公文须把好程序关
如何规范办文办会办事程序
如何规范办文办会办事程序文秘部门的地位和职能决定了文秘工作大到覆盖单位组织的方方面面面，小到涉及部门人员的点点滴滴。
作为机关管理工作的一部分，就要求文秘工作事无巨细，都能收放自如。
放，要求文秘人员的工作宏观上控制到位，相互衔接。
收，要求文秘人员的工作微观上不丢不落，见微知著。
收放自如，要求文秘人员能把纷繁复杂的工作分门别类，并用现代科学管理的方法统筹解决。
从某种意义说，办文、办会和办事的能力是文秘人员必须熟练掌握的基本功，是工作能力的重要表现。
总体要求：办文、办会、办事的总体要求就是“快、准、细、严、实”五个字。
快，就是要快行动，要快说、快干、快完，讲求效率，要有时效性，说了算，定了干，看轻重缓急，谋先后主次，要有预见性，时时想在先，事事干在前。
准，就是要准到位，要准确及时，讲求筹划，对上路子，吃透上面精神，摸清领导意图，准确传达指示，正确处理事项。
细，就是要细到家，要细致、细腻、细心，讲求质量，有明察秋毫的眼力，有解剖麻雀的手力，统筹谋划，深入考虑，全面权衡。
严，就是要严要求，要严格、严谨、严密，讲求态度，一丝不苟，坚持严格管理，做到职责明确、制度健全、工作有序。
实，就是要实打实，要实心、实意、实干，讲求末端，一抓到底。
实，包涵了方方面面，思想求实、作风务实、学习扎实、工作落实、生活朴实、身体结实等。
第一部分规范办文办文主要是围绕文书、文件、文字材料3个方面开展工作。
这3方面的工作又可以分为3项事务。
第一项就是文字工作：主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。
第二项就是文书处理和档案工作：主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。
第三项就是围绕文书文件要办理的事务。
主要指因文书文件产生的、而且需要文秘部门承办的事务。
比如一份文件要迅速复制多份下发，有的文书要发传真、电子邮件或者及时登录电子政务网络下载或上传有关文件。
阿坝州人民政府办公室关于进一步加强上报公文审核把关规范流转提高质量的通知
阿坝州人民政府办公室关于进一步加强上报公文审核把关规范流转提高质量的通知文章属性•【制定机关】阿坝藏族羌族自治州人民政府•【公布日期】2007.06.09•【字号】阿府办发[2007]30号•【施行日期】2007.06.09•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文阿坝州人民政府办公室关于进一步加强上报公文审核把关规范流转提高质量的通知（阿府办发〔2007〕30号）各县人民政府，州级各部门，卧龙管理局：按照州委、州政府加强领导机关、领导干部作风建设，弘扬求真务实、真抓实干的作风，提高行政效能，强化依法行政和职能转变的要求，为建立完善行为规范、运转协调的行政管理体制，提高行政效能，增强政府执行力，根据州政府主要领导同志指示精神，现就进一步加强审核把关、规范公文流转、提高公文质量有关事项通知如下。
一、加强审核把关（一）各县、各部门对上报州政府和州政府办公室的公文必须严把法律、法规、政策关，确保文件内容不与现行法律、法规、规章和国家政策相抵触；拟出台现行法律、法规、规章未作规定的新的政策文件时，必须切实可行并据理陈述；省上已有规定但州还未作明确规定的，也要据理陈述。
（二）各县、各部门上报州政府和州政府办公室的文件所涉及的数据必须准确，其量化单位必须统一规范，不得遗漏。
（三）各县、各部门上报州政府和州政府办公室的文件中，所引用的相关文件，必须提供全文复印件。
（四）各县、各部门需以州政府和州政府办公室名义行文的文件，按程序上报代拟稿。
1．代拟稿涉及机构、编制和经费事项的，必须经编制、财政部门严格把关并附审核意见；2．各县、各部门请求以州政府或州政府办公室名义发文表彰的，在报州政府审批前应送州人事局等相关部门审核并提出意见。
