管理
合理安排工作优先级和时 间节点，确保重要任务按 时完成。
加强沟通协调
主动与团队成员和其他部 门保持良好沟通，促进工 作顺利开展。
持续学习提升
关注行业动态和最新知识 ，不断提升个人专业素养 和综合能力。
03
本年度工作计划
目标设定与分解
整体目标：提高公司运营 效率和员工满意度。
具体指标
提高文档处理速度10%。
03 维护领导形象
在公共场合注意言行举止，展现良好形象。
日常行政工作
01 文件管理
负责文件的归档、整理、保管和借阅。
02 接待工作
接待来访客人，提供咨询和引导序，确保设备正常运行。
会议安排与记录
会议筹备
协助领导筹备会议，准备 相关资料。
会议跟进
跟进会议决议执行情况， 及时向领导反馈。
会议记录
做好会议记录，整理会议 纪要。
信息传递与沟通
信息收集与整理
外部沟通
关注行业动态，收集相关信息并整理 成报告。
行政处秘书工作总结PPT
与其他部门合作事项
项目协作
协助其他部门推进相关项目，包 括项目立项、进度跟踪、成果验 收等，确保项目按时完成并达到
预期目标。
资源共享
与其他部门共享资源，包括设备、 资料、技术等，提高公司整体工作 效率和效益。
跨部门沟通
积极与其他部门沟通协调，解决工 作中出现的问题和矛盾，促进公司 整体工作的顺利进行。
薪资核算
根据考勤数据和薪资标准，核算员工薪资，确保 薪资发放的准确性和及时性。
数据分析
定期对考勤和薪资数据进行统计分析，为公司人 力资源管理提供数据支持。
05
保密工作与安全管理
保密制度执行情况
01
02
03
04
保密意识培养
定期组织员工学习保密法规， 提高全体员工的保密意识。
保密协议签订
与涉密人员签订保密协议，明 确保密责任和义务。
码策略。
外来设备管理
严格管理外来设备接入 公司网络，防止信息外
泄。
突发事件应对与处理
01
02
03
04
应急预案制定
制定信息安全应急预案，明确 应急处理流程和责任分工。
应急演练组织
定期组织应急演练，提高员工 应对突发事件的能力。
事件响应与处理
在突发事件发生时，迅速启动 应急预案，协同相关部门进行
处理。
访客接待质量提升
通过加强前台接待培训，提高访客接待质量，使访 客满意度提升15%。
工作时间与地点
02
01
03
工作时间
每周一至周五，9:00-18:00，双休。
工作地点
公司办公楼行政处办公室。
加班情况
根据公司需要和个人工作安排，合理安排加班时间。
单位秘书工作述职报告PPT
会议组织成果
会议筹备充分
提前制定会议方案，明确 会议目的、议程、参会人 员等，确保会议筹备工作 充分、有序。
会议记录详尽
对会议讨论内容、决定事 项等进行详细记录，确保 会议精神得到准确传达和 落实。
会议效果良好
通过精心组织和安排，确 保会议取得圆满成功，达 到预期效果。
信息传递成果
信息传递及时
对上级文件、指示等及时传达， 确保信息不延误、不遗漏。
报告时间和地点
时间
具体报告时间，如XXXX年XX月XX日。
地点
具体报告地点，如公司会议室或线上会议平台。
报告对象和范围
对象
单位领导、同事及相关部门负责人。
范围
针对单位秘书工作进行全面述职，包括工作成果、问题分析及改进措施等方面。
02
工作职责与任务
秘书工作职责
协助领导处理日常事务
负责安排领导日程，协助处理各类文 件、信函和电话，确保领导工作高效 有序。
协助领导完成重要项目
成功组织大型会议
在项目期间，积极协调各方资源，确保项 目进度顺利，得到领导的高度评价。
负责策划、组织和执行单位年度工作会议 ，会议规模达到历史之最，得到与会人员 的一致好评。
文档电子化项目
优化接待流程
负责推进文档电子化项目，提高文档管理 效率，降低文档丢失风险。
对接待流程进行优化，提高接待效率和质 量，提升单位形象。
水平。
团队协作意识
积极与同事沟通交流，共同协作 解决问题，营造良好的团队氛围
。
04
工作中的问题与不足
文书处理中的问题
文件归档不规范
