公司存货管理制度

公司存货管理方案第一章总则第一条为了加强对公司存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。

第二条本制度所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、在研学生产活动中耗用的材料和物料，主要包括各类教学教具、产品、周转材料、备品备件、耗材等。

公司与第三方商业合作的产品物料的代销、代管存货亦适用于本制度。

第三条库存物资内部控制中的不相容职务应当分离，其中包括：（一）物资入库和出库经办者与审批者应分离；（二）实物的验收保管与采购应分离；（三）审批发料的计划员与存货保管员相分离；（四）存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其他人员共同进行；（五）若某职位空缺或相关人员临时外出，应指定替代人员或临时人员负责，避免暂时的职务重叠。

第二章岗位分工与授权第四条职责分工：（一）仓储处负责办理物资的验收入库、存储保管和物资出库业务，审核相关表单并及时录入系统，妥善保管所有存货收发凭证并装订成册，定期盘点库存物资，保证库存物资达到帐证相符、帐实相符、帐帐相符；（二）财务管理部负责存货核算业务及对相关存货管理的监督；（三）商务负责成品发货、销售退换货业务指令的下达、起始表单的填制；（四）采购部负责外购品入库业务指令的下达、起始表单的填制和报账、付款事宜；（五）质量控制处负责相关物资出入库的质量检测事宜。

第五条公司对存货业务建立严格的授权审批制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。

第六条各部门领用与本部门职责相关的消耗性库存物资由本部门负责人签字批准，领用与本部门职责无关的库存物资或达到固定资产标准的设备由本部门负责人签字审核后由分管领导签字批准，本单位以书面形式指定由某部门负责实施某项工作（获得授权），该项工作实施部门负责人才有权批准领用与指定实施工作有关的库存物资。

第七条审批人应当根据存货授权批准规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。

第九条库存物资的盘盈、盘亏的处理决定权由公司仓储部门与财务部门行使，并报公司负责物资管理的分管领导和财务总监、总经理审核批准，金额较大还须经董事长和董事会批准。

库存物资的变质老化、报废毁损的处理决定权由公司仓管部门、财务部门及综合管理办公室行使，并报公司负责物资管理的分管领导和财务总监、总经理审核批准，金额较大还须经董事长和董事会批准。

公司的库存物资如出现上述情形，应及时组织清点造册，查明原因，由主管负责人向公司报告，公司物资管理部门与财务部门共同协商，根据相关法规制度的规定作出处理决定并进行会计核算。

第三章请购、采购、验收与保管第八条公司的研学物料成品请购采购业务必须依照公司《采购控制程序》执行，由研学部上报需求采购部根据研学生产活动下达的需求计划进行采购备货。

对于耗材需求计划外的采购需经部门负责人、分管领导及总经理的批准。

任何采购需通过OA填写“采购申请单”,经批准后由采购部予以执行。

第九条仓管处、质量控制处分别对入库研学产品的数量、质量、技术规格等方面进行检查与验收，保证存货符合采购要求。

仓管处、设备处分别对入库耗材的数量、质量、技术规格等方面进行检查与验收，保证存货符合采购要求。

第十条外购耗材验收由仓管员填写“进料检验申请单”通知质控处进行检验，具体程序依照上级公司相关物品采购品质控制制度执行，经检验合格，仓管员方可办理入库手续。

对采购过程中错发、少发或不合格原材料，仓储处通知采购部予以退货或补货。

第十一条拟入库的自制存货，按公司入库检验的相关规定和要求由质量控制处组织专人对其进行检验并予以标识，只有检验合格的产成品，生产部、仓储处才可以作为存货办理入库相关手续。

（入库流程）第十二条由研学过程中产生的自制成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，必须采取适当方法办理出、入库手续。

第十三条仓储处必须定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作。

（一）因业务需要，仓库产品的备货研学旺季应备货周期长于淡季，按三比一的比例予以耗材、教具备货入库（二）仓库应按材料名称及规格型号一物一卡准确标识，存卡应逐笔登记材料的收、发、存，各项内容应填写齐全、准确。

（三）上架保管的材料，应做到分门别类按行次－层次－位置排序摆放，标志明显，易于存取和保管。

（四）同种馆别的教具应安置一处货架，排列整齐以便择取，不得混堆；（五）以馆别为单位的每种物料必须在货架标识牌上注明牌号、批号及数量；（六）当不同批号的物料在同一垫仓板上存放且每个品种批量低于200kg以下的物料，可集中放置，但要正立放置，并标识清楚、不得混杂；（七）仓库摆放原材料单个品种高于200kg以上的物料一个托盘一个原材料批号，对于没有原材料批号的原材料，必须在每一个包装上标示流水号（此时等同于原材料批号）；（八）物资存放，进出环节注意防止渗、漏、变质等浪费行为，并保持材料仓库现场整洁整齐；（九）易燃物品的包装容器应牢固密封，安全可靠，如有破损、残缺、变形或物品分解变质等情况，应立即进行安全处理消除事故隐患，材料仓库不能自行处理的应立即报告公司领导；（十）经常巡视材料仓库物资，注意防潮、防变质等防护措施，发现问题及时向有关部门报告；（十一）为保证材料物资的安全，材料仓库人员应注意防火、防盗，并掌握基本消防知识，严禁有火险隐患存在，如明火、吸烟、非法用电，易燃易爆品、烧焊维修火花等，由本仓储处经理定时安排检查消防器材设施；（十二）仓管员每日下班前应认真检查，确认无人滞留材料仓库后，关好水源、电源、门窗，方可离开，以确保材料仓库材料物资安全；（十三）发料时，根据先进先出的原则发料，先到先发，应先集中发同一批次的物料，发完后再发另一批次的物料；发货时，同一生产批号所需原材料集中发出，集中放置。

