公司外来文件公文管理办法
公司外部文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外部文件的管理，确保文件传递的准确、及时和保密，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各部门、各岗位对外部文件的接收、传递、归档和销毁等工作。
第三条公司外部文件管理应遵循以下原则：（一）合法合规：遵守国家法律法规，符合公司规章制度；（二）准确及时：确保文件传递的准确性和时效性；（三）保密安全：严格保护公司秘密，确保文件安全；（四）方便利用：便于查阅、归档和利用。
第二章文件接收第四条公司内部各部门、各岗位收到外部文件后，应立即进行签收，并在文件上注明签收日期、签收人姓名。
第五条签收人应对文件进行初步审核，确认文件内容与要求相符，如发现文件存在问题，应及时报告上级领导。
第六条对于需要登记的文件，签收人应在《外部文件登记簿》上登记文件名称、发文单位、文件编号、收文日期、签收人等信息。
第三章文件传递第七条文件传递应选择合适的方式，确保文件安全、准确、及时送达。
第八条内部文件传递可采取以下方式：（一）电子邮件：适用于电子版文件传递；（二）纸质文件：适用于重要文件或特殊要求；（三）专人送达：适用于重要、紧急或保密文件。
第九条文件传递过程中，传递人应确保文件不被遗失、损毁或泄露。
第十条传递人应在文件传递后，将《外部文件登记簿》上的相关信息进行更新。
第四章文件归档第十一条公司内部各部门、各岗位应对接收的外部文件进行分类、整理，并按以下要求归档：（一）按文件类型分类：如法规文件、业务文件、通知等；（二）按文件来源分类：如政府机关、行业协会、合作伙伴等；（三）按文件时效分类：如近期、中期、长期等。
第十二条归档文件应按照归档要求进行装订、编号、登记，并确保文件完整、整洁。
第五章文件销毁第十三条文件销毁应按照国家有关法律法规和公司保密要求进行。
第十四条对于不再具有保存价值的文件，应经主管领导批准后，按照以下程序销毁：（一）编制销毁清单，包括文件名称、数量、来源、销毁日期等信息；（二）将销毁清单报送保密部门审核；（三）经保密部门审核同意后，组织专人进行销毁；（四）销毁过程中，确保文件不被泄露、损毁。
公司外来文件管理制度
公司外来文件管理制度一、目的和原则本公司制定外来文件管理制度的主要目的在于规范外部文件的接收、处理、存储和销毁流程，确保商业秘密不被泄露，同时满足日常运营需求。
我们遵循的原则是“安全第一、效率优先”，在保障安全的前提下，优化流程，提升工作效率。
二、适用范围本制度适用于所有涉及接收和处理外来文件（包括纸质和电子格式）的员工。
无论是合作伙伴发送的文件，还是客户函件、邮件以及其他形式的外部交流文件，均应遵循本制度进行管理。
三、管理职责1. 综合部负责制定并更新本制度，监督执行情况。
2. 各部门负责按照制度要求，执行相关流程。
3. 信息技术部负责电子文件管理系统的维护和安全监控。
四、接收流程1. 所有外来文件必须通过指定的邮箱或平台接收，并由专人负责分发至相关部门。
2. 任何员工在收到外来文件后，应及时报告给直接上级，并按照指示进行后续处理。
五、处理原则1. 根据文件性质分类处理：机密文件需严格限制传阅范围；非机密文件可按常规流程处理。
2. 对于敏感或重要文件，须由授权人员在保密环境下处理。
3. 在处理过程中，不得擅自复制、转发或以其他方式外泄文件内容。
六、存储管理1. 所有外来文件应归档存储于指定位置，便于查询同时确保安全。
2. 电子文件应保存在公司内部服务器或受信任的云存储服务中，实行权限管理。
3. 定期对存储的文件进行审核，过期或无用的文件应按规定程序销毁。
七、安全与保密1. 加强对员工的保密意识培训，明确个人和公司的法律责任。
2. 采取必要的技术手段保护电子文件不被非法访问、修改或删除。
3. 对于违反管理制度的行为，将视情节严重性给予相应的纪律处分。
八、应急处理1. 若发现文件泄露或有被泄露的风险，应立即启动应急预案，采取措施控制损失。
2. 及时上报管理层，并根据情况调整和完善管理制度。
九、修订与解释1. 本制度根据公司运营实际情况和相关法律法规的变化适时进行修订。
2. 本制度的最终解释权归公司综合部所有。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
公司外来文件法律规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理，确保公司合法权益，维护公司正常经营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作，包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。
第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（二）真实性原则：外来文件内容应当真实、准确，不得虚构、篡改。
（三）及时性原则：公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。
（四）保密性原则：公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。
（五）归档性原则：公司应当对外来文件进行归档管理，便于查询和查阅。
第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门，负责对外来文件的接收、登记和分发。
第五条文件接收部门在接收外来文件时，应当进行以下审核：（一）审核文件来源是否合法，是否为相关单位或个人合法出具。
（二）审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（三）审核文件格式是否规范，是否符合公文处理规定。
第六条文件接收部门在审核过程中，如发现文件存在问题，应当及时报告公司领导，并按照公司规定进行处理。
第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容，按照以下程序进行处理：（一）分类：根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。