3．代拟稿涉及多个部门职责的，必须先行协商并作出协商情况的说明，不得有原则性或重大意见分歧。
如经反复协调会商仍不能达成共识；存在原则性或重大意见分歧的，可将分歧意见同时表达，并提出倾向性意见。
公文处理工作应把好“三关”
公文处理工作应把好“三关”作者：张莉来源：《管理观察》2010年第34期摘要：阐述了公文处理的严肃性、准确性、规范性要求和公文处理程序的基本内容，对如何做好公文处理过程中拟稿、审稿、校对三个重点环节进行了重点阐述。
关键词：公文处理公文拟稿公文审稿公文校对行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，担负着行使机关权力、组织和推动各项公务活的重任，是依法行政和进行公务活动的重要工具，代表了制发机关的法定权威并具有行政约束力。
因此，制发公文是一项严肃的工作，必须按照既定程序、格式进行，必须通过文件起草、修改、审核、校对等多道工序层层把关，以确保公文的准确性、有效性、合理性。
为提高公文质量，党和国家对公文的格式都做了具体规定。
如《国家行政机关公文处理办法》第三章“公文格式”中规定“公文一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
”我国公文文种的命名和涵义都由国家党政领导机关以规章的形式进行统一和规范，并在全国强制执行。
公文处理是办公室工作的一项日常性、基础性的重要工作，是机关实现管理职能的必要条件，是发挥办公室助手作用的重要途径，是做好档案工作的基础。
公文处理具体包括公文拟稿、制作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。
从公文的流转程序和受理对象来说，可以大致分为发文办理、收文办理和公文立卷三个阶段。
公文处理质量和效率的高低，不仅直接影响着机关工作思路、工作部署的及时传达贯彻和各项工作的顺利开展，而且还代表了机关的良好形象，反映了机关的工作质量、效率及其工作人员的综合素质和政策水平。
因此，做好公文处理工作，意义非常重大。
做好公文处理工作，提高公文处理的质量和效率，需要重点把好以下三关：一是把好公文拟稿关。
拟稿是公文的起草过程，是一项政策性、思想性、规范性和针对性很强的工作，需要高度重视，认真对待。
秘书资格考试常识：核稿
核稿是文件草稿在呈送上司审批签发之前，对文稿进行审核把关。
核稿是提高公文质量的一个重要环节，其任务是对文稿从内容、文字到体式等方面进行全面审核检查。
这项工作由富有工作经验、文字水平较高的文书工作人员或秘书负责。
通过这一环节的工作，目的要使文稿的缺点和问题及时得到改正，保证文件质量，节省上司在审稿时所花费的时间和精力，为上司最后签发打下良好的基础。
因此，核稿把关工作必须严肃、认真、细致，字斟句酌，反复推敲，切忌粗心大意，不负责任。
核稿主要是做好如下几项工作：1）把好行文关。
一个文件从拟稿到发出，不仅要经过诸多环节，耗费很多人力、物力，而且收文企业还要进行处理。
如果把毫无必要的文件发出去，将造成不应有的浪费；如果通过电话或口头商量就可以解决问题，大可不必再作文章。
因而，首先要本着精简文件的原则，确定是否有无必要行文，以防滥送文件，具体来讲：可发可不发的文件一律不发。
凡有通过深入实际调查研究、督促检查、当面处理、电话联系能解决的问题，就不要再另外行文。
凡有关会议已经安排部署，一般就不要再另外行文。
考“试大整理2）把好内容关。
任何文件都应做到观点正确，符合实际，有的放矢，切实可行。
因此，对文件的全部内容必须认真审核，检查文件标题是否能概括内容，所反映的问题是否准确，理由是否充分，材料与观点是否统一，措施意见是否具有可行性，涉及有关方面的问题是否协商一致，前后之间有无矛盾、疏漏，与本公司以前的有关文件是否衔接等等。
不能把内容空洞、不切实际、执行不通，甚至前后不一、自相矛盾的文件发出去。
3）把好程序关。
行文应按程序办事，必要的程序不能简化，对程序没有走到或逆程序的文稿，要按规定办理，完善程序。
