美国秘书工作概览

书（Professional Legal Secretary, 即 PLS） ，这是为从事专业法律 业务而设计的高级职业秘书证 书。 美国的秘书分类很细。美国 行政管理协会（The Administrative Management Society） 把秘书 分为企业秘书，主要为企业的经 理服务，负责收集信息、整理文 档、安排会议、起草信函、迎来 送往等；行政秘书，又称行政助 理或执行助理，是高级行政参谋 人员， 全面负责秘书和行政工作、 减轻经理日常管理的负担，并对 各项工作的完成情况负责；法律 秘书， 主要在工商业组织的法律 部门任职或在司法部门为法官、 律师、检察官等担任助手；政府 秘书，在联邦、州政府以及地方 政府或驻外使领馆工作的秘书， 其等级的划分和任命要根据考试 成绩和工作绩效而定； 医学秘书， 主要就职于医院或医疗机构；教 育秘书， 主要是在教育行政部门 或大、中、小学办公室工作的人 员。 每一种秘书都有不同的要求 和工作特点，其中，法律秘书和 医学秘书由于工作任务特殊，要 求更苛刻些。 三、秘书的待遇 在美国，秘书是非常体面的 职业， 很受人尊重。 秘书的薪水， 由于所在行业、地区之间的差别 而有所不同。一般情况下，行政 助理或执行助理的年薪要高一 些，平均为 3.5 万美金；50%的 秘书平均年薪在 2.8 万~4.3 万美 金之间；10%的秘书低于 2.4 万 美金； 也有 10%的秘书年薪超过 5.3 万美金。绝大多数秘书的薪 水处于美国社会的中游水平。大 约 19%的秘书是兼职的， 而绝大 多数秘书是全职的。 全职秘书平
2006 年第 5 期源自秘书工作域外秘书美国秘书工作概览
张晓鹏
美国是高度发达的资本主义 国家，也是秘书工作知识化、职 业化、 专业化程度非常高的国家。 下面，根据有关资料及自己近期 赴美学习的见闻，对美国秘书工 作的概况作些介绍。 一、 秘书的工作性质 美国的秘书，有时也称行政 助理 (Administrative assistant) 或 执行助理 (Executive secretary)， 是美国社会中最大的职业群体。 据美国劳工部的统计，截止到 2004 年， 全国共有秘书约 410 多 万人，遍布于各类组织，其中 90%以上是女性。 大约 10%左右的秘书工作在 教育机构、 医疗机构或政府机关， 绝大多数则工作在工商业领域或 非赢利性组织中。秘书主要借助 于各种现代化办公设备， 担当收 集和整理信息、上传下达、联络 协调的角色， 以保证组织的有效 运转。随着社会的进步、组织结 构的变革以及办公自动化的发 展，社会分工越来越细，秘书的
Administrative Professionals，简 称 IAAP）每年都举行秘书职业 资格考试， 合格者被授予职业秘 书资格证书 （the Certified Professional Secretary, 即 CPS） 、职业 管理资格证书（the Certified Administrative Professional,即 CAP） 。 考试强调判断、理解、沟通及通 过教育和实际工作培养行政管理 能力。考试内容涉及经济学、管 理学、企业行为学、企业法、办 公技术、人际关系学、秘书会计 学等各个方面。全国法律秘书协 会（National Association of Legal Secretaries，简称 NALS） 、法律 秘书协会（Legal Secretaries International，简称 LSI）则对有志 于从事法律秘书工作的人员进行 资格考试。 这种考试的难度更大 些，考生必须经过特殊的培训， 而且要从事过一年以上的法律工 作。考试合格者被授予法律秘书 认可证书（the Accredited Legal Secretary, 即 ALS） 。全国法律 秘书协会还颁发专业法律秘书证