归档文件时未按照规定的分类和标签进行整理， 导致查找困难。
秘书工作
撰写文件注意事项
• • • • • • 1、注意准确性： 事实要真实 结论要正确 文风要朴实 文种要合理 结构简明、层次合理 结构是全文讲的，结构含 开头，主体结论。层次指某件事说的，层次含六 个什么（事、人、时间、地方、样子、原故） • 语法要严谨、标点要恰当 （一字入公文，九牛 拔不出）
2、鲜明性
• •
2、办公场所的环境整理 日常卫生、院内门外、室内室外、 治安保卫、员工仪表等。 • 达到条理性、规范性、系统性的要求。
• • •
3、设备管理 熟息相关设备设施的性质性能、登记备 案（保修、说明书、图纸归档） • 常用仪器实用维修、办公设备实用卡表、 工具使用制度编制实施。
• • • •
4、日常生活管理 （不管部） 衣食住行 卫生安全
两者皆有
领导指 导 性 文 件
①发文机关+事由+文种 ②事由+文种
一般省部级、 国务院、 中共中央 的公文中 使用的多 一些
公告
用于向国内外宣布重要事项或 法定事项
行政机关 公文
公布性 文 件
①发文机关+事由+文种 ②发文机关+文种 ③文种
通告
用于公布社会有关方面应当遵 守或者周知的事项
行政机关 公文
领导指 导 性 文 件
①发文机关+事由+文种 ②事由+文种
指示
用于对下级机关布置工作，提 出开展工作的原则和要 求
党的机关 公文
发文机关+事由+文种
公报
用于公开发布重要决定或者重 大事件
党的机关 公文
公布性 文 件
会议名称+文种
文件编写
• • • • 文件的表述特点： 政治性强 观点正确、正面教育、亮点突出 业务性强 干啥写啥“才冠鸿笔、识骏足” 定向表述 以对象为主，上为请报，下为指令， 平为协商； • 逻辑思维 事实说话，综合、归纳、分析、判断、 条纹缕析的文字材料； • 直书不曲 禁借喻、要直说，开门见山； • 特定体式 注意文件的特定体式与格式
秘书工作概述ppt课件
4
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
5
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
6
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
11
• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
9
秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
5
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
6
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
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• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
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秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
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• 涉外秘书岗位要求从业者精通外语，操作办公自动化 设备，懂经济，懂法律，掌握秘书工作知识和技能， 了解和适应中外不同的文化环境，具有国际眼光，熟 悉国际市场游戏规则，适应国际竞争的需要。
秘书是为领导人创造最佳决策环境的人2 。
案例讨论2.1
