ERP采购付款流程第4版(中文)
优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南
版本号ERP－采购付款第4版
执行时间：2008-02-23
二、主导部门：财务部。
协助部门：采购部、生产部。
三、版本确认：
总经理：财务总监：
采购经理：生产经理：
四、采购付款作业流程：
1）编制依据：ERP采购付款作业流程操作指南是在质量体系中－采购流程基础上编制而成的。
2）编制目的：旨在规范ERP中采购模块的操作，明确职责分工。
相关部门需遵守操作指南的规定，完成对ERP系统的输入。
具体的ERP岗位操作细则，请参见金蝶软件操作手则。
3）适用范围：
－生产部使用物品：金属材料、化工材料、其他生产用辅料（如包装物、塑料袋、
模具等）。
－设备部使用物品：维修用备品备件。
－质量部使用物品：劳动保护用品、实验室用品、计量器具。
－不列入采购付款流程的有：办公用品、技改用材料、设备、工程物资。
4）第4版与第3版的差别：
－对采购范围进行了重新的认定。
－对物料编码管理进一步规范。
－申购管理加入预算管理的概念。
－对原材料暂估业务进行了责任界定。
5）具体执行部门：财务部、采购部、原材料仓库，支持部门有：生产部、设备部、质量部。
6）操作指南细则：
1、申购环节（适用于零星采购）
申购单：由申购部门经理申请，采购经理或总经理批准（根据权限）。
申购单以纸质形式为准，不在ERP系统中生成。
采购申请单格式由采购部定义，连续编号。
实际有效的采购申请单作为采购订单的附件一并存档。
采购申请单一式二联。
申请部门：在向仓库验写领料单时，需提供对应的物料编码信息，以便于仓库及时正确的找到对应的物品，发放给领用部门。
2、采购申请的管理：
采购部负责将采购业务分类，并与相关部门定义物料的安全库存。
各部门需向采购部编制年度采购计划和近3个月的滚动采购计划。
采购部根据各部门申报的采购计划，结合安全库存量，自行决定采购计划。
每月末，采购部需编制当月实际采购和预算采购对照表，列示出差异和原因，报管理层。
3、物料编码管理：
－由采购部主导采购类存货的编码规则，质量部、设备部、生产部、技术部协助；财务部负责设置编码对应会计科目。
－本流程中定义的编码由采购部门负责统一录入和维护。
－编码规则以确保编码科学简便，便于采购部作各种分析为原则。
－采购部应将物料编码表定期更新，并发放给相关部门。
相关部门在领料时，需在领料单上填写物料编码号。
4、采购环节
订单：根据获准的申购单生成。
在ERP系统中，采购订单由采购部编制而成，订单中需列明品名、原材料编码、数量、金额、付款期限、交货时间、是否检验、申购单的号码等事项。
采购订单需连号。
采购订单的授权：由采购员在ERP系统中编制，必须有采购经理在系统里的批准。
财务部认可经采购经理批准的订单有效，仓库作为验收入库的依据，财务作为发票检验的依据。
采购订单的保存：除系统中保存有采购订单外，采购部应根据质量体系的要求，保存纸质版的采购订单。
需有采购经理或总经理根据权限签字。
采购订单的价格控制：采购价格如何定义，是采购部门的权利。
采购订价规则需传到财务部，财务部据以监控。
供应商基础信息维护：采购部负责对ERP供应商基础信息进行维护，新增、修改供应商信息。
采购部应会同财务部共同定义供应商信息维护的字段，如信用期，联系方式等。
供应商类别的设置以采购部便于查询和分析为原则，同时由ERP系统管理员对维护的信息进行最终的审核。
订单生成规则：订单的生成应本着便于仓库入库，便于财务核销发票，便于供应商送货和开票的原则。
采购部在生成订单时，应尽可能的将一次性到货的原材料生成一张订单，以便于供应商开票。
5、入库环节：