比如，有的事情需经特定的会议讨论决定，未经会议协商不能行文；有的文件需要事先报请上司批准，未经批准，不能擅自发文；还有的文件涉及有关部门工作内容，需要进行协商会签，并取得一致意见，方可行文，等等。
4）把好文字关。
任何文件的内容都必须通过文字来表达，如果文字表达不准确，就会降低文件的效用，甚至产生歧义或差错。
县委办公室公文审核把关制度
县委办公室公文审核把关制度县委办公室公文审核把关制度各乡镇，县直各部门，驻平区(市)属各单位：为严格规范公文报送程序，切实提高公文质量，现就公文报送、处理等事项提出明确要求，请认真遵照执行。
一、严禁公文体外循环各乡镇、部门、单位报送公文必须严格履行文件登记手续。
除县人民政府领导明确要求直接报送其本人和明确需直接报送的密级文件外，一律不得将公文直接报送领导个人，不得以呈阅件、信函等形式直接报送领导个人签批。
二、严格执行公文阅批程序凡报请县人民政府审批或阅知的公文，必须统一由县政府办公室文书室按规定程序送领导阅批，县政府办公室接到报送县人民政府的公文，要认真审核并提出拟办意见，附公文处理单送领导阅批。
对未附公文处理单的公文，县人民政府领导不作批示处理。
三、严格执行客情通报制度需县人民政府领导出席的对外接待公务活动活动，承办单位要提前报送客情通报，县政府办公室按规定程序呈送领导阅批后安排参加。
四、严格执行公文制发规范要求公文制发不规范的不得上报。
上报县人民政府的公文，文种、体例、格式要符合规定。
请示和报告要分开，要标注签发人，请示类公文要一文一事，不得多头报送。
需要报请县人民政府审批的请示事项，必须以正式公文上报县人民政府，不得以非正式公文报送。
各部门下辖机构和非国有企业等，应向其上级主管部门或属地管理单位报送公文，不得直接向县人民政府报送公文。
县人民政府办公室将进一步加强对受理公文的审核把关，对不应报县人民政府审批的公文，违反公文处理程序报送的公文以及制发不规范的公文等，严格实行退办制度。
因不按程序报送公文耽误工作的，由呈报公文的单位负责。
五、严格审核文稿质量报请县人民政府研究决定的公文，或确需县人民政府或县政府办公室制发的文件，公文报送部门和文稿代拟部门的主要负责人要亲自把关审签，全面负责。
县政府办公室对部门报送文稿中出现明显错误的，直接退回报送部门修改或重新报送。
文稿内容涉及其他部门职责权限的，主办部门要组织相关部门会签，要保证代拟文稿符合法律法规和上级有关政策规定.向县政府办公室报送代拟文稿时，要将行文依据、会签情况等相关资料一并报送。
严格遵守发文程序
严格遵守发文程序
发文程序是指机关内部为制发公文所进行的一系列工作步骤，为了确保发文工作的准确性、权威性和有效性，需要严格遵守以下程序：
1. 拟稿：由具体承办部门负责，要求内容准确、完整、清晰，符合国家法律法规和政策规定。
2. 审核：由部门负责人对拟稿进行审核，确保内容真实、准确、合规。
3. 会签：如涉及其他部门职权范围内的事项，应送有关部门会签。
4. 核稿：由办公厅（室）对文稿进行全面审核，包括文种使用、公文格式、文字表述等。
5. 签发：由机关负责人对文稿进行最后审批并签发，如需多级审批，应按照规定程序逐级上报。
6. 编号登记：对已签发的文稿进行编号登记，便于管理和查询。
7. 打印：根据发文范围和数量，安排打印工作。
8. 校对：对打印后的文稿进行认真校对，确保准确无误。
9. 用印：在规定位置加盖公章或印章。
10. 分发：按照发文范围进行分发，并做好发文记录。
11. 归档：将发文原稿及相关材料整理归档，以备查询。
在发文过程中，还需注意保密工作，对于涉及国家秘密的文件，应按照相关规定进行管理和传递。
同时，要加强对发文工作的监督检查，确保各项程序得到有效执行。
总之，严格遵守发文程序是确保公文质量和工作效率的重要保障，各部门应高度重视并认真执行。
公文知识系列之二十六：报送紧急信息要把好三个环节-行政公文-实用模板
常见公文写作规范一、公文的定义及种类1.公文定义。
公文是公务文书的简称。
