2017最新外贸客户接待流程及记录表
接待国外客户流程
接待客户的流程接待客户分为事前、事中和事后。
如果客户要来我们公司，，需要调查好客户的背景资料，分析客户来我司目的，并且来之前需要得到经理的同意，这个时候我们需要做一下几点：事前：1、首先跟客户沟通。
问好客户的行程安排，做到心里有数。
①如果只来我厂参观的，按照行程的紧张与否，可以给到一个具体的方案。
②如果客户还要参观其他工厂或地方，可以送他到车站，或者合理范围内的指定地点。
③是否需要为客户定制产品。
2、告知客户来的路线，可以建议客户到无锡站，我公司可以派车去接他。
另外可以将无锡市江阴市在地图上简单的标出来，给他一个大体印象。
并发邀请函告诉客户我公司信息：告诉客户我们公司的具体地址（最好中文的也写上），方便客户安排行程。
3、时间。
这个时间是指客户来公司的具体的日期，具体什么时间到公司。
可以向客户索要他的机票信息。
4、人数。
此次拜访一共过来多少人，什么级别的人，方便我们安排车子。
5、接待室的安排：①卫生必须打扫干净（地面、桌面、样品、展台等）；②准备好水跟果盘；③资料的准备：报价，合同，新品等以及客户当地的一些习俗的了解等。
6、①提前和生产部沟通一下，产线上是否有这个国家客人在做的货，包括底纸，包装信息等。
务必保证车间的卫生，设备的摆放整齐以及配备生产便利贴的技术员。
②成品车间：负责人要去成品车间看看，设备是否能正常运行；有没有废纸要收起来；卫生是否干净等。
当我们接到客户的时候一定要体现出对客户的关心。
一个很重要的细节：我们要问客户晕不晕车，如果晕车我们可以让车速慢一点，放一些舒缓的轻音乐，这样可以减轻晕车的症状。
事中：1、到达公司。
让客户在办公室先绕一圈看看各个部门，介绍一下公司部门。
然后让客户在会议室先坐下，倒杯茶或者咖啡给客户喝，而且要记得整理一个PPT 介绍公司，让客户首先对公司有基本的了解，后面进行自我介绍，交换名片。
2、谈判。
在这过程中，业务员应及时记下客户提出的问题及重要点。
谈判过程一定要注意客户的语速语调和肢体语言，积极向客户的语速语调和肢体语言靠拢。
接待国外客户流程-金伟
接待客户的流程接待客户分为事前、事中和事后。
每一位客户来公司拜访，都希望我们能够关注它直接的需求，能受到热情地接待。
我们作为销售人员，想要在接待客户的过程中，呈现出良好的服务，就必须做好充分准备工作。
下面是接待客户的大概流程：如果客户要来我们公司，一般会提前打电话或发邮件告知我们，或者我们提前预约邀请客户，这个时候我们需要做一下几点：事前：1、首先跟客户沟通。
问好客户的行程安排，做到心里有数。
如果客户本身没有其他安排，告知观厂大约时长，以便客户做好安排。
①如果只来我厂参观的，按照行程的紧张与否，可以给到一个具体的方案。
②如果客户还要参观其他工厂或地方，可以送他到车站，或者合理范围内的指定地点。
2、告知客户来的路线，可以建议客户飞到青岛机场，我公司可以派车去机场接他。
可以打消不经常来中国的客户的紧张疑虑。
另外可以将日照、青岛市在地图上简单的标出来，给他一个大体印象。
并发邀请函告诉客户我公司信息：告诉客户我们公司的具体地址（最好中文的也写上），方便客户安排行程。
3、时间。
这个时间是指客户来公司的具体的日期，具体什么时间到公司。
可以向客户索要他的机票信息。
4、人数。
此次拜访一共过来多少人。
5、怎么来公司。
分为：飞机，汽车，火车。
①飞机：飞机到达的大概时间，向客户了解客户到达的航班号，或者客户要求我们去接的地点，一般客户都会飞到青岛，要求去接机，业务员必须提前向上级申报申请车。
在接机之前，提前准备好写有客户名字的牌子，能方便接到客户，也让客户感受到我们的细心。
有对中国很熟悉的客户，也可以建议他坐大巴车来。
青岛机场有直接到日照的大巴，要确定大巴的出发和到达时间，大巴在日照的始发站和终点站在日照山孚大酒店。