质量部检验：如在物订单中如列明需检验的，需由质量部门出具检验合格单。
原则上，质量部未出具检验合格单的货物，仓库可以不办理验收入库手续。
采购部：要求供应商送货时，需在送货清单上注明订单号码。
或通知仓库到货的订单号码。
同时，采购部应要求送货清单上应注明订单上列明的物料编码，以便于仓库识别和验收入库。
仓库：1）根据ERP系统中的订单收货，没有订单拒绝收货。
对实际数量与订单数量的差异，采购部可以设定物料上下浮动的比例，在比例范围内，仓库可以自行决定收货。
2）入库单：仓库出具由电脑打印出一式四联的外购入库单，仓库留存联、采购留存联、财务报销联、供应商留存联。
仓库将一联给送货单位、二联给采购部、一联自行留存。
制单人和审核人需不是同一人。
入库单上需加盖原材料仓库专用章。
3）一张入库单只能反映一个订单的内容；如果供应商一次送货时涉及到两个以上的采购订单，仓库应分别开具入库单。
4）入库单需及时传递到采购部，应在次日将前一天的入库单传到采购部，并签收。
5）如果因质量问题导致原材料退货，原材料仓库在收到质量部开具的不合格品通知单，在ERP系统里关联原单生成红字外购入库单，一式四联，入库单上需加盖原材料仓库专用章。
一联作为出门联。
6）原材料仓库应每天将外购入库单传递到采购部。
6、采购订单核销：负责实际对订单的关闭。
以便及时检查订单的执行情况，修改订单或将
不需要执行的订单关闭。
7、发票收集和申请付款环节：
采购部：
－负责收集并保存原材料仓库传来的外购入库单，并要求供应商及时开具采购发票。
―负责收取供应商的发票，要求供应商在发票中需列明采购订单号码、采购订单中的物料编码信息，以便于财务部进行发票校验。
－供应商发票开票原则：一张发票可以对应一个订单的部分内容；一张发票也可以对应一个订单的全部内容；一张发票还可以对应多个订单的全部内容；一张发票不能对应多个订单的部分内容。
―原则上，当月入库的外购原材料应在当月收集供应商发票，并传到财务部入帐。
付款申请单按订单分别填列；也可以按每个月的实际入库单填列。
跨月的外购入库单应分月填列。
－采购发票每周一次集中传递到财务部，以便于财务部集中审核。
―负责填写付款申请单，注明付款日期、订单号码等信息。
付款申请单的附件为：采购订单（需有总经理或采购经理签字确认）、发票、入库单（记帐联）。
传到财务部应付会计处。
8、发票入帐环节：
财务部应付会计：
－收到采购部传来的付款申请单后，核对以下内容：发票列示的数量、金额与订单列示的数量、金额一致，是否与实际入库的数量一致。
如有差异，需将发票退回采
购部，要求作出解释。
如果一致，则可直接入帐，无需报总经理批准。
―应付会计需在采购模块中进行发票录入的操作，将凭证在采购模块中生成应付帐款凭证，自动转入总帐模块。
不能直接在总帐中生成凭证。
会计主管审核会计凭证是否正确。
―采购发票价格调整换票的业务，直接关联原发票生成红字发票，再作红蓝字发票对等核销后，再关联入库单生成正确的蓝字发票。
―应付会计应付模块中填入付款到期日，以便自动进行帐龄分析。
9、应付帐款暂估管理：
－对月末发票未到的采购业务，财务部负责月末在ERP系统里进行暂估，并生成会计凭证。
－采购部负责对应付帐款暂估每月进行定期清理，结合手中没有发票的外购入库单和ERP系统里暂估的数据，向供应商催要发票。
原则上，应付帐款暂估仅为上个月末没有开票的业务。
10、预付款：
原材料预付款，由采购部填写付款申请单，附件为：订单。
财务部根据付款申请单付款。
11、常规付款环节：
－应付会计：每周四，编制到期的供应商付款清单，报财务部经理、采购经理批准。
－应付会计根据经批准的供应商付款清单，在ERP系统里编制付款凭证。
