体系文件：管理程序的编写
质量管理体系文件编写程序及要求
质量管理体系文件编写程序及要求一、引言质量管理体系文件是指组织在实施质量管理体系过程中所编写的各类文件，用于规范和指导组织的质量管理活动。
本文旨在提供质量管理体系文件编写的程序及要求，以确保文件的准确性、完整性和一致性，从而有效支持组织的质量管理体系。
二、程序1. 制定编写程序制定质量管理体系文件编写程序，明确编写文件的流程和责任。
程序应包括以下步骤：1.1 确定编写文件的需求和范围；1.2 确定文件编写的责任部门或人员；1.3 制定编写文件的时间计划；1.4 确定文件的审核和批准程序；1.5 确定文件的发布和变更控制程序。
2. 确定文件类型及命名规则根据质量管理体系的需求，确定需要编写的文件类型，并制定相应的命名规则。
常见的文件类型包括但不限于：质量手册、程序文件、工作指导书、作业指导书、记录表等。
命名规则应简明清晰，便于文件的识别和检索。
3. 编写文件内容根据质量管理体系的要求，编写文件的内容。
文件内容应包括但不限于以下要素：3.1 文件的标题和编号；3.2 文件的目的和适用范围；3.3 文件的引言和背景介绍；3.4 文件的主体内容，包括具体的要求、步骤、流程等；3.5 文件的附录，包括相关的图表、表格、示例等；3.6 文件的审核和批准部门或人员；3.7 文件的生效日期和版本号；3.8 文件的变更记录。
4. 文件的审核和批准编写完成后，应进行文件的审核和批准。
审核人员应对文件进行全面的审查，确保文件内容准确、合理、可操作。
批准人员应根据审核结果，决定是否批准文件的发布。
5. 文件的发布和变更控制经批准后，文件应按照规定的程序进行发布。
发布时，应确保文件的传达到相关部门或人员，并进行必要的培训和说明。
对于文件的变更，应制定相应的变更控制程序，确保变更的及时性和有效性。
三、要求1. 文件的准确性质量管理体系文件应准确反映组织的质量管理要求和实践，确保文件内容与实际操作相符。
编写文件时，应充分了解相关要求和流程，并进行必要的验证和确认。
质量管理程序文件的编写
质量管理程序文件的编写一、引言质量管理程序文件是一份为组织制定和实施质量管理体系的重要文件，它包含了组织在质量管理方面的目标、原则、责任分工以及相关程序的具体安排。
这份文件不仅对组织内部的工作流程进行规范，也对客户和合作伙伴提供了一个参考标准，以确保产品和服务的质量。
二、背景质量管理程序文件的编写是为了促进组织的质量管理体系的建立和持续改进。
它旨在确保质量管理流程的有效性和一致性，以最大限度地满足客户需求、提高产品和服务质量、降低成本和风险。
三、编写目的本质量管理程序文件的编写主要目的包括：1. 提供质量管理体系的规范性文件，明确各项质量管理制度和流程的要求；2. 帮助组织在实施和维护质量管理体系时保持一致性和有效性；3. 确保组织内部各个部门、岗位的责任和义务得到明确和落实；4. 为组织的内外审计提供参考依据。
四、编写原则在编写质量管理程序文件时，应遵循以下原则：1. 确保质量目标的可衡量性和可操作性：在文件中明确质量管理体系的目标，并对其进行量化和设定合理的绩效指标，以便监控和评估。
2. 注重客户需求：质量管理程序文件应重视客户需求，在各个流程中纳入对客户满意度的考虑。
3. 强调过程方法：使用过程方法将质量管理体系的要求转化为各项流程和操作指南，以确保质量管理的流程化和规范化。
4. 强调责任和授权：明确各个部门和岗位的责任和授权范围，确保质量管理体系的有效实施和持续改进。
五、编写内容质量管理程序文件的具体内容取决于组织的业务特点和质量管理体系的要求，一般应包括以下方面的内容：1. 质量管理体系的范围和适用性：明确文件适用的范围，并说明其与组织其他管理体系的关联。
2. 质量目标和绩效指标：设定质量管理体系的目标和测量方法，确保质量管理的可衡量性和可操作性。
3. 质量管理流程：包括各个关键流程的描述、流程图和相关作业指导书，确保流程的一致性和规范性。
4. 组织结构与职责：明确各个部门、岗位在质量管理体系中的职责和义务，确保责任的明确和落实。
管理体系文件管理流程及说明
管理体系文件管理流程及说明一、引言管理体系文件是组织建立和实施管理体系的基础，对于组织的正常运转至关重要。
本文旨在介绍管理体系文件的管理流程以及相关说明，确保文件管理的高效性和可靠性。
二、定义1. 管理体系文件：指组织在运营管理过程中所制定、发布、更新、分发并控制的各类文件，包括政策、程序、指南、手册、规程等。