②汽车和火车：一般是在国内的外国人，或是由于其他原因在其他城市逗留的客户，这时我们要告诉客户我们公司的地址、路线（路线基本上都是高速路线，跟第一条差不多）；什么时间出发，大概什么时间到。
估计客户坐了一段时间的车，或者快到吃饭时间了，客户还没到，给客户打电话问一下，一定要谦让一点，让客户觉得我们对他的关怀。
超详细实操 外贸业务员接待客户流程细节手册(建议保存)
外贸业务员接待客户详细流程：首先给大家分享对于很多做外贸工作的业务员，在接待客户的整个过程中需要重点注意的一些细节。
首先，从最开始的准备工作，到接待客户中的各种相关事项，到最后的接待客户完成之后，需要做的具体有哪些工作，下面是详细的介绍：一、准备工作：1.把该客户来往邮件的重点部分及报价表打印出来；2.准备好客户感兴趣的样品及客户需要带走的样品；3.把相关产品的证书和MSDS准备好；4.有必要的话，打印出该客户的名字以备到站迎接使用；5.尽量多了解该客户所在国家的风俗习惯、饮食习惯，尤其了解是否有禁忌；6.指定好接待及谈判的团队：主谈判人、副谈判人、后勤人、照相人；7.根据客户的爱好，准备饮料--咖啡、茶、可乐、矿泉水等；8.如果有需要，则可以准备一些小礼物给客户。
9.准备好第二天的服装，尽量穿正装。
10.出去迎接客户前把名片、笔记本、笔、计算器都准备好，放在会客室；二、接待过程：1.尽量到深圳火车站去迎接客户；2.接到客户后第一件事交换名片；3.在回公司的途中，尽量跟客户聊非工作上的话题，放松气氛；4.到了公司后，先跟大家SAY HELLO，如果可以，则把大家都介绍给客户；5.询问客户要喝什么，然后请后勤人员上相应的茶水；6.谈判过程中，请注意仪态端庄，可以偶尔活跃氛围，但是要注意时机；7.谈判过程中，遇到不懂的问题，请立即请教同事或者公司，实在一时无法解决的则告诉客户第二天写邮件告诉他；7.尽量在谈判中解决客户所有的问题，争取在谈判后立刻准备PI，打印并让客户签字；8.后勤人员要注意茶水的及时性，懂得观言察色，同时要尽量学习和记忆过程中谈到的东西，以便后续对跟进人员做相关的补充和建议；9.拍照人则尽量从不同的角度多拍几张照片，相隔5分钟左右拍一次；要谨记的是谈判完后，要求客户和谈判团队进行一次合影！这点请切记！三、接待完客户后：1.主谈判人送客户到楼下，并且帮客户拦好出租车；2.后勤人负责清洁会场；3.拍照人输出照片，整理到文件夹，并把该文件夹命名为“时间+人名+（地方）--业务员名称”，并发给该业务员和外贸经理或老板；4.该周负责样品间的卫生及整理工作的同事，立即整理好样品间；4.主谈判人回到办公室，立刻整理今天谈判的内容，不管时间多晚，把MEETING MEMO发到客户的邮箱；请大家多注意自已的邮件，里面有无价之宝。
外贸部客户接待流程需求表
客户人数： 项目 国别： 工作内容 来访日期： 标准 负责人： 负责人 联系电话 备注
1、了解来宾基 负责人先了解来访客人职务、来访时间、人数、逗留日期、订餐要 本情况 求、是否住宿等 2、就餐预订 3、酒店住宿 根据客人人数、订餐要求等提前预订就餐酒店及安排好菜色 负责人事先咨询客人是否需要住宿，再统一预订
1、IT设备
2、宣传片
会ห้องสมุดไป่ตู้室 准备
3、发言稿、 PPT 4、宣传资料 会议室 5、纸、笔 准备 6、水果 7、点心 8、茶水 9、鲜花 10、旗帜 11、纸巾 12、礼品 13、桌椅摆放
根据客人来访主题确定发言稿及PPT内容，并提前一天准备好
提前两小时布置好会议室，一切按负责人指示摆放整齐
前期准备