－会计主管审核应付会计的付款凭证后，交出纳出付款。
－出纳会计：根据会计主管审核后的付款凭证，办理银行付款业务。
12、应付帐款核销和对帐：
－应付会计：负责供应商付款后的ERP核销工作，。
－定期安排与供应商对帐。
附：ERP权限设定表（第三版）。
ERP流程图付款流程
3.3往来会计根据银行回单及付款申请单录入ERP系统，OA通知采购部审核付款信息是否正确。错误返回往来会计重新录入，正确则结束。
4.流程结束
131出纳在一个工作日内审核付款申请单与付款申请是否一致付款申请单是否正确不正确退回采购部正确则开始线下录入银行付款信息往来会计审核付款信息是否正确正确的情况下小于10万元的直接支付大于10万元的通知主管审核付款
作业流程说明：
1.流程定义：ERP付款流程用于采购付款
2.举例说明：采购部申请支付购买原材料款项。
3.执行审核付款申请单与付款申请是否一致，付款申请单是否正确，不正确退回采购部，正确则开始线下录入银行付款信息，往来会计审核付款信息是否正确，正确的情况下小于10万元的直接支付，大于10万元的通知主管审核付款。付款成功后最后付款人打印银行回单，交于往来会计。
采购部ERP系统操作流程图
录入核价单从请购单生成采购单
PURI03PURB01
对提供的商品报价信对已经处理完成的请购单
息建档,透过本作业将信息(已锁定),拋转成采购
可记录供应商所有供应订单。无需审核，抛转成
价格的变动过程。功后申购单和维护请购信
采购做单，提交财务显示为:自动结束。
审核，当天做当天审核。
采购部ERP系统操作流程图
必须先做第一部分，才做第二部分。只有打样产品可不做第一部门，转为大货后
必须做第一部分，再做第二部分。
来源：PMC申购
第一部分第二部分
录入供应商信息维护请购信息
PURI01PURI06
录入采购供应商及委采购人员针对品号管
外委外供应商基本信息辖范围的单据审核供应
商和价格，并转为采购
委外物料录入采购单
PURI07
录入委外核价单采购单由上一个步骤抛
MOCI10转而来。核对无误供应商
录入委外加工商品的价格，价格、税率后采购打印给
采购做单，提交财务审核，采购负责人签字发给供应
当天做单当天审核。商。
采购负责人制定人审核
录入采购变更单
PURI08
用于跟新核价，供应商等
信息。
采购负责人审核
采购部付款流程图及说明
确定付款 方式
采购预付 款流程
是
预付款否?
否
发票审核
核对发票 申购单、合同 填具报销单 验收入库单 付款申请单
付款申请 报销发票
付款申请
否
否
审核
是
审批
是
发票核销
发票核销
付款
结束
采购付款流程说明
目的 适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料,低值易耗品,固定资产的所有 采购与付款。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门: 采购部 财务部 总经理 流程说明 采购物资经检验合格入库，要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通）与验收入库 单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。 编制付款申请单，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审批；未 经审批则返回重新核对。 总经理审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、发票核销。 附件 付款申请单
采购预付款流程
采购部
开始
财务部
总经理
物料采购 流程
采购付 款流程
否
预付款否?
