001文件控制程序
QEOP-001文件控制程序
为使文件与资料处理迅速，并正确流通、应用及管理,以确保各相关部门能及时获得适当且有效之最新文件。
2.范围
本公司内、外部联系或客户/供应商等相关方往来之有关体系管理及技术文件均适用之。
3.权责
文件类别
制定
审核
批准
管理手册
行政部
管理者代表
总经理
程序文件
行政部
管理者代表
总经理
三阶文件
各相关人员
部门负责人
5.3.2第四阶表单格式经核准后,原稿保存并发行一份给原申请部门,使用时由使用部门自行影印或请购印制;如表单发行新版时,可不填写《文件分发、回收、销毁记录表》。
5.3.3文件应保证清晰完整、易于认别。
5.4 文件管理、登录、归档
5.4.1正式文件有破损、缺页、字迹模糊或份数不够被分发时,需填写《文件分发、回收、销毁记录表》,送核准部门签核后,再由行政部发行、收回。
5.4.2旧版文件或过期失效需作废之文件应加盖[作废文件]章,若因特殊原因需保留时应给予隔离和标识。
5.4.3对外提供给客户、供应商等文件,由获知部门或公司代表填写《文件分发、回收、销毁记录表》在备注栏注明客户或供应商厂名呈报管理者代理核准后从行政部领取相应份数的相应文件加盖受控文件章。
5.4.4行政部/权责(登录/发行/归档)。
管理者代表
四阶文件
各相关人员
部门负责人
管理者代表
4.定义
本公司文件类别区分四阶
4.1 文件阶码如下：
QEOM: 一阶文件QEOP: 二阶文件
OS/WI: 三阶文件QR: 四阶文件
4.2 系统文件:管理手册,为本公司第一阶文件。
4.3 程序文件:内部审核、文件与记录管制、不合格品控制、纠正与预防措施控制等依管理手册所订之各项程序,为本公司第二阶文件。
QP-001文件控制程序
编制/更改日期
版本号
更改内容
修订
2013年4月09日
R02/05
增补5.10部门代码；修改5.6.2
2014年6年17日
R02/06
增加5.1.3、5.1.4、5.1.5、5.7.5；修改5.1.1
2014年8月19日
R02/07
修改5.1.3
2016年6月15日
R02/08
物料清单(外单)
部门相关人员
部门主管
中心副总或总监
部门主管
物料清单(内单)
部门相关人员
部门主管
原理图
部门相关人员
部门主管
变压器规格书
部门相关人员
部门主管
(工程)图纸
部门相关人员
部门主管
包材(外单)
部门相关人员
部门主管
中心副总或总监
部门主管
包材(内单)
部门相关人员
部门主管
中心副总或总监
部门主管
三阶文件
5.1.5为了保证前期文件的有效性，不需变更的文件暂不增加会签栏；从本程序生效日期起，所有新编的文件及变更的文件，都需增加会签栏。
5.2文件的编写和发放
5.2.1受控文件应在审批前由文控文员统一进行编号，按5.10执行。
注：技术类文件编号见《技术文件编码规则》
5.2.2文控文员在彩蝶系统内，收到待发布文档时，必须先查看该受控文档是否符合要求（上传彩蝶系统文件包括原始编写档和会签扫描档），然后再发布，如需发放纸档的文件，必须在1个工作日内完成文件受控及通知相关部门领取，分发时要做签收并在《文件发放/回收记录》上记录。
四阶文件（表单/表格） 例：EN-QR-001
外来文件 例：W-001
001文件和记录控制程序
XXXX公司文件名称文件和记录控制程序制/修订日期: 2012-09-27 生效日期: 212-09-30文件编号XX-GHG-QA-001版本:A/01ISO9000管理体系中的关于文件和记录管理部分同样适用于温室气体盘查的文件和记录管理。
1.温室气体相关文件、记录管理：1.1 .文件格式1.1.1. 封面格式内容包括文件类别、名称、页数、版次、制定日期及制定人。
1.1.2 .内容格式程序书各节段之名称、格式、编码，使用本厂既有之格式。
作业标准格式不拘，由制定人自行决定。
1.1.3. 窗体型式使用温室气体盘查推行小组制定或使用的文件格式。
1.2.文件识别：程序书及作业标准依本厂现有ISO9000管理体系文件与资料管制程序。
1.3文件制定、改版、作废、保存年限1.3.1程序书及作业标准由“温室气体盘查推行委员会”成员制定，交由“主任委员”审核，“温室气体盘查推行委员会”审核完毕若无意见，存盘于本厂文管系统。
修改及作废流程亦须按制定程序签核。
1.3.2温室气体盘查相关窗体，修改及作废亦须经“温室气体盘查推行小组”认可，副主任委员负责确认使用之窗体及填表说明为最新版本。