4、安排接待车 保证车辆整洁，将接待所去地址提前通知司机，司机车辆听从接待 辆 人员协调，统一调度 5、门口接待 6、参观引路 7、卫生 8、拍照摄像 负责人请示领导提前5分钟到公司门口接待 负责人提供参观公司、车间及项目路线，公司接待人员指引路线 负责人提供来访时间，提前1天将公司的卫生清理干净，并由专人提 前检查。 负责全程拍照工作，便于事后做好宣传及存档 IT部应提前1小时测试所有相关设备，包括电脑是否插好、投影仪图 像是否清晰，各线路是否有接触不良的情况等等。 提前准备好公司宣传片，让客人先简单了解中南光电 包括会议室及参观 区域等卫生 重要客户来访
国外客户接待流程
国外客户接待流程国外客户接待流程做外贸的朋友都知道，国外客户如果提出需要到公司来参观一下，一般订单成交的几率很大，所以大家都非常重视外国客户的来访。
其实做接待也是很有技巧的，细节上多注意一些就可以给客人留下非常好的印象，为之后的合作多添一份成功的把握。
接下来，就让我们一起准备接待工作。
（一）确定来访日期和行程安排一般客户在来访前一个月或者几个月，都会确认大概到访日期，我们需要先查好自己公司的日程安排，确定以下情形后再回复客户：1.同一日期没有其他客户来访。
2.没有已经订好机票的出差活动。
3.老板和相关同事届时也会在场。
若实在无法接待客户，也要委婉地拒绝：1.实在抱歉，届时我们会在美国参加一个展会，但是某日之前和某日之后，我们都十分欢迎您的到来。
We are glad to know that you would like to visit us, unfortunately we will attend a show in USA from ×××to×××. However, we will be pleased to see you before ×××or after ×××.2.实在抱歉，某日我们另有一个约会，一月前就已定好，不太容易推掉，若您不介意的话改在前一或后一天来我们工厂可以吗？Unfortunately we will have another appointment on ××× which was set up onemonth ago, if there is any pos sibility for us to meet on ××× or ×××?3.实在抱歉，我们的老板届时会在外地出差，假如您不介意的话，我将带您参观我们的工厂，并就双方合作进行洽谈（假如对方并没有提出要求老板在场的要求，此话就不必说了）。
接待国外客户流程及细节
接待国外客户流程及细节接待国外客户流程及细节接待XX客户技巧客户来XX,做好接待工作是比较关键的。
但由于风俗，习惯等各方面的不同，会造成很多麻烦。
提前做好详细的资料搜集和准备是非常必要的。
1.敲定客户访问时间、航班、访问人员名单、职位、手机号码等信息，以便安排相应接待。
2.同客户商讨参观访问行程表，同工厂（公司接待部门）沟通，一切敲定之后，发送邮件让客户确认，同时让工厂做好接待准备。
3.安排酒店：确认该客户是否需公司提供酒店。
需提供的，和客户敲定酒店星级、房间类型、房间位置及包含设施等细节，要对酒店实地查看后方可确认预定。
位置选在工厂附近或机场附近等便利之处。
不需提供的，至多根据客户要求，提供信息，协助预定。
确定后通知客户确认。
4.打印访问行程表，准备工厂资料和产品资料，客户所要求的资料等文件，装订。
5.根据客户的国籍、宗教信仰准备饮食和话题。
6.安排接机车辆要合理、合适。
（座数、重视度等）7.制作接机牌。
客户到达当日，安排专人负责接机，必须先于客户到机场。
车上可聊：对方对XX的了解程度，他们的禁忌等等，他们此次XX行还有什么其他安排等，刺探一些情报。
8.接送至酒店后，将访问行程和工厂资料等文件交给客户，敲定第二天参观访问事项，也有客户直接先去工厂参观，务必提前让工厂准备。
9.第二天准时至酒店接客户。
（不同国家的客户对时间的观念会有不同，我方一般提早10分钟在酒店大堂等候）10.接到工厂或者办公室之后，根据行程表进行参观访问和会谈，安排专人记录会议内容。