三、管理体系文件管理流程管理体系文件的管理流程主要包括文件编制、审核、批准、发放、控制和更新。
下面将详细介绍每个阶段的具体步骤。
1. 文件编制文件编制是管理体系文件管理的初始阶段，具体步骤如下：（1）明确编制文件的目的和内容，并进行初步的文档规划。
（2）收集相关信息，包括法规要求、技术标准、管理需求等。
（3）整理和归类信息，确保文件的逻辑性和一致性。
（4）编写文件内容，包括文件的标题、引言、正文以及相关附件。
（5）对编写的文件进行内部审核，确保内容准确、完整且符合组织的要求。
2. 文件审核文件审核是为了确保管理体系文件的质量和有效性，具体步骤如下：（1）组织文件编制人员和相关专家进行审核。
（2）审核内容包括文件的准确性、适用性、合规性等方面。
（3）根据审核结果，提出修改意见和改进建议。
（4）修订文件内容，消除审核中发现的问题和不足。
3. 文件批准文件批准是确认管理体系文件的最终版本和生效时间，具体步骤如下：（1）组织领导层或相关授权人员对文件进行批准。
（2）对批准的文件进行签署，并记录批准日期。
（3）将批准的文件归档，并给予唯一标识，如文件编码或版本号。
4. 文件发放文件发放是将批准的管理体系文件传递给相关人员并确保其有效使用，具体步骤如下：（1）明确文件的发放对象和范围。
（2）将文件以适当的方式提供给相关人员，如印制纸质文件、电子邮件发送等。
（3）记录文件的发放情况，包括发放日期、接收人员等。
5. 文件控制文件控制是为了确保管理体系文件得到正确的使用和保密，具体步骤如下：（1）建立文件控制清单，记录所有管理体系文件的相关信息，如名称、版本、生效日期等。
体系文件编写策划书3篇
体系文件编写策划书3篇篇一体系文件编写策划书一、策划背景随着公司业务的不断发展和壮大，为了提高公司的管理水平和工作效率，保证各项工作的规范化和标准化，我们计划编写一套完整的体系文件。
该体系文件将涵盖公司的各项管理制度、工作流程、岗位职责等内容，是公司管理的重要依据和基础。
二、策划目的1. 建立一套完整的体系文件，规范公司的管理和工作流程，提高工作效率和质量。
2. 明确各部门、各岗位的职责和权限，加强协作和沟通，提高工作效率。
3. 为公司的发展提供制度保障，促进公司的规范化、科学化和可持续发展。
三、策划原则1. 全面性原则：体系文件应涵盖公司管理的各个方面，包括但不限于行政管理、财务管理、人力资源管理、质量管理等。
2. 实用性原则：体系文件应符合公司的实际情况和需求，具有可操作性和实用性。
3. 适应性原则：体系文件应具有一定的适应性，能够随着公司的发展和变化进行调整和完善。
4. 科学性原则：体系文件应遵循科学的管理原则和方法，体现现代企业管理的理念和要求。
四、策划内容1. 体系文件结构管理手册：阐述公司的管理方针、目标、组织结构、职责权限等内容。
程序文件：规定各项管理活动的程序和要求。
作业指导书：详细说明各项具体工作的操作方法和步骤。
记录表格：记录管理活动的结果和证据。
2. 编写步骤成立编写小组：由公司领导、各部门负责人和相关专业人员组成编写小组，负责体系文件的编写工作。
收集资料：编写小组收集公司现有的管理制度、工作流程、岗位职责等资料，并进行分析和整理。
编写初稿：编写小组根据收集的资料，按照体系文件的结构和要求，编写初稿。
征求意见：将初稿发给各部门和相关人员征求意见，收集反馈意见和建议。
修改完善：根据征求的意见和建议，对初稿进行修改和完善，形成征求意见稿。
审核批准：将征求意见稿提交公司领导审核，审核通过后批准发布。
培训宣贯：对公司全体员工进行体系文件的培训和宣贯，确保员工了解和掌握体系文件的内容和要求。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项一、按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分为四个层次：●一阶文件：质量手册：描述组织质量管理体系的文件。
●二阶文件：程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件。
●三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）：描述具体的作业活动的文件。
●四阶文件：表格、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。