（二）登记：对文件进行登记，包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。
（三）分发：按照文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。
（四）处理：相关部门或个人按照文件要求，进行相应处理。
（五）反馈：处理完毕后，及时向文件接收部门反馈处理结果。
第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作，应当遵循以下规定：（一）明确保密范围：对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件，应当明确保密范围。
（二）指定保密责任人：对涉及保密的外来文件，应当指定专人负责保密工作。
外来文件管理办法
外来文件管理办法1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：6.内容:6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。
公司外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和效率，提高公司内部管理水平和信息交流质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工对外来文件的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：确保外来文件的管理工作符合国家相关法律法规和公司内部规定；2. 效率化：简化文件处理流程，提高文件传递和处理效率；3. 安全性：确保外来文件内容的安全性和保密性；4. 责任化：明确各部门及员工在外来文件管理中的职责。
第二章文件接收与登记第四条各部门指定专人负责接收外来文件，并对文件进行初步审核。
第五条接收外来文件时，应检查文件是否完整、是否符合要求，如有疑问应及时与文件发送单位联系。
第六条接收外来文件后，应填写《外来文件登记簿》，内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件份数、密级、处理意见等。
第七条《外来文件登记簿》由接收部门保管，并定期向公司档案室报备。
第三章文件处理第八条文件接收后，由接收部门负责人或指定专人负责处理。
第九条文件处理包括以下内容：1. 核实文件内容，确保文件真实、准确；2. 根据文件内容，提出处理意见，包括转发、存档、退回等；3. 处理意见需经部门负责人审批后执行。
第十条对需要转发的文件，由接收部门填写《文件转发单》，注明转发单位、文件份数、密级等信息，并经部门负责人审批后转发。
第十一条对需要存档的文件，由接收部门填写《文件归档单》，注明归档文件名称、发送单位、接收日期、归档日期、归档人等信息，并按归档要求进行归档。
第十二条对需要退回的文件，由接收部门填写《文件退回单》，注明退回单位、文件名称、退回日期、退回人等信息，并经部门负责人审批后退回。
第四章文件归档第十三条文件归档应按照公司档案管理规定执行。
第十四条归档文件应保持完整、清洁、有序，便于查阅。
第十五条归档文件应按照文件名称、密级、接收日期等进行分类整理。
第十六条归档文件应由接收部门负责人或指定专人负责归档。
××公司外来文件管理规定
××公司外来文件管理规定1. 目的：1.1 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；1.2 确保客户所提供的相关文档得到适当的管理，保存及保密。
2. 规定适用的范围：2.1 适用于本公司所有部门从外部获得的文件；2.2 客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来文件”的范畴之内。
3. 外来文件管理的主要内容：3.1 对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别、更新等过程进行控制。
4. 定义：4.1 外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。
5. 外来文件的类别5.1 与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准；5.2 与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等；5.3 顾客提供的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则，如图纸、技术规范等；5.4 相关质量管理体系标准，工具书等。
6. 外来文件的管理规则6.1 保存期限：外来文件永久保存，随时更新；6.2 编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；6.3 使用方式：6.3.1 直接引用（如客户图纸）；6.3.2 转换引用（如产品标准，接收准则等）；6.3.3 参考（如工具书，体系标准）。
7. 职责归属7.1 综合部是外来文件的归口管理部门，其他部门对外来文件进行识别后，交由综合部管理；7.2 技术部统一负责对外来的技术标准进行识别；7.3 品质部统一负责对外来的法规规范进行识别。
7.4 综合部对不属于7.2、7.3所规定的外来文件进行识别。
8. 外来文件管理流程8.1 外来文件的获取：8.1.1 公司各部门可能通过如下渠道获取相关的外来文件：8.1.1.1 国家、省、市政府及各相关职能部门；8.1.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社；8.1.1.3 互联网、电话传真。
8.1.2 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及董事会。
公司来文管理制度
公司来文管理制度第一章总则为规范公司来文管理工作，提高来文处理效率，保证来文的安全、及时、准确和完整的收集、登记、传递、审核、签发、归档等程序，制定本制度。