（如果第一次接触，应安排多媒体会议室，双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍）11.访问结束后，准备一份小礼品送给客户，一般挑有XX特色的，比如茶叶，工艺品等。
12.访问以后，根据客户的意见，适当安排娱乐购物等活动，很多不发达国家的客户往往要求去购物，特别是电子产品，服装等，且对价格比较敏感。
有些客户则希望去采购XX特色的商品，如丝绸，茶叶，瓷器等等。
客户接待流程表
来访人员 接待人员 来访目的 接待方案
注意事项
NO. 接待内容 1 准备工作
1.1 会议室(贵宾室)准备
1.2 订餐和住宿 1.3 参加人员确认
客户接待流程表
到达时间 接待地点 （客户的公司名、职务和来访人数）
贵宾室或者会议室座谈
1.参与商务接待人员应着正装，举止礼貌； 2.接待人员到车站、机场迎接客户，应最少提前10~20分钟到达，恭候客户到达 3.对不熟悉的客户应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓； 4.接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮 行李，办理相关手续；
负责人
说明
如：①物品摆放整齐，且表面无灰尘； ②地面干净无脏物，空 ③室温适度，灯光合适； ④纸抽、水杯和办公用品准备充 ⑤准备好充足的饮品（茶水或咖啡）
1.环境卫生，物品摆放整齐，空气清新；桶装水、纸抽和水杯等 2.提前明确会议桌摆放材料（宣传册、纸、笔、电子设备等）；
提前询问负责人息（酒店名、地址、联系方式和房间号）发给负责
2 会议接待
热情和客户打招呼，并指引客户进入贵宾室（特殊客户领导亲自 前台领进会议室并告知相关负责人）；给客户倒茶（注意座位和
2.1 会议交流 2.2 参观公司 3 会议结束
领导和客户交谈工作（如果在贵宾室中间一般不用负责茶水，以 在会议室，当会议进行半小时左右进去送茶水）
1.参观过程中，原则上介绍者在客户前，接待负责人在客户后； 2.参观所到之处，工作人员须集中精力做事，不得东张西望，不 谈，如有必要可礼貌示意。在领导带客户参观时，应换上新的饮
1.会议结束热情送客户到门口，重要客户领导会亲自或派人送客 2.收拾会议室，以保持整洁，坏境卫生。
接待外商的行程表
接待外商的行程表第一，行程安排：同客户商讨参观访问行程表，同工厂(公司接待部门)沟通，一切敲定之后，发送邮件和传真让客户确认，同时让工厂做好接待准备。
事先跟外商详细商量好他的行程，但外商访厂/公司阶段的安排则最好由你自己做出，看哪些产品和车间，扬长避短，把你想展示给外商的东西充分安排进去。
可以征求外商的意见，也可以把自己设想成外商，“如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察，希望看到什么？”第二，公司信息的把握：首先应该对公司产品，生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。
事前最好准备一些关于公司的英文介绍，整个生产流程的英文，省的到时候翻译出现困难。
另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。
第三，客人信息的打探：1、了解客户，包括客户的详细联系资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣。
还包括外商公司的股份结构，经营现状，技术水平，近三年的资产负债数字。
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3、调查客户性质：客户来之前你就需要对客户进行一些评估，是哪国人？是零售还是批发？网站是什么内容？针对于哪些产品？区域市场在哪等等。