填写完毕之窗体经“主任委员”及“总经理”签核后，审核完毕若无意见，存盘于文管系统，保存年限为5年。
1.3.3温室气体盘查报告书由“温室气体盘查推行小组”负责撰写，“主任委员”得指定相关单位提供数据。
撰写完成之报告书应经外部第三者查证后才完成定稿。
定稿之报告书发行时间、频次及方式由公司最高领导人决定。
1.4记录调阅记录之调阅时，由需求单位直接至该记录保存单位直接查询。
1.5.保存文件及各式表单的原稿，均由文管中心列账保管，发行版本由各单位指定专人负责保管。
1.6.销毁从各单位回收的所有旧版、作废文件，由文件管制中心销毁.正版文件盖作废单由文管中心保管，逾期销毁，已逾保存期限的记录（年份以阳历为准）。
销毁时间依年份5年即可，不以月份为准。
001文件控制程序51662
亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。
先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。
侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。
臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。
先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。
后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。
先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。
受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。
今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。
此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。
至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。
愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。
若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。
臣不胜受恩感激。
今当远离，临表涕零，不知所言。
小学少先队组织机构少先队组织由少先队大队部及各中队组成，其成员包括少先队辅导员、大队长、中队长、小队长、少先队员，为了健全完善我校少先队组织，特制定以下方案：一、成员的确定1、大队长由纪律部门、卫生部门、升旗手、鼓号队四个组织各推荐一名优秀学生担任（共四名），该部门就主要由大队长负责部门内的纪律。
2、中、小队长由各班中队公开、公平选举产生，中队长各班一名（共11名），一般由班长担任，也可以根据本班的实际情况另行选举。
小队长各班各小组先选举出一名（共8个小组，就8名小队长）然后各班可以根据需要添加小队长几名。
3、在进行班级选举中、小队长时应注意，必须把卫生、纪律部门的检查学生先选举在中、小队长之内，剩余的中、小队长名额由班级其他优秀学生担任。
4、在班级公开、公平选举出中、小队长之后，由班主任老师授予中、小队长标志，大队长由少先队大队部授予大队长标志。
QP-001文件和资料控制程序
湖北博创机械制造有限责任公司文件和资料控制程序文件编号： BC-QP-001文件版本： A1控制状态：受控本拟制：审核：批准：生效日期： 2011.01.01文件变更履历表1.目的：确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制；控制质量管理体系文件的编制、审核、批准、更改、发放、使用、回收、保存、作废和销毁等过程；使所有持有文件、图样与技术资料的相关部门、生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、图样与技术资料。
防止误用失效或作废的文件和资料，使质量管理体系持续、稳定地运行。