二、文件编制及审批流程：三、程序文件式编写：1.程序文件一般由以下部分组成：目的、范围、职责和权限、定义、程序内容、引用文件、执行记录2.质量管理体系文件在编制时，应遵循以下方面的原则：●符合性：●符合标准的要求；●符合法律法规的要求；●符合组织的质量方针和质量目标；●满足产品特性要求。
●确定性●在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。
即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。
排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。
●相容性●质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。
●可操作性●要符合企业实际情况。
具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越好；●要从实际出发，切忌脱离实际，按照外来文件照抄照搬。
●系统性●质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。
因此，要站在系统的高度，注意管理的系统方法、过程方法的有效结合，使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系，施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。
●精简●节省。
●减少差错。
●降低人员素质和培训要求。
●优化●每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。
●研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。
体系文件编写的步骤与技巧（二篇）
体系文件编写的步骤与技巧一.文件编写步骤1．编写OHS初始评审报告2．编写OHSMS标准要求建立的12个要素的程序(1)危害辨识,危险评价与危险控制程序；(2)法律、法规及其他要求获取、更新程序；(3)管理方案定期评审程序；(4)教育培训程序；(5)协商与交流管理程序；(6)文件和资料管理程序；(7)运行控制管理程序；(8)应急预案与响应控制程序；(9)绩效测量和监测控制程序；(10)事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序；(11)OHS记录管理控制程序；(12)内部审核程序。
3．如果组织规模较大，可以编写OHSMS标准中几个未明确要求的程序，如：(1)管理评审程序；(2)目标、指标确定更新程序4.按照危害辨识，风险评价与风险控制程序去执行，评价出重大危险源，并进行分级，制订清单。
5.根据重大危险因素来编制或修订OHS方针。
6．根据OHS方针和重大危险因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。
7.根据上述4、5、6的结果策划运行控制程序和作业指导书。
策划时应注意：(1)为使重大危险因素受到控制，减少工伤事故和职业病，应建立每一个重大危险因素相应的管理方案和运行控制程序；(2)对同一个重大危险因素，可以既有管理方案又可有运行控制程序，当然也可以只有其一；(3)同一个目标可以分解成多个指标，相应地，同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现；8．通过上述各程序提出各部门的职责，补充完善之，将其提炼到管理手册相应的条款中。
9．将上述各程序中的主要内容，提纲挚领地提炼到手册对应的要素中。
10．最后再写没有程序支持的手册中的要素，此部分应写详细一些。
二．文件编写技巧OHS管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写，一条线一个组或一个人，每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内，这样写可以避免前后重复和矛盾。
1.第一条线：3.3.1危险辨识，危险评价与危险控制；3.3.2法律、法规及其他要求；3.3.3方针、目标、指标；3.3.4管理方案。
如何编写质量管理体系文件
如何编写质量管理体系文件质量管理体系文件是一个组织编写和记录其质量管理体系的重要文件。
它是一个包含组织的质量方针、目标和过程的文件集合，用于指导和记录组织内部的质量管理活动。