• 某天，某公司经理突然收到一பைடு நூலகம்非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室， 让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会 收到你这样的来信，尽管我们之间交情很深， 但事到如今，我不得不终止交易，并按照惯 例，我要将这件事情公布于众！经理口述完 毕后，命令秘书即刻把信打印寄走。
耿秘书带着搜集材料的目的下基层后，有如 下方案可选择：
A.只搜集先进个人典型材料，对其他问题一概不问。 B.除搜集典型材料外，也附带了解其他问题，回来后将下面
存在的一切问题均反映给领导。 C.完成自己的任务外，了解到基层其他问题时，发表自己见
解，甚至指手画脚。回来后，又向领导“报忧”。 D.搜集的先进个人典型材料，自己动手写稿；发现下面问题
③官职：掌管图书或文书。秘书监、秘书郎、秘书令、秘书丞。 ④官署：秘书寺、秘书省、秘书院。
现代社会秘书的称谓
• 打字员、文秘、内勤、文书、文员 • 办公室主任 、XX主管（培训主管、业务主
管）、XX助理（人事助理、执行助理） • 初级秘书、高级秘书 • 商务秘书、涉外秘书
中华人民共和国人社部《秘书国家职业标准》
我国古代“秘书”含义
①宫禁秘藏之书。及歆校秘书，见古文《春秋左氏传》，歆大 好之。（《汉书·刘歆传》） 《西京赋》《晋书·荀勗传》 《后汉书·苏竟传》
②谶纬[chèn wěi]图录等类书。《说文·易部》：“秘书说曰： 日月为易。” 段玉裁注：“秘书，谓纬书。” ：“时睹秘 书纬术之奥。” （《后汉书·郑玄传》 ）
秘书工作概述ppt
第 1 章 秘书工作概述
秘书工作概述ppt
一、秘书的来由与定义
Secretarius Secretary the keeper of secret
●job 指一种职位或职业 ●officer 指具有这种职位、从事此职业的职员 ●officer 高级官员（内务大臣、宫廷大臣、书记）
生活中遇到的问题;
• 4.协助参与书院课程建设; • 5.从事学生参访实习、交流实践活动的策划组织工作; • 6.完成书院交办的其他工作。
工作形式和内容
服务对象
• 秘书，是从事办公室程序性工作，协助上 司处理政务及日常事务并为决策及实施提 供服务的人员。
工作本质：辅助、助手、提供决策环境
涉外秘书 foreign related secretary
• 指在我国“三资”企业、外国驻华机构、各种涉外单 位和部门、在国外的企业、办事处、涉外民营企业等 处，辅助上司实施涉外经济活动或涉外事务管理的专 门人才，是改革开放后产生的新型的外向型秘书。 （杨剑宇《涉外秘书导论》）
为经理提供决策环境，不能代替经理决策。
案例讨论2.2
北环饭店总经理交代办公室耿秘书：搜集先进个人 典型材料。耿去第一分店时，受到分店领导和群众 热情接待。他有点陶醉了，他要的材料要分店秘书 给他写，同时，对下面工作中存在的一些问题，他 也表示不满。回来后，马上向总经理反映了第一分 店的情况。可是，当他再次来到第一分店时，领导 和群众对他却敬而远之，甚至有些冷漠，耿秘书有 些莫名其妙，他认为向领导如实反映下面情况，是 秘书的责任，为什么会造成这样的结果呢？
面对经理的命令，秘书有以下四种选择：
• A.“是，遵命！”说完，秘书立即回办公室，把信 打印寄走。
• B.如果将信寄走，对公司和经理本人都不利，于是 秘书没有去打印信件。
• C.秘书没有打印信件，反而反问经理：“经理，请 冷静一点，你知道你这样做的后果吗？在这样的事 情上，难道我们都没有一点过错吗？”
本地将下面一切情况，一股脑儿地“端”给领导， 不仅让领导事务缠身，而且也失去了秘书参谋作 用（提供最佳决策环境）的发挥。
二、行政助理、秘书、文员的区别
• 7[日]田中笃子 • 秘书日常工作四个层次 • A.参与领导决策 • B.领导文件起草、信息收集 • C.接电话、接待、收发邮件 • D.办公用品管理、行政后勤
报名截止日);
• 3.身体健康，品行端正，善于沟通，勤于思考，吃苦耐劳，心理素质良好; • 4.认同通识教育理念，对通识教育有兴趣和热情，勇于接受挑战，善于解决