2.适用范围：本程序适用于公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计、开发、样件生产、试生产、批量生产等）检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料等的控制。
文件的分类为：质量手册、控制程序、管理性文件、公司规章制度、管理规范、图样与技术资料、作业指导书、质量记录、外来文件、法律法规、国际标准、国家标准、上级文件、函件等。
3.引用文件、术语和定义；3.1引用文件:3.1.1 GB/T 19001-2000idt ISO 9001:2000《质量管理体系要求》3.1.2 GB/T 19000-2000idt ISO 9000:2000《质量管理体系基础和术语》3.1.3 BC-QM-2009 《质量手册》第4.2.3章节：文件控制3.2术语和定义:3.2.1本程序采用GB/T19000-ISO 9000标准所给定的术语和定义。
3.2.2体系管理文件：一级文件、二级文件、三级文件和四级文件；3.2.3一级文件：质量手册；3.2.4二级文件：控制程序；3.2.5三级文件：管理性文件、作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、工艺标准/工艺规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等作业指导书）、质量记录、外来文件、法律法规、国际标准、国家标准、上级文件、函件等；3.2.6四级文件：表单/表格、记录；3.2.7外来文件：指来源于公司外部用以指导、规范公司某些作业的文件（包括：法律法规、行政文件、国际标准、国家标准、行业标准和顾客提供的图样或技术资料等）；3.2.8技术文件：指本公司内部编制的工程规范、标准、工作规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件等和顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和本公司与供应商签订的协议等。
(OP-001)文件控制程序
文件名称文件与记录控制程序页码1/7修订覆历表NO. 更改章节更改日期申请单编号更改后版本123456789101112编写审核批准文件名称文件与记录控制程序页码2/71.0目的对公司质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、更改、再次批准，标识、回收和作废等全过程进行管理,确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2.0适用范围适用于本公司与质量管理体系有关的文件的管理。
3.0权责3.1.总经理负责批准发布质量手册。
3.2.管理者代表：3.2.1.负责组织编写和审核质量手册；3.2.2.负责审核程序文件。
3.3.文控中心负责质量管理体系文件的收集、修订、编目、整理、发行、回收、销毁等，管理并保存公司质量体系文件的原件；3.4.各部门负责与本部门相关的文件的编制、使用和保管。
4.0工作程序4.1.作业流程图：见附件一4.2.文件分类：公司文件分为内部文件和外来文件，同时文件又分受控文件和非受控文件。
4.2.1受控文件：凡与质量管理体系运行紧密相关的文件均需受控，受控文件分类如下：a.一级文件：质量手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：工作指导书、图纸；d.四级文件：表单记录；e.外来文件。
4.2.2非受控文件：指与质量管理体系无关的文件，如行政通告、管理制度等等。
4.3.文件的编写、审核及批准4.3.1.公司文件、表单经确定后，由文控按4.3.2图标统一编号管制，不得有重复或误码之情形。
工程技术图纸由工程部编号，编号原则须依5.3.2之规定执行。