编写质量管理体系文件需要遵循一定的步骤和原则，以下是编写质量管理体系文件的一些建议。
第一步：明确质量方针和目标在编写质量管理体系文件之前，首先需要明确质量方针和目标。
质量方针是组织的质量管理理念和价值观的表达，目标是具体的、可衡量的、可达到的好处。
这些方针和目标应与组织的业务战略和利益相关者的期望一致。
第二步：确定质量管理过程在明确质量方针和目标之后，需要确定实现这些目标的具体过程。
质量管理过程是组织为实现质量目标而开展的活动和方法。
这些过程应涵盖从供应商选择、产品开发、生产过程、客户服务等方面，以确保产品和服务的质量。
第三步：编写质量管理手册质量管理手册是质量管理体系的核心文件，它包含了组织的质量方针、目标以及相关的质量管理过程和职责。
手册应以简明扼要的方式描述组织的质量管理体系，并提供必要的指导和文件引用。
第四步：编写程序文件程序文件是质量管理体系中详细描述和规范各个质量管理活动的文件。
它包括了质量管理过程的实施步骤、职责和要求，以及用于监测和控制质量的方法和标准。
这些程序文件应根据组织的实际情况进行编写，确保其适用性和可操作性。
第五步：制定工作指导书和表单工作指导书和表单是对程序文件的补充，用于具体实施质量管理过程中的操作和记录。
这些文件应包括质量检查、测试方法、报告格式、记录表等，以确保过程的一致性和可追溯性。
第六步：建立质量管理体系的监控和改进机制为了确保质量管理体系的有效性和持续改进，还需要建立相应的监控和改进机制。
这包括了对质量管理过程和目标的定期评审、内部审查和管理评审，以及通过不断的改进措施来提高质量管理体系的绩效。
最后，编写质量管理体系文件需要根据组织的实际情况和需求进行具体操作，以确保文件的有效性和可操作性。
物业公司质量体系文件管理工作程序
物业公司质量体系文件管理工作程序物业公司质量体系文件管理工作程序一、目的根据物业公司质量管理体系的要求，建立和规范质量体系文件管理工作程序，以确保文件的合理性、准确性和及时性。
二、适用范围本程序适用于物业公司的所有部门和员工。
三、定义1. 质量体系文件：指规定了物业公司的质量管理体系要求、政策和目标，以及相关管理程序、工作指引和相应记录的文件。
2. 文件控制：指在文件的创建、发布、修订、变更、废止等过程中的管理控制。
四、程序1. 文件的编制（1）质量体系文件应由相关部门或岗位的责任人负责编制。
（2）编制质量体系文件前，应进行必要的调研和资料收集，确保文件内容合理和准确。
（3）编制质量体系文件应根据公司的实际情况和质量管理要求，结合行业最佳实践和相关法规进行编写。
2. 文件的审查和批准（1）编制完成的质量体系文件应提交给质量管理部门进行审查。
（2）审查内容应包括文件的准确性、逻辑性、一致性和可操作性等方面。
（3）审查完成后，质量管理部门应及时反馈审查意见，并要求文件责任人进行修订。
（4）修订后的质量体系文件应重新提交给质量管理部门进行批准。
3. 文件的发布和使用（1）质量体系文件的发布应由文件责任人负责，确保在相关部门和人员中得到充分的传达和理解。
（2）文件的使用应严格按照文件内容和要求进行操作，不得随意变更或超越文件要求。
（3）如有变更需求，应按照文件控制程序进行申请和批准。
4. 文件的修订和变更（1）质量体系文件的修订应由文件责任人负责，修订前应进行必要的调研和资料收集，确保修订内容合理和准确。
（2）修订后的质量体系文件应重新提交给质量管理部门进行审查和批准。
（3）质量体系文件的变更应按照变更控制程序进行申请和批准，变更内容应明确、具体，并及时通知相关部门和人员。
5. 文件的废除和归档（1）质量体系文件的废除应由文件责任人负责，废除时应说明废除理由和废除日期，并及时通知相关部门和人员。
（2）质量体系文件的归档应按照归档规定进行，确保文件的安全性和可检索性。
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3. 在协商责任、接口中，无法达到共识时， 由高一级责任人最后裁决；
4. 由本组织的高一级责任人批准执行。
7、为什么要画出工作流程图
什么是工作流程（Work Process）？ • ISO9000-2000：一组将输入转化为输
出的相互关联或相互作用的活动。 （原注1：一个过程的输入通常是其他
2. 组织：如何以最少的资源投入达到最大的回报， 是任何生产组织的管理者的目的；
3. 规矩：组织机构运作需要。组织、体系的运作 需要有体系文件来规范，没有规矩不成方圆； 管理，需要制定规矩；