是
预付款申 请
采购合同表 预付款申请单 预付款申请
否 否 是
审核 付款 跟催发票 预付款跟 催发票 核对及 报销发票 发票核销 发票核销 结束
审批
是
采购预付款流程说明 目的 适用于公司的除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料,低值易耗品,固定资产的所有 采购与付款。 流程角色 主导部门：采购部 配合部门：财务部 参与部门: 采购部 财务部 流程说明 编制《预付款申请单》，先由部门部长审核然后交至财务部长审核无误后呈交总经理审 批；未经审批则返回重新核对。 总经理审批通过后将预付款申请单交至财务部安排付款。 采购物资经检验合格入库，及时跟催并要求供应商开具发票（增值税专用发票或普通） 与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销发票手续。 附件 付款申请单
erp系统采购环节的基本操作流程
erp系统采购环节的基本操作流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor. I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!按照[erp系统采购环节的基本操作流程]为主题，以实际应用情况写一篇流程,回答要求步骤详细，回答字数不少于800字。
ERP系统财务操作手册(发票付款)
ERP系统操作手册-发票付款目录1供应商发票 (3)1.1供应商发票登记（业务部门完成） (3)1.2匹配已登记的供应商发票（仅物资采购） (4)1.3修改供应商发票 (6)1.4查询供应商发票 (6)2．物资领料 (7)2.1物资领用 (7)2.2物资退料 (10)2.3物资盘点账务处理 (10)2.4库存事务查询 (11)3付款管理 (12)3.1供应商发票付款 (12)4.2供应商预付款管理 (15)4.3取消供应商付款 (17)4.4查看发票付款信息 (18)4.5应付账款查询和报告 (19)1 供应商发票1.1 供应商发票登记（业务部门完成）●【操作步骤】路径：供应商发票/供应商发票登记，如图1◆进入“供应商发票/供应商发票登记”界面。
◆输入“表头”信息：“凭证日期”、“期间”、“用户组”、“凭证类型”、“发票标识SI”、“货币”为系统默认，不能修改。
“发票日期”、“到货日期”、“到期日期”、“计划付款日期”、“接收日期”系统默认为当前日，可根据实际情况修改。
“总额”、“净金额”、“增值税金额”由“行信息”中的数据自动填列，不必输入。
“发票标识号”输入为发票号码。
“供应商“从“值列表”中选择。
“采购定单索引号”在发票不能匹配采购定单时不能输入。
◆在“行信息”中“新建”一行，“税代码”选择“R17”，表示可抵扣17％的增值税进项税。
图11.2匹配已登记的供应商发票（仅物资采购）本功能是财务部门将纸质原始发票与采购部门已登记的供应商发票核对无误；将发票与采购订单、采购订单收据三方匹配或者将发票与采购订单收据两方匹配。
◆进入“发票/供应商发票/供应商发票登记”界面，查询供应商发票Y003，会计将纸质原始发票与采购部门已登记的供应商发票核对无误。
◆选中“行信息”中新建的两行，右键选择“匹配每行的采购定单收据”，如图2所示。
◆进入“从采购定单过账”界面，选择“定单号”为“90”的订单行，点击“确定”如图3所示图2图31.3 修改供应商发票发票登记后未过账情况下，可以在录入界面进行修改。
erp供应链管理系统普通采购业务流程
ERP供应链管理系统普通采购业务流程1. 采购需求确定在ERP供应链管理系统中，普通采购业务流程的第一步是确定采购需求。
采购需求可以来自于内部部门的需求申请、库存不足的警戒线触发、或者市场供需的分析。
需要从各个渠道收集并汇总采购需求，然后进行评估和筛选。
2. 采购计划制定采购计划是根据采购需求确定的一份计划，用于指导采购活动的进行。