4.3.2.文件编号管理：文件名称文件与记录控制程序页码3/7a.质量手册MJ-QM-001质量手册公司名称代号b.程序文件MJ-QP-XX流水号（01~99）程序文件公司名称代号c.工作指导书、设备操作指导书WI-XX-XXX流水号（001~999）部门代码操作规范类d.图纸的编号分两种：i.工程部（成品图）□□–系列--□□□□代表文件流水号代表产品系列代表事业处,用SM或MJ表示ii.工程2部（配件图）XXX - □□□□代表文件流水号代表产品系列iii.工程1部（配件图）XXXX- □□-□□□□代表文件流水号代表零件代码代表产品系列（产品代码见工程部产品代码编码规定）iv.模具图以产品型号进行编号文件名称文件与记录控制程序页码4/7e.记录表格XX--FM-XX-XX版本号：如A,B…流水号：如01，02…表单编号部门代码4.3.3.部门代码：YW1—业务1部 YW2—业务2部 GC1—工程1部 ZC1—资材1部GC2—工程2部 SC1—生产1部 SC2—生产2部 PG1-品管1部XZ—行政部 CW—财务部 JL--高层管理 SJ-塑胶部GM—工模部 PG2-品管2部 PG3-品管3部 ZC2—资材2部DC—文控中心4.3.4.文件编写、审核及批准权限：文件名称制定审核批准质量手册管理者代表管理者代表总经理程序文件相关部门经理管理者代表总经理工作指导书相关职能人员部门主管部门经理表单记录相关职能人员部门主管部门经理图纸相关职能人员工程主管工程经理4.3.5.文件版本号和页次管理：a.受控文件第一次发行时以 A.0表示,当有变更时依序以 A.1、A.2……;当发生9次变更时,升版为B.0、B.1、B.2……依此类推；表单的变更依次为a、b、c……b.对于质量手册的修改，可分章节或页次设定章节号，更改时仅更改相应的章节版本号，整份文件的版本不变，章节版本号以整份文件的版本号加阿拉伯数字表示，如A1、A2、A3…,当同一章节改动到A9时，再次改动则整份质量手册均需换版本号。
YM-PR-001文件控制程序
1 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------目的为了有效的对质量管理体系文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效性。
使文件的控制满足£013485:2003, MDD93/42/EE带法律法规的要求。
2范围适用于本公司与质量体系有关的文件控制，包括适当范围的外来文件，文件可以以文书或其他电子媒体方式呈现或储存。
3参考文件〈〈文件编号与编写规定»S0P-0014定义4.1文件架构本厂质量体系文件分为五种，其结构和文件类别如下4.1.1一级文件质量手册4.1.2二级文件程序文件4.1.3三级文件作业指导书、操作规程、检验规程、工艺卡等4.1.4四级文件表单、质量记录4.1.5外来文件法律法规、标准、客户要求等4.2文件规范工作要求（标准）或规范工作进行时的职责与步骤的文件。
如质量手册、程序文件、作业指导书等内部文件和行业标准, 合约文件、客户图纸等外来文件。
4.3 记录将工作执行的结果作好记录，这些记录仅供日后分析，存档备查或提供证明使用。
4.4 受控控制文件文件变更时须通知文件持有部门更换，并于作废时自使用场所回收文件。
4.5 非受控制文件仅提供信息作参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。
5职责5.1 生产部负责技术文件和资料的编制。
5.2 各部门负责本部门作业指导书的编写。
5.3 各部门负责文件变更申请交原审核部门审核。
5.4 文控中心负责文件分发回收管理，质量文件正本的保管，填写〈〈文件总览表》以及文件目录。
5.5 总经理负责一级文件的批准。
5.6 管理者代表负责组织一级、二级文件、三级文件的制定及文件发放范围的确定，并负责二级文件和三级文件的批准6工作内容6.1 制定新文件6.1.1文件书写格式编制文件或资料时，必须以规定的格式编写文件或资料。
COP001 文件记录控制程序
-----------------------------1.0目的确保各相关部门所使用文件的正确性和有效性，并及时更新记录，反映体系运行状况并具可追溯性，为质量环境管理体系运行提供有力证据。
2.0范围适用于本厂质量环境管理体系的各类文件的管理。
3.0职责与权限3.1 品管部：负责文件编号、发行、回收、废止及外来文件的管理； 3.2 市场部与品管部：负责外来文件的收集； 3.3 各部门：负责本部门相关文件的编制、管理；3.4 管理者代表：负责管理手册编写，程序文件审核及作业指引的批准；3.5 总经理：批准管理手册。
4.0定义 4.1内部文件公司内部制定，经批准后使用的管理手册、程序文件、作业指导书、记录等。
4.2外来文件A 类：法律法规、国家标准、行业标准等。
B 类：客供标准。
4.3记录:已经实施的行为的书面声明或在时间上的一个确定事物的历史记载（所以说记录一般是不允许改变的）。