公文是具有特定效力和规范体式的文书，是传达方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
2.公文种类。
为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解，以便利于正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓叫文种。
党政机关法定的公文有15个文种：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
3.常见文种。
通知、意见（如：县教育局下发的文件）；报告、请示、计划、总结、简报、方案等（学校向教育局报送的材料）。
4.公文特点。
公文的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的新的国家规范《党政机关公文格式》执行。
无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以协调各种关系，使工作正确高效地进行。
二、公文格式（适用于学校报送的计划、总结、简报、方案、请示、报告等）公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。
包括公文组成、公文用纸和装订要求等。
（一）公文用纸及版面要求1.公文用纸。
指的公文用纸的幅面尺寸，一般采用A4型纸，即297mm×210mm。
2.页面。
上3.7cm,下3.5cm.左2.8cm,右2.6cm。
文字资料一律纵向横排，每页22行，每行28个字，段落设置为固定值28磅。
3.页码。
插入页码时设置为：位置：页面底端;对齐方式：外侧；格式：数字左右各有一条一字线；选择4号宋体。
这样设置的页码单页码居右，双页码居左，适合双面打印和左侧装订。
4.文字颜色。
如无特殊说明，公文中的颜色均为黑色。
企事业单位文书工作中保密原则
企事业单位文书工作中保密原则在文书保密工作中，一般需要注意把好以下十关：一、把好定密关。
文件在拟稿、核稿、审签过程中，要根据文件内容涉密的程度，准确划定该文的秘密等级、保密期限和保密范围，这是做好公文保密工作的前提。
公文的定密，要根据中央、国家机关各部门和国家保密局共同制定的《国家秘密及其密级具体范围的规定》和有关保密期限的规定，采取“对号入座”的办法，对本单位所产生的秘密文件、资料进行定密，并同时标明该文件、资料的保密期限。
近几年来，我市大多数单位开展了定密工作，那么我们就要熟悉定密的内容和严格按照本单位的有关规定把好定密关。
二、把好文印关。
一切秘密文件必须严格按照领导批准的发文范围，准确地计算印制份数，发文部门和有关人员不得多印多留，更不能把多印的文件作为“帐外”文件自行处理。
秘密文件和资料，必须由机关内部打字室、机关印刷厂或经保密部门审查批准的有保密车间的定点印刷厂印制，不得由没有保密保障的单位和人员承印。
机关打字室要健全保密制度，防止在打印过程中发生失泄密事故。
翻印和复制国家秘密文件须按规定履行批准手续，并建立严格的登记、管理制度，严格控制数量和发放的范围，并视同原件一样进行管理，并在文件尾部注明翻印机关和份数。
所有秘密以上文件，未经制发机关批准和授权，不得自行翻印。
三、把好收发文关。
发文的范围要根据“既便利工作又确保秘密”的原则确定，不能搞一刀切。
工作需要是确定发文范围的前提，确保秘密是不可忽视的原则，一般情况下，密级越高，控制越严，如有的绝密文件有时采取由上级领导对下级进行口头传达形式。
对有些专业性很强的文件，可只发直接有关单位，不要滥印滥发，要坚持文件只发组织不发个人的原则，发出秘密以上文件，必须要有发文登记，载明发文时间、文件字号、文件标题、密级，发给份数及文件顺号，信封上也要标明密级，编上号码，分发时要注意做到准确无误。
同时分发多家单位，多份文件的，注意不要搞错，如发现差错，一定要查清后才能发出，秘密以上文件不管是在机关内部各科室传递，还是发往外单位，都要有登记签收手续。