采购计划制定的主要内容包括采购物品、数量、价格、供应商选择等。
采购计划需要考虑到企业的实际情况和需求，并根据供应商的能力和信誉进行合理的规划。
3. 供应商选择与询价在制定好采购计划后，需要进行供应商的选择与询价工作。
这个过程主要包括以下几个步骤：•搜索潜在供应商：通过采购系统、供应商数据库、互联网等途径搜索潜在供应商，并进行初步筛选。
•发送询价函：根据采购计划和供应商的需求，向潜在供应商发送询价函，要求提供相关产品或服务的报价和交货等信息。
•报价比较与评估：收集供应商的报价信息，并对其进行比较与综合评估，以确定最适合企业需求的供应商。
4. 供应商谈判与合同签订在确定了最合适的供应商后，需要进行谈判和合同的签订。
谈判过程主要包括商务和法律两个方面的内容。
商务方面主要涉及价格、交货期、售后服务等具体问题，而法律方面主要考虑到供应商的合法性、合同条款的合规性等。
谈判结果确定后，需要将谈判结果落实到合同中，并由双方签署合同。
合同内容应明确采购的物品、数量、价格、交货期、质量标准、付款条款等。
5. 采购订单生成与审核在合同签订后，采购部门需要根据合同信息生成采购订单，并进行审核。
采购订单应包括明细的采购物品、数量、价格等信息，并附上相应的合同文件。
审核流程主要包括内部审核和财务审核，确保采购订单的准确性和合规性。
6. 采购执行与跟踪采购订单生成后，供应商开始履行合同，并进行采购执行和跟踪工作。
这个过程主要包括以下几个环节：•采购进度跟踪：采购部门需要及时跟踪供应商的交货进度，确保按时收到所需物品。
(完整word版)ERP采购流程
4、财务部负责监督“采购、入库流程”的正确执行。
（三）、采购发票流程
1、物流部负责与供应商联系已送货物的发票办理。
2、供应商开发票之前，采购员应与供应商对账，开票数据核对一致后，供应商根据对账结果开具正规发票，由采购员签收发票，首先应对发票记载事项进行核对，确认无误后，登记业务台账后1个工作日内，将发票传递到财务部，并办好发票签收手续。
3、采购员收到发票有瑕疵，应及时与供应商沟通，退回发票，并督促供应商及时补开发票。
4、财务部签收发票后，应及时对发票进行审查，审查范围包括发票真伪、业务真实、业务票据一致等。财务部根据《进货单》、《检验报告单》、《发票》三单汇齐后，在ERP系统中，由《进货单》生成《进货开票》。《进货开票》与《进货单》钩稽后，进行材料入库核算；检查核算正确后，编制凭证，并及时进行总账与供应链账目核对一致。
6、具体退货流程见上图所示。
5、经财务审查，不合格的发票，返回至采购员；采购员应及时与供应商进行沟通，并将发票及时退回供应商。
6、各经手发票的部门与人员须持严谨工作态度，确保发票在流转过程的完全，由于管理不善等导致的发票遗失，由直接责任人承担赔偿责任，部门经理承担管理责任。
7、具体采购发票流程见上图所示。
（四）、退货流程
1、物流部负责与供应商联系退货、补货、红字发票等事宜。
（一）、采购计划流程
1、采购计划执行主流程如上图所示；
2、由物流部根据年度采购计划，分解成《月度采购计划》，由部门主管审核，财务审核、总经理（授权人）审批。
3、物流部根据采购计划，联系供应商，考查供应商资质，建立优质供应链体系。与供应商询价、议价、订立采购合同，重大的设备工程采购应采用投标方式。
ERP采购管理操作流程
ERP采购管理操作流程采购是企业管理的一个重点对象，因为其关系到企业资金的流出。
所以，采购流程也是ERP管理的一个重点。
但是，很多企业在操作过程中，缺乏总结，今天在这里，我就在这里把这工作给做了，给他们这些“懒人”做点事情，希望对他们有所帮助。
一、采购管理普通操作流程。
各个企业虽然生产的产品千奇百怪，但是，其采购管理流程是类似的。
企业大部分的采购管理流程如下：1、请购。
请购是指需求单位，当有材料需求时，向采购部门提出请购的请求。
一般，在生产企业中，请购作业由计划人员来做，也有的企业设有专门的生管部门，也可以由这个部门负责。
请购单根据来源的不同，可以分为多种。