5.0程序内容 5.1文件的编号5.1.1 管理手册编号:QEMS 5.1.2 程序文件 (COP) COP-×××5.1.3 作业指引 WI------------------------------5.1.4 记录表格 (R)××5.1.5 部门代码5.1.6 文件的版本由英文字母A 开始，改版后按字母顺序升级。
5.1.7表格的管理5.1.7.1各种记录使用的表单依相关程序由各部门自行设计制定，经部门主管核准后，交人事行政部编号存档，并制成本部门《记录及保存期限一览表》进行管理。
5.1.7.2当表单需要取消或改动时，依文件变更/废止流程作业。
5.1.7.3各部门申请表单印刷时，申请部门需将申购单经品管部文控签名确认，采购依此给予采购，印刷的旧表单用完之后，再统一使用新表单。
5.1.8 外来文件按其原有编号，在归档时以目录或标识注明即可。
5.2体系文件管控 5.2.1文件编制及审批5.2.2 文件的发放及保存5.2.2.1文控依《文件发放回收记录表》要求的份数影印，将影印本正文盖红色“受控文件”章。
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生命赐给我们，我们必须奉献生命，才能获得生命。
受控状态:
文件控制程序
编制: 审核: 批准:
黑龙江省农垦龙王食品有限责任公司
希望是本无所谓有，无所谓无的。
这正如地上的路；其实地上本没有路，走的人多了，也便成了路。
分放号:
版本号/修改状态：B/0
文件编号：LW-CX-01-2009
2009年07月01日发布 2009 年9月01日实施
生命赐给我们，我们必须奉献生命，才能获得生命。
文件控制程序
1 目的通过对管理体系运行有关文件的控制，确保各相关部门都能使用现行有效的文件。
2 范围
适用于公司管理体系文件（包括相关的外来文件）的控制。
3 职责
3.1企管部负责质量/ 环境/ 食品安全管理体系文件的归口管理，控制文件发放、收缴、借阅、销毁，并建立公司《受控文件清单》；办公室负责行政管理文件的归口管理，控制文件的发放、收缴、借阅、销毁；所有文件的原始版本由办公室负责统一存档。
3.2企管部负责编制、修订《质量手册》；
3.3相关部门负责编制其相应的程序文件和作业指导书，并对文件进行识别和保管。
4 工作程序
4.1 文件控制流程图（省略）
4.2 文件分类
4.2.1公司管理体系文件分为受控文件和非受控文件两大类。
a受控文件：管理体系覆盖部门使用的与体系有关的文件以及与体系有关提供给第二方、第三方审核的文件均为受控文件。
b）非受控文件：不在管理体系覆盖部门现场使用，用于交流、参考或一次性发给顾客的文件为非受控文件，这些文件不受管理体系文件更改或换版的控制。
4.2.2公司文件分为三个层次管理。
第一层文件为《质量手册》（含质量方针、质量目标）；
第二层为《程序文件》；
第三层为《作业指导书》（包括：管理制度、工作制度、产品标准、涉及的法律法规、行业规范、相关记录表格等）。
生命赐给我们，我们必须奉献生命，才能获得生命。
第三层文件主要分为两类：
a ） 支持性文件包括：相关管理制度、操作规程、作业指导书等。
b ） 策划性文件包括：前提方案（PRP （s ））、操作性前提方案（OPRP （s ））、HACCP 计划（CCP ）、、
记录是一种特殊文件，对质量管理记录的管理，执行《记录控制程序》 。
4.3文件的编写、批准和发布
431所有文件发布前，应得到相关人员批准，以确保文件是充分适宜的。
4.3.2质量手册由企管部部负责组织编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.3.3程序文件由各相关部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.3.4作业指导书由各相关部门负责编制，部门负责人审核，主管领导批准。
4.4文件的编号
凡本黑龙江省农垦龙王食品有限责任公司 管理体系所涉及的文件，编号规则如下：
示例：
字头）
注1：文件分类号，分别用汉语拼音表示: 第一层文件：SC — “体系”手册（SC 表示手册） 第二层文件：CX —程序文件（CX 表示程序） 第三层文件：ZL —质量计划（ZL 表示质量）
GL —管理类文件（规定、办法等）
（GL —表示管理）作业指导书、技术文件、规程等。