第二章来文的收发和处理1. 公司来文包括纸质文稿和电子文稿，纸质文稿由接待人员签收并及时上交行政人员处理；电子文稿由系统管理员负责接收，并分发至相应的职能部门进行处理。
2. 来文应当经过清点和登记，每一份来文均应当编号，并在来文登记表中做好记录。
3. 在收到来文后，行政人员应根据来文的内容、重要性和紧急程度进行分类，分送至相应的处理人员，并对来文设定处理时限。
4. 对于涉及机密和重要文件的来文，应加强保密措施，避免泄露和丢失。
第三章来文的审核和签发1. 对于需要经过审批的来文，应根据公司相关规定进行审核，严格对照规定的程序和标准进行判断，及时签发或退回。
2. 经审核通过的来文，应及时签发，并在签发时注明签发人的姓名和日期，并在来文登记表上做相应的记录。
3. 对于来文中可能存在的问题和疑点，应及时进行反馈和沟通，并逐步解决问题。
第四章来文的归档和保管1. 完成来文的处理后，应按照公司文件管理规定将来文传送至公司档案室进行归档，并在归档时注明归档人的姓名和日期，并在来文登记表上做好相应的记录。
2. 对于归档后的来文，应加强保管措施，确保来文的安全和完整，避免丢失或损坏。
3. 对于不再需要保留的来文，应根据公司规定进行销毁处理，并在销毁时做好相应的记录。
第五章来文管理的考核和监督1. 定期对公司来文管理工作进行考核，评估来文的处理效率和质量，发现问题及时整改，并逐步提高来文管理水平。
2. 加强对来文管理工作的监督和检查，确保来文管理制度的执行落实到位。
第六章来文管理的宣传和培训1. 定期组织来文管理制度的宣传教育活动，增强员工对来文管理制度的认识和理解，培养良好的来文处理习惯。
2. 对新员工进行来文管理的培训，使他们熟悉公司来文管理制度和流程，提高工作效率和质量。
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公司外来文件公文管理办法
第一章总则
第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。
第二条本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。
第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。
本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。
发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。
本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。
收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第二章外发公文管理
第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。
第六条外发文件格式要求：
（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。
(三) 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX”）。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第七条公司所发各类正式公文实行统一管理，使用统一格式、编号，行文要求规范准确。
草拟公文应做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，简明扼要。
（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
第八条发文由发文部门按照规定格式要求草拟好文稿，填写《XX公司外发文件处理单》（附件3），送部门负责人、法务、业务负责人审批。
第九条公文正式印制前，将《XX公司外发文件处理单》和外发文稿送至办公室行政文秘组进行复核，复核重点：审批手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核，如无需修改可直接登记、编号、盖章、归档；如需要对文稿进行实质性修改的，应按程序返回修改。
第四章外来文件管理
第十条外来文件办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第十一条拟办
对于公司所有来文（包括部门及个人所收取的各类来文），由办公室行政事务组按文件内容和缓急程度填好《XX公司外来公文收文处理单》（附件4），办公室负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。
具体程序如下：
（1）对于一般性文件，由办公室负责人提出拟办意见，报业务负责人阅批。
（2）对于重要性文件，由办公室负责人提出拟办意见，经业务负责人审阅后，报总经理阅批。
第十二条批办时限
办公室负责专人根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度，并随时了解文件去向。
（一）一般文件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。
（二）急件应于文件送达当日内阅批。
（三）特急件应随送随阅批。
第十三条承办
办公室行政事务组按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。
承办部门应认真负责，及时办理不得延误。
承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。
第十四条催办
办公室行政事务组按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。
第十五条发给公司但未写明具体收件人姓名及部门的信件，统一由办公室商务中心登记后，交由办公室行政事务组负责处理。
第四章附则
第十六条本制度由公司办公室负责解释。
第十七条本制度自颁布之日起执行。
附件：1、XX公司外发文件红头模板
2、XX公司外发文件信纸模板
3、《XX公司外来公文收文处理单》
4、《XX公司外发文件处理单》
二〇一四年十一月三十一日。