问题;
• 5.英语听说读写能力良好，文笔较好，熟悉公文写作，熟练应用office等 办公软件;
• 6.具有学生管理工作经历或主要学生干部经历者优先。 • 二、岗位职责 • 1.协助处理办公室日常工作; • 2.从事助教相关工作，参与学生课程学习，带领学生进行分组讨论; • 3.从事学生日常管理工作，贯彻书院的规章制度，关心学生发展，解决学生
• D.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信递给已 经心平气和的经理：“经理，可以将信寄走了吗？”
最合适的选择——D
• 理由： • 1.经理也有喜怒哀乐，也有平静反省的时候。 • 2.秘书把信件打印出来，再次征求意见，实
际上是给经理创造一个重新决策的机会。 • 3.秘书，只是经理的助手，不能越俎代庖，
后，与基层干部商量，介绍其他单位好的做法。回来后， 一般性问题不再“报忧”，重大问题在向领导汇报时，也 要讲清基层同志的态度和所采取的措施。
最合适的选择——D
• 理由： • 1.秘书要自己亲力亲为，写稿是本职工作。 • 2.秘书不能以“二首长”自居，指手画脚是一种
越权行为。 • 3.秘书要“上传下达，下情上述”，但是原原本
三、关于秘书招聘，你读懂了吗？
• 福建省事业单位招聘考试网 • 福建省教育考试院 • 福建公务员考试资讯网 • 福州赶集网
• （招聘启事来源）
韩企在华招聘：中国三星北京总部招聘秘书
2016年中国海洋大学行远书院办 公室综合秘书招聘启事(1-2名)
• 一、招聘条件 • 1.具有良好的政治素质和道德修养，有良好的沟通能力、组织协调能力; • 2.硕士研究生学历、硕士学位，年龄不超过30周岁(含30周岁,年龄计算到
秘书是为领导人创造最佳决策环境的人2 。
案例讨论2.1
• 某天，某公司经理突然收到一பைடு நூலகம்非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室， 让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会 收到你这样的来信，尽管我们之间交情很深， 但事到如今，我不得不终止交易，并按照惯 例，我要将这件事情公布于众！经理口述完 毕后，命令秘书即刻把信打印寄走。
耿秘书带着搜集材料的目的下基层后，有如 下方案可选择：
A.只搜集先进个人典型材料，对其他问题一概不问。 B.除搜集典型材料外，也附带了解其他问题，回来后将下面
存在的一切问题均反映给领导。 C.完成自己的任务外，了解到基层其他问题时，发表自己见
解，甚至指手画脚。回来后，又向领导“报忧”。 D.搜集的先进个人典型材料，自己动手写稿；发现下面问题
③官职：掌管图书或文书。秘书监、秘书郎、秘书令、秘书丞。 ④官署：秘书寺、秘书省、秘书院。
现代社会秘书的称谓
• 打字员、文秘、内勤、文书、文员 • 办公室主任 、XX主管（培训主管、业务主
管）、XX助理（人事助理、执行助理） • 初级秘书、高级秘书 • 商务秘书、涉外秘书
中华人民共和国人社部《秘书国家职业标准》
我国古代“秘书”含义
①宫禁秘藏之书。及歆校秘书，见古文《春秋左氏传》，歆大 好之。（《汉书·刘歆传》） 《西京赋》《晋书·荀勗传》 《后汉书·苏竟传》
②谶纬[chèn wěi]图录等类书。《说文·易部》：“秘书说曰： 日月为易。” 段玉裁注：“秘书，谓纬书。” ：“时睹秘 书纬术之奥。” （《后汉书·郑玄传》 ）
秘书工作概述ppt
第 1 章 秘书工作概述
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一、秘书的来由与定义
Secretarius Secretary the keeper of secret
●job 指一种职位或职业 ●officer 指具有这种职位、从事此职业的职员 ●officer 高级官员（内务大臣、宫廷大臣、书记）