与产品有关的专用技术文件（含样图、配方） ，如有要求，应按行业的或专用的管理文件（如技术文件管理
规定）执行。
JL —记录（JL 表示记录），女口 JL4.2— 01表示标准中4.2节（文件要求）的第 1个 记录。
注2 : 2005年表示为2005版文件，经换版的文件，使用当年年代号表示（见注
1）但记录不使用版本号，只控制唯一的编号。
注3: A 表示该文件当年进行了第一次换版， 第一版的文件的 A 不加，凡当年换版的该文件可依次用
B.C …
表示。
注4 :集合型文件，文件排序号用如下方法表示。
如：
LW —SC 01/4.2 —
其中01表示总文件排序号。
4.2表示该文件中第4.2章节，即分文件号。
4.5文件的分发
希望是本无所谓有，无所谓无的。
这正如地上的路；其实地上本没有路，走的人多了，也便成了路。
生命赐给我们，我们必须奉献生命，才能获得生命。
4.5.1 公司质量食品安全管理体系文件由企管部根据规定的分发范围编制分发号，加盖红色 “受
代号（用汉语拼音
版本修改号（注3） 版号（注2）
文件排序号（用01、02…注4） 文件分类代号（注1）
黑龙江省农垦龙王食品有限责任公司
控”章后，发放至各相关部门/ 个人。
4.5.2企管部部、办公室建立《文件发放/ 回收记录》，由领用人签字。
4.6 文件的控制
4.6.1企管部、办公室应建立公司的《受控文件清单》（包括涉及的法律法规、产品标准、技术规范等）。
4.6.2未经管理者代表批准，任何部门/ 人均不得随意翻印、复制受控的质量食品安全管理体系文件。
因特殊情况，体系文件分发范围以外的部门和个人因工作需要须取得受控体系文件时，应提出书面申请报告，经体系文件原批准人同意后，由企管部部按照 4.4 规定发放。
4.6.3体系文件持有人不得自行对文件进行删改和损毁，要保持文件的完整、清洁，谨防丢失，未经总经理或管理者代表批准受控体系文件不得对外提供。
4.6.4体系文件如有丢失或损毁，文件持有人应及时向文件发放部门登记备案，详细注明文件丢失/损毁原因、时间等事项。
因破损而重新领用的体系文件，原分发号不变，收回相应的旧文件；因丢失而补发的文件重新编制分发号，并在《文件发放/ 回收记录》表中加以注明。
4.6.5体系文件持有人应负责向本部门员工做好文件的宣传贯彻工作，并严格组织实施，对使用过程中发现的问题，要及时向企管部部和文件编制单位反馈信息。
4.7 文件的更改和换版
4.7.1文件由原审批人审批更改或换版。
4.7.2体系文件在执行过程中，如需修改，由相关部门将修改意见或建议反馈给企管部，企管部汇总后报管理者代表核准，以《文件更改通知单》的形式发放到有关部门/ 人，由相关部门/ 人负责实施修改。
4.7.3 更改方式
a）在原文件上划改：更改内容较少时，根据《文件更改通知单》要求，在更改内容上划
“==”，并在适当空白处写上更改内容。
b）换页、换版更改：当文件更改内容多处或超过文本1/3时，进行换页更改或换版更改，同时收回作废文件。
4.8 文件的作废和销毁
文件换页、换版后企管部应在《文件发放/回收记录》的相应栏内注明收回情况，并将作生命赐给我们，我们必须奉献生命，才能获得生命。
废页、旧版文件统一收回，并在作废页、旧版文件上加盖“作废”章，防止作废文件的非预期使用。
4.9 文件的评审
4.9.1如出现下列情况之一时，各部门对所管理文件的充分性、适应性适时进行评审，必要时进行修改：
a）组织机构职责发生变动；
b）内、外体系评审和管理评审对体系提出了必要改进要求；
c）作为文件制订依据的外来文件变化时；
d）采用新管理模式时；
e）其它必须更改文件的原因。
4.9.2企管部每年组织相关部门/ 人评审现有管理体系文件，根据评审结果确定对文件是否修改或改版。
4.10 外来文件的控制
4.10.1外来文件控制流程图
4.10.2所有与管理体系运行有关的法律法规、行业标准等外来文件，由各相关部门负责识别、收集（最新文件版本），报企管部评审、备案，并建立《外来文件清单》。
4.10.3企管部按照文件发放要求发放外来文件。
5. 记录
5.1 《受控文件清单》LW-JL-001—03
5.2《文件发放/接收记录》
LW-JL-001—01
5.3《文件回收/销毁留用记录》LW-JL-001—05
5.4 《文件更改通知单》LW-JL-001—02
5.5 《文件借阅记录》LW-JL-001—04
5.6 《外来文件清单》LW-JL-001—06。