专业性也越来越强。 除日常工作 以外， 他们也承担其他一些更为 重要的职责， 如参与一些临时团 队的工作、与有关人员谈判，有 时甚至是参与管理者职权范围内 的事，如研究经营发展战略、预 测和执行项目、 培训和考核员工 等。所以，人们对秘书的观念有 了很大的转变， 把他们看成管理 人员或专业人士， 而秘书本身正 在被塑造成为具有创新意识和管 理能力的新角色。 二、秘书资格和分类 在美国， 只要具有高中学历， 经过一定的办公技能的培训， 就 可以获得初级秘书资格。一些商 学院、假期技能培训学院、社区 学院等都开设办公管理课程。 但 目前， 随着科学技术的发展和经 济的全球化， 绝大多数秘书都需 要具有本科学历、 接受系统的职 业培训、 经考试获得资格证书后， 才能从事秘书工作。 美国的国际行政专业人员协 会（International Association of
域外秘书
秘书工作 2006 年第 5 期 均每周要工作 40 小时左右。 秘书有自己的节日和组织。 1952 年， 美国宣布设立秘书周和 秘书日。 1955 年， 又正式将秘书 周定在每年 4 月份的最后一个星 期，而这周的星期三为秘书日。 秘书日这一天， 几乎所的秘书都 放假休息， 上司还要为他们送上 鲜花或小礼物表示祝贺。 美国全 国秘书协会（National Secretaries Association，简称 NSA）成立于 1942 年，1981 年改名为国际职 业秘书协会（Professional Secretaries International， 简称 PSI） 又 , 于 1998 年更名为“国际行政专 业人员协会” （International Association of Administrative Professionals, 简称 IAAP） 其总部设在 , 美国密苏里州开普斯城（Kansas City） 现有会员 4 万多人。 ， 国际 行政专业人员协会的主要职责 是，每年举行职业秘书考试、维 护秘书的权益、 通过继续教育提 高秘书的素质和水平、增强秘书 业务技能、提高秘书的地位等。 除美国的在职秘书以外， 其成员 还包括欧、亚、拉美各洲 30 个 国家和地区的秘书工作者。 国际 行政专业人员协会还办有《秘书 工作》等刊物，以介绍秘书工作 方面的新思想、 新动态、 新技术， 建立、传播职业秘书的行为规范 和道德准则等， 以帮助秘书不断 提高自身素质。 四、秘书职业的前景 从总体看， 相对于美国的其 他行业而言， 秘书数量的增加要 慢些。主要原因是，随着办公自 动化的发展， 秘书的工作更加富 有成效，他们能在相同的时间完 成更多的工作； 管理人员的素质 不断提高， 他们不像以前那样雇 用更多的秘书来处理日常工作； 再者，由于经济的发展，职业的 开放性更强，对于熟悉管理、精 通办公业务的秘书来说，很容易 从一个职业转换到另一个职业， 流动起来更具有优势。 随着社会的发展和组织结构 的扁平化，秘书岗位分工也越来 越细，专业化的趋势更加明显。 秘书被赋予更多的管理职能， 而 管理者们始终在不断地寻找那些 既具有丰富的人文知识，又掌握 高超业务技能的秘书， 并依赖他 们来处理日常工作。而且，由于 现代社会竞争的加剧， 雇主们希 望秘书能够具有更高的人际交流 技巧， 在处理人际关系时能博得 顾客的好感，为他们提供更好的 服务。那些接受更多的教育、专 业性强、 管理水平高的人越来越 被看重。由此，接受培训和继续 教育成为职业秘书生活中不可缺 少的组成部分。 秘书们不得不重 新参加课堂学习， 或通过网上教 育来学习新知识， 掌握新的办公 技能。 美国的秘书经常被提拔到其 他岗位，赋予更重要的职责。以 行政秘书为例， 如果他们不断地 扩展自己的知识面、提高技能， 就可能被提拔到高级执行秘书或 行政助理的岗位上。 有的可能成 为秘书部门或资料管理部门的经 理， 有的可能成为培训人员或监 管人员等等。许多优秀的企业秘 书， 已经被视为企业管理层不可 缺少的部分， 在企业规划、 预算、 营销中起着十分重要的作用。 在 许多公司，高级秘书甚至相当于 副总经理的角色。 （作者单位：辽宁省大连市 委办公厅秘书一处）