一是有MRP计划生成而来，这些材料都包括在产品的物料清单中，根据物料清单中的材料用量与销售订单或者生产计划的产品数量，计算出需求;二是根据安全库存模型，计算出来的库存补货单，这一般由仓库人员开立;三是一般请购，即没有来源的临时性物料需求。
一般来说，需求人员在开立请购单时，只需要关心如下问题：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么时候需要。
向谁购买、以什么价格购买一般都不时他们需要关注的问题，这些内容采购员会解决。
2、请购单维护。
在请购单转换成采购单前，采购维护人员需要在进行核对一次。
在请购单维护的过程中，其主要关心的是采购的供应商是否准确、价格是否有错误、及采购数量是否符合相关规则。
供应商可以根据物料基本信息定义处带过来，而且，带出来的是首选供应商。
如一个材料有三个供应商，但是，首选供应商只有一个，即甲供应商。
则该材料的默认供应商即为甲供应商。
若采购员在维护时，发现供应商需要调整时，可以在这里进行调整。
当首选供应商有所变更时，企业用户要及时在基础资料中进行更改，如此，可以减少后期维护的工作量。
价格带出来的也是跟供应商关联的价格。
这里要注意一个问题，就是企业确定的标准价格跟供应商采购的采购价格有区别。
企业确定的材料标准价格，使用来对采购价格进行管理控制的一个参考数据，其往往跟实际采购的价格有一定的差异;企业的标准成本是以标准价格为基础计算的，而实际成本则是以实际采购价格为基础进行计算。
ERP操作流程(采购)
采供部ERP操作流程
1、填制采购订单
【步骤】
『业务工作』—『供应链』—『采购管理』—『采购订货』—『采购订单』
操作说明：点击增加录入订单日期、采购类型、供应商请购部门以及税率币种汇率等信息然后在表体录入采购的货物数量及单价金额点保存。
2、采购退货单
【步骤】
『业务工作』—『供应链』—『采购管理』—『采购到货』—『采购退货单』
3、填制采购发票（根据入库单生成采购发票）
【步骤】
『业务工作』—『供应链』—『采购管理』—『采购发票』—『专用采购发票』。
『业务工作』—『供应链』—『采购管理』—『采购发票』—『普通采购发票』
4、采购结算
【手工结算】结算前必须核对系统中的采购入库单以及采购入库单是否已经过库管员审核。
a.在采购管理模块下，采购结算--手工结算。
b.点过滤（发票选单过滤），出现过滤条件窗口，输入要选择的内容，点过滤，出现发票列表。
c.点过滤（入库单选单过滤），出现过滤条件窗口，输入要选择的内容，点过滤，出现入库单列表。
d.在选择栏选择要结算的发票。
e.选择了入库单记录，可点击〖匹配－按入库单列表匹配〗、系统自动寻找所选入库单记录的匹配记录，
提示"可以匹配的发票共有×条"，并将匹配的记录打勾，未匹配的记录取消选择；选择了发票记录，可点
击〖匹配－按发票列表匹配〗，操作同上。
5.供应商档案维护
【步骤】
『设置』—『基础档案』—『客商信息』—『供应商档案』。
(完整版)ERP采购流程
请购部门采购部门
采购审查
1、
物流部根据《月度采购计划》在ERP 系统上，编制《进货订单》,由部门主管审核,经总经理批准.在系统外按标准格式填制《采购订单》,要求供应商按采购订单发货，批送货数量不得超订单的10%，超出部分，仓
7、具体采购发票流程见上图所示。
(四）、退货流程
库流程".由采购员提示财务人员在ERP系统中就退货与补货在《进货单》中“对等核销”。
4、采购员与供应商协商一致，退货不补，且有未开发票的送货，可直接在送货中抵消开票数量.
5、采购员与供应商协商一致，退货不补,且无未开发票的送货,由采购员填写《退货协商》，列明退货信息资料与相关的采购发票号码，交财务至税务机关办理《开具红字增值税专用发票申请单》,并从税务机关取得《开具红字增值税专用发票通知单》，交采购员签收后，寄给供应商开具红字增值税发票,在ERP系统中的操作流程同“采购发票流程”。
6、具体退货流程见上图所示.。