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公文须把好程序关
说到公文和法规的制定，许多人第一反应就是写文章，认为重头戏就是起草文稿，把好政策关、文字关、格式关便大功告成。
但是，近日的“民国解说词事件”为我们敲响了警钟——不能止步于“写文章”，必须把好程序关。
南京市旅游委前不久下发了《关于适当调整民国文化讲解词的通知》，该红头文件要求对南京景点部分解说词做出适当变更，比如“解放后”改为“1949年后”、“淮海战役”改为“徐蚌会战”，以充分照顾台湾客人的感受，“请各单位接此通知后尽快作出调整”。
尽管文件发布不久即被撤回，但已难逃舆论批评。
7月底，南京市纪委和市监察局将其作为违反中央八项规定精神及工作纪律的典型案件作出处理，并向社会通报。
通报称，南京市旅游委在未经论证、研究和评估的情况下，草率起草《关于适当调整民国文化讲解词的通知》，并擅用上级名义，擅自放宽“重要公文”签发权限，致使通知违规签发，在社会上造成不良影响。
“市旅游委违反工作纪律，公文审核签发程序不规范，具体承办人、部门负责人负有直接责任，分管领导把关不严，负有直接责任和主要领导责任，主要领导负有重要领导责任。
”最终四名涉事人员都被追究责任，其中市旅游委主任、党组书记被给予党内警告处分。
这次事件后，公文审核签发程序的规范化问题立时被舆论热议。
从媒体报道看，南京市旅游委仅在公文签发环节就犯了两个错误。
一是非主要负责人越权签发。
此次通知由分管宣教工作的正局级巡视员代为签发，违反了《党政机关公文处理工作条例》中关于“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”的规定。
二是未经文秘部门审核。
这在现实工作中并不鲜见，特别是急件，由职能部门起草后未经办公室或者秘书处把关就直接出手，但也是最容易出现问题的。
那么，文件起草工作结束后，究竟还需要经过哪些环节？从《党政机关公文处理工作条例》来看，公文拟制包括公文的起草、审核、签发等，即使已经发文机关负责人签批的公文还需要再走发文办理程序，经过复核、登记环节才能印制、核发。
从《中国共产党党内法规制定条例》来看，法规草案形成后，还需要经过审核、审批、发文三个环节再向社会发布；法规出台后还有备案环节，一旦上级机关发现存在问题，可要求发文单位自行纠正。
从市委层面而言，党内法规和规范性文件的草案经过市委常委会讨论通过后也并不是直接印发，还需要由市委办公厅秘书处（法规处）作为负责法规工作的机构进行审核，再按规定程序报请发布。
具体操作中要如何把好程序关？审核时关键是要做到“三看”。
一看是否需要发文。
有规章制度和中央明确要求的，就按规定和要求来办；没有规定和要求的，看有无惯例和规律可循；以上都没有的，结合实际具体分析，切实应对新形势新要求。
二是看是否符合制定权限和程序。
包括法规草案是否经过充分酝酿，征求意见是否充分，签发人是否是单位主要负责人。
三是看涉及的重大政策措施是否与相关部门和单位协商一致，比如有绩效考核内容的是否征求了组织部门的意见、有开展评奖内容的表述是否征求了评比表彰部门的同意，这既保障相关部门充分的话语权，也避免文件出台后由于与上位法规要求或者实际情况不符而难以执行。
一旦发现问题要如何处理？按照规定，对存在问题的党内法规和规范性文件草案，审核机构经过批准可以直接向起草单位提出修改意见，起草单位纠正后重新报送；如果起草单位不采纳修改意见，审核机构可以向审议批准机关提出修改、
缓办或者退回的建议。
有些同志会质疑，为了把好程序关，是否会在效率上有所牺牲。
我们的回答是，因为程序最重要的作用是对于实体质量的保障，程序关一旦失守，既会影响到实体内容的严密性和科学性，也会造成文件出台后执行不力、差错连连。
因此，必须对程序关高度重视，以钉钉子的精神抓好制度落实，严格责任追究，真正确保工作质量；起草单位更应该主动从头就严格把握，避免之后不必要的延误。