生活中遇到的问题;
• 4.协助参与书院课程建设; • 5.从事学生参访实习、交流实践活动的策划组织工作; • 6.完成书院交办的其他工作。
工作形式和内容
服务对象
• 秘书，是从事办公室程序性工作，协助上 司处理政务及日常事务并为决策及实施提 供服务的人员。
工作本质：辅助、助手、提供决策环境
涉外秘书 foreign related secretary
• 指在我国“三资”企业、外国驻华机构、各种涉外单 位和部门、在国外的企业、办事处、涉外民营企业等 处，辅助上司实施涉外经济活动或涉外事务管理的专 门人才，是改革开放后产生的新型的外向型秘书。 （杨剑宇《涉外秘书导论》）
为经理提供决策环境，不能代替经理决策。
案例讨论2.2
北环饭店总经理交代办公室耿秘书：搜集先进个人 典型材料。耿去第一分店时，受到分店领导和群众 热情接待。他有点陶醉了，他要的材料要分店秘书 给他写，同时，对下面工作中存在的一些问题，他 也表示不满。回来后，马上向总经理反映了第一分 店的情况。可是，当他再次来到第一分店时，领导 和群众对他却敬而远之，甚至有些冷漠，耿秘书有 些莫名其妙，他认为向领导如实反映下面情况，是 秘书的责任，为什么会造成这样的结果呢？
面对经理的命令，秘书有以下四种选择：
• A.“是，遵命！”说完，秘书立即回办公室，把信 打印寄走。
• B.如果将信寄走，对公司和经理本人都不利，于是 秘书没有去打印信件。
• C.秘书没有打印信件，反而反问经理：“经理，请 冷静一点，你知道你这样做的后果吗？在这样的事 情上，难道我们都没有一点过错吗？”
本地将下面一切情况，一股脑儿地“端”给领导， 不仅让领导事务缠身，而且也失去了秘书参谋作 用（提供最佳决策环境）的发挥。
二、行政助理、秘书、文员的区别
• 7[日]田中笃子 • 秘书日常工作四个层次 • A.参与领导决策 • B.领导文件起草、信息收集 • C.接电话、接待、收发邮件 • D.办公用品管理、行政后勤
报名截止日);
• 3.身体健康，品行端正，善于沟通，勤于思考，吃苦耐劳，心理素质良好; • 4.认同通识教育理念，对通识教育有兴趣和热情，勇于接受挑战，善于解决
问题;
• 5.英语听说读写能力良好，文笔较好，熟悉公文写作，熟练应用office等 办公软件;
• 6.具有学生管理工作经历或主要学生干部经历者优先。 • 二、岗位职责 • 1.协助处理办公室日常工作; • 2.从事助教相关工作，参与学生课程学习，带领学生进行分组讨论; • 3.从事学生日常管理工作，贯彻书院的规章制度，关心学生发展，解决学生
• D.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信递给已 经心平气和的经理：“经理，可以将信寄走了吗？”
最合适的选择——D
• 理由： • 1.经理也有喜怒哀乐，也有平静反省的时候。 • 2.秘书把信件打印出来，再次征求意见，实
际上是给经理创造一个重新决策的机会。 • 3.秘书，只是经理的助手，不能越俎代庖，
后，与基层干部商量，介绍其他单位好的做法。回来后， 一般性问题不再“报忧”，重大问题在向领导汇报时，也 要讲清基层同志的态度和所采取的措施。
最合适的选择——D
• 理由： • 1.秘书要自己亲力亲为，写稿是本职工作。 • 2.秘书不能以“二首长”自居，指手画脚是一种
越权行为。 • 3.秘书要“上传下达，下情上述”，但是原原本
三、关于秘书招聘，你读懂了吗？
• 福建省事业单位招聘考试网 • 福建省教育考试院 • 福建公务员考试资讯网 • 福州赶集网
• （招聘启事来源）
韩企在华招聘：中国三星北京总部招聘秘书
2016年中国海洋大学行远书院办 公室综合秘书招聘启事(1-2名)
• 一、招聘条件 • 1.具有良好的政治素质和道德修养，有良好的沟通能力、组织协调能力; • 2.硕士研究生学历、硕士学位，年龄不超过30周岁(含30周岁,年龄计算到