4. 管理：是获取、调度和利用各种资源去实现一 个企业目标的过程；
5. 管理：理顺流程，减少冲突，办事有序，事半 功倍；
7. 用规范的语言写出执行本程序中所产生的 文件记录；
8. 用规范的语言给出本程序中所用的专用术 语的定义和缩略语；
9. 列出编写本程序所用的参考文件和执行本 程序时的参考文件；
10. 附上本程序所用的图表、表格、数据。
6、如何编写管理程序
审查阶段
1. 把起草好的程序首先与本组织的主要责任 人审查；
体系文件：管理程序的编写
目录
1. 体系文件：管理程序的提出 2. 管理程序的规范 3. 管理程序编码的规范 4. 管理程序内容结构的规范 5. 管理程序内容编写的规范 6. 如何编写管理程序 ➢ 准备阶段 ➢ 编写阶段 ➢ 审查阶段 7. 为什么要画出工作流程图
1、体系文件：管理程序的提出
1. 组织：组织是对两个人以上进行分工和协调的 系统；
1、体系文件：管理程序的提出
6. 管理的规范化要求； 7. 企业管理法制化要求； 8. 管理需要明确工作流程； 9. 管理需要明确内部职责分工； 10. 管理需要界定部门之间接口。
最后，有必要强调管理大师德鲁克先生的 告诫：我们的生活和社会质量依赖于我们 所建立的组织的质量，即：依赖于管理。
2、管理程序的规范
6、如何编写管理程序
编写阶段
1. 用规范的语言写出编写本程序的目的； 2. 用规范的语言写出本程序的适用范围； 3. 用规范的语言写出执行本程序涉及的人员
岗位和部门组织的职责、任务； 4. 理顺、简化、优化和画出工作或管理流程
图； 5. 用规范的语言描述本程序的管理流程；
6、如何编写管理程序
6. 用规范的语言写出工作流程中各个环节的 管理规定和具体要求；
4、管理程序内容结构的规范
建议管理程序的内容结构规范为： 1. 目的； 2. 适用范围； 3. 职责； 4. 规定； 5. 记录； 6. 定义和缩略语； 7. 参考文件； 8. 附录；
5、管理程序内容的规范
1. 目的—编写本程序的目的； 2. 适用范围--本程序的适用的工作范围和组织； 3. 职责—执行本程序的相关人员、部门职责； 4. 规定—本程序工作流程中各个环节的要求和规定； 5. 记录—执行本程序所产生的记录； 6. 定义和缩略语--本程序所提到的专用术语的定义
过程的输出。 原注2：组织为了增值通常对过程进行 策划并使其在受控条件下运行。）
7、为什么要画出工作流程图
什么是工作流程（Work Process）？
• 工作流程是一组相关联的、按照一定 顺序排列的、共同给顾客创造价值的 活动；
• 工作流程是规范活动顺序、规范机构 运作的开始；
• 工作流程在实践中，可以、能够不断 简化和优化。
1. 管理规范化首先需要管理程序的规范 2. 规范管理程序的编码 3. 规范管理程序的格式 4. 规范管理程序的内容 5. 规范管理程序的要求 6. 规范程序审查的要求
3、管理程序编码的规范
建议管理程序的编码，采用功能码，例如：
1. 组织机构（ORG ）或（OR） 2. 文件管理（DOC）或（DO） 3. 设计管理（DES）或（DE） 4. 工艺管理（TEC）或（TC） 5. 生产管理（PRO）或（PR） 6. 质量管理（QAC）或（QM） 7. 测试管理（TES）或（TE） 8. 设备管理（EQP）或（EQ） 9. 采购管理（PUR）或（PU） 10.物料管理（MAT）或（MT） 11.计划管理（PLN）或（PL） 12.市场管理（MAK）或（ MA） 13.人力资源管理（HRM）或（HR）
和缩略语的全称；
7. 参考文件-列出编写参考文件和执行参考文件； 8. 附录—执行、少量执行参考数据、资料。
6、如何编写管理程序
准备阶段
1. 明确编写责任人、审核人； 2. 了解本管理功能的工作流程； 3. 了解工作流程相关人员岗位、组织的
职责和任务； 4. 了解工作流程相关要求和规定。
7、为什么要画出工作流程图
1. 清晰显示出工作全过程的图象； 2. 清晰显示出工作的先后顺序； 3. 清晰显示出各工作环节涉及的部门； 4. 清晰显示出各工作环节涉及的岗位； 5. 清晰显示出在不同阶段做什么工作； 6. 显示出工作流程中的关键活动或问题；
7、为什么要画出工作流程图
7. 显示出烦琐的过程及不必要的活动； 8. 显示和澄清部门、岗位之间的误解； 9. 为明确责任、界定接口打下基础； 10.为简化、优化工作流程提供思路； 11.为不同阶段的活动提出管理要求打下基础； 12.可以大大简化程序内容的文字描述。