4、了解客人的宗教问题，以方便接待。
多了解客人国家习俗，习惯和喜好，注意细节，对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解，对本国文化当然应该多了解，客人问及时至少也应知道一点。
第四，准备接待材料和工作：1、参观和谈判可能用到的物品。
2、公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌，让客人感觉其受到重视。
提前告诉前台接待有XX公司客来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。
3、会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。
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外贸客户接待记录表
信息化分公司
（表-1/2）
（“□”为勾选，其他填写）外贸客户接待建议：
基本原则
1、接待客户原则是：人性化，以客为尊的同时，保持自己的立场。
不提供错误或不对称的信息，如无法确定绝不当场许诺，征询上司或同事意见后回复客户。
准备工作
2、制作接客牌，须写清楚客户姓名或公司名，并清晰标注本公司logo。
派车接送客户
3、派车接客户时，请提前30分钟到达指定地点；
先征询客户对行程的意见和安排，先去工厂还是先去酒店。
4、上车时，主动为客户开车门，让客户坐在司机后面的位置；如果客户不止一人，业务员坐副驾驶座。
5、途中业务员应主动与客户聊天，增进了解；司机不宜参与聊天，应专注开车。
6、去酒店接客户，应提前30分钟在大堂等候，切忌打电话频繁催促。
洽谈阶段
7、介绍双方人员，先向客户介绍我方人员，从职位高到职位低，交换名片，握手。
8、座位安排：我方人员应坐在靠近门的位置，主席位一般不安排人。
9、如果客户没有名片，尽量留下详细的联系方式，包括email和手机号码。
10、洽谈议程：
（1）介绍我方公司信息，可播放视频、PPT；同时出示产品样册、相关证书。
（2）请客户表达需求，包括产品参数、投入行业、用途、未来采购意向、来访客户的职责范围。
（3）业务员对照客户需求进行产品推荐，展示样品或技术图纸，配合技术人员对客户提出的疑问进行解答。
11、参观车间：
（1）参观车间，必戴安全帽！安排陪同人员拍摄现场照片。
一般不允许客户自行拍照，如需要，可由我方提供。
（2）参观过程少说多听，及时解答客户问题。
不能给出专业回答的不可当场许诺，可征询上级或同事意见后回复。
（3）建议参观顺序：下线——小装——总装——浸漆——调试台——部件车间——仓库（成品）
12、参观结束后：
（1）确认是否需要样品及样品订单的具体条款；是否立即签订购买合同及合同条款。
（2）若客户对合同条款存在异议，如价格等，不可当场许诺，应在其他方面确认无误后，征询上级意见再回复。
（3）签订合同一式两份，若客户未带公章，我方也可不盖公章，合同由客户带回，盖章后发回，方可确认订单签订。
（4）如现场付款，财务人员必须到场进行清点，开具英文收据。
客户跟进
13、做好洽谈记录，保存好客户来访的所有报价、产品资料和照片。
14、送走客户后估测时间，通过电话、邮件或短信问候客户是否安全抵达，感谢客户来访，询问客户对工厂和产品的看法。
15、知道客户回国时间的，提前致电祝客户返程愉快。
16、根据客户回国时间，邮件或电话问候客户；发送来访照片以及客户需要的资料；确认洽谈未尽事宜。
17、如未签合同，持续跟进，比如采购计划是否有新进展，根据客户行业需求推荐我方其他款电机等。
徐可及同学—— 2015年暑期学习计划表
外贸客户接待记录表信息化分公司
（表-2/2）
徐可及同学—— 2015年暑期学习计划表
（“□”为勾选，其他填写）。