（十四）贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度。

第十五条仓储处必须对入库的存货建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务管理部就存货品种、数量、金额等进行核对。

第十六条入库记录不得随意修改。

如确需修改入库记录，必须经部门经理及相关部门的批准。

第十七条对于已售商品退货的入库，仓储处应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经销售部门经理、总经理或分管销售副总批准后，对拟入库的商品进行验收。

因产品质量问题发生的退货，应分清责任，由生产中心确定处理方法。

第十八条仓储处必须根据自身的生产经营特点制定仓储的总体计划，并考虑工厂布局、工艺流程、设备摆放等因素，相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。

存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。

第十九条建立和健全出入库人员登记制度，入库人员均须经过仓管员的同意，并经过登记之后，方可在仓管员的陪同下进入仓库，进入仓库的人员一律不得携带易燃、易爆物品，不得在库房内吸烟。

第二十条公司内部除存货管理部门及仓储人员外，原则上不得进入仓库，其他部门和人员在下列情况下可进入仓库：1．开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。

2．企业副总级以上管理人员对仓库工作进行检查。

3．仓储部门经理对仓库工作的开展进行指导。

4．财务部工作人员根据账实核对工作要求，需进库核对。

第二十一条除上一条款的规定以外，其他所有人员进入仓库均需要批准。

具体程序如下。

1．拟进入仓库现场的单位、部门或人员填写企业统一印制的进库申请单，对进库时间、人员、主要事项等进行说明，并由申请单位、部门或人员予以盖章或签字。

2．仓储处审核进库申请单，根据不同仓库保管环境要求分析进库的合理性和在库时间的长短，提出审核意见，仓储部门经理签字确认。

3．企业总经理对下列情况进入仓库进行最终审批。

（1）非本单位人员进入仓库。

（2）进入危险品、保密物品以及贵重物品存放仓库的。

第二十二条仓库工作人员对经特别授权批准或其他允许进入存货保管现场的人员的进入仓库证明进行审核，确保无违规审批情况。

第二十三条仓库工作人员对入仓人员应说明入库须注意的事项，并检查入库人员所携带的物品是否在仓库保管所允许的范围内。

第四章领用与发出第二十四条库管员根据物资入库时间，遵守“先进先出”的出库原生产部门、基建维修领用材料，应当持有生产部门及其他相关部门核准的领料单。

仓管员需凭经批准的领料单，核对物资数量、品名、规格后发料。

如实行限额领料，对超出领料限额的，应当经过相关部门和领导的特别授权。

第二十五条对仓管人员由于违规发放材料造成材料失效、霉变、大料小用、优料劣用以及差错等损失，仓管人员除承担全部经济损失外，还要接受行政处分。

第二十六条月末，已领用但尚未耗用完的物资(包括残余料)，应及时退回仓库，如果是下批生产仍要用的物资，其物资实体可不退回仓库，但应办理退料入库或红字出库手续，待下月月初重新开具“出库单”，便于财务如实核算成本。

第二十七条材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送质量控制处检验，并将检验结果注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。

对于使用单位退回的料品，仓管人员应依检验退回的原因，研究处理对策，如原因系由于供应商所造成，应立即通知财务暂停支付此批材料款项，并与采购人员协调供应商处理。

第二十九条销售出库需由仓管员按公司《仓储控制程序》和《出货检验管理办法》等相关规定，在接到出货通知后组织发货，仓管员需现场跟踪存货的发放过程，严格按照出货单或调拨单发货，严禁仓库工作人员随意改变产品的型号、编号、等级等不符合客户要求的信息，严禁不符合质量、包装等要求的产品发售。

第三十条产品销售时，仓管人员必须协同客户对产品数目、质量清点确认，确认完毕后应经仓管货人员与客户同时签字确认。

第三十一条仓库工作人员在物品领用过程中应尽力避免人为原因造成的产品损失，对于确已发生的损失，由责任人按采购价赔偿。

第三十二条设备、工具类物资置换领用时需将原设备、工具交给仓库管理员方可领用。

第三十三条财务管理部必须针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。

第五章存货的核算第三十四条财务管理部设置总账和明细分类账，各存货仓库设置数量、金额的存货明细账，并按照存货的品名、规格反映收入、发出和结存情况。

第三十五条财务管理部的存货核算人员每月对仓库存货收、发、存进行稽核，并与总账核对，对存货系统和总账系统差异要查明原因，及时调整。